Nastavení Finančních deníků

Principy

K účtování interních (vnitřních) účetních transakcí slouží v aplikaci BC finanční deníky (General Journals) a periodické finanční deníky (Recurring General Journals).

Finanční deníky používáte k zaúčtování finančních transakcí přímo na účty hlavní knihy a další účty, jako jsou bankovní účty, účty zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Účtování pomocí finančního deníku vždy vytvoří položky na účtech hlavní knihy. To platí i tehdy, když například zaúčtujete řádek deníku na účet zákazníka, protože položka je zaúčtována na účet pohledávek hlavní knihy prostřednictvím účtovací skupiny.

Periodický deník je obecný deník se specifickými poli pro správu transakcí, které často účtujete, s malými nebo žádnými změnami, jako je nájemné, předplatné, elektřina a teplo. Pomocí těchto polí pro opakované transakce můžete účtovat pevné i variabilní částky. Můžete také určit automatické storno pro den po datu účtování. Můžete také použít alokační klíče k rozdělení opakujících se položek mezi různé účty.

Informace, které zadáte do deníku, jsou dočasné a mohou být změněny, zatímco jsou v deníku. Když zaúčtujete deník, informace se přenesou do záznamů na jednotlivých účtech, kde je nelze změnit. Všechny zaúčtované zápisy pak zapisují do Finančního žurnálu odkud je možné zaúčtované položky vystornovat. Stornovací funkce vytvoří reverzní položky.

MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:

Working with General Journals to Post Directly to G/L - Business Central | Microsoft Learn

CZ lokalizační dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:

Core Localization Pack for Czech - Business Central | Microsoft Learn

Aby bylo možné finanční deníky používat, je nutné nastavit šablony finančních deníků a pro každou šablonu nejméně jeden list deníku. Pokud není pro šablonu definován žádný list, systém vytvoří list s názvem VÝCHOZÍ. Šablony finančního deníku určují základní vlastnosti deníků, způsob chování a zobrazování.

Závislosti a předpoklady

Základním předpokladem jsou vytvořené číselné řady pro účtování interních dokladů.

Popis dokumentované oblasti

Šablony finančního deníku

Šablony finančního deníku (General Journal Templates) se vytvoří a nastaví v tabulce Šablony finančního deníku (General Journal Templates). Nastavení provedená v šabloně se automaticky kopírují do nižších úrovní – listů deníku (Batches) a řádků deníku (General Journal Lines).

Tabulka je dostupná v nabídce Manuálního nastavení (Manual Setup), může být dostupná v nabídce role centra a lze ji vyhledat pomocí lupy.

Šablona je jednoznačně určená názvem.

Popis nastavení polí:

• Pole Typ (Type)

  • určuje oblast aplikace, ve které se bude daný deník používat. Existuje šest typů: 

    • Obecný (finanční deník) (General)

    • Prodej (pohledávky) (Sales)

    • Nákup (závazky) (Purchases)

    • Příjmy hotovosti (pohledávky) (Cash Receipts)

    • Platby (závazky) (Payments)

    • Majetek (dlouhodobý majetek) (Assets)

    • Vnitropodnikové (mezipodnikové účtování) (Intercompany)

    • Projekty (Jobs).

• Zaškrtnutí pole Periodický (Recurring)

  • způsobí, že daná šablona bude použita v oblasti periodických aktivit pro periodický deník.

• Pole Typ protiúčtu (Bal. Account Type)

  • nabízí možnost zadat typ protiúčtu, který se bude automaticky vkládat do řádků deníku. Lze zvolit ze sedmi možností:

    • Finanční účet (G/L Account)

    • Zákazník (Customer)

    • Dodavatel (Vendor)

    • Bankovní účet (Bank Account)

    • Dlouhodobý majetek (Fixed Asset)

    • Vnitropodnikový partner (IC Partner)

    • Zaměstnanec (Employee)

  • V závislosti na předchozí volbě lze do pole Číslo protiúčtu (Bal. Account No.) zadat:

    • číslo účtu účetní osnovy (Chart of Account)

    • číslo karty zákazníka (Customer Card No.)

    • číslo karty dodavatele (Vendor Card No.)

    • číslo karty bankovního účtu (Bank Account No.)

    • číslo karty dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.)

    • číslo vnitropodnikového partnera (IC Partner No.)

    • číslo zaměstnance (Employee No.).

  • Nastavené číslo se bude automaticky vkládat do řádků deníku jako protiúčet. 

• Do pole Číselná řada (No. Series)

  • je možné zadat kód číselné řady, která bude použita pro přiřazení čísel dokladů v řádcích deníků.

• Do pole Číselná řada účtování (Posting No. Series)

  • lze zadat kód číselné řady, která bude použita pro přiřazení čísel dokladů zaúčtovaným položkám, které jsou vytvářeny z deníků této šablony.

  • Pokud pole nebude vyplněno, použije se číslo z Číselné řady (No. Series). 

• Pro identifikaci původu zaúčtovaných transakcí ve finančních žurnálech slouží pole Kód původu (Source Code) a Kód příčiny (Reason Code). 

Požadavek na kontrolu nulového salda účtovaného interního dokladu je možné nastavit v poli Vynutit saldo dle dokladů (Force Doc. Balance). Pokud je pole zaškrtnuto, systému kontroluje, zda je nulové saldo u dokladu se stejným typem a číslem, v opačném případě kontroluje nulové saldo v deníku pouze podle data. 

Pokud se má při vložení finančních účtů do deníku kopírovat i jejich nastavení účto skupin DPH (automatický výpočet DPH), pole Kopie nast. DPH do řádků deníku (Copy VAT Setup to Jnl. Lines) musí být zaškrtnuto. Pokud bude deník používán pro interní účtování bez generování DPH, pole by nemělo být zaškrtnuto. Výpočtu DPH se týká i další pole Povolit odchylku DPH (Allow VAT Difference). Při jeho zaškrtnutí je umožněna ruční úprava částky DPH v deníku.

• Pole Nekontrolovat typ dokladu (Not Check Doc. Type)

  • určuje, že se nebude provádět kontrola zůstatku podle Typu dokladu (Document Type), což umožňuje různé opravy.

• Pole Nekontrolovat pole oprava (Not Check Correction)

  • určuje, že v rámci dokladu nebude kontrolované pole Oprava (Correction). To tedy umožní účtovat „červeně“ na řádku bez toho, aby bylo pole oprava zaškrtnuto v obou souvisejícího řádcích (při způsobu zadávání hodnot bez použití protiúčtu).

Na tabulku lze „vytáhnout“ pole ID testovací sestavy (Test Report ID) a ID účtovací sestavy (Posting Report ID), ve kterých si lze zvolit formát objektu, který se použije při tisku.

Listy finančního deníku

Listy finančního deníku v podstatě definují různé finanční deníky pod danou šablonou podle účelu jejich použití nebo např. podle uživatelů. Okno Listy (Batches) finančního deníku se otevře po klepnutí na tlačítko Šablona (Template), Listy (Batches) v okně Šablony finančního deníku (General Journal Templates). Nové Listy (Batches) lze také přidávat přímo ve Finančním deníku (General Journal).

List finančního deníku je identifikován názvem (Name). 

Nastavení polí Typ protiúčtu (Bal. Account Type), Číslo protiúčtu (Bal. Account No.), Číselná řada (No. Series), Číselná řada účtování (Posting No. Series), Kód příčiny (Reason Code), Kopie nast. DPH do řádků deníku (Copy VAT Setup to Jnl. Lines), Povolit odchylku DPH (Allow VAT Difference) a Kopírovat do zaúčtovaných řádků (Copy to Posted Jnl. Lines) je zkopírováno z nastavení nadřazené šablony. Tyto hodnoty však lze pro daný list deníku změnit.

Pokud zaškrtnete políčko Navrhnout vyrovnávací částku (Suggest Balancing Amount), pak se pole Částka (Amount) na řádcích finančního deníku pro stejné číslo dokladu automaticky vyplní hodnotou, která je nutná k vyrovnání dokladu.

Pole Kontrola chyb na pozadí (Background Error Check) určuje, zda chcete, aby řádky deníky byly automaticky kontrolovány na možné problémy.

Uživatel může tabulku Listy finančního deníku (General Journal Batches) použít i pro zadání záznamů v deníku nebo pro dávkové zaúčtování vybraných listů klepnutím na tlačítka Upravit deník (Edit Journal) nebo Účtovat (Post) v záložce Proces (Process). V tabulce jsou také dostupné Sestavy (Report) související s finančním deníkem jako například Obecný účetní doklad (General Ledger Document), pomocí které lze zobrazit a vytisknout požadovaný účetní doklad.

Periodický finanční deník 

Operace, které se mění minimálně nebo vůbec, je možné účtovat v Periodickém finančním deníku (Recurring General Journal). Ten je podobný běžnému finančnímu deníku s tím rozdílem, že obsahuje pole pro zadání metody periody (opakování), četnosti opakování a data platnosti řádků. Navíc lze definovat protiúčty takovým způsobem, že částka, která na ně bude účtována, se automaticky vypočte na základě zadání.

Pomocí polí pro opakované transakce můžete účtovat pevné i variabilní částky. Můžete také určit automatické storno pro den po datu účtování. Můžete také použít alokační klíče k rozdělení opakujících se položek mezi různé účty.

Pozor! Ne všechna pole jsou standardně zobrazena, je tedy nutné si před započetím práce potřebná pole „vytáhnout“ pomocí funkce Přizpůsobit (Personalize) dostupné v hlavní nabídce BC (v pravém horním rohu, ikona ozubeného kola).

Tabulka je dostupná v nabídce Manuálního nastavení (Manual Setup), může být dostupná v nabídce role centra a lze ji vyhledat pomocí lupy.

V poli Název listu (Batch Name) lze vybrat konkrétní deník, ve kterém má účtování proběhnout. Nastavení listů je stejné, jako pro Finanční deník (General Journal), viz popis nastavení v předcházející kapitole. Pro využití možností periodického deníku je vhodné si nastavit tolik listů, pro kolik účetních zápisů budete tento deník používat (časové rozlišení, dohady, rezervy, apod.).

Od standardního finančního deníku se periodický liší následujícími poli: 

• V poli Metoda periody (Recurring Method)

  • je možné zadat princip, jak se s částkou deníku zachází po jeho zaúčtování. Lze zvolit ze šesti možností:       

    • N Neměnná (F Fixed)

      • částka v tomto řádku deníku po zaúčtování zůstane

    • P Proměnná (V Variable) 

      • částka v tomto řádku deníku bude po zaúčtování odstraněna

    • S Saldo (B Balance)

      • částka účtovaná na účet v tomto řádku bude rozdělena mezi účty zadané pro tento řádek v tabulce Deník rozdělení ()

      • saldo na tomto účtu bude nastaveno na nulu

    • RN Reverzní neměnná (RF Reversing Fixed)

      • částka v tomto řádku deníku po zaúčtování zůstane a následujícího dne bude zaúčtována opačná položka

    • RP Reverzní proměnná (RV Reversing Variable)

      • částka v tomto řádku deníku bude po zaúčtování odstraněna a následujícího dne bude zaúčtována opačná položka

    • RS Reverzní saldo (RB Reversing Balance)

      • částka účtovaná na účet v tomto řádku bude rozdělena mezi účty zadané pro tento řádek v tabulce Deník rozdělení (Allocation Journal); saldo na tomto účtu bude nastaveno na nulu; následujícího dne bude zaúčtována opačná položka 

• Do pole Frekvence periody (Recurring Frequency)

  • se zadává vzorec data pro výpočet opakování daného řádku deníku. Podle definice v tomto poli se po zaúčtování deníku změní Zúčtovací datum. 

• Do pole Datum expirace (Expiration Date)

  • se zadá datum, do kterého je možné řádek zaúčtovat. 

Periodické deníky nemají pole pro zadání protiúčtu. Řádky deníku proto musí být vyrovnány jinými řádky. Další možností je využít specifickou funkčnost periodického deníku, kdy je možné definovat rozdělení částky v řádku deníku na více protiúčtů a částku pro účtování na tato konta vypočítat podle určitých pravidel. Definice se provádí v tabulce Rozdělení (Allocations), které lze zobrazit klepnutím na tlačítko Řádek (Line), Rozdělení (Allocations).

• Do pole Číslo účtu (Account No.)

  • se zadají finanční účty, které budou použity jako protiúčty proti řádku deníku.

• Typ obecného účtování (Gen. Posting Type) a účto skupiny (Posting Group)

  • se předvyplní podle nastavení na daném účtu. Předvyplněné údaje se dají upravit nebo smazat.

Způsob rozdělení částky z řádku deníku na protiúčty lze provést několika způsoby. Lze definovat poměr částek v poli Rozdělené množství (Allocation Quantity) nebo procento částky v poli Rozdělení % (Allocation %). Částka (Amount) bude automaticky dopočítána. Částku je však také možné zadat přímo.

Při rozdělování částky řádku deníku je možné každému protiúčtu přiřadit individuální dimenze. Pro výpočet DPH platí podobná pravidla jako u účtování v klasickém finančním deníku prostřednictvím jednoho řádku. Účto skupiny pro výpočet DPH musí být nastaveny pouze na jedné straně vztahu – buď na řádku periodického deníku, nebo na řádcích rozdělení.  

Po opuštění tohoto okna se celková částka zkopíruje do pole Rozdělená částka (LM) (Allocated Amt. (LCY)). Aby bylo možné deník zaúčtovat, musí být tato částka shodná s obsahem pole Částka (Amount).

Po spuštění účtovacích funkcí systém pracuje s Pracovním datem (Work Date) uživatele, který účtování spouští. V praxi to znamená, že jestliže má uživatel pracovní datum např. 12.1.2021 a v periodickém deníku jsou připraveny řádky se zaúčtovacím datumem (např. 1.2.2021), tj. jejich období je vyšším, než jaké je v pracovním datu, tyto položky systém nezaúčtuje.