Nastavení fakturačního interface

Je třeba pro každého dodavatele zadat Fakturační interface (Invoice Interface) – CCS, SHELL, OMV, Benzina.

Pole:

• Kód (Code)

  • Uživatel zadá kód fakturačního interfaces pro konkrétní formát (CCS, SHELL, OMV, Benzina)

  • Je třeba pro každý formát zadat nový kód fakturačního interface

• Název (Name)

  • Uživatel vyplní název

• Typ obchodu (Business Type)

  • Nákup - pro zpracování datových vět od dodavatel

• Kód původu (Source Code)

  • Uživatel vybere kód původu. Může být i stejný pro všechny formáty PHM.

• Automatické účtování (Automatic Posting)

  • Nezapínat pro zpracování datových vět, protože pak by při importu bylo provedeno hned i účtování.

  • V systému se datová věta importem jen kontroluje. Se zpracováním je třeba počkat na doručení dodavatelské faktury.

• Výchozí číslo šablony fakturačního interface (Default Invoice Interface Template No.)

  • Pokud uživatel nenastaví mapování, systém použije Kód standardního nákupu/ prodeje z výchozí šablony

• Název souboru s data (Data Fieldname)

  • Je třeba zadat hvězdičku a koncovku pro typ formátu (příponu souboru).

• Číslo dodavatele (Vendor No.)

  • Uživatel vybere dodavatele tankovací karty pro daný formát datové věty PHM

  • Je třeba zadat „kód fakturačního interface“, pro každého dodavatele.

  • Odtud systém bere dodavatele při importu PHM, když tvoří dávku do zásobníku.

• Servisní poplatek (Service Fee (%))

  • Pokud uživatel nastaví procento poplatku, bude pro každou kartovou transakci systémem vytvořen ještě řádek s poplatkem. Řádek s poplatkem nejde do zásobníku, použije se při přefakturaci transakce na zákazníka. Pro Shell vniká pro transakci “DC”.

• Kód standardního prodeje (poplatek) (Standard Code (Service Fee))

  • Uživatel nastaví pro přefakturaci poplatku na zákazníka

• Kód standardního prodeje (Standard Code)

  • Uživatel nastaví pro přefakturaci klientovi.

• Typ objektu (Object Type)

  • Uživatel nastaví Sestava

• ID Objektu (Object ID)

  • Je třeba zadat číslo reportu pro import daného formátu

    • Formát SHELL je report 4026751

• Typ zpracování (Type of processing)

  • Pro zpracování transakcí tankovacích karet je třeba nastavit „PHM“

• Automatické vydání (Automatic Release)

  • Pokud je pole zatrženo, system vytvořený doklad nezaúčtované nákupní faktury přepne do stavu Vydaná

  • Pokud je nastaveno Workflow na nákupní faktury, musí zůstat Automatické vydání = NE, protože do stavu Vydaná se nákupní faktura přepne až po schválení.

Šablona fakturačního interface (Invoice Interface Templates)

Pro každý fakturační interface musí být založena alespoň jedna šablona fakturačního interface (Invoice Interface Template).

Na šabloně pro PHM uživatel nastaví pole

• Číslo (No.)

  • Uživatel zvolí název šablony

• Kód fakturačního interface (Invoice Interface Code)

  • Uživatel vybere kód fakturačního interface, pro který šablonu nastavuje

• Typ obchodu (Business Type)

  • Systém nastaví podle fakturačního interface. V případě zpracování datové věty PHM je Nákup

• Kód původu (Source Code)

  • Systém nastaví podle fakturačního interface.

• Typ dokladu (Document Type)

  • Uživatel zvolí Fakturu

• Nákup od dodavatele (Buy-from Vendor No.)

  • Uživatel může vybrat dodavatele tankovací karty

  • Pokud je na šabloně pole „Nákup od dodavatele“ prázdné. Systém bude brát dodavatele z Fakturačního interface

• Kód příčiny (Reason Code)

  • Uživatele vybere kód příčiny

• Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)

  • Uživatel nastaví způsob účtování nákupního řádku faktury, které systém použije pro účtování Nekartové transakce, která nejde do transakcí TK, ale jde do nákupní faktury. Pro transakce tankovací karty je nastavení na Mapování šablony a tam musí uživatel stejně zadat „prodej“

  • Nenastavovat na šablonu účto-skupiny, protože pak by měly přednost před nastavením na dodavateli a na kódu standardního nákupu.

• Zakládat nový kód hodnoty dimenze 2 (Insert Dimension 2)

  • Pokud je zatrženo, systém založí dimenzi 2=smlouva, když ji v tabulce hodnot dimenze nenašel. Např. po migraci nebyly v tabulce všechny smlouvy, systém nespadne chybou ale přidá. Nebezpečí zaplevelování špatnými údaji, které tam nepatří

  • Pokud nezatrženo a řádek zásobníku bude obsahovat číslo smlouvy, které není v hodnotách dimenze, zahlásí chybu. Je to přísnější, ale nezaplevelí Hodnoty dimenze.

Příklad použití servisního poplatku (An example of using a service charge)

Na fakturačním interface je nastaveno % výše poplatku a kód standardního prodeje poplatku pro přeúčtování na klienta.

Systém uplatní poplatek pro Shell na transakce označené DC.

Pro každý řádek se zbožím vypočetl poplatek a založil řádek s označením zboží Servisní poplatek.

V zásobníku fakturačního interface řádky “servisního poplatku” nejsou, protože jsou vytvořeny pro přefakturaci na zákazníka.

Mapování fakturačního interface (Invoice Interface Mapping)

Pro fakturační interface nastavujeme Mapování fakturačního interface (Invoice Interface Mapping), kde “původní kód” obsahuje kód zboží. „Kódy zboží“ i „kód země“ se vyskytují v datové větě. Na základě mapování jim přiřadíme účtování nákladu přes standardní kód nákupu a přes standardní kód prodeje přeúčtování na zákazníka.

Je zvlášť „původní kód“ a „kód země“.

Pokud je kód země vyplněn v importním souboru, je třeba pro každý „kód zboží“ (tj. původní kód) z importního souboru je třeba nastavit pro každou zemi v mapování.

Nastavené účtování na úrovni Mapování zboží má nejvyšší prioritu, tzn. že přepíše nastavení účtování na šabloně nebo nastavení účtování na fakturačním interface.

Uživatel vyplní tato pole

• Kód fakturačního interface (Invoice Interface Code)

  • Předvyplní systém, pokud uživatel nastavuje mapování rozkliknutím z fakturačního interface. Jinak uživatel vybere kód fakturačního interface, pro který mapování nastavuje

• Původní kód (Original Code)

  • Uživatel zadá „kód zboží“, který uvádí dodavatel v datové větě rozšířený o „kód oblasti“

• Kód země (Country Code)

  • Země ze standardní tabulky Země oblasti.

  • Pokud v datové větě dodavatel kód země uvádí, import ho vezme a je třeba nastavit mapování s kódem země.

• Kód původu (Source Code)

  • Systém předvyplní z fakturačního interface

• Číslo šablony (Template No.)

  • Uživatel vybere šablonu

• Kód standardního nákupu (Standard Purchase Code)

  • Uživatel nastaví způsob účtování nákupního řádku faktury, které systém použije pro účtování daného zboží

• Kód standardního prodeje (Standard Sales Code)

  • Uživatel nastaví způsob účtování prodejního řádku při refakturaci na zákazníka.

• Popis (Description)

  • Uživatel vyplní popis pro dané zboží

  • Informativní pole, které lze využít v reportech

• Kód produktu typu tankovací karty (Fuel Card Type Product Code)

  • Uživatel vybere z číselníku produktů typu tankovací karty

Pro správné účtování DPH u tankování v zahraničí je třeba nastavit správně Kód standartního nákupu a Kód standardního prodeje. Nelze účtovat s dani platnou v cizí zemi. Tankování v zahraničí musí být „Bez DPH“ jak na straně nákupu.

Tak na straně prodeje.

Viz mapování podle zemí.

Země / oblasti a Země Importu (Countries/Retions and Country Code of Import)

Tabulka Země/oblasti (Countries/Regions) je standardní číselní zemí v OC.

Číselník Země importu (Country Code of Import) slouží k nastavení transformace kódů zemí z importních souborů (pole Kód země import) na standardní číselník kódů zemí v OC (pole Kód země).

Uživatel pro každého dodavatele TK nastaví:

• Číslo dodavatele (Vendor No.)

  • Uživatel vybere z číselníku dodavatele TK

• Název dodavatel (Vendor Name)

  • Doplní systém automaticky po výběru dodavatele

• Kód země importu (Country Code Import)

  • Uživatel zadá označení země, které používá dodavatel

• Kód země (Country Code)

  • Uživatel vybere ze standardního číselníku „Země / oblasti“ konkrétní zemi

• Název (Name)

  • Doplní systém automaticky po výběru „kódu země“

Zadání číselníku Země importu umožní mapování účtování pro jednotlivé země.

Pokud je “kód země” v datové větě odlišný od standardního, systém při importu nenajde odpovídající kód země v číselníku Země importu, zahlásí chybu při importu.