Karta výpůjčky

Pro vytvořenou výpůjčku platí: Pokud je výpůjčka v Stave Nové a není registrovaná/vydaná může Uživatel výpůjčku vymazat.

Jedná se o obdobný formulář jako Rezervace popis polí v kapitole Rezervace.

Karta výpůjčky se dělí na Všeobecné informace o výpůjčce a na samotné řádky výpůjčky

Na horní lište v sekci Souvisejíci tlačítko

• Dimenze

  • po kliknutí sa zobrazí tabuľka pro zadání dimenzií pro danou rezervaci / výpůjčku

  • Defaultne se do tabuky přenesou dimenze zákazníka, který je vybraný na výpůjčce. Uživatel může dimenze měnit

  • pri fakturácii sa dimenze přenesou do hlavičky faktury (standardní funkce)

Záložka Obecné (General)

Pole:

• Číslo (No.)

  • Číslo dané výpůjčky

• Číslo rezervace (Order No.)

  • Číslo rezervace, z které je daná výpůjčka vytvořena. Provázanost přes detailní položky

• SPZ (Licence Number)

  • SPZ vybraného vozu k zapůjčení

• Email nájemce (Renter Email)

  • Defaultně prázdné

  • Uživatel může zadat email, na který budou zaslané dokumenty v případě použití funkce Odeslání dokumentů

  • Tato emailová adresa se dotáhne do pole Zaslat Komu a je zařazena za emailové adresy, které se automaticky dotáhnou z nastavení Definice tiskových výstupů pro daný dokument

• Stav smlouvy (Contract Status)

  • Hodnoty New, Released, Cancelled, Finished, Invoiced

• Počet faktur (Invoice Count)

  • Zobrazuje číslo počtu všech vystavených dokladů typu Faktura pro dané číslo výpůjčky do dnešního dne

  • Uživatel kliknutím na číslo zobrazí seznam Prodejních faktur

• Počet zaúčtovaných faktur (Posted Invoice Count)

  • Zobrazuje číslo počtu všech účtovaných prodejních faktur pro dané číslo výpůjčky

  • Uživatel kliknutím na číslo zobrazí seznam Účtovaných prodejních faktur

• Měsíční pronájem (Monthly Rent)

  • Pokud je NE

    • systém počítá nájem za den (denní pronájem)

      • Prvá fakturace: (Poslední den v měsíci pracovního dne nastaveného u uživatele – Pronájem od) x Sazba den

      • Další fakturace: (Poslední den v měsíci pracovního dne nastaveného u uživatele – Last Posting Date) x Sazba den

  • Pokud je ANO

    • systém počítá nájem za celý měsíc tj.

      • Prvá fakturace: (Poslední den v měsíci pracovního dne nastaveného u uživatele – Pronájem od) x (Sazba měsíc/30)

      • Další fakturace: (Poslední den v měsíci pracovního dne nastaveného u uživatele – Last Posting Date – systém zjišťuje kolik měsíců je potřebné vyfakturovat) x Sazba za měsíc

Ak je Měsíční nájem NE, v řádcích výpůjčky je možné měnit sazbu za den v poli Sazba den.

Ak je Měsíční nájem ANO, v řádcích výpůjčky je možné měnit sazbu za měsíc v poli Sazba měsíc.

Řádky výpůjčky (Rent lines 4027408)

V sekci Spravovat se nacházi tlačítko :

• Dimenze

  • po kliknutí sa zobrazí tabuľka pro zadání dimenzií pro danou rezervaci / výpůjčku

  • Defaultne se do tabuky přenesou dimenze vybraného vozidla a dimenze z hlavičky rezervace / výpůjčky z tabulky Dimenze. Uživatel může dimenze měnit

  • Při aktualizaci dimenzí na hlavičce rezervace/výpůjčky se aktualizují také dimenze hlavičky v tabulce dimenzí na řádku rezervace/výpůjčky

  • pri fakturácii sa dimenze přenesou do řádku faktury (standardní funkce)

Defaultně se propíšou údaje z karty rezervace, pokud existuje

Popis poli odlišných od karty rezervace

• Vráceno (datum) (Returned [Date])

  • datum skutečného vrácení vozidla

• Vráceno (čas) (Returned [Time])

  • čas skutečného vrácení vozidla

• Sazba (den) (Tariff [Day])

  • Pole needitovatelné

• Ceníková cena (den) (Pricelist Tariff [Day])

  • Pole needitovatelné

• Stav tachometru – počátek (Tachometer - Beginning))

  • hodnota se doplní z karty vozu – lze vložit jiný údaj

  • při manuální změně údajů km se propíše dané km také na kartu vozidla a pokud je na vozidle vyplněná hodnota čísla předmětu financování zobrazí se hláška a funkce popsaná při poli Stav km (Tachometer Status) na vozu autopůjčovny

• Stav tachometru – konec (Tachometer - End)

  • Hodnota se doplní automaticky při zápisu na přebírací protokol v části Vrácení v poli Stav tachometru [Vrácení]

  • uživatel může hodnotu změnit (pozor hodnota se nepropíše spatně na předávající protokol)

  • při í změně údajů km se propíše dané km také na kartu vozidla a pokud je na vozidle vyplněná hodnota čísla předmětu financování zobrazí se hláška a funkce popsaná při poli Stav km (Tachometer Status) na vozu autopůjčovny

• Ujeto KM (Run Kilometers)

  • systém dopočítá rozdíl mezi stavem tachometru na začátku a na konci výpůjčky

  • pole needitovatelné

• Volné kilometry (Free Kilometers)

  • Editovatelný údaj

  • Defaultně se předvyplní vypočítanou hodnotou volných nefakturovaných km jako:

    • Počet dní výpůjčky * volné km na den z vybraného řádků ceníku

  • Při vyplnění datumu v poli Vráceno (datum) (Returned [Date]), systém propočte volné km podle tohoto datumu ** volné km na den z vybraného řádků ceníku podle počtů dní výpůjčky

  • Uživatel může propsat

• Účtované kilometry (Posted Kilometers)

  • rozdíl mezi volnými a ujetými kilometry

  • needitovatelné pole

• Cena za účtovaný km (Price per posted km)

  • cena z ceníku za ujeté kilometry nad limit

  • needitovatelné pole

• Cena za účtované kilometry (Price per posted kms)

  • Částka vypočtená jako Účtované kilometry * Cena za účtované kilometry

• Pohonné hmoty (Fuels Amount)

  • částka jako doplatek za nedotankované pohonné hmoty

  • pokud je na protokolu vyplněn stav nádrže při přebrání vozidla a stav nádrže při odevzdání vozidla hodnota se vypočte automaticky na základě rozdílu a aktuální ceny paliva v tabulce Ceny PHM

  • Uživatel může vložit nebo upravit hodnotu

• Záloha za nájem (Deposit For Rent)

  • Informativní hodnota bez funkce

  • Defaulte se hodnota dotáhne podle vybraného ceníku z rovnoměrného pole

  • Uživatel může hodnotu propsat

• Účtované km (Posted Kilometers)

  • Skutečný počet účtovaných kilometrů po skončení nájmu

  • Needitovatelné pole

• Počet dnů pronájmu (Rented Days)

  • Skutečný počet dnů nájmu vozidla podle datumu vrácení

• Výpůjčka celkem (Total Rent Amount)

  • Cena výpůjčky vypočtená po vrácení vozidla

• Výpůjčka celkem včetně DPH (Total Rent Amount Incl. VAT)

  • Cena výpůjčky celkem * DPH

Záložka Uživatel (User Tab)

Tato záložka obsahuje informace týkající se užívání vozidla.

Pole:

• Zahraniční cesta

  • po zaškrtnutí tohoto pole na ANO, bude pole Povolené země editovatelné.

• Povolené země

  • zde může uživatel v případě povolení zahraničních cest vložit země do nichž je vjezd s vypůjčeným vozidlem povolen.

• Oprávněný uživatel 1 až 4

  • zde vkládá uživatel osoby oprávněné řídit vypůjčené vozidlo. V případě, že nájemcem je fyzická osoba, je do Uživatele č. 1 vložena tato osoba.

  • Lookup z kontaktních osob zákazníka        

• Číslo řidičského průkazu OU 1 až 4

  • Vyplní systém po vyplnění Oprávněného uživatele

• Číslo pasu OU 1 až 4

  • Vyplní uživatel číslo pasu oprávněného uživatele

• Zprostředkovatel

  • zde může uživatel zvolit z číselníků dodavatelů osobu, která uvedený obchod zprostředkovala.

• Název zprostředkovatele

  • po výběru Čísla zprostředkovatele se doplní jeho název automaticky.

Záložka Adresy (Address Tab)

Defaultně se propíšou údaje z karty rezervace, pokud existuje

Adresa dodání (Delivery Address)

• Adresa dodání (Delivery Address)

  • výchozí hodnota pole je prázdné

  • Pole se bude plnit ručně

  • Pole je editovatelné.          

• Město dodání (Delivery City)

  • výchozí hodnota pole je prázdné

  • Pole se bude plnit ručně

  • Pole je editovatelné

• PSČ dodání (Delivery Postal Code)

  • výchozí hodnota pole je prázdné. Pole se bude plnit ručně

  • Pole je editovatelné.

Adresa vyzvednutí (Pick-up Address)

• Adresa vyzvednutí (Pick-up Address)

  • výchozí hodnota pole je prázdné

  • Pole se bude plnit ručně

  • Pole je editovatelné.

• Město vyzvednutí (Pick up City)

  • výchozí hodnota pole je prázdné

  • Pole se bude plnit ručně

  • Pole je editovatelné.

• PSČ vyzvednutí (Pick-up Postal Code)

  • výchozí hodnota pole je prázdné

  • Pole se bude plnit ručně

  • Pole je editovatelné.

Záložka Fakturace (Invoicing)

Defaultně se propíšou údaje z karty rezervace, pokud existuje.

• Číslo plátce (Payer No.)

  • Defaultně se doplní číslo vybraného nájemce

  • Uživatel může vybrat Číslo plátce z číselníku zákazníků Následně se doplní všechny údaje o vybraném zákazníkovi.

• Název plátce (Payer Name)

  • doplní se automaticky dle vybraného čísla plátce

• Adresa plátce (Payer Address)

  • doplní se automaticky dle vybraného čísla plátce

• Adresa 2 plátce (Payer Address 2)

  • Doplňující údaj k adrese. Doplní se automaticky dle vybraného čísla plátce

• Město plátce (Payer City)

  • doplní se automaticky dle vybraného čísla plátce

• PSČ plátce (Payer Post Code)

  • doplní se automaticky dle vybraného čísla plátce

• Číslo obchodního místa zákazníka (Customer Bussines Place No.)

  • Pole editovatelné nezávisle na stavu rezervace / výpůjčky

  • Po kliknutí se uživateli otevře seznam Obchodních míst zákazníka filtrované na hodnotu v poli Číslo plátce v záložce fakturace

  • Uživatel vybere odchodní místo zákazníka, pokud chce, aby se hodnota z tohoto pole plnila do faktury do pole Customer Bus. Place Code.

• Název obchodního místa zákazníka (Customer Bussines Place Name)

  • Pole needitovatelné

  • Do pole se dotáhne název obchodního místa zákazníka, podle vybraného kódu v poli Číslo obchodního místa zákazníka

• IČO plátce (Payer Registration No.)

  • Editovatelné pole

  • Hodnota se musí zapsat uživatelem ručně

  • Pozor: aktuálně při změně plátce nedochází k vymazání hodnoty IČ

• DIČ plátce (Payer VAT Reg. No.)

  • Hodnota se doplní automaticky po výběru Čísla plátce

  • Hodnotu může uživatel upravit

  • POZOR: při úpravě neexistuje kontrola na správný formát DIČ       

• Středisko zapůjčení (Renting Cost Centre)

  • Uživatel může doplnit nákladové středisko zákazníka, kde se vozidlo má zapůjčit

• Středisko vrácení (Return Cost Centre)

  • Uživatel může doplnit nákladové středisko zákazníka, kde se vozidlo má vrátit

• Středisko fakturace (Invoicing Cost Centre)

  • Uživatel může doplnit nákladové středisko, které bude uvedeno na faktuře

• Obecná obchodní účto skupina (Gen. Bus. Posting Group)

  • zde může uživatel zvolit obecnou účto skupinu půjčovna, automaticky se doplní tato skupina z karty zákazníka záložka Fakturace.

• Vytvořil (Created By)

  • Údaj o uživateli, který kartu rezervace vytvořil

• Naposledy změnil (Last Modify By)

  • Údaj o uživateli, který měnil naposledy některý z údajů na kartě rezervace

• Kód způsobu platby (Payment Method Code)

  • zde může uživatel zvolit způsob platby faktury, automaticky se doplní údaj z karty zákazníka záložka Fakturace.

Záložka Poznámky (Notes)

Defaultně se propíšou údaje z karty rezervace, pokud existuje

Na záložku Poznámky lze vložit poznámky, které se vytisknou na prodejní faktuře nebo na nájemní smlouvě.

Funkce na kartě výpůjčky (Functions on Rent Card)

Volba Nový:

• Vytvořit fakturu

  • uživatel vytvoří fakturu k dané výpůjčce

• Vytvořit poplatek

  • Popis funkcionality viz. Vytvořit poplatek

Volba Proces:

• Vydat

  • Výpůjčka je prostřednictvím této položky vydána. Po spuštění funkce systém kontroluje vyplnění údajů v polích:

    • Adresa dodání (Delivery Address)

    • Město dodání (Delivery City)

    • PSČ dodání (Delivery Postal Code)

  • Pokud je některé z těchto polí prázdné, zobrazí systém chybovou hlášku “Nebyla vyplněna adresa dodání” a výpůjčka nebude vydána.

• Detailní položky

  • Zobrazí seznam položek filtrované na číslo smlouvy

  • Detailní popis v kapitole níže

• Vyúčtování autopůjčovny

  • Popis funkcionality je v kapitole Vyúčtování autopůjčovny

• Ukončit celý nájem

  • dojde k ukončení nájmu, je nutno vyplnit datum a čas ukončení nájmu. Detailní popis viz. Ukončení nájmu

• Stornovat

  • Uživatel může vydanou a registrovanou výpůjčku stornovat, pokud na ní nepřišlo k aspoň jedné fakturaci.

    • Pokud není na dané výpůjčce vystavená zaúčtovaná prodejní faktura, OC výpůjčku vystornuje

    • Pokud je na dané výpůjčce vystavená nezaúčtovaná prodejní faktura, OC výpůjčku vystornuje

    • Pokud už je na dané výpůjčce vystavená zaúčtovaná faktura, OC zobrazí při pokusu o storno hlášku: “Nelze stornovat. Tato výpůjčka již byla fakturována.”

  • Po volbě Storno se změní Stav smlouvy výpůjčky na Zrušené a je možné ji najít v dlaždici Výpůjčky-vše

• Ukončit nájem řádku

  • Funkce se nepoužívá.

Volba Akce – Funkce:

• Vydat

  • Popis funkce viz. volba Proces

• Ukončit celý nájem

  • dojde k ukončení nájmu, je nutno vyplnit datum a čas ukončení nájmu.

• Stornovat

  • Popis viz. volba Proces

• Ukončit nájem řádku

  • Popis viz. volba Proces

• Vytvořit fakturu

  • Popis viz. volba Nový

• Vytvořit poplatek

  • Popis viz. volba Nový

Volba Související – Výpůjčka:

• Detailní položky

  • Zobrazí seznam položek filtrované na číslo smlouvy

• Vyúčtovaní autopůjčovny

  • Popis funkcionality je v kapitole Vyúčtování autopůjčovny

• Předávací protokol

  • Popis funkcionality je v kapitole Tisk dokladů k výpůjčce

Volba Sestavy:

• Tisk smlouvy

  • Popis funkce v kapitole Tisk dokladů k výpůjčce

• Odeslání dokumentů

  • Popis funkce v kapitole Odeslání dokumentů k výpůjčce

Detailní položky (API Det. Rent Contract Entry)

Detailní položky jsou jedním z prostředků pro řízení blokování a uvolnění vozidel pro rezervaci a výpůjčku a zobrazovaní stavu ve vytíženosti vozidel. Pro blokování a uvolnění vozidel je důležitý příznak:

• Jestli je vozidlo volné na kartě vozidla Returned = Ano (aktuálně je pole skryté na kartě)

• Pronájem od datum a čas

• Pronájem do datum a čas

Poznámka: I když by vozidlo splňovalo výše popsané podmínky, ještě může vozidlo zablokovat pro zapůjčení a rezervaci příznak na kartě vozidla Vozidlo dočasně nedostupné = Ano.

Vytvořená detailní položka si přebírá číslo vozu datumy a časy z vytvořeného řádku karty rezervace /výpůjčky.

Rezervace nová:

• Stav registrace = Nové

• Detailní položka se nevytváří

• Vozidlo zůstává volné. Na kartě vozidla pole Vráceno = Ano

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu viditelné může se rezervovat/zapůjčit

Rezervace stornovaná:

• Stav registrace = Cancel Reservation

• Detailní položka se nevytváří

Rezervace Registrovaná tlačítkem „Registrovat“

• Stav registrace = Vydané

• Vytvoří se Položka výpůjčky (API Rent Contract Entry 4027411)

• Vytvoří se Detailní položka ve stavu = Rezervace a stav = Aktívní

• Propojení na výpůjčku neexistuje

• Vozidlo je už zablokované pro další rezervaci, výpůjčku. Na kartě vozidla pole Vráceno = Ano

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu se stavem Rezervováno

Výpůjčka nová bez závazné registrace (neexistuje detailní položka):

• Stav výpůjčky = Nová

• Není vytvořena položka výpůjčky (API Rent Contract Entry 4027411)

• Není vytvořena Detailní položka ve stavu = Rezervace a stav = Aktívní

• Vozidlo zůstává volné. Na kartě vozidla pole Vráceno = Ano

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu se stavem Nezadáno

Výpůjčka nová se závazní registraci na rezervaci (existuje aktívní detailní položka rezervace)

• Stav výpůjčky = Nová

• Vozidlo blokuje stále Detailní položka původní rezervace ve stavu = Rezervace a stav = Aktívní

• Vozidlo je už zablokované pro další rezervaci, výpůjčku. Na kartě vozidla pole Vráceno = Ne

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu se stavem Rezervováno

Výpůjčka nová stornována bez závazné registrace

• Při pokusu o storno OC zobrazí hlášku: “Není co stornovat, výpůjčka ještě nebyla vydána.”

Výpůjčka vydaná

• Stav výpůjčky = Vydaná

• Vytvoří se nová Položka výpůjčky (API Rent Contract Entry 4027411)

• Vytvoří se nová Detailní položka výpůjčky ve stavu = Pronájem a stav = Aktívní, která přebere blokaci vozu

• Původní blokační Detailní položka se se stavem = Rezervace si nastaví Stav = Ne

• Vozidlo je stále zablokované pro další rezervaci, výpůjčku na danou dobu a čas. Pokud se uživatel bude snažit vydat novou rezervaci na takový vůz systém mu zobrazí hlášku a nedovolí vůz vydat:

  Open

  

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu se stavem Vypůjčeno a pro poslední den K dispozici/Vypůjčeno podle času vrácení

Výpůjčka vydaná stornována se závazní registraci

• Stav výpůjčky = Zrušené

• Vozidlo je uvolněno Detailní položka ve stavu = Cancel rent a stav = Aktívní

• Vozidlo je odblokované pro další rezervaci, výpůjčku. Na kartě vozidla pole Vráceno = Ano

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu se stavem Nezadáno

Výpůjčka ukončená

• Stav výpůjčky = Hotovo

• Vytvoří se nová Položka výpůjčky (API Rent Contract Entry 4027411)

• Vytvoří se nová Detailní položka výpůjčky ve stavu = Uzavřené stav = Aktívní

• Původní blokační Detailní položka se se stavem = Pronájem si nastaví Stav = Ne

• Vozidlo je uvolněno pro další rezervaci, výpůjčku

  • Pozor do této doby je vozidlo systémově zablokované pro další výpůjčku i když podle datumu je volné

• Ve vytíženosti vozidel je vozidlo v seznamu se stavem Nezadáno