Vytvoření přímého inkasa

Vytváření přímých inkas je standardní funkcionalita BC. V této kapitole je vzhledem k náročnosti celého procesu tento proces popsán.

Od MS je k této oblasti dostupná dokumentace zde: SEPA Direct Debit in Dynamics NAV - Dynamics NAV | Microsoft Learn

Předpokladem je správné nastavení ve všech oblastech popsaných Nastavení Finance

V této dokumentované oblasti je popsáno, jakým způsobem se vytvářejí a účtují přímá inkasa.

Vytvoření Přímého inkasa

Nyní vyhledejte a otevřete stránku Přímá inkasa. Pomocí tlačítek Nový a Vytvořit přímé inkaso spusťte založení nového inkasního příkazu.

Vyplňte dialogové okno.

Od data splatnosti a do data splatnosti

• Období pro výběr Položek zákazníka dle jejich Data splatnosti

• Obě data musí být vyplněna

Typ partnera

• Vybírají se zákazníci dle nastavení na Kartě zákazníka na záložce Platby

• Vyberte jednu z voleb (Společnost nebo Osoba)

• Nelze vystavit jeden inkasní příkaz pro oba typy současně

Pouze zákazníci s platným povolením

• Je-li tato volba zapnutá, pak se do inkasního příkazu vybírají pouze ti zákazníci, kteří mají v daném období platné Povolení přímého inkasa. Pokud není zapnuto, pak se zpracovávají všichni zákazníci.

• Zda je povolení platné kontroluje systém pouze na Kartě zákazníka, na faktuře nemusí být ID povolení vyplněno (např. pro faktury zaúčtované přes zaevidováním inkasního povolení)

Pouze faktury s platným povolením

• Pokud je pole zapnuto, pak vybírají se pouze Položky zákazníka s vyplněným platným ID povolení

Název banky

• Název vybraného bankovního účtu společnosti, dotahuje se z Karty bankovního účtu automaticky

Záložka Zákazník

Výběr položek do inkasního příkazu můžete dále omezit zadáním vlastních filtrů na záložce Zákazník.

Upozornění:

Do Přímého inkasa jsou zahrnovány pouze Položky zákazníka typu Faktura.

Protože se jedná o SEPA inkaso, navrhují se pouze položky v měně EUR (dle konkrétní země může být EUR lokální nebo cizí měna).

Potvrzením tlačítka OK se spustí vytvoření inkasního příkazu. O výsledku je uživatel informován hláškou:

Open

Po úspěšném vytvoření inkasního příkazu je založený na přehledu Přímých inkas nový řádek. Stav inkasního příkazu je „Nový“

Položky přímého inkasa

Obsah vytvořeného inkasního příkazu si můžete zobrazit tlačítkem Položky přímého inkasa nebo rozkliknutím pole Počet transferů nebo pole Číslo.

Po rozkliknutí se zobrazí seznam faktur navržených k inkasu.

Z Položky zákazníka (Faktury) jsou zkopírované informace:

• Číslo zákazníka

• Jméno zákazníka

• Vyrovnává položku číslo

  • Číslo položky zákazníka (Faktury)

• Číslo dokladu vyrovnané položky

  • Číslo dokladu (Faktury)

• Popis vyrovnané položky

• Zúčtovací datum vyrovnané položky

• Kód měny vyrovnané položky

  • Měna faktury

• Částka vyrovnané položky

  • Původní částka faktury v měně faktury

• Zůstatek vyrovnané položky

  • Aktuální nezaplacená částka faktury

• Otevřeno vyrovnané položky

  • Aktuální stav faktury.

Na Položce přímého inkasa jsou dále vyplněna pole:

• Datum převodu

  • Zkopírované Datum splatnosti z faktury

  • Datum převodu musí být nejméně aktuální (dnešní), nebo vyšší 

  • Pokud je Datum převodu nižší než aktuální datum, musíte ho ručně opravit (přepsat)

• Kód měny

  • Kód měny inkasa

  • Pro SEPA inkaso musí být měna „EUR“ (dle země společnosti, je-li EUR lokální měna, bude pole prázdné, je-li EUR cizí měna, bude kód vyplněný)

• Částka transferu

  • Částka inkasa

  • Navrženou částku můžete ručně upravit, nesmí však být vyšší než zůstatek faktury

• ID transakce

  • Číslo přímého inkasa + pořadové číslo položky přímého inkasa oddělené lomítkem

• ID povolení

  • Identifikační číslo povolení inkasa daného zákazníka

  • Pole je při exportu inkasa povinné, systém ho použije pro kontrolu platnosti

  • Pokud na Položce přímého inkasa není ID povolení vyplněno (např. povolení bylo na kartu zákazníka zaevidováno až po zaúčtování prodejní faktury), musíte číslo povolení vyplnit ručně. Vybírat můžete pouze z existujících povolení zákazníka. Pokud je povolení neplatné, uzavřené nebo blokované, lze ho v řádku doplnit, ale v chybovém okně bude vypsána chyba a položku inkasa nebude možné vyexportovat.   

• Typ sekvence

  • Informace o pořadí inkasa pro dané povolení.

    • Pro Povolený typ platby = Periodický mohou být sekvence

      • První – první inkasní příkaz daného povolení

      • Poslední – poslední inkasní příkaz (dle nastaveného očekávané počtu inkas)

      • Periodický – inkasní příkazy mezi prvním a posledním inkasem

    • Pro Povolený typ platby = Jednorázový je vyplněna hodnota Jednorázový. Tato hodnota je vyplněna i v případě, že na položce přímého inkasa není ID povolení vyplněno.  

• Stav

  • Stav položky (řádku) inkasního příkazu.

  • V závislosti na použitých funkcích může nabývat hodnot:

    •  Nový

      • Po vytvoření nového Přímého inkasa

    • Soubor vytvořen

      • Přímé inkaso bylo vyexportováno do XML souboru

    • Zamítnuto

      • Uživatel použil funkci Odmítnout položku (např. platba nebyla z bankovního účtu zákazníka stržena)

    • Zaúčtováno

      • Uživatel použil funkci Účtovat přijaté platby a z Přímého inkasa vygeneroval, případně i zaúčtoval deník.

• Číslo položky

  • Pořadové číslo řádku v rámci daného Přímého inkasa

• Typ platby povolení

  • Z povolení inkasa je zkopírováno, zda se jedná o periodické nebo jednorázové inkaso.

Jestliže jsou na řádku příkazu nalezeny chyby, zobrazí se v chybovém okně vpravo.

V okně Chyby souboru k exportu jsou zobrazené vždy chyby k řádku, na kterém stojíte. Jednotlivé chyby v chybovém okně můžete rozkliknout a zobrazit detail chyby.

Před exportem souboru je nutné chyby odstranit (např. na Bankovním účtu zákazníka doplnit SWIFT).

Odstranění položky přímého inkasa

Jestliže některou položku navrženou do inkasního příkazu nechcete exportovat, je možné ji ještě před exportem z příkazu smazat tlačítkem Odstranit (stav příkazu musí být Nový).

Open

Potvrzením hlášky budou vybrané řádky inkasního příkazu odstraněny a mohou být zahrnuty znovu do jiného příkazu.

Export do XML souboru

Po kontrole inkasního příkazu a odstranění případných chyb vyexportujte příkaz do souboru v XML formátu. Po vytvoření XML souboru se změní stav inkasního příkazu na Soubor vytvořen. Příkaz můžete vyexportovat i opakovaně.

Export spustíte tlačítkem Exportovat soubor přímého inkasa.

Soubor uložte na místo, odkud ho můžete naimportovat do příslušné aplikace elektronického bankovnictví.

Po vyexportování inkasa do souboru se mění Stav inkasa na Soubor vytvořen.

Současně spuštěním exportu je v okně Povolení přímého inkasa (na Kartě zákazníka) pro dané ID povolení aktualizováno pole Počet inkas.

Odmítnutí položky Přímého inkasa

Pokud byl inkasní příkaz vyexportován (Stav inkasa je Soubor vytvořen), ale inkaso platby v bance neproběhlo, je možné položku inkasa označit jako „odmítnutou“.

V okně Položky přímého inkasa vyberte položku, kterou se v bance nepodařilo zpracovat, a pak na záložce Proces klikněte na tlačítko Odmítnout položku.

Po potvrzení tlačítkem Ano se změní stav na položce inkasa na Zamítnuto. Zamítnutou Položku zákazníka je možné znovu navrhnout do jiného příkazu.

Účtovat přijaté platby

Pokud byla platba v bance úspěšně od zákazníka vyinkasována, lze tuto platbu zaúčtovat. To lze provést dvojím způsobem v závislosti na interních procesech:

• Platbu lze zaúčtovat přímo z Přímého inkasa

• Platbu lze zaúčtovat v rámci importu bankovního výpisu v Deníku odsouhlasení plateb.

Účtování vyinkasované platby z Přímého inkasa můžete spustit tlačítkem Účtovat přijaté platby, a to jak z přehledu inkas, tak i z řádků inkasního příkazu.

Po spuštění úlohy se otevře dialogové okno:

V okně vyplňte Šablonu finančního deníku a List finančního deníku, do kterého budou platby navrženy. (Pozn. Na Listu finančního deníku je nutné nastavit Číselnou řadu)

V poli Pouze vytvořit deník zapněte:

• NE, pokud chcete platby ihned účtovat

• ANO, jestliže chcete platby před zaúčtováním ještě zkontrolovat. Platby se v tomto případě pouze vygenerují do deníku, kde je musíte zaúčtovat ručně.

Po potvrzení tlačítka OK se stav inkasa změní na Zaúčtováno a vygenerují se řádky deníku.

Platby v deníku zkontrolujte a deník zaúčtujte.

Uzavření přímého inkasa

Po zaúčtování plateb je možné tlačítkem Zavřít inkaso inkasní příkaz uzavřít.

Po potvrzení tlačítka Ano se stav inkasa přepne do stavu Uzavřeno.

Položky uzavřeného inkasa nelze exportovat, účtovat ani zamítat.

Uzavření inkasního příkazu můžete využít také v případě, že platby nebudete účtovat z Přímého inkasa, ale z importovaného bankovního výpisu.

Pozn. Zavřít inkaso je možné z jakéhokoliv Stavu inkasa, na inkasu pak již ale nelze provádět žádné další akce.

Kontrola Položek zákazníka

Na Kartě zákazníka zkontrolujte zaúčtované Platby.

Platby jsou na zákazníkovi zaúčtované a vyrovnané s fakturami.

Příloha

Aktuální soupis SEPA zemí naleznete např. zde:

EPC List of SEPA Scheme Countries