/
Hromadná fakturace splátek_Invoicing sales

Hromadná fakturace splátek_Invoicing sales

Owned by Lucie Sovova
Last updated: Nov 15, 2024 by karel.kolman
16 min read

Nastavenie hromadné fakturace splátek se službami

Čísla hromadných dokladů

Číselní rady pro hromadné faktury/dobropisy se nastavují v Nastavení smluv se službami. Nastavení popsané v PD Business Nastaveni a PD Produkt.

V Nastavení smluv se službami se nastavují číselné rady pro:

  • Hromadnou fakturu za splátky

  • Ruční zaúčtovaný dobropis za splátku ze splátkového kalendář (dobropis, který se hned zaúčtuje)

  • Hromadný dobropis za splátky

Na Modely financovaní se nastavuje:

  • Způsob číslovaní dokladů

  • Číselná rada pro ruční účtovaní splátky ze SPK

Kontrola rozdílu mezi splátkovým kalendářem a řádkami faktury

 

Při účtovaní hromadnou úlohou systém kontroluje výšku splátky (jednotlivých polí) a Nastavení účtovaní OneCore. Ak najde rozdíl (chybí nastavení pro účtovaní, anebo je duplované nastavení účtovaní), zaúčtuje rozdíl na nastavený účet v Nastavení smluv se službami, jako aj do řádků faktury. Výška splátky v splátkovém kalendáři se bude rovnat Celkové hodnotě ve faktuře.

Popis v Nastavení Business .

Hodnota dimenze pro Smlouvu

Hodnota Dimenze 2 pro hromadnou fakturu, která může obsahovat více smluv.

Táto dimenze se použije na hlavičce účtované faktury pro účet pohledávek (Položka zákazníka).

Na řádcích účtované faktury sú v dimenzi uvedená čísla účtovaných smluv.

Hodnota dimenze pro Dimenzi 2 (Contract) se vybírá z číselníku Hodnoty dimenze

Ak je nastavená dimenze na zákazníkovi.

Zároveň na smlouvě.

Hromadná úloha plní 1. globální dimenzi nastavenou na zákazníkovi při volbě Způsobu fakturace Hromadně za... (všechny hromadné fakturace).

Neglobální dimenze se plní ze zákazníka.

Nastavení textů a textových proměnných

Popis nastavení textace do řádků do faktury je popsaný v PD Finanční nastavení v časti Standardní texty a rozšířené texty a Proměnné standardních textů

Karta zákazníka

Na kartě zákazníka pod volbou Customer, tlačítkem Invoice Sending Methods se nastavuje, jakým způsobem má systém hromadně odesílat zaúčtované faktury, jaké má přikládat strukturované přílohy.

Hromadná úloha dohledává v poli Invoicing Type hodnotu Payment, následně podle nastavených hodnot automaticky odesílá, pozastavuje fakturu. 

Podrobný popis v Adresář .

Datum splatnosti

Na kartě zákazníka na záložce Operativní leasing se nastavuje:

  • Datum splatnosti

    • systém počítá Document Date + Kód platební podmínky (10)

Způsob fakturace splátek

Nastavení určuje, jako budou spojena jednotlivé fakturované splátky do jednotlivých faktur. 

Hodnoty pole jsou:

  • Samostatně za smlouvu

    • Při fakturaci se vytvoří ku každé jedné smlouvě a jedné splátce samostatně jedna faktura

    • Systém vytváří jednu fakturu za jednu splátku.

    • Faktura v hlavičce má příznak Hromadná (Mass) NE

    • V dimenzi na hlavičce faktury je číslo smlouvy

    • V splátkovém kalendáři v poli Hromadná faktura po fakturaci bude NO

  • Hromadně za smlouvu

    • Při fakturaci se vytvoří ku každé jedné smlouvě jedna faktura, do který může být zahrnutých víc splátek dané smlouvy, které spadají do období zadaného při spuštění hromadné fakturace

  • Hromadně za zákazníka

    • Při fakturaci se vytvoří jedna faktura pro každého zákazníka, která obsahuje splátky ze všech smluv daného zákazníka

  • Hromadně za obchodné místo

    • Při fakturaci se do faktury kumulují smlouvy daného zákazníka podle Čísla obchodného místa zákazníka. Toto obchodné místo je uvedené na Smlouvě o financovaní na záložce Zákazník. Pokud na smlouvě není obchodné místo vyplněné, kumulují se tito smlouvy do samostatné faktury.  

  • Hromadně za zákazníka a typ kalkulace (otevřená/uzavřená)

    • Při fakturaci se do faktury kumulují smlouvy daného zákazníka podle Typu kalkulace, která je uvedená na Smlouvě o financování. Typ kalkulace se přenáší z Produktu financovaní

  • Hromadně za rámcovou smlouvu

    • do faktury se kumulují smlouvy daného zákazníka podle Čísla rámcové smlouvy, které sú uvedené na Smlouvě o financovaní

Pro všechny tito nastavení současně platí, že do faktury sú zahrnuté vždy pouze smlouvy v stejné měně. Ak má zákazník smlouvy v různých měnách, vytvoří se faktury za každou měnu samostatně.

Nastavení reportu/automatického odesílání faktur

Úloha po zaúčtovaní, ak sú splněné podmínky automaticky odesílá faktury s přílohami podle nastavení.

Fakturační úloha Účtovat splátky financování se službami

!!! Při výpočte splátkového kalendáře systém kontroluje vyplnění všech účto skupin v splátkových kalendářích služeb, pojištění, zákazníka (celkový splátkový kalendář). V případě, ak by chyběla účtoskupina, systém nevypočítá splátkový kalendář, zobrazí Uživatelovi hlášku při aktivaci smlouvy příp. výpočte splátkového kalendáře. Ak by kombinace účto skupin pro výpočet DPH nebyla v Nastavení účtovaní DPH, systém nezaúčtuje fakturu, zobrazí Uživatelovi hlášku.

Na hromadné účtovaní splátek se používá úloha Účtovat splátky financování (se službami).

Úloha je umístněná v Centru rolí OneCore – Financing (All products), na záložce Akce > Fakturace, ale je ji možné vyhledat přes hlavní vyhledávaní (lupa v horný lište vpravo).

Úloha zpracovává smlouvy, které:

  • sú označené Financovaní se službami = ÁNO

Toto označení se přenáší na smlouvu při jej založení z Typu produktu financovaní

  • na Detailním stave účtované smlouvy je povolené účtovaní ze splátkového kalendáře

Do úlohy nejsou zahrnuté smlouvy:

  • ku který existuje změnová kopie anebo smlouva je změnová kopie.

  • Nemožno účtovat ani z Varianty smlouvy o financovaní.

Výběr smluv zahrnutých do zpracovaní může být dále omezený uživatelským filtrem.

Po spuštění úlohy Účtovat splátky financovaní (se službami) systém otevře dialogové okno, které má záložky Možnosti a Pokročilé a dále obsahuje filtre na Zákazníka, hlavičku a řádky Smlouvy o financovaní.

Povinná pole:

Na záložce Možnosti se zadává Zúčtovací datum a Datum DPH, které úloha vloží do faktury. Při spuštění úlohy tu systém ponoukne Pracovní datum, které můžete přepsat.

Zúčtovací datum a Datum DPH sú povinné pole, ak nebudou vyplněna, úloha skončí na chybovou hlášku.  

Na záložce Filtr: Řádky smlouvy o financovaní uživatel vybírá období (Zúčtovací datum splátek), které chce zaúčtovat (např. Od 1.3.2022..31.3.2022). Uživatel může zadat konkrétní Zúčtovací datum splátky (např. 1.3.2022) anebo období "do datumu" (např. ..31.03.22) anebo "od datumu" (např. 01.03.22..)

Pokud není období zadané, zobrazí se při spuštění úlohy chybová hláška.

 

image-20240621-194948.png

Volitelná pole:

Na záložce Možnosti možné tlačítkem Tlač faktur vybrat, či se při účtovaní splátek mají současně vytlačit aj zaúčtované faktury.

Na záložce Filtr: Zákazník možné filtrovat splátky smlouvy pro konkrétních zákazníků. Uživatel může použít přednastavený filtr na Číslo zákazníka a Způsob fakturace splátek, je však možné přidat do filtru aj další pole z Karty zákazníka.

Na záložce Filtr: Hlavička smlouvy o financovaní možné filtrovat konkrétně Smlouvy o financovaní. Uživatel může použít přednastavený filtr na Číslo smlouvy o financování, Typ kalkulace a Číslo rámcový smlouvy je však možné přidat do filtru aj další pole ze Smlouvy o financování.

Uživatel má možnost pustit úlohu:

  • Přes plánovač a to:

    • uživatel vyplní všechny povinné filtre v dialogovém okně pro zadaní úlohy

    • následně přes tlačítko Schedule nastaví:

    • Earliest Start Date/Time

    • po potvrzení OK, systém založí záznam v Job Queue Entries, který má status Ready a čeká na čas spuštěni

  • Při spuštění úlohy systém identifikuje, že úloha není spuštěná na uživatelském prostředí (uživatelem), spustí úlohu na pozadí. Úloha bude upravená tak, že na otázky:

    • Delete all change copies? - systém odpovídá YES

    • Do you want to start posting payments? - systém odpovídá YES

  • a spouští fakturační úlohu na prostřednictvím plánovače, vykonané úlohy teda už není závislé od uživatele.

Po úspěšném dokončení úlohy systém zapíše do Job Queue Log Entries záznam o úspěchu, zapíše aj čas trvaní celé úlohy.

Při neúspěšném běhu úlohy, systém zapíše chybu do záznamu, změní Status = Error.

V Log Entries uživatel vidí důvod chyby.

Uživatel má možnost přerušit zadaní úlohy z přehledu Job Queue Entries, anebo z karty tlačítkem Set On Hold. Po spuštění tlačítka se na kartě v poli Status přepne stav z Ready na On Hold.

  • Na uživatelském prostředí

Po spuštění fakturace vyplnění dialogového okna, potvrzením tlačítkem OK se otevře okno

 

image-20240621-195237.png

Vyfakturuje řádky splátkových kalendářů smlouvy zodpovídající zadanému období a filtrům a to:

  • zafiltruje smlouvy daného zákazníka, které mají příznak:

    • Financování se službami=A,

    • Kalkulační varianta=N,

    • Splátkový kalendář je daňový doklad = A

  • prochází smlouvu po smlouvě a na každé:

    • jestliže det. stav smlouvy nemá hodnotu Ano ani v jednom z polí Povolit účtování ze SPK, Povolit účtování zvýšené platby předem, Povolit účtování částečného dobropisu, je smlouva přeskočena a nezpracovává se

      • zaflirtuje řádky dané smlouvy – filtr na zúčtovací datum zadal uživatel při spuštění, dále se filtruje na Typ=Splátka, Účtováno=Ne

      • pokud na det. Stavu smlouvy není Povolit účtování ze SPK, tak :

        • pokud je Povolit účtování zvýšené platby předem=Ano, tak nahodí filtr na řádky smlouvy, aby zpracovával jen řádky s příznakem Řádek s akontací=Ano

        • pokud je Povolit účtování částečného dobropisu=Ano, tak nahodí filtr na řádky smlouvy, aby zpracovával jen řádky s příznakem Částečný dobropis=Ano

      • zpracování řádku :

        • řádky účtuje rovnou, žádné grupování v této větvi není

Účtování jednotlivého řádku i bufferu jsou logovány do logu chyb účtování. Samostatně se loguje i odeslání e-mailu s přílohami.

Při tvorbě řádku faktury kontroluje systém zda v “Nastavení účtování (General Posting Setup)” existuje kombinace Obecná obch.účto skupina (Gen. Bus. Posting Group), Obecná účto skupina zboží (Gen. Prod. Posting Group) a je neblokovaná k danému řádku faktury. Pokud nastavení neexistuje, pak zapíše chybu do Logu účtování a pokračuje na další smlouvu.

  • zafiltruje smlouvy daného zákazníka, které mají:

    • příznak Financování se službami=A,

    • Kalkulační varianta=N,

    •  Splátkový kalendář je daňový doklad=N,

    • Stav smlouvy = Aktivní, Změnová kopie, Ukončovaná, Vypořádávaná 

  • prochází smlouvu po smlouvě a na každé:

    • smaže Změnovou kopii, pokud existuje

    • jestliže det. stav smlouvy nemá hodnotu Ano ani v jednom z polí Povolit účtování ze SPK, Povolit účtování zvýšené platby předem, Povolit účtování částečného dobropisu, je smlouva přeskočena a nezpracovává se

    • pokud jsou splněny podmínky pro prodloužení smlouvy (Předpokládané datum ukončení<=první den měsíce zadaného Zúčtovacího data, na modelu je příznak Automatické prodloužení smlouvy=Ano a na předmětu je prázdné Datum vrácení předmětu), zavolá funkci na prodloužení smlouvy

      • Funkci na prodloužení smlouvy se hledá poslední řádek v SPK. Následně kontroluje hodnotu na kartě smlouvy Contract Extension.

        • Ak je NO, systém kopíruje poslední zaúčtovanou splátku s příznakem Contract Extension=NO,

        • ak je na hlavičce smlouvy Contract Extension=YES, systém kopíruje poslední vytvořenu splátku s příznakem Contract Extension=YES.

        • vhodnou kombinací zadaných hodnot do filtrů Posting Date v rámci dialogového okna úlohy umožňuje tato úloha pouze prodloužení smlouvy bez nutnosti zaúčtování prvních takto vzniklého řádku. Pro toto samostatné prodloužení je nutné filtru Posting Date v sekci Financing Contract Line zadat datum různý od Posting Date daného řádku SPK.

zaflirtuje řádky dané smlouvy – filtr na zúčtovací datum zadal uživatel při spuštění, dále se filtruje na Typ=Splátka, Účtováno=Ne

  • pokud na Det. stavu smlouvy není Povolit účtování ze SPK, tak :

    • pokud je Povolit účtování zvýšené platby předem=Ano, tak nahodí filtr na řádky smlouvy, aby zpracovával jen řádky s příznakem Řádek s akontací=Ano

    • pokud je Povolit účtování částečného dobropisu=Ano, tak nahodí filtr na řádky smlouvy, aby zpracovával jen řádky s příznakem Částečný dobropis=Ano

  • zpracování řádku :

    • pokud má řádek příznak Rekalkulační vyrovnání=A nebo Částečný dobropis=A a zároveň Částka na řádku < 0, účtuje se řádek rovnou (stejně, jako by se účtoval ručně). Účtovaní RS, PC řádku ze splátkového kalendáře viď nižší v popise.

    • pokud není splněn předchozí bod, tak se hodnoty z řádku zapíší do bufferu

    • pokud je na zákazníkovi v poli Způsob fakturace splátek=Samostatně za smlouvy, je buffer účtován hned po naplnění jedním řádkem (vzniká individuální prodejná faktura), jinak je buffer postupně plněn řádky všech smluv daného zákazníka a účtuje se úlohou na účtování bufferu až po průchodu všech smluv daného zákazníka.

    • Při účtování bufferu se zohledňuje hodnota pole Způsob fakturace splátek ze Zákazníka. Podle této hodnoty dochází ke grupování a vzniká tak jedna nebo více faktur tj např. ak je nastavené seskupování faktur na zákazníka. Zákazník má 20 smluv, které vyhovují filtru. Úloha postupně přechází 20 smluv, v případě ak by zjistil, že chybí potřebné nastavení (číselná rada, dimenze atd..) na zaúčtovaní, nezaúčtuje žádnou fakturu a neúspěch zapíše do Logu účtovaní. V případě chybějícího nastavení pro odesílání faktur, systém zaúčtuje fakturu a neúspěch zapíše do Logu účtovaní. 

    •  Faktura se vytvoří, naplní se řádky dle Nastavení účtování OneCore a zaúčtuje. Pokud je nastaveno, tak po účtování zároveň vygenerují přílohy a odešle se e-mail s nimi.

      • Při plnění řádků do řádků faktury, systém dohledává účtovaní v Nastavení účtovaní OneCore (PD Nastavení Financi).

        • Ak je v Nastavení smluv se službami v poli Kontrola rozdílu fakturace splátek (Check for Billing Invoicing Difference):

        • NO (v Nastavení smluv so službami v poli Kontrola rozdílu fakturace splátek (Check for Billing Invoicing Difference))

          • systém plní řádky faktury podle Nastavení účtovaní OneCore pro dané účto skupiny. Ak chybí nastavení, faktura pro daného zákazníka se nezaúčtuje, systém zapisuje na neúspěch do Logu účtovaní a přechází na dalšího zákazníka. 

        • YES, tak úloha Post Financing Payment with service:

          • přechází splátkové kalendáře smluv, které vyhovují filtru zadanému v dialogovém okně při spuštění úlohy;

          • pro skupinu polí: č. 1 skupina: jistina, úrok systém hledá zodpovídající řádek v Nastavení účtovaní OneCore. Součet nalezených hodnot ze splátkového kalendáře pro skupinu č. 1 se musí rovnat přichystaným řádkem faktury. Ak je rozdíl kladný anebo záporný vytvoří řádek faktury pro skupinu č. 1. Řádek se bude plnit:

          • Účet: z nastavení (stejný účet pro všechny skupiny)

          • DPH:  z nastavení (stejné nastavení pro všechny skupiny)

          • Hodnota s rozdílnou hodnotou (kladnou, anebo zápornou)

      • pro skupinu polí: č. 2 skupina: pojištění hledá zodpovídající řádek v Nastavení účtovaní OneCore. Součet nalezených hodnot ze splátkového kalendáře pro skupinu č. 2 se musí rovnat přichystaným řádkům faktury. Ak je rozdíl kladný anebo záporný systém vytvoří řádek faktury pro skupinu č. 2

        • Řádek se bude plnit stejně jako pro skupinu č. 1 len s hodnotou rozdílu

      • pro skupinu polí: č. 3 skupina – služby hledá zodpovídající řádek v Nastavení účtovaní. Součet nalezených hodnot ze splátkového kalendáře pro skupinu č. 3 se musí rovnat přichystaným řádkem faktury. Ak je rozdíl kladný anebo záporný systém vytvoří řádek faktury pro skupinu č. 3

        • Řádek se bude plnit stejně jako pro skupinu č. 1 len s hodnotou rozdílem. Vid příklad č. 1 nižší.

    • Při zpracovaní splátek s příznakem RS (nekalkulační řádek), PC (částeční dobropis při vrácení vozidla) = YES :

      • Ak je částka záporná systém kontroluje v Nastavení smluv se službami pole Neúčtovat dobropis ze splátkového kalendáře, ak je:

        • YES

          • systém vytváří nezaúčtovaný dobropis popsané v kap. 13.3

          • číslo původní faktury při PC řádku systém plní do řádku nezaúčtovaného dobropisu

        • NO

          •  vytváří zaúčtovaný individuální dobropis.

          • Číslovaní dokladu je podle nastavení na Modelu smlouvy.

    • Při vytváření částečného dobropisu systém plní pole v splátkovém kalendáři – Applies to Document No. dokladem, s kterým byla zaúčtovaná poslední splátka a dobropis z nej vzniká.

    • do hlavičky dobropisu bude plnit původně číslo dokladu, ak je hromadná faktura (z který byl vytvořený PC řádek):

      • Uzavřená, tj. není otevřená sytém nebude vyplňovat Typ a Číslo vyrovnání dokladu na dobropis.

      • Je otevřená, systém vyplňuje Typ a číslo vyrovnávacího dokladu na dobropise.

      • Při účtovaní systém kontroluje: Součet všech položek (jistina, úrok, pojištění, služby, DPH k jistině, DPH úrok, DPH pojištění, DPH služby) mínus Částka včetně DPH = výsledek musí být 0.

        • Ak součet není 0, systém zapíše chybovou hlášku: “Row balance is not settled LC No. ...: 10181113 Row type: Payment Regular number: 1910“

  • Po zaúčtovaní faktury kontroluje tab. na kartě Zákazníka Způsob odesílání faktur zákazníka, kde hledá Typ fakturace: Splátka, typ dokladu: podle toho či ide o fakturu, anebo dobropis. Z daného řádku, ak je zadané generuje externí strukturovanou přílohu a název přílohy

  • Po vytvoření příloh, ak je nastavené na zákazníkovi odeslaní zohledňuje nastavení v Nastavení tisku fakturace, kde dohledává report pro doklad, tělo mailu, předmět a Job responsibilitu.

  • Po účtovaní jako aj po odeslaní zapisuje úspěch anebo neúspěch do Logu účtovaní

  • Systém rovněž změní hodnotu pole Vztažné datum v hlavičce smlouvy na aktuální systémové datum.

  • Po skončení fakturační úlohy systém otevři hlášku o X úspěšném a Y neúspěšném zaúčtovaní faktur. Přejete si otevřít Log účtovaní. Po volbě Ano se otevře Log účtovaní s filtrem na vytvořené záznamy během spuštění úlohy.

 

 

  • Po zaúčtovaní hromadné faktury za splátky systém propisuje do splátkového kalendáře:

    • Zúčtovací datum / Posting Date

    • Datum DPH / VAT Date

    • Datum splatnosti / Due Date

Po odeslaní, ak na kartě zákazníka bylo nastavené v poli Mass Sending Sale Documents = Mass Invoice je:

  • Faktura

    • Na kartě

      • Stav dokladu: Kompletní (Complete)

      • Stav odeslání – mail: Odeslaný (Sent)

    • V přílohách

      • Přílohu s typem přílohy Prodejná faktura (Sales Invoice)

      • Strukturovaná příloha, ak byla nastavená na kartě zákazníka

 

Příklad č. 1 účtovaní rozdílu mezi splátkovým kalendářem a řádkami faktury

Ak vznikne rozdíl ve skupině č. 1 (jistina, úrok), skupina č. 2 (pojištění), skupina č. 3 (služby) v řádcích faktury by se vytvořili 3 řádky, které by byli zaúčtované na stejný účet, se stejnou DPH (jedno nastavení pro všechny skupiny).

Nastavení smluv se službami

Změna Nastavení účtovaní OC

Ak systém najde rozdíl, zobrazí systémovou hlášku (při ručním účtovaní splátky ze splátkového kalendáře)

 

Faktura se zaúčtovala.

Systém rovněž změní hodnotu pole Vztažné datum v hlavičce smlouvy na aktuální systémové datum.

  • Smlouvy, které sú v detailním stave, které mají v tab. Detailní stavy smlouvy, poli Účtovat částečný dobropis YES (PC řádek).

Ve funkci na Hromadné účtování bolo přidáno - pokud det. stav smlouvy má příznak Allow Posting from Payment Cal = N a Allow Down Payment Posting = A, zafiltrují se řádky na ty s příznakem Down Payment = A. Obdobně kombinace Allow Posting from Payment Cal = N a Allow Posting Partial Credit = A nahodí filtr na řádky, kde Partial Credit Memo = A.

Ak najde také smlouvy, úloha hledá záznamy vyhovujíce filtru zadaného při spuštění úlohy.

Vytváří zaúčtovaný individuální dobropis, který čísluje podle nastaveni na Modelu smlouvy. Automaticky odesílá podle nastavení na kartě Zákazníka. Při odesílaní jen pro dobropisy nekontroluje podmínku vyplnění Čísla externí objednávky.

 

Při odesílaní zohledňuje nastavení v Nastavení tisku fakturace, kde dohledává report pro doklad, tělo mailu, předmět a Job responsibilitu.

Následně kontroluje tab. na kartě Zákazníka Způsob odesíláni faktur zákazníka, kde hledá Typ fakturace: Splátka, typ dokladu: podle toho či ide o fakturu, anebo dobropis. Z daného řádku, ak je zadané generuje externí strukturovanou přílohu a název přílohy. 

Po odeslaní má:

  • Faktura

    • Na kartě

      • Stav dokladu: Kompletní (Complete)

      • Stav odeslání – mail: Odeslaný (Sent)

    • V přílohách

      • Přílohu s typem přílohy Prodejná faktura (Sales Invoice)

      • Strukturovaná příloha, ak bola nastavená na kartě zákazníka

  • Dobropis

    • Na kartě

      • Stav dokladu: Kompletní (Complete)

      • Stav odeslání – mail: odeslaný (Sent)

    • V přílohách:

      • Přílohu s typem přílohy Prodejný dobropis (Sales Credit Memo)

      • Strukturovaná příloha, ak byla nastavená na kartě zákazníka

Na mail přijde zvlášť mail s fakturou a zvlášť s dobropisem.

 

 

 

Skončení fakturační úlohy systém otevře hlášku o X úspěšně a Y neúspěšně zaúčtovaných faktur. Přejete si otevřít Log účtovaní. Po volbě Ano se otevře Log účtovaní s filtrem na vytvořené záznamy během běhu úlohy.

 

Log chyb účtovaní

Výsledek účtovaní systém zapíše do Logu chyb účtovaní, který je možné otevřít z menu (Akce> Fakturace> Log chyb účtovaní)

V logu se nachází informace: kdo úlohu spustil, způsob fakturace splátek, číslo zákazníka, datum a čas fakturace a výsledek fakturace (Úspěch - faktura byla zaúčtovaná, Chyba - fakturace skončila na chybu a faktura se nevygenerovala).

Ak hromadná fakturace skončila chybou a faktura se nevygenerovala, je potřeba chyby odstranit a znovu spustit fakturaci.

Podrobnější popis vid kapitola Log chyb účtování.

Zaúčtovaná „Hromadná“ prodejní faktura za splátky 

Ak fakturace přeběhla úspěšně, vygeneruje se v závislosti na nastaveném typu fakturace daného zákazníka jedna anebo víc zaúčtovaných Prodejných faktur.

Vyplnění jednotlivých polí na hlavičce faktury je závislé na použitém způsobe fakturace.

Ak byli splátky fakturované "hromadně" (za smlouvu, za zákazníka, za obchodné místo, za typ kalkulace, za rámcovou smlouvu), vyplňuji se údaje následovně: 

  • Číslo

    • Číslo faktury je vždy přidělené z číselní řady nastavený v okně Nastavení smluv so službami, pole Číselná rada faktur (Mass Invoice No. (3005)). Číslo faktury se propíše do splátkového kalendáře. 

  • Datum dokladu

    • Pro datum vystavení faktury se použije Pracovní datum. Pracovní datum si může uživatel ručně změnit v okně Má nastavení.

  • Zúčtovací datum

    • Datum je společné pro všechny splátky zahrnuté do faktury, teda nemůže být použitý Zúčtovací datum ze splátkových kalendářů. Úloha proto uplatňuje Zúčtovací datum zadané uživatelem v dialogovém okně při spuštění hromadné fakturace.

    • Ak uživatel zadal do dialogového okna datum v období, které je už pro účtovaní uzavřené, úloha automaticky posune Zúčtovací datum na prvý děn otevřeného účtovaného období. Posun Zúčtovacího data musí být povolený v okně Nastavení OneCore, pole Posouvat zúčtovací datum prodejní faktury do otevřeného období = ANO.

    • Zúčtovací datum v splátkovém kalendáři se propíše.

  • Datum DPH

    • Je použité Datum DPH zadané uživatelem v dialogovém okně úlohy. Ak zadaný datum spadá do už uzavřeného období DPH, nemožno fakturu vystavit. Uživatel buď musí zadat jiný datum anebo období DPH otevřít.

    • Datum DPH v splátkovém kalendáři se nepropisuje.

  • Datum splatnosti

    • Datum splatnosti ze splátek v splátkových kalendářích se neuplatňuje (len při nastavení na kartě zákazníka Způsob fakturace: Samostatně za smlouvu), ale úloha tento datum vypočítá standardní funkci z Data dokladu a Kódu platební podmínky, která je nastavená na kartě zákazníka.

    • Datum splatnosti z faktury se propíše do řádku v splátkovém kalendáři.

  • Kód příčiny

    • Kód příčiny se doplní podle nastavení v okně Nastavení kódů příčiny ve financovaní

Kód příčiny na zaúčtované prodejný faktuře je needitovatelný a uživatel ho nemůže změnit.

 

Záložka Detaily faktury

U hromadný fakturace se do faktury kopírují údaje z Karty zákazníka příp. z rámcový smlouvy, údaje uvedené na Smlouvě o financovaní se nepoužiju. Na záložce Detaily faktury se jedná o pole Kód platební podmínky (má vplyv na výpočet Data splatnosti), Kód způsobu platby, DPH obchodná účto skupina (má vplyv na zdanění) a Účto skupina zákazníka (má vplyv na zaúčtovaní pohledávky)

Pole Kód měny zodpovídá měně smlouvy. Do faktury můžu být zahrnuté pouze smlouvy v stejné měně.

V poli Smlouva Kód (Globální dimenze 2) se nevyplní konkrétní smlouva, ale systém použije náhradní dimenzi podle Nastavení smluv se službami.

Pro tlač faktury se vyplní pole Typ tlače faktury = Splátka. Podle tohoto typu systém vybere Nastavení tiskových výstupů fakturace, popsané v kap. Tisk a odesílaní prodejných dokladů.   

Při hromadný fakturaci se dále vyplňuju pole, které nejsou pro uživatele na faktuře zobrazená. Jedná se o pole Hromadná fakturace a Číslo obchodného místa zákazníka.

Při hromadný fakturaci se v poli Hromadná fakturace nastaví hodnota Ano, při fakturaci samostatně za smlouvy se nastaví hodnota Ne.

Číslo obchodného místa zákazníka se vyplní jen v případě, že přeběhla hromadná fakturace za obchodné místa zákazníka. V tom případě se do tohoto pole vyplní společné Obchodné místo ze Smluv o financovaní.

 

Záložka Platby

Na záložce Platby systém vkládá bankový účet nastavený v okně Informace o společnosti.

Variabilní symbol se u hromadný fakturace vždy generuje z Čísla faktury, nemožno použít číslo smlouvy (podle nastavení), jako je tomu u fakturace samostatně za smlouvu.

 

Záložka Řádky

Do prvého řádku se přenáší Popis z nastaveného Kódu standardního Prodeje a do dalších řádků se přenáší Text z řádků Rozšířeného textu. V texte je možné nastavit proměnné z tabulek podle nastaveného schématu proměnných, které fakturační úloha automaticky doplní. 

Účty pro účtovaní jednotlivých komponentů splátky sú nastavené v tabulce Nastavení účtovaní OneCore, kde sú nastavené aj popisy řádků, které se plní do faktury. V popise je možné nastavit proměnné, např. Číslo účtované smlouvy.

Částky sú přenášené ze splátkových kalendářů účtované smlouvy, stejně jako DPH účto skupiny tovaru.

Globální dimenze (Smlouva Kód, Středisko Kód) sú pro řádky, na kterých je vyplněný finanční účet, přenášené ze Smlouvy o financovaní.

Ostatní neglobální dimenze přenesené ze smlouvy sú dostupné tlačítkem Dimenze na záložce Řádky.

Úloha podle nastavení v Nastavení OneCore, pole Kód zaokrouhlení DPH a nastavení zaokrouhlení na Modele smlouvy a podle Nastavení financi celkové splátky vytváří za smlouvu v řádcích faktury, řádky zaokrouhlení.

Saldo zákazníka

Při účtovaní faktury se vytvoří na saldě Položka zákazníka v celkové částce faktury. V dimenzi Smlouva Kód je vyplněna dimenze z hlavičky faktury. Současně je táto pohledávka označená Hromadná fakturace = Ano.

Změny ve splátkovém kalendáři

Po zaúčtovaní splátky se v splátkovém kalendáři aktualizuji údaje: Zúčtovací datum, Datum DPH, Datum splatnosti,  Číslo dokladu, Mass invoice =Y, Posted =Y

Po stornování splátky (faktury) se v řádku splátkového kalendáře:

  • Vymaže číslo dokladu

  • Ak bola hromadná faktura, tak v poli Mass invoice = NO

  • Posted = NO

  • Cancel = YES

Plánovač úloh

Úlohu je možné pustit přes plánovač. Viď kap. Fakturační úloha – účtovat splátky financování se službami.