Upomínky_Popis funkčnosti

Vytvoření upomínek

Úloha na vytvoření upomínek se spouští z přehledu Upomínek přes tlačítko Vytvořit upomínku.

Při vytváření upomínky se používá Kód podmínky upomínky i Kód podmínky penále. Z Kódu podmínky penále si systém plní úrokovou míru, dle které počítá v upomínce hodnotu v poli Částka (Amount) na řádcích upomínky.

Záložka Možnosti:

• Zúčtovací datum (Posting Date)

  • Datum účtovaní upomínky, poplatku

• Datum dokladu (Document Date)

  • Na základe Datumu dokladu systém filtruje v položkách zákazníka, na položky Otevřené = ANO, Datum splatnosti < Datum dokladu.

Úloha kontroluje podle filtru položky zákazníka podle nastaveného Kódu podmínky upomínky.

• Pouze částky se splatným saldem

  • pokud A, systém vloží pouze položky, které jsou splatné před datem vystavení upomínky

  • pokud N, systém vloží dvě oddělené skupiny řádků, a to splatné položky a položky, které ještě splatné nejsou (doporučeno pro leasingové smlouvy)

• Zahrnout pozdržené položky

  • pokud N, systém přeskakuje položky zákazníka s neprázdnou hodnotou v poli Vyčkat (On Hold).

  • pokud A, tyto položky se do upomínky zahrnou taktéž.

• Použít úroveň hlavičky

  • budou mít všechny řádky stejnou úroveň upomínky.

  • Pokud bude NE, tak v řádcích upomínky bude do skupin rozdělení pohledávky dle úrovně.

Doporučené nastavění:

• Pouze částky se splatným saldem=N

• Použít úroveň hlavičky=A

• Vydat

  • pokud A, upomínka se zároveň s vygenerováním přesune do Vydaných upomínek.

Záložka Zákazník:

V tomto případě se nezadává hlavička upomínky, nýbrž se na formuláři na záložce Zákazník vybere zákazník nebo zákazníci, pro které se upomínky tvoří.

Pokud chceme vytvořit upomínky nad celým portfoliem smluv o financování, nevybereme žádného zákazníka.

Záložka Položky zákazníka:

Na záložce Položka zákazníka se vybírají Typy dokladů, za které se upomínka tvoří.

Pro vytvoření upomínky za konkrétní smlouvu je možné vybrat konkrétní číslo smlouvy v poli Smlouva Kód. Pro upomínání všech smluv o financování nevybíráme žádnou hodnotu.

Záložka Vyrovnat poplatek řádku na:

Lze zadat filtr na Typy dokladů z položky zákazníka, na které bude generován poplatek v upomínce. Pokud se nevyplní, berou se všechny typy dokladů.

Proces vytvoření upomínek v OC je následovný (popis platí, pokud upomínka má úroveň 1 a 2):

• Pokud je nastavené Navrhovat upomínky za smlouvu=ANO v Nastavení OneCore (doporučené nastavení pro leasing), proces jede přes všechny zákazníky (pokud je Navrhovat upomínky za smlouvu=N, prochází jen zákazníky s vyplněným Kódem podmínky upomínky).

  • Pozn.: toto je z důvodu, že v leasingové praxi na zákaznících bude Kód podmínky upomínky pouze výjimečně, jenom pokud daný zákazník má dohodnuty rozdílné upomínání ve Všeobecných obchodných podmínkách.

• při procházení nyní přeskakuje smlouvy, které mají prázdný Kód podmínky upomínky. Kód podmínky ze smlouvy systém používá při zakládání hlavičky upomínky za zákazníka a smlouvu.

  • Pozn.: pokud smlouva nemá být upomínaná, třeba v ní nastavit Kód podmínky upomínky prázdní hodnotu

• setřídí se číselník úrovní upomínek od největší k nejmenší – takže 2,1.

• začne od úrovně 2 - hledá položky zákazníka v tabulce Položky zákazníka Cust. Ledger Entry (21) (položky zákazníka je možné otevřít např. z Fakt boxu Statistika smlouvy, rozkliknutím hodnoty Saldo smlouvy (LM)), které mají v poli Úroveň poslední vydané upomínky (80) hodnotu 1

• Pokud takovou najde, hledá odpovídající položku upomínky a z ní bere datum splatnosti upomínky. Položka upomínky se dá rozkliknout přes fakt box Podrobnosti položky zákazníka, pole Položky upomínky/penále

• Datum splatnosti upomínky (15)

• Na Datum splatnosti pak uplatňuje vzorec data, který je zadán na druhé úrovni upomínky v poli Lhůta odkladu (např. 20D). Pak:

  • Pokud platí Datum splatnosti + Lhůta odkladu < datum dokladu vytvářené upomínky (tzn. 2-ky), pak upomínku 2.úrovne vytvoří

  • Pokud neplatí Datum splatnosti + Lhůta odkladu < datum dokladu vytvářené upomínky (tzn. 2-ky), pak upomínku 2.úrovne nevytvoří

• potom jde chystat úroveň jedna – hledá položky zákazníka s prázdnou hodnotou v poli Úroveň posl. vydané upomínky. U těchto pracuje s Datem splatnosti položky zákazníka a na ně uplatňuje pravidla pro úroveň 1.

Pokud je v řádcích upomínek nastavené vypočítávat penále, systém kouká na Položky Zákazníka, zda mají dané položky zákazníka vyplněný Kód Penále, následně podle něho vypočtou penále na položku.

V případě, pokud není vypočítané penále v řádku upomínky, je to z důvodu, že v čase vzniku položky zákazníka nebyl vyplněný Kód penalizace na kartě zákazníka.

Tlačítko Navrhnout řádky upomínky

Volba slouží spíš na aktualizaci nebo vytvoření řádku na již vytvořené upomínce. Po stisknutí tlačítka se otevře dialogové okno.

Přehled vytvořených Upomínek

Po potvrzení OK v dialogových oknech výše se v přehledu upomínek vytvoří upomínky, které zatím nebyly vydány.

Pokud uživatel chce otevřít danou upomínku, označí ji, pak stiskne tlačítko Úpravy anebo Pohled. Otevře se fornulář Upomínka Reminder (434), zobrazuje dáta z tabulky Hlavička upomínky Reminder Header (295).

V záložce Obecné se nacházejí základní údaje pro identifikaci.

V záložce Řádky se nacházejí.

Význam pole:

• Typ

  • Může mít hodnoty:

    • Prázdní – pouze pro řádek s textem (úvodním nebo závěrečným)

    • Účet – pro poplatek za upomínku

    • Položka zákazníka – upomínaná položka

    • Poplatek řádku – pokud upomínka obsahuje i poplatek řádku

• Číslo

  • je vyplněno číslem účtu v případě, že typ je účet

• Typ dokladu

  • je zase vyplněno, když typ je položka zákazníka. Nejčastěji je typem Faktura, ale mohou zde být všechny typy položky zákazníka.

• Datum splatnosti

  • je zkopírováno z upomínané položky

• Popis

  • je zkopírováno z upomínané položky zákazníka z pole Popis

• Zůstatek

  • je zkopírováno z upomínané položky

• Částka

  • může obsahovat buď částku poplatku nebo vypočtenou částku penále.

V záložce Účtování se nacházejí pole:

• Kód podmínky upomínky

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, kód podmínky upomínky je zkopírováno z karty zákazníka

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, kód podmínky upomínky je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné

• Kód podmínky penále

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, kód podmínky upomínky je zkopírováno z karty zákazníka

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, kód podmínky upomínky je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné

• Datum splatnosti

  • se vypočítá z data dokladu a lhůty splatnosti dané úrovně upomínky a pole je needitovatelné

• Kód měny

  • Je měna, v které existují položky zákazníka

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, kód podmínky upomínky je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné

• Středisko Kód

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, Středisko Kód je zkopírováno z karty zákazníka

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, Středisko Kód je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné

• Kód kontraktu

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, Kód kontraktu je zkopírováno z karty zákazníka

  • Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, Kód kontraktu je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné

Přehled vydaných upomínek (Vydání, tisk upomínky)

Vydání upomínky je možné vykonat několika způsoby – jednotlivě i hromadně.

Vydání jednotlivé upomínky:

Vydání jednotlivé upomínky je možné vykonat z karty Upomínky tlačítkem Vydání…anebo po označení jedné upomínky v přehledu Upomínky a stisknutí tlačítka Vydání…Otevře se dialogové okno Vydat upomínku.

Uložení nastavění – OC uloží poslední nastavění dialogového okna a toto nastavění použije při příštím spouštění

• Tisk

  • Může mít hodnoty:

  • Prázdní – upomínka se při vydání nevytiskne

  • Print – upomínka se při vydání vytiskne

  • Email – upomínka se při vydání vygeneruje i jako příloha emailu

• Změnit zúčtovací datum

  • Pokud se bude na základě vydání upomínky i účtovat (poplatek, penále), lze změnit zúčtovací datum zaškrtnutím příslušného pole a zadáním nového zúčtovacího data.

• Zúčtovací datum

  • zadání nového zúčtovacího data.

• Skrýt dialog emailu

  • Skryje dialog emailu

V záložce Upomínka je ve filtru Číslo = číslo dané jedné upomínky.

Po potvrzení tlačítka Ok systém podle hodnoty Tisk-u vykoná vydání resp. vytištění upomínky.

Po vydaní upomínky sú upomínky v Přehledu Vydaných upomínek.

Pole Kolikrát vytištěno (No. Printed) – číslo se zvyšuje podle toho, kolik krát byla upomínka vytištěna.

Hromadné vydání upomínek:

Hromadní vydání upomínek je možné vykonat z přehledu Upomínky:

• označením příslušných upomínek a stisknutím tlačítka Vydání…

• označením všech upomínek (kliknutí na tři tečky – Vybrat více a Vybrat všechny řádky):

Pak se označí všechny nevydané upomínky:

Pak volbou Proces - Vydání se otevře dialogové okno. Rozdíl je pouze v tom, že Číslo bude mít prázdnou hodnotu.

Po potvrzení se všechny označené upomínky vydají,  resp. i vytisknou, pokud byla volba Tiska zvolena. Upomínky se přesunuli do seznamu Vydané upomínky.

Karta Vydané upomínky

Ve Fakt boxu jsou zobrazeny Podrobnosti položky zákazníka:

• Položky upomínky/penále

  • Po kliknutí na číslo se otevře přehled Položky upomínky/penále s filtrem na Číslo položky zákazníka

• Vyrovnané položky

  • Zobrazí se Přehled Vyrovnaných položek zákazníka

  • V Přehlede jsou zobrazené doklady připařované k upomínané položce

• Detailní položky zákazníka

  • Zobrazí Přehled Detailních položek zákazníka

  • V Přehlede jsou zobrazené připárované položky k upomínané položce.

Přes Vyrovnávací číslo (Application No.) je možné dohledat, s kterými položkami byli jednotlivé položky vyrovnané jako je vidět na Obr. Níže.

Prvá položka je vyrovnání dobropisu zaúčtovaného 3.2.2023 viz Obrázek Vyrovnané položky.

Druhá položka je vyrovnání upomínané faktury.  

Odeslání upomínky emailem

Odeslání upomínky je možné:

• Z přehledu Vydaných upomínek volbou Akce - Odeslat Emailem.

• Z karty Vydané upomínky volbou Proces – Odeslat Emailem.

Po potvrzení volby se otevře dialogové okno, ve kterém je možné email upravit a odeslat volbou na lište Odeslat e-mail.