Popis polí a funkcionalít na servisnej povolenke a riadkoch servisnej povolenke je popísaný v Maintenance .
Hromadná refakturace servisu
Nastavení fakturační úlohy
Pro fakturační úlohu je potrebné nastavit v tab. Nastavení smluv se službami:
Číslo účtu pro hromadnou fakturaci (vid Business Setup )
Účet slouží k účtování celkové částky za hromadnou fakturu, která se pak přeúčtovává podle smluv na jednotlivé saldokontní položky – vždy za smlouvu
Pokud číslo účtu není vyplněné, systém nerozúčtovává fakturu.
Hromadná dimenze pro Smlouvu
Kód standardního textu – servis
Podrobnější popis polí viz v Business Setup .
Proces
Pole:
Zúčtovací datum
Zúčtovací datum, který se zapíše do hlavičky zaúčtované faktury
Provést
Pokud je NE: vytvoří se pouze kontrolní sestava položek, které odpovídají zadaným filtrům a podmínkám. Sestavu je možno převést na excel:
Pokud je ANO: vytvoří se kontrolní sestava položek, pro které byli vytvořené prodejné faktury.
Provést a vytisknut
Pokud je ANO: vytvoří se kontrolní sestava položek, pro které byli vytvořené prodejné faktury. Faktury sú poslané do tlače.
Hlavička povolení servisu
Uživatel může nastavit filtr na servisní povolenky
Po spuštění:
Úloha hledá v řádcích servisní povolenky len řádky, které mají:
Servisní povolenku v Stave: Schválená
„Způsob refakturace“ je „Hromadná faktura“
„Nákupní faktura vytvořena“
Pole „Refakturovat“ je Ano
Částka k refakturaci <>0
Pole Refakturované je NE
Záznamy seskupuje podle nastavení na zákazníkovi, pole Způsob fakturace PHM a servisu.
Pro jednoho zákazníka můžu vzniknut:
X zaúčtovaných faktur s Typem tisku faktur (Invoice Print Type) Servis
Na kartu řádku servisní povolenky
V položkách zákazníka je použita hromadná dimenze z nastavení smluv se službami.
Log Hromadné fakturace servisu
Výsledek hromadné refakturace servisu se ukládá do logu. Z logu lze vytisknout jak fakturu, tak přílohu k faktuře.
Tisk faktury.
Tisk přílohy – sestava po jednotlivých povolenkách k jednotlivým smlouvám zákazníka.
Individuální refakturace servisu
Na řádku povolení servisu na záložce prodej uživatel zatrhne příznak Refakturovat, že se má přefakturovat klientovi
Zatržením pole Refakturovat systém „Nákupní cenu bez DPH“ předvyplní do pole „Částka k refakturaci“. Uživatel může částku k refakturaci snížit.
Pro vytvoření prodejní faktury je důležitý způsob fakturace. Pokud uživatel chce fakturovat klientovi ihned, musí změnit způsob refakturace na Individuální fakturu.
Způsob refakturace (Reinvoice Method)
Hromadná faktura (Mass Invoice)
defaultně nastavené – položka bude fakturovaná spuštěním hromadné úlohy
Individuální faktura (Individual Invoice)
uživatel vyfakturuje spuštěním funkce
Vyúčtování (Billing)
částka k refakturaci se uplatní ve finančním vyrovnání
Hodnota nadměrné poškození (Excessive Wear)
náklad zůstává v nákladech společnosti, částka k refakturaci je 0
Následně uživatel na řádku povolení servisu přes tlačítko Přefakturovat zákazníkovi vytvoří individuální fakturu.
Po spuštění funkce Přefakturovat zákazníkovi se otevře dialogové okno, kde uživatel zadá Zúčtovací datum, kterým vznikne zaúčtovaná prodejná faktura.
Po zaúčtovaní systém zobrazí hlášku
Pokud uživatel zvolí volbu:
NE
karta zaúčtované prodejný faktury se neotevře, uživatel ji může dohledat v položkách zákazníka, anebo v přehlede zaúčtovaných faktur
ANO
otevře se karta prodejný faktury.
Nezaúčtovaná a aj zaúčtovaná faktura mají v poli Typ tisku faktury: Servis (stejně jako hromadné faktury za servis). Podle hodnoty se zobrazují tlačítko na kartě faktury pod volbou Opravit.
Po zaúčtovaní systém zapíše do řádku servisní povolenky do pole: Číslo prodejný faktury a Číslo zaúčtované prodejný faktury: číslo prodejný faktury a přepne se příznak Refakturované=A
Na servisní povolence (pokud jsou všechny řádky přefakturované) se přepne stav ze Schválený na Přefakturovaná.
Dobropisovaní individuální/hromadné faktury za servis
Z prodejní faktury přes tlačítko Vytvořit opravný dobropis pro Servis.
Zobrazí se funkce Povolení servisu pro hromadné storno s filtrem na prodejní fakturu.
Povolení servisu pro hromadné storno.
Pre dobropisovanie predajnej faktúry, ktorá má Invoice Print type = Servis užívateľ otvorí Povolení servisu pro hromadné storno, v ktorom:
Číslo faktúry – lookup do zaúčtovaných predajných faktúr, filter na Mass Invoice YES, Invoice Print Type = Servis
Označí řádky, ktoré chce vydobropisovať
Spustí funkciu pod tlačítkom Storno
System zaúčtuje dobropis, ktorý:
Invoice Print Type = Servis
Zúčtovací datum a Dátum DPH = zadaný pri dobropisovaní v dialogovom okne
Dimenzia Mass
Príznak Mass Invoice = YES
Fakturace na jinú osobu jako je smlouva
Fakturační úloha přechází řádky servisní povolenky, kde vytváří faktury podle zadaných zákazníků v pole Reinvoice To.
Změna stavu
Pro vytvoření prodejní faktury systém přepne povolení servisu do stavu Přefakturované, ak sú přefakturované všechny řádky.
Pozn.: Uživatel nemusí klientovi přefakturovat všechny řádky.
Po přefakturování nemůže uživatel měnit údaje povolenky na straně prodeje. Přefakturované řádky nelze smazat.
Dodatečná přefakturace na zákazníka
Pokud nastane případ, že je třeba dofakturovat zákazníkovi dodatečně ještě nějaký náklad, je možné do povolenky ve stavu Přefakturováno přidat nový řádek s nulovou nákupní cenou – je zde jen částka k přefakturaci. V tomto případě lze vytvořit pouze Individuální fakturu.
Do hromadné fakturace se tento řádek nedostane – není nákupní faktura. Např. dodatečná přefakturace vyšší spoluúčasti – při pojistné události.