Fakturace servisu

Popis polí a funkcionalít na servisnej povolenke a riadkoch servisnej povolenke je popísaný v Povolení servisu, bonusy .

Hromadná refakturace servisu

Nastavení fakturační úlohy

Pro fakturační úlohu je potrebné nastavit v tab. Nastavení smluv se službami:

• Číslo účtu pro hromadnou fakturaci (vid Nastavení Business )

  • Účet slouží k účtování celkové částky za hromadnou fakturu, která se pak přeúčtovává podle smluv na jednotlivé saldokontní položky – vždy za smlouvu

  • Pokud číslo účtu není vyplněné, systém nerozúčtovává fakturu.

• Hromadná dimenze pro Smlouvu

• Kód standardního textu – servis

Podrobnější popis polí viz v Nastavení Business .    

Proces

Pole:

• Zúčtovací datum

  • Zúčtovací datum, který se zapíše do hlavičky zaúčtované faktury

• Provést

  • Pokud je NE: vytvoří se pouze kontrolní sestava položek, které odpovídají zadaným filtrům a podmínkám. Sestavu je možno převést na excel:

  • Pokud je ANO: vytvoří se kontrolní sestava položek, pro které byli vytvořené prodejné faktury.

• Provést a vytisknut

  • Pokud je ANO: vytvoří se kontrolní sestava položek, pro které byli vytvořené prodejné faktury. Faktury sú poslané do tlače.

• Hlavička povolení servisu

  • Uživatel může nastavit filtr na servisní povolenky

Po spuštění:

• Úloha hledá v řádcích servisní povolenky len řádky, které mají:

  • Servisní povolenku v Stave: Uzavřená

  • „Způsob refakturace“ je „Hromadná faktura“

  • „Nákupní faktura vytvořena“

  • Pole „Refakturovat“ je Ano

  • Částka k refakturaci <>0

  • Pole Refakturované je NE

• Záznamy seskupuje podle nastavení na zákazníkovi, pole Způsob fakturace PHM a servisu, dle Kódu měny v řádku povolenky (vytvoří pro každou měnu fakturu a tuto měnu převezme do hlavičky a řádků faktury).

  • Pro jednoho zákazníka můžu vzniknut:

  • X zaúčtovaných faktur s Typem tisku faktur (Invoice Print Type) Servis

Na kartu řádku servisní povolenky

V položkách zákazníka je použita hromadná dimenze z nastavení smluv se službami.

Log Hromadné fakturace servisu

Výsledek hromadné refakturace servisu se ukládá do logu. Z logu lze vytisknout jak fakturu, tak přílohu k faktuře.

Tisk faktury.

Tisk přílohy – sestava po jednotlivých povolenkách k jednotlivým smlouvám zákazníka.

Individuální refakturace servisu

Na řádku povolení servisu na záložce prodej uživatel zatrhne příznak Refakturovat, že se má přefakturovat klientovi

Zatržením pole Refakturovat systém „Nákupní cenu bez DPH“ předvyplní do pole „Částka k refakturaci“. Uživatel může částku k refakturaci snížit.

Pro vytvoření prodejní faktury je důležitý způsob fakturace. Pokud uživatel chce fakturovat klientovi ihned, musí změnit způsob refakturace na Individuální fakturu.

Způsob refakturace (Reinvoice Method)

• Hromadná faktura (Mass Invoice)

  • defaultně nastavené – položka bude fakturovaná spuštěním hromadné úlohy

• Individuální faktura (Individual Invoice)

  • uživatel vyfakturuje spuštěním funkce

• Vyúčtování (Billing)

  • částka k refakturaci se uplatní ve finančním vyrovnání

• Hodnota nadměrné poškození (Excessive Wear)

  • náklad zůstává v nákladech společnosti, částka k refakturaci je 0

Následně uživatel na řádku povolení servisu přes tlačítko Přefakturovat zákazníkovi vytvoří individuální fakturu.

Po spuštění funkce Přefakturovat zákazníkovi se otevře dialogové okno, kde uživatel zadá Zúčtovací datum, kterým vznikne zaúčtovaná prodejná faktura. 

Po zaúčtovaní systém zobrazí hlášku

Open

Pokud uživatel zvolí volbu:

• NE

  • karta zaúčtované prodejný faktury se neotevře, uživatel ji může dohledat v položkách zákazníka, anebo v přehlede zaúčtovaných faktur 

• ANO

  • otevře se karta prodejný faktury.

Nezaúčtovaná a aj zaúčtovaná faktura mají v poli Typ tisku faktury: Servis (stejně jako hromadné faktury za servis).  Podle hodnoty se zobrazují tlačítko na kartě faktury pod volbou Opravit.

Po zaúčtovaní systém zapíše do řádku servisní povolenky do pole: Číslo prodejný faktury a Číslo zaúčtované prodejný faktury: číslo prodejný faktury a přepne se příznak Refakturované=A

Na servisní povolence (pokud jsou všechny řádky přefakturované) se přepne stav ze Schválený na Přefakturovaná.

Dobropisovaní individuální/hromadné faktury za servis

Z prodejní faktury přes tlačítko Vytvořit opravný dobropis pro Servis.

Zobrazí se funkce Povolení servisu pro hromadné storno s filtrem na prodejní fakturu.

Povolení servisu pro hromadné storno.

Pre dobropisovanie predajnej faktúry, ktorá má Invoice Print type = Servis užívateľ otvorí Povolení servisu pro hromadné storno, v ktorom:

Číslo faktúry – lookup do zaúčtovaných predajných faktúr, filter na Mass Invoice YES, Invoice Print Type = Servis

• Označí řádky, ktoré chce vydobropisovať

• Spustí funkciu pod tlačítkom Storno

• System zaúčtuje dobropis, ktorý:

  • Invoice Print Type = Servis

  • Zúčtovací datum a Dátum DPH = zadaný pri dobropisovaní v dialogovom okne

  • Dimenzia Mass

  • Príznak Mass Invoice = YES

Fakturace na jinú osobu jako je smlouva

Fakturační úloha přechází řádky servisní povolenky, kde vytváří faktury podle zadaných zákazníků v pole Reinvoice To.

Změna stavu

Pro vytvoření prodejní faktury systém přepne povolení servisu do stavu Přefakturované, ak sú přefakturované všechny řádky.

Pozn.: Uživatel nemusí klientovi přefakturovat všechny řádky.

Po přefakturování nemůže uživatel měnit údaje povolenky na straně prodeje. Přefakturované řádky nelze smazat.

Dodatečná přefakturace na zákazníka

Pokud nastane případ, že je třeba dofakturovat zákazníkovi dodatečně ještě nějaký náklad, je možné do povolenky ve stavu Přefakturováno přidat nový řádek s nulovou nákupní cenou – je zde jen částka k přefakturaci. V tomto případě lze vytvořit pouze Individuální fakturu.

Do hromadné fakturace se tento řádek nedostane – není nákupní faktura. Např. dodatečná přefakturace vyšší spoluúčasti – při pojistné události.