| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Přerušit účetní odpisy lze dvěma způsobyThere are two ways to interrupt accounting depreciation:
Uživatelsky
Dávkovou úlohou pro karty majetku ke smlouvám o financování / předmětu financování.
Aby bylo možné nastavit dobu přerušení účetních odpisů od určitého data, bylo do knihy odpisů přidáno nové pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from).
Pro ukončení přerušení odpisování se používá standardní pole „Odpisy přerušené až do“ (Depreciations Interrupted up to).
Pro výpočet přerušení účetních odpisů „od“ data byla upravena úloha „Výpočet odpisů“ (Calculate Depreciation). Podrobný popis principu úpravy je popsán v kapitole Výpočet odpisů
Na daňové odpisy nemá nové pole pro přerušení odepisování od, ani úprava úlohy Výpočet odpisů žádný dopad.
Uživatelské přerušení účetních odpisů
Uživatelské zadávání datumu pro přerušení účetního odepisování „od“ by mělo být používáno pouze pro karty majetku, které nejsou ke smlouvám o financování / předmětům financování. Tedy pro ostatní karty majetku.
V účetní knize odpisů (Account Depreciation Book) lze do pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) zadat datum, od kterého mají být účetní odpisy pro kartu majetku přerušeny.
Nad polem je kontrola plnění datumu tak, že nelze zadat větší datum, než je v poli „Přerušit odepisování až do“ (Depreciations Interrupted up to).
Nad polem je další kontrola, zda zadané datum nespadá do období, pro které již byly účetní odpisy zaúčtovány. Jestliže je datum vkládáno uživatelsky a kontrola zjistí že zadávané datum spadá do období, pro které jsou již odpisy zaúčtovány, zobrazí se informační okno s dotazem, zda se mají již zaúčtované odpisy odúčtovat:
Při potvrzení volby Ano (Yes) se navrhnou řádky s částkou zaúčtovaných odpisů za období do Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) a do pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) se zapíše zadávané datum
Při zvolení volby Ne (No) se „pouze“ zapíše zadávané datum do pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from).
Navržené řádky ve Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) se musí následně uživatelsky zaúčtovat (Post).
...
Dávková úloha Přerušení účetních odpisů
Tato dávková úloha řeší přerušení účetních odpisů na kartě majetku ke smlouvě o financování / předmětu financování.
Důvody k přerušení účetních odpisů:
ukončení smlouvy
krádež
totální škoda, totální ekonomická škoda.
Pro dávkovou úlohu Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciations) musí být vytvořena Karta dávkové úlohy (Batch Job Card) s Typem dávkové úlohy (Batch Job Type) = DM – Přerušení (FA – Interrupt), ve které se nastavují filtry detailních stavů smlouvy, typy produktu financování a kód knihy odpisů. Podrobný popis nastavení karty je popsán v kapitole Nastavení Finance .
Dle nastavených filtrů v dávkové úloze se dohledá číslo karty majetku (Fixed Asset Card No.) z předmětu financování (Financed Object) z pole Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.).
Úloha nejdříve zkontroluje, zda již v nalezené kartě majetku nejsou zadány podmínky pro přerušení odpisů v účetní knize odpisů, tj. v poli „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) je zadán datum rovný Datumu ukončení (Termination Date) z aktuálně související smlouvy. Dále zkontroluje, zda je zadáno datum v poli “Odpisy přerušené až do” (Depreciations Interrupted up to) a toto datum je menší než Datum ukončení (Termination Date) z aktuálně související smlouvy. Tím se zjistí, že předchozí podmínky pro přerušení odpisů již pominuly a smaže oba datumy, aby mohla nastavit nové podmínky pro přerušení odpisů, tj. do pole “Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) zadá dohledané Datum ukončení (Termination Date) z aktuálně související smlouvy.
...
User
Batch Job for Asset Cards to Financing Contracts/Financed Object.
In order to be able to set the period of interruption of accounting depreciation from a specific date, a new field "Depreciation Interrupt from" has been added to the depreciation book.
The standard field "Depreciations Interrupted up to" is used to terminate the depreciation interruption.
To calculate the interruption of accounting depreciation "from" date, the "Calculate Depreciation" task has been modified. A detailed description of the principle of adjustment is described in the chapter Výpočet odpisů
On Tax Depreciation does not have any impact on the new field for interrupting depreciation from, nor does modifying the Calculate Depreciation task have any impact.
User Interruption of Accounting Depreciation
User entry of the date for the interruption of accounting depreciation "from" should be used only for asset cards that are not related to financing contracts/financed objects. That is, for Other Asset Cards.
In the Account Depreciation Book, in the "Depreciation Interrupt from" field, you can enter the date from which accounting depreciation should be interrupted for the asset card.
Above the field, there is a date fulfillment control so that it is not possible to enter a date larger than the one in the "Depreciations Interrupted up to" field.
Above the field, there is an additional check to make sure that the entered date does not fall within a period for which accounting depreciation has already been posted. If the date is entered by the user and the check finds that the entered date falls within the period for which depreciation is already posted, an information window is displayed asking whether the already posted depreciation should be deposted:
If the option is confirmed, the rows with the amount of posted depreciation for the period will be suggested to the Fixed Asset G/L Journals and the entered date will be entered in the "Depreciation Interrupt from" field
If No is selected, "only" the entered date is entered in the "Depreciation Interrupt from" field.
Suggested lines in the Fixed Asset G/L Journals must then be posted to the user.
...
Interrupt Accounting Depreciation Batch Job
This batch job resolves the interruption of accounting depreciation on Asset Card for Financing Contract / financed object.
Reasons to interrupt accounting depreciation:
Contract Termination
theft
Total damage, total economic damage.
For the Interruption of Accounting Depreciations batch job, a Batch Job Card must be created with Batch Job Type = FA – Interrupt to set up filters for detailed contract statuses, financing product types, and depreciation book code. A detailed description of the card settings is described in chapter Nastavení Finance .
According to the set filters in the batch job, the Fixed Asset Card No. from the Financed Object field is searched for the Fixed Asset Card No. field.
The task first checks whether the conditions for suspension of depreciation in the accounting book are already entered in the found asset card, i.e. in the "Depreciation Interrupt from" field, a date equal to the Termination Date from the currently related contract is entered. It also checks whether a date is entered in the "Depreciations Interrupted up to" field and that the date is less than the Termination Date of the currently related contract. This will find out that the previous conditions for suspension of depreciation have already expired and deletes both dates in order to set up new conditions for suspension of depreciation, i.e. in the field "Depreciation Interrupt from" enters the Terminated Date from the currently related contract.
A detailed description of the process of processing the task is described in chapter https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/32440556#Proces-zpracov%C3%A1n%C3%AD-%C3%BAlohy
Nové pole „Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) má vliv na správný výpočet účetních odpisů, a to i s ohledem na možné započetí přerušení odpisování zpětně, tj. v období pro které již byly účetní odpisy zaúčtovány. Proto bylo nutné upravit úlohu Výpočet odpisů (Calculate Depreciation). Úprava této úlohy je popsána v kapitole The new field "Depreciation Interrupt from" affects the correct calculation of accounting depreciation, also with regard to the possible start of depreciation interruption retrospectively, i.e. in the period for which accounting depreciation has already been posted. Therefore, it was necessary to modify the Calculate Depreciation task. Modification of this task is described in chapter https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32604443/V+po+et+odpis#%C3%9A%C4%8Detn%C3%AD-odpisy
Ukončení pozastavení účetních odpisů:
...
Termination of suspension of accounting depreciation:
by transferring to a new contract. This case is solved by a new task on the item card "Asset Card Transfer" described in chapterÚloha Převod karty majetku
úspěšné vyřešení krádeže – vzhledem k ojedinělému výskytu této situace není v systému řešeno automatické zpracování. Je nutné ruční zpracování. Pole Přerušit odepisování od (Depreciation Interrupt from) je editovatelné.
Úlohu lze nalézt a spustit z těchto míst:
v přehledu majetku Fixed Asset je umístěna v nabídce Successful resolution of theft – due to the rare occurrence of this situation, the system does not handle automatic processing. Manual processing is required. The Depreciation Interrupt from field is editable.
The task can be found and run from the following locations:
in the Fixed Asset overview is located in the Process -> Interruption of Accounting Depreciations nebo v nabídce Actions, ve které lze úlohy uživatelsky přeskládat pomocí funkce Personalize
vyhledat pomocí systémové lupy.
Závislosti a předpoklady
Závislost je na nastavení dávkové úlohy pro přerušení účetních odpisů, tj. s Typem dávkové úlohy (Batch Job Type) = DM – Přerušení (FA – Interrupt).
Další důležitá závislost je, že při vzniku krádeže nebo totální / ekonomické škody se na smlouvě změní její detailní stav. Správné zpracování úlohy je závisle na nastavení konkrétních detailních stavech smlouvy.
Proces zpracování úlohy
Po vyvolání úlohy Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciations) se zobrazí dialogové okno, ve kterém lze nastavit:
Účtovat (Post), přepnutím na Ano, se provede zaúčtování navržených řádků dle procesu úlohy
Filtry na pole z hlavičky smlouvy.
Po spuštění úlohy tlačítkem OK, úloha nahlédne do tabulky Nastavení dávkových úloh (API Batch Jobs Setup List 404786) a hledá kartu úlohy s Typem dávkové úlohy (Batch Job Type) = Dm – Přerušení (FA – Interrupt). Jestliže ji nenajde, ukončí zpracování a chybovým hlášením. Jestliže ji najde, pokračuje ve zpracování takto:
Nasadí filtry na Typ produktu financování (Fin. Product Type Filter), Stav smlouvy (Contract Status Filter) a Detailní stav smlouvy (Detail Contract Status Filter) podle nastavení v dávkové úloze
Jestliže je v dialogovém okně úlohy zadán filtr na Číslo smlouvy (No.), nebo jiný filtr na pole z hlavičky smlouvy, nasadí filtr podle zadání
Zkontroluje pole Kalkulace (Calculation) v Detailním stavu smlouvy (Detailed Contract Status). Jestliže je Ano (Yes), ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy. Jestliže je Ne (No), pokračuje ve zpracování dalších kroků procesu
Na smlouvě zkontroluje existenci datumu v poli Datum ukončení (Termination Date). V případě existence datumu pokračuje úloha ve zpracování. V případě neexistence datumu, se zpracování smlouvy ukončí a pokračuje ve zpracování další smlouvy
Podívá se na kartu předmětu ke smlouvě a najde si Číslo dlouhodobého majetku. V případě prázdné hodnoty v poli Číslo dlouhodobého majetku zapíše do Log DM (4047588) oznámení “Na předmětu financování č.xxxxxx nebylo nalezeno Číslo dlouhodobého majetku” (menu or in the Actions menu, where tasks can be rearranged by the user using the Personalize function
Search using the System Magnifier.
Dependencies and assumptions
The dependency is on the batch job setup for interrupting accounting depreciation, i.e. with Batch Job Type = FA – Interrupt.
Another important dependency is that in the event of theft or total/economic damage, the detailed status of the contract changes. Correct processing of the task depends on the settings of specific detailed contract statuses.
Job Processing Process
When the Interruption of Accounting Depreciations task is invoked, a dialog box is displayed where you can set:
Post, by switching to Yes, the proposed lines will be posted according to the job process
Filters on fields from the contract header.
After running the job by clicking the OK button, the job looks into the Batch Jobs Setup List 404786 table and looks for the job card with Batch Job Type = Dm – Interrupt (FA). If it does not find it, it terminates processing and an error message. If it finds it, it continues processing as follows:
Applies filters to Financing Product Type Filter, Contract Status Filter, and Detail Contract Status Filter according to the settings in the batch job
If a filter for Contract No. (No.) or another filter for a field from the contract header is specified in the task dialog, the filter is applied according to the specified
Checks the Calculation field in the Detailed Contract Status. If Yes, it stops processing the contract and moves on to processing the next contract. If it is No, it continues to process the next steps of the process
Checks the contract for the existence of a date in the Termination Date field. If a date exists, the task continues to be processed. In the absence of a date, the processing of the contract will be terminated and the processing of the next contract will continue
He looks at the Contract Item Card and finds the Fixed Asset Number. If there is a blank value in the Fixed asset number field, writes to the Fixed Assets Log (4047588) notification "Fixed Asset No. must have a value in Financed Object: No.=xxxxxx. It cannot be zero or empty)
V případě, že je na dohledané kartě DM v hlavičce pole Blocked = Ano, tak ukončí zpracování smlouvy a pokračuje ve zpracování další smlouvy
Na kartě majetku zkontroluje, zda je v účetní knize odpisů v poli Vyřazeno (Disposed Of) = Ne. V případě shody, pokračuje ve zpracování podle dalších kroků úlohy. V případě neshody ukončí proces a pokračuje ve zpracování další smlouvy
Na kartě majetku zkontroluje, zda v nalezené kartě majetku nejsou zadány podmínky pro přerušení odpisů v účetní knize odpisů, tj. v poli “Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) je zadán datum rovné Datumu předčasného ukončení ze smlouvy. V případě, že:
Hodnota pole (datum) je prázdná, zapíše do pole dohledané Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy
zadané datum je menší než Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy. Tím se zjistí, že předchozí podmínky pro přerušení odpisů již pominuly s smaže oba datumy. Do pole “Přerušit odepisování od” (Depreciation Interrupt from) pak zadá dohledané Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy
zadané datum vyšší než Datum ukončení (Termination Date) ze smlouvy. Zapíše do Log DM chybové hlášení s textem „Kniha odpisů 1-ÚČETNÍ pro dlouhodobý majetek č. xxxxxx - Odpisy přerušené až do je vyšší než Datum ukončení na smlouvě o financování.“ If there is a field Blocked = Yes in the header of the FA card, it will terminate the processing of the contract and continue processing the next contract
On the asset card, check to see if there is a Disposed Of = No field in the Depreciation Book Ledger. In the event of a match, processing continues according to the next steps of the job. In case of disagreement, it terminates the process and continues to process the next contract
On the asset card, he checks whether the conditions for suspension of depreciation in the accounting book are not entered in the found asset card, i.e. in the "Depreciation Interrupt from" field, a date equal to the Early Termination Date from the contract is entered. In the event that:
If the value of the (date) field is empty, writes the Termination Date from the contract into the field
The value of the (date) field is not equal, so it checks to see if a date is entered in the "Depreciations Interrupted up to" field. If the result of the check is:
the entered date is less than the Termination Date from the contract. This will determine that the previous conditions for suspending depreciation have expired and deletes both dates. In the "Depreciation Interrupt from" field, enter the Termination Date found from the contract
entered a date higher than the Termination Date from the contract. Writes to Fixed Assets Log Error message with the text "Depreciation Book 1 - ACCOUNTING for Fixed Asset No. xxxxxx - Depreciation interrupted until is higher than the Termination Date on the financing contract." (Depreciation Book 1-ÚČETNÍ for FA No. xxxxxx - Depreciations Interrupted up to is higher than Termination Date on Financing Contract.)
Hodnota pole (datum) je rovné, tak ukončí proces zpracování a pokračuje ve zpracování další smlouvy
Jestliže je v dialogovém okně úlohy boolean Účtovat (Post):
= Ano, tak provede:
Ve Výchozí (účetní) knize odpisu zkontroluje, zda je pole Použít stejné DM+fin.data (The value of the (date) field is equal, so it ends the processing process and continues processing the next contract
If the Post boolean is in the Jobs dialog box:
Položky fronty úloh (Job Queue Entries), zda nebyla úloha ukončeny chybovým hlášením. Po vyřešení / odstranění zapsané chyby lze úlohu spustit znovu pomocí tlačítka Restart
- Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně
= Yes, so it does:
In the Default (Accounting) Depreciation Book, checks if the Use Same FA+G/L Posting Dates ) field = Ano. Jestliže podmínce vyhoví, tak přepne na Ne (No) a pokračuje ve zpracování dalších kroků. Na konci zpracování smlouvy vrátí původní nastavení. Jestliže podmínce nevyhoví, pokračuje ve zpracování dalších krokůStorno odpisů v případě, že datum přerušení spadne do období se zaúčtovanými odpisy a zároveň je Datum ukončení (Termination Date) rozdílné jako Last Depreciation Date v účetní knize odpisů. Tj. navrhne řádky s částkou zaúčtovaných odpisů za období do Finančního deníku DM (Yes. If the condition is met, it switches to No and continues to process the next steps. At the end of contract processing, it reverts to the original settings. If the condition is not met, it continues to process the next steps
Reverse depreciation if the interruption date falls within the period with posted depreciation and the Termination Date is different from the Last Depreciation Date in the Depreciation Book of Accounts. That is, it suggests rows with the amount of posted depreciation for the period to the Fixed Asset G/L Journals ) a navržené řádky zaúčtuje. Jako Zúčtování datum (Posting Date) zadá 1. otevřeného účetního období, jestliže je původní období uzavřeno, jinak použije stejný datum, jaké má stornovaná položka. Zúčtovací datum DM (FA Posting Date) zadá 1. otevřeného majetkového období, jestliže je původní období uzavřeno, jinak použije stejný datum, jaké má stornovaná položka. Číslo dokladu (Document No.) použije z nastavení listu deníku pro účetní odpisy
Jestliže je Datum ukončení (Termination Date) rozdílné jako Last Depreciation Date v účetní knize odpisů, navrhne do Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) řádky pro odpis k zadanému dni „Přerušení odepisování od“ a navržené řádky zaúčtuje. Jako Zúčtovací datum (Posting Date) zadá 1. otevřeného účetního období, jestliže je původní období uzavřeno, jinak použije stejný datum jako Datum ukončení (Termination Date) na smlouvě. Do popisu zadá “Odpis dle revize údajů” (Depreciation according to data revision). Číslo dokladu (Document No.) zadá stejné jako pro řádky storna odpisu
= Ne, tak:
Jestliže nejde o přerušení odpisů do minulosti, provede stejné úkony jako pro „Ano“, ale navržené řádky ve Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journals) nezaúčtuje. Navržené řádky v deníku se musí zaúčtovat uživatelsky
Jestliže jde o přerušení odpisů do minulosti, musí uživatel před spuštěním úlohy vypnout kontrolu na Výchozí (účetní) knize odpisů Použít stejné DM+fin.data ((FA) and posts the proposed lines. Enters the 1st open posting period as the Posting Date if the original period is closed, otherwise it uses the same date as the canceled item. FA Posting Date enters the 1st open asset period if the original period is closed, otherwise it uses the same date as the canceled item. Uses Document No. from the journal batch setup for accounting depreciation
If the Termination Date is different from the Last Depreciation Date in the Depreciation Book of Accounts, it suggests rows in the Fixed Asset G/L Journals for depreciation on the specified date "Suspension of depreciation from" and posts the proposed lines. Enters the 1st open accounting period as the Posting Date if the original period is closed, otherwise it uses the same date as the Termination Date on the contract. In the description, enter "Depreciation according to data revision". Document No. enters the same as for the depreciation reversal lines
= No, so:
If it is not a case of suspending depreciation to the past, it performs the same actions as for "Yes", but does not post the proposed lines in the Fixed Asset G/L Journals. Suggested journal lines must be posted by the user
If the depreciation is interrupted to the past, the user must turn off the check on the Default (Accounting) Depreciation Book Use Same FA+G/L Posting Dates ) a po zaúčtování všech položek kontrolu opět zapnout. Následně spustit úlohu. Úloha navrhne storno odpisů podle stejného principu, jaký je popsaný v odstavci pro přímé účtování. Navržené řádky storna odpisu se musí zaúčtovat uživatelsky. Následně se musí spustit úloha na generování odpisů. Do dialogového okna se jako Zúčtovací datum DM (FA Posting Date) zadá posledního předchozího měsíc a Zúčtovací datum (Posting Date) se zadá prvního aktuálního měsíce. Navržené řádky odpisu se pak opět musí zaúčtovat uživatelsky
Ukončí proces a pokračuje ve zpracování další smlouvy.
Hodnota pole (datum) není rovné, tak zkontroluje, zda je zadáno datum v poli „Odpisy přerušené až do” (Depreciations Interrupted up to). Jestliže výsledek kontroly je:
"
Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně.
Spuštění úlohy v plánovači úloh
Úlohu č. 4047510 je možné spustit v rámci plánovače úloh tak, že se po spuštění úlohy zobrazí možnost odeslat do plánovače, následně se otevře dialogové okno s možnostmi nastavení plánovače.
Plánovač úlohy je upravený tak, že si přepne boolean Účtovat (Post) na Ano.
Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat:
before running the task and turn the check back on after all entries have been posted. Subsequently, run the task. The task suggests reversing depreciation according to the same principle that is described in the direct posting paragraph. Suggested depreciation reversal lines must be posted on a user basis. Subsequently, the task to generate depreciation must be run. In the dialog window, the FA Posting Date is entered in the last previous month and the Posting Date is entered in the first current month. The proposed depreciation lines must then again be posted to the user
They end the process and proceed to process the next contract.
After the task ends, it is recommended to always check the Fixed Asset Error Log (FA) to see if any contract processing has been terminated due to an error found. After resolving/deleting the written error report, the task can be run repeatedly.
To run a task in Task Scheduler
Problem No. 4047510 It is possible to run it within the Task Scheduler by displaying the Send to Scheduler option after the task starts, then opening a dialog box with scheduler settings options.
The job scheduler is modified by toggling the boolean Post to Yes.
After completing a job, it is recommended to always check:
Job Queue Entries to determine whether the job was terminated by an error message. After solving/removing the written error, the task can be started again using the Restart button
Fixed Asset Error Log (FA) to determine whether any contract processing has been terminated due to an error found. After resolving/deleting the written error report, the task can be run repeatedly.