Page Comparison

The description applies generally to all types of financial settlements, with or without contracts.

The following functions are available on the list of financial settlements (opened from the contract by clicking on the Financial settlement) or the FIV tab:

Financial Settlement Overview:

• Card

  • Opens the financial settlement card that is entered on the Financial Settlement Type field on the Object No. tab.

  • Because multiple cards are used, double-clicking does not allow you to open a card.

Financial Settlement Card:

• Update

  • By pressing the button, the OC calculates/updates the calculation of FIV fields according to the current contract status, and only if Financial Settlement Status=New. If the FIV has a different Status, the OC will display the message "Update cannot be performed."

  • It is always necessary to recalculate/update the FIV if the user manually edits a field that enters the calculation of another field or the calculation of the total FIV amount

  • The system recognizes if the user has manually overwritten the value of an editable field. After pressing the Update System button, the value of the user-changed field will no longer be recalculated back to the value calculated by the system, but will keep the value that was changed manually by the user

• Approve

  • By pressing the button, the system will change the FIV status to Approved, and only if Financial Settlement Status = New. If the FIV has a different status, the OC will display the message "The status cannot be changed."

  • Completes the Approval Date only if it has not been manually completed before. Note: It will not fulfill the approver.

  • in this state, it is no longer possible to change FIV values/amounts. In case the FIV needs to be updated after approval, the user must create a new FIV

• Release

  • When the button is pressed, the system performs the following checks and actions:

  • If Contract Type = Single Subject:

    • whether it already exists for the FIV Financing Contract in the Issued status. If:

      • Yes

        • displays a message that a posted FIV already exists for the contract and stops the FIV status change process

      • No

        • Proceeds to the next check

      • The system searches the API table for Fin. Settlement Type, the Decisive Field field after invoicing. The system checks this field on the financial settlement card to see if it is negative or positive and decides accordingly whether to create a Document Type, Credit Memo or Invoice. If it is:

        • "minus" – creates a credit memo header (Credit Memo document type)

        • "plus" – creates an invoice header (Document type: invoice)

        • Zero – the system presents the user with a dialog box warning about the zero decisive field and the option to select the action to follow:

        • EN: The decisive field for invoicing is 0.

        • Do you wish:

          • Cancel Release

          • Default when the dialog box is displayed

          • The system cancels the issuance of the financial settlement

          • Release without invoicing (Release without Invoicing)

          • The system changes the financial settlement status to Released without issuing an invoice or credit note

          • Release and create Invoice

          • The system changes the financial settlement status to Released and creates an invoice

          • Release and Create Credit Memo

          • The system changes the financial settlement status to Released and creates a credit memo

      • The user has the option to mark only one of the above options

      • At the bottom of the dialog box, there are options:

        • OK

          • To run the selected action

        • Cancel

          • To terminate the issuance of a financial settlement

    •  When creating a document header, the OneCore Settings check the new Include To Consolidated Invoice field.

      • if it is YES, the system will turn on BLG For Consolidation (79272) YES on the document header in the field

      • if it is NO, it will leave the BLG For Consolidation (79272) field at NO.

    • Next, on the header of the document, they fill in the contract number, FIV number, standard fields.

    • Subsequently, it will cycle through the FIV array to find an array that:

      • It is <>0 and

      • has the Invoice Code set in the Financial Settlement Field Setup. items, the system will search according to the created document type (Invoice/Credit Memo see point 1.) in the Standard Code. Sales for Invoice or Standard Code. Sales for Credit Memo. If it also finds the field, it will be included in the invoice/credit note. The system creates records in invoice/credit note lines regardless of whether they are positive or negative. 

Note: if the Decisive field is positive, i.e. the system creates a Document Type invoice, the system creates items in the invoice lines regardless of whether they are positive or negative. This certainly applies to credit memos, i.e. if the decisive field is negative, the system creates a Document Type Credit Memo, but there can be both positive and negative lines in invoice lines.

Note 2: If a credit note is created, you will need to rotate the signs. The decisive field has a value of <0, but in the credit memo the resulting field should be plus. I.e. it will be necessary to rotate the signs on the credit note entries.

• After swiping through the financial settlement fields and filling in the invoice/credit note lines that are on the document header To consolidate:

  • YES – the system creates an unposted document with this flag

  • NO – it goes to OneCore Settings, checks the Fin. Settlement Invoice Automatic Posting field and if A, it runs the standard functionality for posting the document.

• If Contract Type = Multiple Subject: whether it already exists for the given financed object in the Issued status. If:

  • Yes

    • displays a message that a posted FIV already exists for the contract and stops the FIV status change process

  • No

    • Proceeds to the next check

  • Checks if the FIV is in the Approved status. If:

    • No

      • The OC displays a message that the FIV must be in the approved status and stops the change of status

    • Yes

      • Contract Type=Single Subject: checks if the detailed status of the financing contract from which the FIV is created is the same as the detailed status from the DET Code field. status for issue from the Financial Settlement Types table, according to the type of FIV posted. Ak na Type FIV není zad no det. status, displays an error message and stops the process (i.e. it is not possible to issue unless any detailed status is entered). If:

        • No

          • The OC displays an error message and does not allow you to continue:

        • Yes

          • Ide for further review

      • Contract Type=Multiple Subject: the detailed status of the contract is not checked against the det code. status for release from the Fin. Settlement Types table.

  • Checks to see if a Standard Sales Code is entered on the Financial Settlement Type. If:

    • No

      • It displays the info message "The Financial Settlement Type does not have a Standard Sales Code, create invoices manually." Once confirmed, the FIV status can be changed to Issued.

    • Yes

      • Creates an FIV invoice (never a credit memo) according to the Standard Sales Code on Financial Settlement Type by adding to this invoice the invoice entries that are set on Standard Sales Code and in the Financial Settlement Field Setup table (Invoicing Entry Codes)

        • Note: the user then checks this invoice, then posts it manually from the financing contract (Unposted Individual Invoices overview). Subsequently, after posting, it is squeezed out and attached to the FIV.

      • Checks if the Credit Memo Invoicing Entry Type Code exists in OneCore Settings

        •  If it does not exist, all items will be included in the invoice

        •  If it does not exist, it checks the value of the item in the financial settlement:

          • If it has a value = 0 (empty), it will not be included in the invoice or in the credit memo

          • If it has a value of > 0 (i.e. plus), it will be included in the invoice

          • If it has a value of < 0 (i.e. it is minus), this item will not be included in the invoice, but will create a sales credit memo according to the Stand Code. sales for credit memo from OC setup.

          • When a credit memo is created, reverses the sign so that there is no minus value in the credit memo.

          • After creating an invoice/credit note, it displays a message like after creating an invoice "Credit memo has been created..."

            Image Removed

          • If it does not find the code stand. Sales for a credit memo, it displays an error message, it does not create either an invoice or a credit note. After confirmation, it closes the message.

            Image Removed

      • Posts FIV invoice/credit note if Fin. Settlement Invoice Automatic Posting (325)=A is set in OneCore Settings (Financial Settlement tab).

        •  Note: the system posts this invoice immediately, i.e. the user does not have the opportunity to check it before posting. Subsequently, they have to push it out (e.g. from the list of posted invoices).

      • OC changes the FIV status to Issued, i.e. the FIV is posted and it is not possible to change any data or the FIV status to less than Issued

• Cancel

  • By pressing the button, the system will change the FIV status to Canceled only if Financial Settlement Status = New, Approved or Issued. If the FIV has a different status, the OC will display the message "The status cannot be changed."

  • the user changes the status of the FIV to Canceled if the FIV has already been posted (status Issued), but for some reason it is incorrect (should not have been issued, incorrect data, etc.). Also in the case if he wants to abolish the FIV in Status New or Approved without their deletion.

    • Note: Cancellation of invoices related to financial settlement must be done manually by the user. These cases are very rare, and invoices may already be paid, when it is not possible to cancel the document without evaporation.

• Object Leveling

  • Description in the chapter on the multi-subject contract

  • The button is only on the Financial Settlement tab for contracts without services.

• Create Individual Invoice

  • It allows the user to create an individual invoice for the given contract (similar functionality on the Financing Contract card).

  • After running the function, the wizard for creating an individual invoice opens (see Invoicing Sales).

Remove

...

Popis platí obecně pro všechny typy finančního vypořádání, pro smlouvy se službami i bez.

Na přehledu finančních vypořádání (otevírá se ze smlouvy tlačítkem Finanční vypořádání) resp. kartě FIV jsou k dispozici následující funkce:

Přehled finanční vypořádání:

• Karta

  • Otevírá kartu finančního vypořádání, která je zadána na Typu finančního vypořádání v poli Číslo objektu kartu.

  • Protože se využívá více karet, dvojklikem není možné otevírání karty.

Karta finančního vypořádání:

• Aktualizovat

  • stisknutím tlačítka provede OC výpočet/aktualizaci výpočtu polí FIV podle aktuálního stavu smlouvy, a to pouze tehdy ak je Stav finančního vypořádání=Nové. Ak FIV má jiný Stav, OC zobrazí hlášku „Aktualizaci není možné vykonat.“

  • FIV je nutné přepočítat/aktualizovat vždy, pokud uživatel ručně provede editaci pole, které vstupuje do výpočtu jiného pole nebo do výpočtu celkové částky FIV

  • systém rozpozná, pokud uživatel ručně přepsal hodnotu editovatelného pole. Po stisku tlačítka Aktualizovat systém již hodnotu uživatelem změněného pole nepřepočítá zpět na systémem vypočítanou hodnotu, ale ponechá hodnotu, kterou změnil ručně uživatel

• Schválit

  • stisknutím tlačítka provede systém změnu stavu FIV na Schválené, a to pouze tehdy, ak je Stav finančního vypořádání=Nové. Ak FIV má jiný stav, OC zobrazí hlášku „Stav není možné změnit.“

  • Doplní Datum schválení pouze tehdy ak to nebylo předtím doplněné ručně. Pozn:  Schvalovatele plnit nebude.

  • v tomto stavu už není možné měnit hodnoty/částky FIV. V případě, že je potřeba FIV aktualizovat po schválení, uživatel musí vytvořit nové FIV

• Vydat (Release)

  • Po stlačení tlačítka systém vykoná následovné kontroly a kroky:

  • Pokud je Typ smlouvy=Jednopředmětová:

    • zda již existuje pro danou smlouvu o financování FIV ve stavu Vydané. Pokud:

      • Ano

        • zobrazí hlášku, že pro danou smlouvu již existuje zaúčtované FIV a proces změny stavu FIV zastaví

      • Ne

        • Pokračuje na další kontrolu

      • systém vyhledá v tabulce API Fin. Settlement Type, pole Rozhodné pole po fakturaci. Toto pole systém zkontroluje na kartě finančního vypořádání, či je negativní anebo pozitivní a podle toho se rozhodne, či ide vytvořit Typ dokladu dobropis anebo fakturu. Pokud je:

        • „mínus“ – vytvoří hlavičku dobropisu (Typ dokladu dobropis)

        • „plus“ – vytvoří hlavičku faktury (Typ dokladu faktura)

        • nula – systém zobrazí uživateli dialogové okno s upozorněním na nulové rozhodné pole a možností vybrat akci, která má následovat:

        • CZ: Rozhodné pole pro fakturaci je 0.

        • Přejete si:

          • Přerušit vydání (Cancel Release)

          • Default při zobrazení dialogového okna

          • Systém zruší vydání finančního vypořádání

          • Vydat bez fakturace (Release without Invoicing)

          • Systém změní stav finančního vypořádání na Released bez vystavení faktury anebo dobropisu

          • Vydat a vytvořit fakturu (Release and create Invoice)

          • Systém změní stav finančního vypořádání na Released a vytvoří fakturu

          • Vydat a vytvořit dobropis (Release and Create Credit Memo)

          • Systém změní stav finančního vypořádání na Released a vytvoří dobropis

      • Uživatel má možnost označit pouze jednu z výše uvedených možností

      • V spodní části dialogového okna jsou volby:

        • OK

          • Pro spuštění vybrané akce

        • Zrušit (Cancel)

          • Pro ukončení vydání finančního vypořádání

    •  Při vytváření hlavičky dokladu kontroluje v Nastavení OneCore nové pole Zahrnout do konsolidované faktury (Include To Consolidated Invoice),

      • ak bude YES, systém na hlavičce dokladu v poli propne BLG For Consolidation (79272) YES

      • ak bude NO, ponechá pole BLG For Consolidation (79272) na NO.

    • Dále na hlavičce dokladu vyplní číslo smlouvy, číslo FIV, standardní pole.

    • Následně bude procházet pole FIV, ak najde pole, které:

      • Je <>0 a

      • má nastavené v Nastavení polí finančního vypořádání Kód faktur. položky, systém bude hledat podle vytvořeného typu dokladu (Faktura/dobropis viď bod 1.) v Kóde stand. prodeje pro fakturu anebo Kóde stand. prodeje pro dobropis. Ak také pole najde, zařadí ho do faktury/dobropisu. Systém v řádcích faktury/dobropisu vytváří záznamy bez ohledu, či sú kladné anebo záporné. 

Pozn. ak je Rozhodné pole kladné, tj. systém vytvoří Typ dokladu fakturu, systém vytváří položky v řádcích faktury bez ohledu, či sú kladné anebo záporné. To jisté platí aj pro dobropis, tj. ak bude Rozhodné pole záporné systém vytvoří Typ dokladu dobropis, ale v řádcích faktury můžou být kladné aj záporné řádky.

Pozn.2: ak se vytvoří dobropis, bude třeba otáčet znaménka. Rozhodné pole má hodnotu <0 ale v dobropise by mělo být výsledné pole plusové. Tzn. bude třeba otáčet znaménka aj na položkách dobropisu.

• Po přejetí polí finančního vypořádání a naplnění řádků faktury/dobropisu, ak je na hlavičce dokladu Ke konsolidaci:

  • ANO – systém vytváří nezaúčtovaný doklad s tímto příznakem

  • NE – pozře se do Nastavení OneCore , na pole kontroluje pole Fin. Settlement Invoice Automatic Posting a pokud A, spouští standardní funkcionalitu na zaúčtovaní dokladu.

• Pokud je Typ smlouvy=Více předmětová: zda již existuje pro daný předmět financování ve stavu Vydané. Pokud:

  • Ano

    • zobrazí hlášku, že pro danou smlouvu již existuje zaúčtované FIV a proces změny stavu FIV zastaví

  • Ne

    • Pokračuje na další kontrolu

  • Zkontroluje, zda je FIV ve stavu Schválené. Pokud:

    • Ne

      • OC zobrazí hlášku, že FIV musí být ve stavu schválené a změnu stavu zastaví

    • Ano

      • Typ smlouvy=Jednopředmětová: zkontroluje, zda je detailní stav smlouvy o financování, ze které je FIV vytvořeno shodné s detailním stavem z pole Kód det. stavu pro vydání z tabulky Typy fin. vypořádání, dle typu účtovaného FIV. Ak na Type FIV není zadaný žádný det. stav, zobrazí error hlášku a proces zastaví (tzn. není možné vydat ak není zadaný žádný det. stav). Pokud:

        • Ne

          • OC zobrazí chybou hlášku a dál nedovolí pokračovat:

        • Ano

          • Ide na další kontrolu

      • Typ smlouvy=Více předmětová: detailní stav smlouvy nekontroluje vůči Kód det. stavu pro vydání z tabulky Typy fin. vyrovnaní.

  • Zkontroluje, či na Type finančního vypořádání je zadaný Kód standardního prodeje. Pokud:

    • Ne

      • Zobrazí info hlášku „Typ finančního vypořádání nemá Kód standardního prodeje, faktury vystavte ručně.“ Po potvrzení jde změnit stav FIV na Vydané.

    • Ano

      • Vytvoří fakturu (nikdy ne dobropis) FIV podle Kódu standardního prodeje na Type finančního vypořádání tak, že do této faktury doplní fakturační položky nastavené na Kóde standardního prodeje a v tabulce Nastavení polí finančního vypořádání (Kódy fakturačních položek)

        • Pozn.: uživatel tuto fakturu následně zkontroluje, potom zaúčtuje manuálně ze smlouvy o financovaní (přehled Nezaúčtované individuální faktury). Následně po zaúčtovaní vytlačí a přiloží k FIV.

      • Zkontroluje či v Nastavení OneCore existuje Kód typu fakturační položky dobropisu

        •  ak neexistuje, všechny položky zahrne do faktury

        •  ak neexistuje, zkontroluje hodnotu dané položky ve finančním vyrovnaní:

          • Ak má hodnotu = 0 (prázdna), nezahrne do faktury ani do dobropisu

          • Ak má hodnotu > 0 (tzn. plusová), zahrne do faktury

          • Ak má hodnotu < 0 (tj. je mínusová), tuto položku do faktury nezahrne ale vytvoří prodejný dobropis podle Kódu stand. prodeje pro dobropis z Nastavení OC.

          • Při vytvoření dobropisu otočí znaménko tak aby v dobropise nebyla mínusová hodnota.

          • Po vytvoření faktury/dobropisu zobrazí hlášku jako po vytvoření faktury „Byl vytvořený dobropis...)

            Image Added

          • Pokud nenajde Kód stand. prodeje pro dobropis, zobrazí error hlášku, nevytvoří ani fakturu ani dobropis. Po potvrzení hlášku zavře.

            Image Added

      • Zaúčtuje fakturu/dobropis FIV, pokud v Nastavení OneCore (záložka Finanční vypořádání) je Automatické účtovaní faktury fin. vypořádání (325)=A

        •  Pozn.: systém tuto fakturu už rovno zaúčtuje, tzn. uživatel ji už nemá možnost zkontrolovat před zaúčtováním. Následně ji musí vytlačit (např. z přehledu zaúčtovaných faktur)

  • V případě, že jde o finanční vypořádání s Leasing s dodáním zboží = Ano, kontroluje, zda ke smlouvě existuje zaúčtovaný dobropis pro zůstatek daňové povinnosti. Pokud:

    • Ano

      • Pokračuje dál

    • Ne

      • Vygeneruje dobropis na částku uvedenou v poli Závazek z vystaveného dobropisu k DPH a zaúčtuje ho

  • OC změní stav FIV na Vydané, tj. FIV je zaúčtované a nelze už měnit žádné údaje ani stav FIV na menší než Vydané

• Stornovat

  • stisknutím tlačítka provede systém změnu stavu FIV na Stornované, a to pouze tehdy, ak je Stav finančního vypořádání=Nové, Schválené anebo Vydané. Ak FIV má jiný stav, OC zobrazí hlášku „Stav není možné změnit.“

  • uživatel změní stav FIV na Stornované v případě, že FIV bylo již zaúčtované (stav Vydané), ale z nějakého důvodu je nesprávné (nemělo být vystaveno, nesprávné údaje atd.). Taktéž v případě, ak chce zrušit FIV ve Stave Nové anebo Schválené bez jich výmazu.

    • Pozn.: storno faktur souvisejících s finančním vyrovnáním musí uživatel vykonat ručně. Tito případy sú jednak velmi zřídkavé, jednak faktury už můžou být aj uhrazené kdy není možné doklad bez odparovaní stornovat.

• Vyrovnaní předmětu

  • Popis v kapitole k více předmětové smlouvě

  • Tlačítko je pouze na kartě finančního vypořádání pro smlouvy bez služeb.

• Vytvořit individuální fakturu

  • Umožní uživatelovi vytvořit individuální fakturu k dané smlouvě (obdobná funkcionalita na kartě smlouvy o financovaní).

  • Po spuštění funkce se otevře wizard na vytvoření individuální faktury (viz Fakturace prodej).

Odstranit

• Funkce na odstranění FIV je upravená tak, že se dá odstranit FIV pouze v Stave=Nové anebo Schválené (nedají se zmazat Vydané, resp. Zrušené).