Zásobník Fakturačního interface

Importem datových vět naplnil systém zásobník fakturačního interface, kde probíhají kontroly chyb.

V „Přehledu zásobníku fakturačního interface“ je seznam všech importovaných dávek.

Nad přehledem zásobníku fakturačního interface lze přes Proces spustit importy. Funkci „K párování“ nebo „Aktualizovat řádky“ je možné spustit také nad více řádky.

Hlavička zásobníku fakturačního interface

• Kód původ (Source Code)

  • Systém vyplnil dle nastavení ve fakturačním interface

• Číslo dávky (Batch ID)

  • Systém plní dalším pořadovým číslem v rámci kódu původu

• Číslo dodavatel (Vendor No.)

  • Zadal uživatel v dialogovém okně při spuštění importu

• Číslo faktury dodavatele (Vendor Invoice No.)

  • Zadal uživatel v dialogovém okně při spuštění importu

• Zúčtovací datum (Posting Date)

  • Zadal uživatel v dialogovém okně při spuštění importu

• Datum vyrovnání DPH (VAT Date)

  • Systém vyplní dle data vystavení dokladu uvedeného v datové větě

• Typ zpracování (Type of Processing)

  • Plní systém z fakturačního interface – pole typ zpracování

• Název souboru (Data Filename)

  • Soubor, který uživatel zvolil při importu

• ID souboru (File ID)

  • Další pořadové číslo vzniklého souboru (číslo souboru se používá pro oblast PREZ a PHM)

Hlavička obsahuje kromě identifikačních údají pole:

• Celková částka dávky

  • Kalkulované pole částek ze všech řádků dávky

• Počet měkkých chyb

  • Kalkulovaný počet řádků s měkkou chybou

    • Stav zpracování = chyba

    • Kód stavu = 400

• Počet tvrdých chyb

  • Kalkulovaný počet řádku s tvrdou chybou

    • Stav zpracování = chyba

    • Kód stavu = 300

• Počet akceptovaných chyb

  • Kalkulovaný počet řádků s akceptovanými měkkými chybami.

  • Tvrdé chyby akceptovat nelze.

• Počet varování

  • Kalkulovaný počet řádků s varováním „Existuje více předmětů financování“ na dané VIN

  • Varování nebrání dalšímu zpracování a nemá vliv na stav zpracování

Podle Kódu původ (Source Code), nastaveného ve Fakturační interface pro datové věty, uživatel pozná, o jaký typ datové věty jde.

Kliknutím na řádku lze otevřít kartu, která obsahuje hlavičku a řádky.

V hlavičce jsou důležité údaje za dávku (fakturu) z datové věty. Rozkliknutím kalkulovaného pole s počtem měkkých nebo tvrdých chyb, akceptovaných chyb či varováním, systém otevře přehled řádků, které tento počet tvoří.

Řádky zásobníku fakturačního interface

V řádcích jsou údaje z jednotlivých položek datové věty. Řádky obsahují i případné chybové hlášky.

Důležitá pole řádku zásobníku fakturačního interface pro datové věty přezouvání:

• Interní číslo dokladu (Internal Doc. No.)

  • Číslo dokladu, které zadal uživatel při spuštění Importu pneuservis

• Popis (Description)

  • Popis z datové věty

• Schvalovací číslo (Maint.permission Approval No.)

  • Pokud bylo uvedeno v datové věty, systém jej vyplní hned při importu (to je sloupec 5=E). Na základě schvalovacího čísla hledá povolenku a údaje jako číslo předmětu financování, číslo smlouvy, VIN vezme z dohledané povolenky

  • Pokud nebylo uvedeno a systém dohledal předmět financování na základě registračního čísla vozidla a podle limitu na typu služby může pro daný řádek založit povolení servisu, po založení doplní číslo schválení doplní číslo schválení nově vzniklé povolenky i do řádku zásobníku. Pokud by došlo např. ke smazání nezaúčtované nákupní faktury, systém spolu s ní odmaže i číslo schválení z daného řádku.

  • Pokud bylo uvedeno v datové větě a je chybné, uživatel zde může opravit a systém hledá povolenku znovu, jako při importu

• Registrační číslo vozidla (Car Licence No.)

  • Systém plní při importu z datové věty (to je sloupec 3=C)

  • Pokud uživatel odhalil špatně zadané registrační číslo vozidla v datové větě, může zde editovat. Při změně je však potřeba vymazat hodnoty v polích Číslo karosérie VIN, Číslo předmětu financování a Číslo smlouvy, aby došlo ke smazání dimenze smlouva (je důležité pro účtování nákupní faktury). Pak po zadání registračního čísla vozu systém znovu dohledává předmět a v případě úspěchu doplní VIN, číslo předmětu i číslo smlouvy a dimenzi smlouvy a provede kontroly dle šablony.

• Číslo karosérie VIN (VIN)

  • Systém vyplní při importu z dohledaného předmětu financování

• Výrobní číslo (Seriál Number)

  • Systém vyplní při importu z dohledaného předmětu financování

• Číslo předmět financování (Financed Object No.)

  • Systém vyplní při importu při dohledání předmětu financování

• Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)

  • Systém vyplní při importu při dohledání předmětu financování

• Varování (Notice)

  • Příznak, že k danému registračnímu číslu vozidla systém nalezl více smluv. Uživatel zkontroluje vyhovující smlouvy a může sám zvolit

• Varování popis (Notice Description)

  • Text varování – Existuje více předmětů financování

• Datum objednání (Order Date)

  • Datum vydání (to je sloupec 8=I) z importovaného věty

• Datum splatnosti (Due Date)

  • Datum splatnosti (to je sloupec 7=G) z importovaného věty

• Datum DPH (VAT Date)

  • Datum zdanitelného plnění (to je sloupec 6=F) z importovaného vět

• Číslo externího dokladu (External Document No.)

  • Číslo dodacího listu z importované věty

• Druh služby (Service Kind)

  • Systém vyplní na základě mapování kódu zboží v importované větě a příslušné šablony

• Typ služby (Maintnance Type Code)

  • Systém vyplní na základě mapování kódu zboží v importované větě a příslušné šablony

• Kód údržby (Maintnance Code)

  • Systém vyplní na základě mapování kódu zboží v importované větě a příslušné šablony

• Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)

  • Systém vyplní na základě mapování kódu zboží v importované větě a příslušné šablony

• Stav tachometru (Odometer Status)

  • Stav tachometru i importované věty (to je sloupec 4=D)

• Období pneumatik (Tire Season)

  • Má význam u nákupu pneu. Systém vyplní na základě mapování kódu zboží v importované větě a příslušné šablony

• Kód značky pneu (Tire Make Code)

  • Popis značky z importované věty (to je sloupec 13= M) systém hledá v číselníku značek pneu v popisu a pokud najde, doplní kód značky z číselníků

• Množství (Quantity)

  • Počet kusů v importované větě (to je sloupec 14=N)

• Částka (Amount)

  • Násobený počet kusů s prodejní cenou bez DPH za položku (to je sloupec 17=Q) z importované věty

• Sleva % (Discount %)

  • Sleva z importované věty

• Stav zpracování (Processing Status)

  • Nový

    •  v případě, že při importu nenastala chyba

    • nebo měkká chyba byla akceptovaná a následně byla spuštěna funkce Aktualizovat řádk

  • Zpracováno

    • Po vytvoření nákupní faktury

  • Chyba

    • V případě chyby při importu nebo dalším zpracování

• Kód stavu (Status Code)

  • Stavu Nový odpovídá kód stavu 100

  • Stavu Zpracováno odpovídá kód stavu 200

  • Pro stav zpracování chyba jsou dva kódy

    • 400 je měkká chyba

    • 300 je tvrdá chyba

• Akceptuji chybu (Error Accepted)

  • Měkkou chybu může uživatel označit a systém pak při dalším zpracování tento řádek neověřuje

• Chybová zpráva (Error Message)

  • Systém používá pro popis případných chyb

  • Pro jeden řádek může být při kontrolách odhaleno i několik chyb. Proto systém používá více polí pro chybovou zprávu

• Typ zpracování (Type of Processing)

  • Vyplní systém při importu dle nastavení na fakturačním interface – v případě importu přezouvání = „Povolení servisu“

• Refakturovat (Reinvoice)

  • Pole je určeno pro řádek z datové věty, ze kterého bude systém zakládat nový řádek povolenky

  • Systém doplní při importu datové věty po dohledání předmětu financování a smlouvy, případně po dohledání schvalovacího čísla, podle služby na smlouvě

    • Zda je služba platná na smlouvě v dané období

    • Zda není zatrženo na službě smlouvy pole Refakturovat

  • Uživatel může v případě řádků, které systém bude vytvářet z datové věty do povolenky, zatržítko změnit, ale musí změnu zadat před vytvořením automatického řádku, to je před spuštěním funkce K párování. Systém pak vytvoří řádek dle zadání uživatele.

• Částka k refakturaci (Amount To Reinvoice Excl. VAT)

  • Pole je určeno pro řádek z datové věty, ze kterého bude systém zakládat nový řádek povolenky

  • Výchozí hodnota je 0. Uživatel může v případě řádku povolenky tvořeného z datové věty vyplnit částku v případě, že chce přefakturovat na zákazníka jen část nákladu, ale musí změnu zadat před vytvořením automatického řádku

• ID souboru (File ID)

  • Identifikace importovaného souboru je přiděleno při importu

Poznámka ke skrytému poli Orig. Maint.Approval No.

Poznámka: Číslo schválení se při importu datové věty ukládá na řádku zásobníku do dvou polí “Maint.Approval No" a “Orig.Main.Approval No”. Je to kvůli tomu, pokud by se nenašlo číslo schválení uvedené v datové větě, ale předmět financování se najde a částka odpovídá limitu na typu služby. V tomto případě systém vytvoří nové povolení servisu s novým číslem schválení a propíše jej do pole “Maint.Approval No”. V poli “Orig.Main.Approval No” zůstává číslo schválení z importu pro případ, že by došlo ke smazání nezaúčtované nákupní faktury a systém vracel stav dávky před vytvořením faktury.

Pokud je v dávce měkká chyba, kterou uživatel akceptuje, označí řádek s chybou Akceptuji chybu a systém tento řádek při dalších kontrolách přeskakuje. Akceptovat lze pouze měkké chyby.

Pokud je chyba způsobena neúplným nastavením, uživatel doplní nastavení a spustí funkci Aktualizovat řádky.

Pokud systém zakládá povolenku (řádek povolenky) automaticky na základě nastavení na základě částky limitu pro typ služby, pro kontrolu pole Refakturovat, zda je služba platná bere poslední den měsíce dle Data zdanitelného plnění z datové věty. Pokud je v datové větě tento datum prázdný, systém vezme poslední den minulého měsíce.

Funkce Aktualizovat řádky

Po stisknutí tlačítka Aktualizovat řádky systém kontroluje hodnotu pole Batch status. Pokud je hodnota pole Batch status = Zpracováno, pak je zobrazena hláška „Aktualizace řádků není ve stavu Zpracováno možná.“ Pokud je hodnota pole jiná než Zpracováno, pak systém znovu prochází a kontroluje řádky. Akceptované chyby nekontroluje, ale nastaví na nich „stav zpracování“ na Nový.

V ostatních řádcích provádí kontroly. Pokud v řádcích už chyba nenastala, změní v řádcích dávky „stav zpracování“ na Nový.

Pokud by při vytváření nákupního dokladu systém narazil na chybu (např. chybějící nastavení účtu), zapíše chybu do zásobníku. Aktualizovat řádky nastaví Nový i na tyto řádky, aby uživatel po donastavení nemusel dávku mazat, ale mohl znovu spustit zpracování.

Dávka je připravena ke dalšímu zpracování, když jsou všech řádky ve stavu zpracování „Nový“:

 Funkce Zpracovat

Pokud dávka neobsahuje chyby, nebo případné měkké chyby byly akceptovány a uživatel po akceptaci aktualizoval řádky, pak jsou řádky ve stavu zpracování Nový.

Uživatel může spustit funkci Zpracovat.

Systém znovu kontroluje dávku i účetní náležitosti nastavené na „dodavateli“ a vytváří nezaúčtovanou nákupní fakturu. Vytváří také případné rozdílové řádky do příslušných povolenek dle čísla schválení na řádku datové věty.

Pokud datová věta obsahovala řádek, který neměl číslo schválení, ale systém dle „registrační značky vozu“ dohledal smlouvu o financování, daná služba byla na smlouvě a částka na řádku je v rámci limitu nastaveného na typu služby, systém automaticky vytvoří dodatečné povolení servisu k dané částce. Nastavení je podle „šablony fakturačního interface“ pro dané zboží z „mapování fakturačního interface“ a limitu pro „typ služby“ uvedený v šabloně (nastavení propisuje i do příslušných řádků zásobníku fakturačního interface).

Povolenky vytvořené automaticky na základě datové věty (např. skladování pneu) a jsou označeny „vytvořeno dávkovou úlohou“ (skryté pole) a mají „číslo dávky“.

Číslo nezaúčtované nákupní faktury propíše na příslušné řádky povolení servisu.

Příklad zpracování dávky

Na předmět OL1700112_01 (SPZ DS001GE) uživatel zadal  povolenku SE00064 s čísla schválení TS00024 pouze s řádkem na nákup pneumatik s nákupní cenou 5400,-

Přišla datová věta k danému vozu.

• Číslo schválení TS00024 obsahuje dva řádky. Pneumatiky jsou za 5450 a navíc je Výměna.

• Číslo schválení TS00028 neexistuje – číslo schválení je špatné, ale SPZ je správná

• Poslední řádek je bez čísla schválení, ale SPZ je správná, dohledá smlouvu

Po zpracování dávky systém doplnil čísla schválení z nově vytvořených povolenek pro řádek 3 a 4

Pro řádek 3 má ve skrytém poli „Originální číslo schválení“ schované původní číslo z datové věty.

V posledním řádku je „Originální číslo schválení“ prázdné, protože v datové větě nebylo.

Na předmětu vznikly zpracováním nové dvě povolenky s číslem schválení TS00025 a TS00026:

Na původní povolence SE00064 s číslem schválení TS00024 vznikly dva nové řádky:

• Řádek je původní

• Řádek je VYMENA z datové vět

• Řádek je rozdílový – rozdíl mezi schválenou nákupní cenou 5400,- a nákupní cenou v datové větě 5450,-. Rozdíl je do limitu na typu služby Pneu

Do řádků je vepsáno číslo nákupní faktury.

Příklad smazání nezaúčtované nákupní faktury vytvořené dávkou

Nákupní faktura je nezaúčtovaná a dovolí smazat.

Do řádků zásobníku se vrátil stav před Zpracováním.

Systém vrátil z originálu schvalovací čísla povolenek, jak bylo uvedeno v datové větě.

A řádky zásobníku mají stav Nový – to je stav před Zpracováním..

Smazány byly také automaticky založené řádky k původní povolence.

Z řádku povolenky bylo odmazáno číslo nákupní faktury.

Historie zpracovaných datových vět

Po vytvoření nákupní faktury se záznam zapíše do Historie zpracovaných vět

Záznamy do historie zpracovaných vět jsou pouze z oblasti pneuservisu. (Netýká se datových vět z PHM.)

Takže číslo nezaúčtované nákupní faktury je propsáno jak do řádků jednotlivých povolenek, kterých se datová věta týkala, tak do historie zpracovaných datových vět.

Po zaúčtování nákupní faktury záznam v historii zůstává.