Nastavení Účetní osnovy

Principy

Účetní osnova je soubor účtů hlavní knihy, na které se účtují vaše finanční pohyby. BC obsahuje standardní účetní osnovu, která je připravena podpořit váš obchod. Avšak můžete měnit výchozí účty a přidávat nové.

Z účtové osnovy můžete otevřít každý finanční účet a přidat, nebo změnit jeho nastavení.

Můžete smazat účet hlavní knihy. Avšak než jej smažete, musí platit následující:

• Zůstatek na účtu musí být nula.

• Pole Povolit odstr.fin.účtu po (Allow G/L Acc. Deletion Before) musí být nastaveno na stránce Nastavení Financí (General Ledger Setup) a účet nesmí mít položky toho stejného, nebo pozdějšího data.

• Pokud je vybráno pole Kontrolovat použití fin. Účtu (Check G/L Account Usage) na stránce Nastavení financí (General Ledger Setup), pak účet nesmí být využíván v žádné z účto skupin nebo nastavení účtování.

Upozornění: ve vyšších verzích BC (BC20 a výše) je změna nastavení a souvisejících kontrol při odstraňování finančních účtů

Business Central bude předcházet tomu, abyste si vymazali účet hlavní knihy, který ukládá potřebná data v účtové osnově.

Účetní osnova zobrazuje všechny účty hlavní knihy. Z účetní osnovy můžete dělat věci jako:

• Zobrazit sestavy, které ukazují položky a zůstatky hlavní knihy.

• Zavřít svou výsledovku.

• Chcete-li přidat nebo změnit nastavení, otevřete kartu finančního účtu.

• Podívat se na seznam účto skupin, které účtují na tento účet.

• Zobrazit souhrn MD a DAL částek pro jeden účet.

Strukturu finančních výkazů můžete přizpůsobit mapováním finančních účtů na kategorie účtů.

Na stránce Kategorie finančního účtu (G/L Account Categories) jsou uvedeny vaše kategorie a podkategorie a účty hlavní knihy, které jsou jim přiřazeny. Můžete vytvořit nové podkategorie a přiřadit tyto kategorie k existujícím účtům.

Skupinu kategorií vytvoříte odsazením dalších podkategorií pod řádkem na stránce Kategorie finančního účtu (G/L Account Categories). To vám usnadní získání přehledu, protože každé seskupení vykazuje celkový zůstatek. Můžete například vytvořit podkategorie pro různé typy datových zdrojů a potom vytvořit skupiny kategorií pro dlouhodobý majetek versus běžná aktiva.

Můžete určit, zda účty v každé podkategorii musí být zahrnuty do konkrétních typů sestavy. Kategorie účtů pomáhají definovat rozvržení vašich finančních výkazů.

Například výchozí zůstatek má podkategorii pro hotovost v části běžné aktiva. Pokud chcete, aby výpis zůstatku bral v úvahu pokladní hotovost a kontrolu, můžete:

• Přidat dvě nové podkategorie. Jednu pro pokladní hotovost a jednu pro váš běžný účet.

• Pro tyto podkategorie zadat další definici sestavy Pokladní účty.

• Odsadit je v podkategorii Hotovost.

Při příštím vygenerování plánů účtu se ve vašem výpisu zůstatku zobrazí celkový zůstatek za hotovost a dva řádky s zůstatky pro pokladní hotovost a běžný účet.

V této dokumentované oblasti je popsáno základní nastavení Účetní osnovy (Chart of Accounts) / Karty finančního účtu (G/L Account Card). Není zde popsáno nastavení pro kategorie finančního účtu (G/L Account Categories).

Stránka Účetní osnova (Chart of Accounts) je k dispozici na většině finančních role centrech, dále je k dispozici v seznamu Manuálního nastavení a také je ji možné vyhledat přes lupu.

MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:

Set Up or Change the Chart of Accounts (contains video) - Business Central | Microsoft Learn

Závislosti a předpoklady

K dokončení mohou být potřebné nastavení dalších číselníků.

Nastavení Účetní osnovy

Přidávání nových účtů do Účetní osnovy (Chart of Accounts) se provádí pomocí tlačítka Nový (New). Po jeho spuštění se otevře Karta finančního účtu (G/L Account Card) a nastaví se pole v záložkách Obecné (General) a Účtování (Posting).

Úprava finančního účtu účetní osnovy se provádí tlačítkem Úpravy (Edit). Po jeho spouštění se otevře Karta finančního účtu (G/L Account Card) a lze opravit či upravit existující údaje.

Účetní osnovu si lze vizuálně nastavit tak, aby se finanční účty sčítali (Typ účtu = Součet, Od-součet, Do-součet) (Account Type = Total, Begin-Total, End-Total) či aby účetní osnova byla roztřízena dle účetních tříd (Typ účtu = Nadpis) (Account Type = Heading). Použitím tlačítka Odsadit účetní osnovu (Indent Chart of Account), v hlavní nabídce pod volbou Proces (Process), lze pak účty automaticky odsadit podle zadaných hodnot Typu účtu (Account Type).

Karta finančního účtu – záložka Obecné

Pro každý finanční účet lze přednastavit pravidla používání Dimenzí (Dimensions) a to pomocí tabulky Dimenze (Dimensions) dostupné v Kartě finančního účtu (G/L Account Card) pod volbou Účet (Account). Nastavení pravidel dimenzí se doporučuje především pro výsledkové účty.

Popis nastavení polí:

• Pole Číslo (No.) a Název (Name)

  • nastavte dle potřeby účetní jednotky

• Pole Výsledovka/Rozvaha (Income/Balance)

  • Určuje, zda je účet hlavní knihy účtem výsledovky (income statement account) nebo účtem rozvahy (balance sheet account). Toto nastavení má pak vliv na uzávěrkové úlohy Uzavření výsledovky (Close Income Statement), Uzavření rozvahy (Close Balance Sheet) a Otevření rozvahy (Open Balance Sheet) (Výsledovka – zůstatek účtu se při uzávěrce nuluje; Rozvaha – zůstatek účtu při uzávěrce přechází do dalšího období)

• Pole Typ účtu (Account Type)

  • Určuje účel účtu.

    • Účet (Posting) – slouží pro nastavení finančního účtu, na který se bude účtovat

    • Součet (Total) - používá se k součtu řady zůstatků na účtech z mnoha různých skupin účtů. Součtový vzorec je definován uživatelem

    • Od-součet (Begin-Total) - značka pro začátek řady účtů, které mají být sečteny a končí s účtem Do-součet (End-Total).

    • Do-součet (End-Total) - značka pro konec řady účtů, které mají být sečteny a začínají na předchozím účtu Od-součet (Begin-Total).

• Pole Automat.rozšířené texty (Automatic Ext. Texts)

  • Určuje, že rozšířený text bude automaticky přidán k účtu. Aby mohli být skutečně přidány, musí být nejdříve nastaveny. Nastavení se provádí:

    • Rozšířené texty (Extended Texts)

      • lze definovat pro víceřádkový název nebo lze nastavit jazykové mutace. Tabulka je dostupná v hlavní nabídce karty pod volbou Účet (Account).

      • Definování rozšířeného textu:

        • Na kartě účtu, ke kterému chcete přidat rozšířený text, vyberte akci Rozšířený text (Extended Texts)

        • Zvolte Nový (New).

        • Vyplňte pole Popis (Description)

        • Dle potřeby vyplňte Kód jazyka (Language Code) nebo zaškrtněte Všechny kódy jazyků (All Language Codes)

        • Vyplňte pole Počáteční datum (Starting Date) a Koncové datum (Ending Date), pokud chcete omezit data, kdy se rozšířený text používá.

        • Do pole Text (Text) napište rozšířený text.

        • Zaškrtněte příslušná políčka u typů dokumentů, ve kterých chcete rozšířený text vkládat.

      • Použití rozšířeného textu v dokumentech (např. na nákupním / prodejním řádku)

        • Pokud je na finančním účtu nastaveno Automat.rozšířené texty (Automatic Ext. Texts) = Ano (Yes), pak po vložení finančního účtu do řádku systém automaticky zkopíruje nastavený rozšířený text do nových řádků

        • Pokud je na finančním účtu nastaveno Automat.rozšířené texty (Automatic Ext. Texts) = Ne (No), pak je pro vložení nastaveného rozšířeného textu nutné použít funkci Vložit rozšířené texty (Insert Ext.Texts) na řádku dokladu

• Přímé účtování (Direct Posting)

  • Určuje, zda budete schopní účtovat přímo nebo pouze nepřímo (prostřednictvím účto skupin) na tento finanční účet. Jestliže =Ano (Yes) lze na ně účtovat přímo v nákupním/prodejním dokladu nebo v deníku. Nastavení =Ne (No) se zadává pro účty, kde existuje primární evidence (majetek, banky, pokladny, sklad, zákazník, dodavatel…).

• Uzavřeno (Blocked)

  • Jestliže je nastaven na Ano (Yes) tak je účet uzavřen pro účtování a ani se nezobrazuje v nabídce účtů při použití v deníku nebo nákupního / prodejního dokladu.

• Skupina finančního účtu (G/L Account Group)

  • Určuje typ skupiny finančního účtu pro definování účetních okruhů.

    • Finanční účet (Financial Accounting) - výchozí možnost

    • Vnitropodnikový účet (Internal Accounting)

    • Podrozvahový účet (Off-Balance Accounting)

  • Při vytváření účetního dokladu, například ve finančním deníku, systém nedovolí použít pro stejný doklad různé skupiny finančního účtu.

• Vynechat vých.popis v deníku (Omit Default Descr. in Jnl.)

  • Určuje, jestli výchozí popis je automaticky vložen do pole Popis (Description) na řádcích deníku vytvořených pro tento finanční účet. Jestliže =Ano (Yes), pak v deníku nebude systém plnit pole Popis (Description), ale zůstane prázdné.

Karta finančního účtu – záložka Účtování

Nastavení polí v záložce Účtování (Posting) se provádí pouze u účtů, které zahrnují výpočet DPH, typicky výsledkové účty. Například pro zákaznické, dodavatelské, bankovní či majetkové účty se tato záložka nenastavuje.

Popis nastavení polí:

• Typ obecného účtování (Gen. Posting Type)

  • V tomto poli můžete vybrat Typ obecného účtování (Gen. Posting Type), který si přejete, aby program používal při účtování na tento účet. Kód definuje, zda bude účet používán pouze ve spojení s prodejními nebo s nákupními transakcemi nebo s oběma druhy transakcí. Pole Typ obecného účtování (Gen. Posting Type) je třeba vyplňovat pouze pro příjmové a výdajové účtů, ve kterých je zahrnuta DPH. Pro ostatní účty zvolte hodnotu Prázdný. K dispozici jsou tyto možnosti:

    • <prázdný> (<blank>) – Tuto možnost vyberte v případě účtů používaných pro transakce, které nezahrnují výpočet DPH.

    • Nákup (Purchase) - Tuto možnost vyberte tehdy, bude-li účet používán pro nákupní transakce. Program informaci použije pro výpočet správné výše nákupní DPH a tuto pak zaúčtuje na účet pro nákupní DPH.

    • Prodej (Sale) - Tuto možnost vyberte, má-li být účet používán pro prodejní transakce. Program informaci použije pro výpočet správné výše prodejní DPH a tuto pak zaúčtuje na účet pro prodejní DPH.

  • Budete-li účtovat položky na tento účet, pak program v případě, že pole Typ obecného účtování (Gen. Posting Type) neobsahuje hodnotu Prázdný (blank), automaticky vygeneruje položky v tabulce Položka DPH.

• Obecná obch.účto skupina (Gen. Bus. Posting Group)

  • Určuje typ obchodu dodavatele nebo zákazníka k propojení transakcí provedených pro tohoto obchodního partnera s odpovídajícím účtem hlavní knihy podle obecného nastavení účtování.

• Obecná účto skupina zboží (Gen. Prod. Posting Group)

  • Určuje typ položky produktu k propojení transakcí pro tuto položku s odpovídajícím účtem hlavní knihy podle obecného nastavení pro zaúčtování transakcí.

• DPH obchodní účto skupina (VAT Bus. Posting Group)

  • Určuje specifikaci DPH příslušného zákazníka nebo dodavatele pro propojení transakcí provedených pro tento záznam s příslušným finančním účtem dle nastavení účtování DPH.

• DPH účto skupina zboží (VAT Prod. Posting Group)

  • Určuje specifikaci DPH souvisejícího zboží nebo zdroje pro propojení transakcí provedených pro tento záznam s příslušným finančním účtem dle nastavení účtování DPH.

• Účet k vyrovnání (Apply Entries)

  • Určuje jednu nebo více položek, se kterými chcete vyrovnat tento záznam tak, že jsou související zaúčtované doklady uzavřeny zaplacené nebo refundovány.

• Výchozí šablona časového rozlišení (Default Deferral Template)

  • Určuje výchozí šablonu časového rozlišení, která řídí, jak rozlišit příjmy a výdaje dle období, kdy se vyskytly. K nastavení se vybere kód časového rozlišení ze seznamu Šablon časového rozlišení (Deferral Templates).

Odstranění účtu hlavní knihy

Můžete smazat účet hlavní knihy. Avšak než jej smažete, musí platit následující:

• Zůstatek na účtu musí být nula!

• Pole Povolit odstr.fin.účtu před (Check G/L Acc. Deletion After)

  • musí být nastaveno na stránce Nastavení Financí (General Ledger Setup) a účet nesmí mít položky toho stejného, nebo pozdějšího data.

• Pole Blokovat odstranění finančních účtů (Block Deletion of G/L Accounts)

  • musí být nastaveno na Ne na stránce Nastavení Financí (General Ledger Setup)

• Pokud je vybráno pole Kontrolovat použití fin. Účtu (Check G/L Account Usage)

  • na stránce Nastavení financí (General Ledger Setup), pak účet nesmí být využíván v žádné z účto skupin nebo nastavení účtování. Kde je účet použit se dá ověřit na kartě účtu v nabídce Účet -> Seznam použití (Account -> Where-Used List).

Nastavení Šablony časového rozlišení

Chcete-li vykázat příjmy nebo výdaje v jiném období, než je období, ve kterém byla transakce zaúčtována, nastavte Šablonu časového rozlišení (Deferral Template) pro zdroj, zboží nebo účet hlavní knihy, pro které se budou účtovat výnosy nebo náklady. Když zaúčtujete související prodejní nebo nákupní doklad, výnosy nebo náklady se odloží do příslušných účetních období, v souladu s plánem časového rozlišení, který se řídí nastavením v Šabloně časového rozlišení (Deferral Template) a datem zaúčtování. Pozor! Je nutné mít založeno tolik účetních období, do kolika se bude účtování provádět.

Nastavení se provádí v Kartě Šablony časového rozlišení (Deferral Template Card), která je dostupná z přehledu Šablony časového rozlišení (Deferral Templates).

Popis nastavení polí:

• Pole Metoda výpočtu (Calc. Method)

  • určete způsob výpočtu, jak je pole Částka (Amount) pro každé období vypočítáno. Můžete si vybrat mezi následujícími možnostmi:

    • Lineární (Straight-Line): Pravidelné odložené částky se počítají podle počtu periody, rozdělené podle délky periody.

    • Stejně za období (Equal per Period): Periodické odložené částky se počítají podle počtu period rovnoměrně rozložených podle období.

    • Dny za období (Days per Period): Částky periodického odkladu se počítají podle počtu dní v období.

    • Uživatelem definovaný (User-Defined): Částky periodického odkladu se nepočítají. Na stránce Plán časového rozlišení (Deferral Schedule) musíte ručně vyplnit pole Částka (Amount) pro každé období.

• Pole Počáteční datum (Start Date)

  • určuje, kdy začít počítat částky časového rozlišení. S ohledem na toto nastavení systém vypočítá plán časového rozlišení. K dispozici jsou možnosti:

    • Zúčtovací datum (Posting Date)

    • Začátek období (Beginning of Period)

    • Konec období (End of Period)

    • Začátek dalšího období (Beginning of Next Period)

    • Začátek příštího kalendářního roku (Beginning of Next Calendar Year)

• Pole Popis období

  • určuje text, který bude zobrazen u položek pro účtování časového rozlišení. V popisu můžete použít parametry:

    • %1 = Číslo dne zúčtovacího data období

    • %2 = Číslo týdne zúčtovacího data období

    • %3 = Číslo měsíce zúčtovacího data období

    • %4 = Název měsíce zúčtovacího data období

    • %5 = Název účetního zúčtovacího data období

    • %6 = Fiskální rok zúčtovacího data období

Příklad: Zúčtovací datum je 02/06/2016. Pokud zadáte „Odložené náklady za %4 %6“, bude zobrazený popis „Odložené náklady za únor 2016“.

Další informace naleznete zde:

Defer Revenues and Expenses - Business Central | Microsoft Docs