Uživatelský popis funkčnosti

ROLE Centrum na spravování citlivých dat (Role center for sensitive data managament)

V BC je vytvořeno role centrum "Správa uživatelů, Uživatelských skupin a oprávnění (Administration of users, user groups and permissions)", které umožňuje spravovat vše, co souvisí s GPDR. 

Toto role centrum je vytvořeno z důvodu legislativních požadavků a je nastaveno tak, aby k funkcím ochrany osobních údajů měli přístup pouze oprávnění uživatelé (osoby odpovědné za ochranu osobních údajů). Oprávnení lze přiřadit uživateli prostřednictvím nabídky "Uživatelské přizpůsobení".

Zodpovědný uživatel za zabezpečení dat, získá přístup do nabídky "Ochrana soukromí".

Klasifikace citlivosti dat (Data sensitivity classification)

V role centru "Správa uživatelů, Uživatelských skupin a oprávnění” oprávněný Uživatel přidělí polím, která chce sledovat, jejích citlivost z pohledu GDPR. Pokud zodpovědný Uživatel udělí poli citlivost “Citlivá” nebo “Osobní” " může takto nastavené pole sledovat a použit snadný export, výmaz nebo změnu těchto polí.

Citlivost pole se nastavuje v číselníku „Klasifikace dat“.  

Domovská stránka -> Ochrana soukromí -> klasifikace dat

Uživatel může nastavit následující hodnoty citlivosti dat:

Uživatel může nastavit citlivost dat v seznamu „Klasifikace dat“ manuálně nebo průvodcem (viz. následující kapitola).

Nastavení citlivosti dat “průvodcem nastavení klasifikace“ (Data Classification Assisted Setup Guide wizard)

Když otevřete přehled Klasifikace dat poprvé, bude prázdný.

Chcete-li vygenerovat seznam polí, je nutné spustit Průvodce klasifikací dat. Vyberte akci Nastavit klasifikaci dat.

Proces -> Ochrana soukromí -> Nastavit klasifikaci dat

Po kliknutí na tlačítko „Nastavit klasifikaci dat“ se spustí průvodce asistovaným nastavením klasifikace dat.

V dalším kroku průvodce Klasifikace dat poskytuje dvě možnosti, jak provést klasifikaci dat:

• Export a import dat pomocí aplikace Excel (Export and import Classification Data to Excel)

• Manuální klasifikace dat (Classify Data Manually)

Export a Import klasifikace polí excelem“ (Export and import Classification Data to Excel)

Pomocí zakliknutí pole Export klasifikace dat do Excelu můžete exportovat všechny tabulky a pole do listu aplikace Excel.

Uživatel zaklikne pole Export klasifikace dat do Excelu a klikne na tlačítko Další.

Spustí se export dat a vygenerovaný excel se uloží do stažených souborů.

V excelu můžete upravit nastavení citlivosti v poli “Data Sensitivity” a potom můžete takto upravený soubor importovat zpět do OC. Změny z excelu se po importu uloží do systému. Stejný list můžete také použít ke klasifikaci citlivosti dat v jiných společnostech.

Pomocí zakliknutí pole Import klasifikace dat z Excelu můžete  importovat a použít klasifikace citlivosti dat z listu aplikace Excel.

Po zakliknutí pole Import klasifikace dat z Excelu uživatel klikne na tlačítko Další. Otevře se dialogové okno, kde uživatel vybere nebo přetáhne připravený soubor.

Ruční klasifikace polí (Classify Data Manually)

Pokud chce Uživatel klasifikovat citlivost polí manuálně zaklikne možnost Klasifikovat data ručně, Upozornení:  Ruční klasifikace zahrnuje pouze tabulky související s nastavením, účtováním, šablony a subjekty údajů. Existují pole, která je nutné klasifikovat na stránce Sešit klasifikace nebo v aplikaci Excel.

Postup manuální klasifikace:

Uživatel zaklikne pole „Klasifikovat data ručně“ a klikne na tlačítko Další.

Následně nastaví v polích výchozí klasifikaci.

• Data z účtování jsou: (Data from posting is:)

  • výchozí klasifikace citlivosti, které se mají použít pro pole související s účtováním. Můžete zobrazit pole pro jejich klasifikaci jednotlivě.

• Data v šablonách jsou: (Data on templates is: )

  • výchozí klasifikace citlivosti, které se mají použít pro šablony, které se používají k vytváření nových záznamů, například zákazníků nebo zboží. Můžete zobrazit pole pro jejich klasifikaci jednotlivě.

• Data v tabulkách nastavení jsou: (Data on setup tables is: )

  • Určuje výchozí klasifikace citlivosti, které se mají použít pro data v tabulkách nastavení, které řídí způsob použití funkcí, například tabulek používaných hlavní knihou. Můžete zobrazit pole pro jejich klasifikaci jednotlivě.

Po nastavení výchozí citlivosti kliknete na tlačítko Další.

Zobrazí se seznam tabulek pro definici citlivosti. Vyberte tabulky které chcete klasifikovat, nastavte výchozí klasifikaci citlivosti, která se použije pro typ subjektů údajů. Při klasifikaci tabulky se klasifikace vztahuje na všechna pole v tabulce. Můžete zvolit tabulku pro změnu klasifikace pro jednotlivá pole.

V dalším kroku uživatel zkontroluje/změní nastavenou citlivost jednotlivých polí zobrazených tabulek kliknutím na číslo v poli “Pole”. Výchozí je nastavena citlivost, kterou jste nastavili v druhém kroku wizardu

Kliknutím na hodnotu v poli „Pole“ se otevře Sešit klasifikace dat filtrovaný na tabulku, pro kterou pole kontrolujeme.

Je potřebné zkontrolovat všechny tabulky. Stav v každém řádku musí být „Zkontrolováno“

V dalším kroku systém vyhodnotí a vyhledá podobná pole, která pravděpodobně patří do stejné klasifikace jako pole, na kterém jste založili vyhledávání. Uživatel si prohlédne pole zobrazením jeho obsahu. (kliknutím na text v poli „Pole“)

V posledním kroku klikneme na tlačítko Dokončit a aplikujeme nastavenou citlivost na daná pole.

Pokud uživatel zaklikne pole „Otevřít sešit klasifikace dat“ otevře se sešit klasifikace dat a uživatel může zkontrolovat použité klasifikace. To je například užitečné pro ověření, zda je pro všechna pole určena klasifikace.