Definice Workflows

Definice WF je možné zahájit tlačítkem Nový/New, resp. pak otevřít tlačítkem Manage / Edit z přehledu workflow.

Níže je uveden příklad podrobného popisu definice workflow Quotation approva FL_1, tzn. jednoho z workflows pro finanční leasing.

Ostatní workflow-y pro schvalování nabídek se liší pouze v definici Předpokladu (On Condition) (popsáno v kapitolách níže), resp. v nastavění schvalovací skupiny.

Pole:

• Kód (Code)

  • Zadá uživatel manuálně při založení WF

• Popis (Description)

  • Zadá uživatel manuálně při založení WF

• Kategorie (Category)

  • Vybere uživatel kategorii WF, do které chce dané WF zařadit

• Povoleno (Enabled)

  • Defaultně No

  • Uživatel zapne (Yes) anebo vypne (No) dané WF

  • WF je možné upravovat jenom tehdy, pokud je Enabled = No

Podformulář Kroky workflow (Workflow Steps)

• Když událost (When Event)

  • Vybere uživatel událost, která způsobuje spouštění daného kroku WF

  • Události budou popsány dál

• Předpoklad (On Condition)

  • Default = Always

  • Uživatel může nadefinovat podmínky, které musí být splněny, aby událost specifikována v poli Když událost nastala

  • Předpoklady budou popsány dál

• Potom odezva (Then response)

  • Vybere uživatel, co se má stát, když nastane událost při splnění podmínek

  • Je přitom možné i přidání více odezev, resp. zobrazení hlášení pro danou odezvu

  • Odezvy jsou popsány dál

Tlačítka podformuláře jsou pod volbou Manage (Zmenšit odsazení, Zvětšit odsazení), umožnují optické rozlišení kroků (událostí WF):

• Kroky jedoucí za sebou (bez odsazení)

• Alternatívní kroky (pokud jsou za krokem a mají odsazení od předchozího kroku).

Popis událostí, předpokladů a odezev

I. první řádek

Když událost

• Je požadováno schválení nabídky

  • Inicializační událost WF. Nastaven, když podle definice podmínek workflow je potřebné schválení nabídky a uživatel na Kartě schvalování stiskne tlačítko Create Request

Předpoklad

Po kliknutí do pole systém otevře dialogové okno, v kterém je možné zadefinovat předpoklady pro odezvy přiřazené k dané události.

Předpoklady je možné vybírat z nové tabulky Approval History.

Potom odezva

Nastavují se odezvy (co se má stát) pro danou událost, když jsou splněny podmínky podle Předpokladu.

Odezev pro danou událost může být několik. Odezvu je možné zadefinovat/upravit po kliknutí na do pole Potom odezva:

• Přidat omezení záznamu

  • Odezva zablokuje nabídku a související entity (předmět, kalkulační vstupy, pojistky, služby, detaily služeb, cena a výbava předmětu, zabezpečení předmětu, smluvní nájezd) vůči změnám. Nabídku teda není možné změnit, je jí možné ale kopírovat. Na dané odezvě se nedají nastavit další parametry v záložce Možnosti pro vybranou odezvu

• Vytvořit požadavek ke schvalování

  • Pro záznam používající typ schvalovatele Skupina uživatelů workflow a Kód skupiny uživatelů workflow – táto odezva vytvoří požadavek ke schvalování (položku schvalování) podle nastavění v Možnosti pro vybranou odezvu:

    • Výpočet data platnosti

      • Je možné zadefinovat datum platnosti dané odezvy (tzn. do jakého termínu má být schválen). Po uplynutí data platnosti bude požadavek upomínán (vypršelé požadavky, viz dál). Pokud prázdné, požadavek na schválení má automaticky platnost v den vzniku (tzn. 24.00h času).

    • Delegovat po

      • Je možné nestavit po jakém čase má být požadavek na schválení delegován

    • Typ schvalovatele

      • Je možné nastavit typ schvalovatele (Prodejce/Nákupčí, Schvalovatel, Skupina uživatelů workflow). V tomto případě = Skupina uživatelů workflow

    • Kód uživatelské skupiny workflow

      • Pro Typ schvalovatele je možné nastavit, která uživatelská skupina worklflow má daný požadavek schvalovat. Tzn. odezva vytvoří položku schvalování pro každého člena skupiny

• Zaslat požadavek ke schvalování pro záznam a vytvořit upozornění

  • Systém po vytvoření požadavku na schválení vytvoří Položku upozornění a tyto položky odešle mailem jednotlivým schvalovatelům

• Nastavit stav na Odesláno

  • Nastaví Approval Status = Sent v tabulce Approval History na daném řádku

II. Druhý řádek

Když událost

• Požadavek ke schvalování byl schválen

  • Co se má stát, pokud je požadavek schválen

Předpoklad

• Always

  • Pokud bude požadavek schválen, odezvy budou provedeny vždy

Odezva

• Odstranit omezení záznamu

  • Odblokuje nabídku i související entity vůči změnám

• Nastavit stav produktové výjimky na Approved

  • Nastaví Approval Status na Approved na daném řádku v Approval History

• Schválit požadavek ke schvalování pro záznam

  • Nastaví stav Approved na položce schvalování a odešle upozornění žadateli a ostatním schvalovatelům o schválení

III. Třetí řádek

Když událost

• Požadavek na schválení nabídky byl zamítnut

  • Co se má stát, pokud bude požadavek zamítnut

Předpoklad

• Always

  • Pokud bude požadavek zamítnut, odezvy budou provedeny vždy

Odezva

• Odstranit omezení záznamu

  • Odblokuje nabídku i související entity vůči změnám

• Nastavit stav produktové výjimky na Rejected

  • Nastaví Approval Status na Rejected na daném řádku v Approval History

• Schválit požadavek ke schvalování pro záznam a vytvořit upozornění

  • Nastaví stav Rejected na položce schvalování a odešle mailové upozornění žadateli a ostatním schvalovatelům ve skupině o zamítnutí

IV. Čtvrtý řádek

Když událost

• Požadavek na schválení nabídky byl zrušen

  • Co se má stát, pokud je požadavek o schválení zrušen žadatelem

  • Uživatel na kartě Approval Detail anebo z přehledu Approval History spustí tlačítkem Cancel Appoval

Předpoklad

• Always

  • Pokud bude požadavek zrušen, vždy budou provedené odezvy

Odezva

• Odstranit omezení záznamu

  • Odblokuje nabídku i související entity vůči změnám

• Stornovat požadavek ke schvalování pro záznam a vytvořit upozornění

  • Nastaví stav Canceled na položce schvalování a odešle mailové upozornění schvalovatelům ve skupině o zrušení

• Nastavit stav produktové výjimky na Canceled

  • Nastaví Approval Status na Canceled na daném řádku v Approval History.