Přerušení účetních odpisů

Přerušit účetní odpisy lze dvěma způsoby:

• Uživatelsky

• Dávkovou úlohou pro karty majetku ke smlouvám o financování / předmětu financování.

Aby bylo možné nastavit dobu přerušení účetních odpisů od určitého data, bylo do knihy odpisů přidáno nové pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from).

Pro ukončení přerušení odpisování se používá standardní pole „Odpisy přerušené až do“ (Depreciations Interrupted up to).

Pro výpočet přerušení účetních odpisů „od“ data byla upravena úloha „Výpočet odpisů“ (Calculate Depreciation). Podrobný popis principu úpravy je popsán v kapitole Výpočet odpisů

Na daňové odpisy nemá nové pole pro přerušení odepisování od, ani úprava úlohy Výpočet odpisů žádný dopad.

Uživatelské přerušení účetních odpisů

Uživatelské zadávání datumu pro přerušení účetního odepisování „od“ by mělo být používáno pouze pro karty majetku, které nejsou ke smlouvám o financování / předmětům financování. Tedy pro ostatní karty majetku.

V účetní knize odpisů (Account Depreciation Book) lze do pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) zadat datum, od kterého mají být účetní odpisy pro kartu majetku přerušeny.

Nad polem je kontrola plnění datumu tak, že nelze zadat větší datum, než je v poli „Přerušit odepisování až do“ (Depreciations Interrupted up to).

Nad polem je další kontrola, zda zadané datum nespadá do období, pro které již byly účetní odpisy zaúčtovány. Jestliže je datum vkládáno uživatelsky a kontrola zjistí že zadávané datum spadá do období, pro které jsou již odpisy zaúčtovány, zobrazí se informační okno s dotazem, zda se mají již zaúčtované odpisy odúčtovat:

• Při potvrzení volby Ano (Yes) se navrhnou řádky s částkou zaúčtovaných odpisů za období do Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) a do pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) se zapíše zadávané datum

• Při zvolení volby Ne (No) se „pouze“ zapíše zadávané datum do pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from).

Navržené řádky ve Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) se musí následně uživatelsky zaúčtovat (Post).

Open

Open

Dávková úloha Přerušení účetních odpisů

Tato dávková úloha řeší přerušení účetních odpisů na kartě majetku ke smlouvě o financování / předmětu financování.

Důvody k přerušení účetních odpisů:

• ukončení smlouvy

• krádež

• totální škoda, totální ekonomická škoda.

Pro dávkovou úlohu Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciations) musí být vytvořena Karta dávkové úlohy (Batch Job Card) s Typem dávkové úlohy (Batch Job Type) = DM – Přerušení (FA – Interrupt), ve které se nastavují filtry detailních stavů smlouvy, typy produktu financování a kód knihy odpisů. Podrobný popis nastavení karty je popsán v kapitole Nastavení Finance .

Dle nastavených filtrů v dávkové úloze se dohledá číslo karty majetku (Fixed Asset Card No.) z předmětu financování (Financed Object) z pole Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.).

Úloha nejdříve zkontroluje, zda již v nalezené kartě majetku nejsou zadány podmínky pro přerušení odpisů v účetní knize odpisů, tj. v poli „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) je zadán datum rovný Datumu ukončení (Termination Date) z aktuálně související smlouvy. Dále zkontroluje, zda je zadáno datum v poli “Odpisy přerušené až do” (Depreciations Interrupted up to) a toto datum je menší než Datum ukončení (Termination Date) z aktuálně související smlouvy. Tím se zjistí, že předchozí podmínky pro přerušení odpisů již pominuly a smaže oba datumy, aby mohla nastavit nové podmínky pro přerušení odpisů, tj. do pole “Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) zadá dohledané Datum ukončení (Termination Date) z aktuálně související smlouvy.

Podrobný popis procesu zpracování úlohy je popsán v kapitole Přerušení účetních odpisů | Proces zpracování úlohy

Nové pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) má vliv na správný výpočet účetních odpisů, a to i s ohledem na možné započetí přerušení odpisování zpětně, tj. v období pro které již byly účetní odpisy zaúčtovány. Proto bylo nutné upravit úlohu Výpočet odpisů (Calculate Depreciation). Úprava této úlohy je popsána v kapitole Výpočet odpisů | Účetní odpisy

Ukončení pozastavení účetních odpisů:

• převodem na novou smlouvu. Tento případ řeší nová úloha na kartě předmětu “Převod karty majetku” popsaná v kapitole Úloha Převod karty majetku

• úspěšné vyřešení krádeže – vzhledem k ojedinělému výskytu této situace není v systému řešeno automatické zpracování. Je nutné ruční zpracování. Pole Přerušit odepisování od (Depreciation Interrupt from) je editovatelné.

Úlohu lze nalézt a spustit z těchto míst:

• v přehledu majetku Fixed Asset je umístěna v nabídce Process -> Interruption of Accounting Depreciations nebo v nabídce Actions, ve které lze úlohy uživatelsky přeskládat pomocí funkce Personalize

• vyhledat pomocí systémové lupy.

Závislosti a předpoklady

Závislost je na nastavení dávkové úlohy pro přerušení účetních odpisů, tj. s Typem dávkové úlohy (Batch Job Type) = DM – Přerušení (FA – Interrupt).

Další důležitá závislost je, že při vzniku krádeže nebo totální / ekonomické škody se na smlouvě změní její detailní stav. Správné zpracování úlohy je závisle na nastavení konkrétních detailních stavech smlouvy.

Proces zpracování úlohy

Po vyvolání úlohy Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciations) se zobrazí dialogové okno, ve kterém lze nastavit:

• Účtovat (Post), přepnutím na Ano, se provede zaúčtování navržených řádků dle procesu úlohy

• Filtry na pole z hlavičky smlouvy.

Po spuštění úlohy tlačítkem OK, úloha nahlédne do tabulky Nastavení dávkových úloh (API Batch Jobs Setup List 404786) a hledá kartu úlohy s Typem dávkové úlohy (Batch Job Type) = Dm – Přerušení (FA – Interrupt). Jestliže ji nenajde, ukončí zpracování a chybovým hlášením. Jestliže ji najde, pokračuje ve zpracování takto:

• Nasadí filtry na Typ produktu financování (Fin. Product Type Filter), Stav smlouvy (Contract Status Filter) a Detailní stav smlouvy (Detail Contract Status Filter) podle nastavení v dávkové úloze

• Jestliže je v dialogovém okně úlohy zadán filtr na Číslo smlouvy (No.), nebo jiný filtr na pole z hlavičky smlouvy, nasadí filtr podle zadání

• Zkontroluje pole Kalkulace (Calculation) v Detailním stavu smlouvy (Detailed Contract Status). Jestliže je Ano (Yes), ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy. Jestliže je Ne (No), pokračuje ve zpracování dalších kroků procesu

• Na smlouvě zkontroluje existenci datumu v poli Datum ukončení (Termination Date). V případě existence datumu pokračuje úloha ve zpracování. V případě neexistence datumu, se zpracování smlouvy ukončí a pokračuje ve zpracování další smlouvy

• Podívá se na kartu předmětu ke smlouvě a najde si Číslo dlouhodobého majetku. V případě prázdné hodnoty v poli Číslo dlouhodobého majetku zapíše do Log DM (4047588) oznámení “Na předmětu financování č.xxxxxx nebylo nalezeno Číslo dlouhodobého majetku” (Fixed Asset No. must have a value in Financed Object: No.=xxxxxx. It cannot be zero or empty)

• V případě, že je na dohledané kartě DM v hlavičce pole Blocked = Ano, tak ukončí zpracování smlouvy a pokračuje ve zpracování další smlouvy

• Na kartě majetku zkontroluje, zda je v účetní knize odpisů v poli Vyřazeno (Disposed Of) = Ne. V případě shody, pokračuje ve zpracování podle dalších kroků úlohy. V případě neshody ukončí proces a pokračuje ve zpracování další smlouvy

• Na kartě majetku zkontroluje, zda v nalezené kartě majetku nejsou zadány podmínky pro přerušení odpisů v účetní knize odpisů, tj. v poli “Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) je zadán datum rovné Datumu předčasného ukončení ze smlouvy. V případě, že:

  • Hodnota pole (datum) je prázdná, zapíše do pole dohledané Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy

  • Hodnota pole (datum) není rovné, tak zkontroluje, zda je zadáno datum v poli „Odpisy přerušené až do” (Depreciations Interrupted up to). Jestliže výsledek kontroly je:

    • zadané datum je menší než Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy. Tím se zjistí, že předchozí podmínky pro přerušení odpisů již pominuly s smaže oba datumy. Do pole “Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) pak zadá dohledané Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy

    • zadané datum vyšší než Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy. Zapíše do Log DM chybové hlášení s textem „Kniha odpisů 1-ÚČETNÍ pro dlouhodobý majetek č. xxxxxx - Odpisy přerušené až do je vyšší než Datum ukončení na smlouvě o financování.“ (Depreciation Book 1-ÚČETNÍ for FA No. xxxxxx - Depreciations Interrupted up to is higher than Termination Date on Financing Contract.)

  • Hodnota pole (datum) je rovné, tak ukončí proces zpracování a pokračuje ve zpracování další smlouvy

• Jestliže je v dialogovém okně úlohy boolean Účtovat (Post):

  • = Ano, tak provede:

    • Ve Výchozí (účetní) knize odpisu zkontroluje, zda je pole Použít stejné DM+fin.data (Use Same FA+G/L Posting Dates) = Ano. Jestliže podmínce vyhoví, tak přepne na Ne (No) a pokračuje ve zpracování dalších kroků. Na konci zpracování smlouvy vrátí původní nastavení. Jestliže podmínce nevyhoví, pokračuje ve zpracování dalších kroků

    • Storno odpisů v případě, že datum přerušení spadne do období se zaúčtovanými odpisy a zároveň je Datum ukončení (Termination Date) rozdílné jako Last Depreciation Date v účetní knize odpisů. Tj. navrhne řádky s částkou zaúčtovaných odpisů za období do Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) a navržené řádky zaúčtuje. Jako Zúčtování datum (Posting Date) zadá 1. otevřeného účetního období, jestliže je původní období uzavřeno, jinak použije stejný datum, jaké má stornovaná položka. Zúčtovací datum DM (FA Posting Date) zadá 1. otevřeného majetkového období, jestliže je původní období uzavřeno, jinak použije stejný datum, jaké má stornovaná položka. Číslo dokladu (Document No.) použije z nastavení listu deníku pro účetní odpisy

    • Jestliže je Datum ukončení (Termination Date) rozdílné jako Last Depreciation Date v účetní knize odpisů, navrhne do Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) řádky pro odpis k zadanému dni „Přerušení odepisování od“ a navržené řádky zaúčtuje. Jako Zúčtovací datum (Posting Date) zadá 1. otevřeného účetního období, jestliže je původní období uzavřeno, jinak použije stejný datum jako Datum ukončení (Termination Date) na smlouvě. Do popisu zadá “Odpis dle revize údajů” (Depreciation according to data revision). Číslo dokladu (Document No.) zadá stejné jako pro řádky storna odpisu

  • = Ne, tak:

    • Jestliže nejde o přerušení odpisů do minulosti, provede stejné úkony jako pro „Ano“, ale navržené řádky ve Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) nezaúčtuje. Navržené řádky v deníku se musí zaúčtovat uživatelsky

    • Jestliže jde o přerušení odpisů do minulosti, musí uživatel před spuštěním úlohy vypnout kontrolu na Výchozí (účetní) knize odpisů Použít stejné DM+fin.data (Use Same FA+G/L Posting Dates) a po zaúčtování všech položek kontrolu opět zapnout. Následně spustit úlohu. Úloha navrhne storno odpisů podle stejného principu, jaký je popsaný v odstavci pro přímé účtování. Navržené řádky storna odpisu se musí zaúčtovat uživatelsky. Následně se musí spustit úloha na generování odpisů. Do dialogového okna se jako Zúčtovací datum DM (FA Posting Date) zadá posledního předchozího měsíc a Zúčtovací datum (Posting Date) se zadá prvního aktuálního měsíce. Navržené řádky odpisu se pak opět musí zaúčtovat uživatelsky

• Ukončí proces a pokračuje ve zpracování další smlouvy.

Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně.

Spuštění úlohy v plánovači úloh

Úlohu č. 4047510 je možné spustit v rámci plánovače úloh tak, že se po spuštění úlohy zobrazí možnost odeslat do plánovače, následně se otevře dialogové okno s možnostmi nastavení plánovače.

Plánovač úlohy je upravený tak, že si přepne boolean Účtovat (Post) na Ano.

Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat:

• Položky fronty úloh (Job Queue Entries), zda nebyla úloha ukončeny chybovým hlášením. Po vyřešení / odstranění zapsané chyby lze úlohu spustit znovu pomocí tlačítka Restart

• Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně.