Karta vozu autopůjčovny obsahuje následující záložky (budou popsány v následujících kapitoláchThe car rental card contains the following tabs (which will be described in the following chapters):
ObecnéGeneral
AutopůjčovnaCar rental
PojištěníInsurance
Správa
Na kartě se nacházejí tlačítka:
Katalogová karta (Catalogue Card)
po kliknutí na tlačítko se zobrazí katalogová karta vozidla, ze které bylo vozidlo vytvořeno (hodnota v poli Číslo katalogové karty v záložce Obecné)
Vyřadit vůz z evidence autopůjčovny (Eliminate Car)
po kliknutí na tlačítko se zobrazí hláška: “Opravdu si přejete vyřadit vůz z evidence autopůjčovny?”
Pokud uživatel klikne na tlačítko Ano změní se stav vozidla na neaktívní změnou stavu v poli Stav v záložce Autopůjčovna
V sekci Souvisejíci
tlačítko Dimenze (Dimension)
po kliknutí se zobrazí tabulka pro zadání dimenzí pro dané vozidlo
uživatel zadá dimenze, které se přenesou do tabulky a na kartu dimenzí v řádku rezervace/výpůjčky
při fakturaci se dimenze přenesou do řádku faktury (standartní funkce)
Záložka Obecné (General Tab)
Tato záložka obsahuje základní informace o vozidle
Pole:
Kód (Code)
Číselná řada pro vytvořené karty vozů autopůjčovny
Pokud je na číselné řade nastaven příznak Výchozí čísla = Ano, hodnota se do tohoto pole vkládá automaticky po vytvoření nové karty a kliknutí do libovolného pole
Číselná řada pro karty vozů autopůjčovny se bere podle nastavení číselné řady v poli Čísla vozů v tabulce Nastavení autopůjčovny
Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)
Pokud je zadávaná karta vozidla autopůjčovny pro vozidlo, které je zadané jako vozidlo na leasingové smlouvě (smlouva o financování), vybere uživatel leasingovou smlouvu, na které je dané vozidlo evidováno.
Číslo předmětu financování (Financed Object No.)
Needitovatelné pole
Defaultně prázdné
Hodnota se dotáhne podle vybraného čísla smlouvy financování
Číslo katalogové karty (Catalogue Card No.)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud není zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování vybere uživatel manuálně
Pole není povinné na kartě vozu nemusí být zadáno
Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.)
Uživatel manuálně vybere ze seznamu Dlouhodobý majetek
SPZ (registrační značka) (Car Licence Number)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud není zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dopíše uživatel manuálně
Číslo podvozku (VIN) (VIN Code)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud není zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dopíše Uživatel manuálně
Popis auta (Car Description)
Pokud je zadaná katalogová karta dotáhne se automaticky z katalogové karty. Uživatel může popis změnit.
Pokud není zadaná katalogová karta, uživatel manuálně dopíše popis
Popis se dotahuje do dokumentů autopůjčovny
Druh vozidla (Car Type)
Defaultní nastavení Person car
Uživatel může změnit a vybrat hodnotu z možnosti
Administration
On the card there are buttons:
Catalogue Card
click on the button to display the catalogue card of the vehicle from which the vehicle was created (value in the Catalogue Card No. field on the General tab)
Remove the car from the car rental company (Eliminate Car)
after clicking on the button, a message will appear: "Do you really want to remove the car from the car rental company's records?"
If the user clicks Yes, the vehicle's status will change to inactive by changing the status in the Status field in the Car Rental tab
In the Related section
Dimension button
When clicked, a table for entering dimensions for the given vehicle is displayed
The user enters the dimensions, which are transferred to the table and to the dimensions card in the book/loan row
When invoicing, the dimensions are transferred to the invoice line (standard function)
General Tab
This tab contains basic information about the vehicle
Field:
Code
No. Series for Created Car Rental Car Cards
If the Default Numbers = Yes flag is set on the number sequence, the value is automatically inserted into this field when you create a new card and click in any field
The number sequence for car rental cards is taken according to the number sequence settings in the Car Numbers field in the Car Rental Settings table
Financing Contract No.
If the car rental card to be entered is for a vehicle that is entered as a vehicle in a leasing contract (financing contract), the user selects the leasing contract on which the vehicle is registered.
Financed Object No.
Non-editable field
Empty by default
The value is tightened according to the selected Financing Contract No.
Catalogue Card No.
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If the value is not entered in the Financed Object No. field, the user selects it manually
The field is not mandatory, it does not have to be entered on the car card
Fixed Asset No.
User manually selects Fixed assets from the Fixed assets list
License Plate
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If the value is not entered in the Financed Object No. field, the user can type manually
VIN Code
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If the value is not entered in the Financed Object No. field, the User writes manually
Car Description
If a catalogue card is entered, it will be downloaded automatically from the catalogue card. The user can change the description.
If no catalogue card is specified, the user manually writes the description
The description is added to the car rental company's documents
Car Type
Default Person car settings
The user can change and select a value from the option:
Person Car, Motorbike, Trailer, Lorry, Special
Značka (Make Code)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je zadaná katalogová karta dotáhne se automaticky z katalogové karty.
Pokud není zadaná katalogová karta, uživatel vybere značku rozkliknutím pole
Název značky (Make Name)
Needitovatelné pole
Dotáhne se automaticky podle zadané značky
Modelová řada (Model Line Code)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je zadaná katalogová karta dotáhne se automaticky z katalogové karty.
Pokud není zadaná katalogová karta, uživatel vybere rozkliknutím pole z možností Modelové řady filtrovaných na zadanou značku
Název modelové řady (Model Line Name)
Dotáhne se automaticky podle zadané Modelové řady
ID modelu (Model ID)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je zadaná katalogová karta dotáhne se automaticky z katalogové karty.
Pokud není zadaná katalogová karta, uživatel vybere rozkliknutím pole z možností modelů filtrovaných na zadanou značku a modelovou řadu
Název modelu (Model Name)
Dotáhne se automaticky podle zadaného ID modelu
Kód motoru (Engine Code)
Pokud je potřeba zadá uživatel
10 znaků
Motor (Engine)
Pokud je potřeba zadá číslo / označení motoru uživatel
Text 30 znaků
Kód barvy exteriéru (Ext. Colour Code)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je zadaná katalogová karta uživatel vybere z číselníku barev
Pokud není zadaná katalogová karta, uživatel vybere z číselníku barev. V číselníku barev musí být tato barva zadaná mimo barev katalogových karet
Barva exteriéru (Ext. Colour Description)
Vybere uživatel
Kód typu paliva (Fuel Type Code)
Pole je needitovatelné
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je zadaná katalogová karta dotáhne se z katalogové karty
Pokud není zadaná katalogová karta, pole bude prázdné
Kapacita nádrže (Tank Capacity)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je hodnota v poli Číslo předmětu prázdná, vyplní uživatel ručně, neplní se z katalogové karty
Druh zabezpečení (Protection Type)
Defaultně prázdné
Uživatel může vybrat z možnostíIf the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If a catalogue card is entered, it will be downloaded automatically from the catalogue card.
If a catalogue card is not specified, the user selects the brand by clicking on the field
Make Name
Non-editable field
It will be tightened automatically according to the specified mark
Model Line Code
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If a catalogue card is entered, it will be downloaded automatically from the catalogue card.
If a catalogue card is not specified, the user selects a field from the Model Lines options filtered to the specified make by clicking on it
Model Line Name
It will be tightened automatically according to the specified Model Line
Model ID
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If a catalogue card is entered, it will be downloaded automatically from the catalogue card.
If no catalogue card is specified, the user selects a field by clicking on the field from the model options filtered to the specified make and model series
Model Name
It will be tightened automatically according to the specified model ID
Engine Code
If necessary, enter by the user
10 characters
Engine
If necessary, enter the engine number/designation by the user
Text: 30 characters
Exterior Colour Code
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If a catalogue card is entered, the user selects from the colour code list
If a catalogue card is not specified, the user selects from the colour list. In the color code list, this color must be specified except for the colors of the catalogue cards
Exterior Colour Description
Selected by the user
Fuel Type Code
Field is non-editable
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If a catalogue card is entered, it will be drawn from the catalogue card
If a catalogue card is not specified, the field will be empty
Tank Capacity
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If the value in the Object No. field is empty, the user fills it in manually, it is not filled in from the catalogue card
Protection Type
Empty by default
The user can select from:
Mechanical, Electronical, Mechanica+Electronical
Roční dálniční známka (Highway One-year Ticket)
Informace, jestli je na vozidle platná roční dálniční známka
Hodnoty Ano/Ne
Defaultní hodnota = Ne
Uživatel může hodnotu měnit
Metalíza (Metal)
Doplňující informace pro dokumenty protokolu a vyhledávaní v seznamech. Informace, jestli má vozidlo metalickou barvu
Hodnoty Ano/Ne
Defaultní hodnota = Ne
Uživatel může hodnotu měnit
TK do (Technical Control To)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je hodnota v poli Číslo předmětu prázdná, vyplní uživatel ručně, neplní se z katalogové karty
Pokud je v Nastavení autopůjčovny v poli Upozornění před koncem data EK/TK a pojištění dny zadaná hodnota např. 2, systém při vybrání vozidla na rezervaci/výpůjčku kontroluje datum TK do a zobrazí v tomto nastaveném časovém intervalu uživateli upozorňující hlášku
Stav km (Tachometer Status)
Při založení karty uživatel dopíše manuálně
Automaticky se doplní hodnotou z pole Stav tachometru konec při vrácení vozidla
Uživatel může km měnit.
Při vytvoření rezervace / výpůjčky se km z tohoto pole dotáhnou do řádku karty rezervace / výpůjčky do pole Stav tachometru – Počátek
Pokud je na vozidle vyplněná hodnota čísla předmětu financování, tak při změně hodnoty stavu km v tomto poli systém zobrazí uživateli hlášku:
Pokud uživatel klikne na Ne dané km se uloží jenom na kartě vozidla autopůjčovny
Pokud uživatel klikne na Ano systém zkontroluje poslední zadané km v Historii stavu tachometru pro daný předmět financování a pokud:
jsou zadané km větší než poslední zadané km v tabulce Historie stavu tachometru pro daný předmět financování, systém založí v tabulce nový řádek s oblastí = Autopůjčovna
jsou zadané km menší, než poslední zadané km v tabulce Historie stavu tachometru pro daný předmět financování tak zobrazí informativní hlášku:
Pokud uživatel klikne na Ano založí nový řádek v tabulce Historie stavu tachometru pro daný předmět financování s oblastí = Autopůjčovna
Pokud uživatel klikne na Ne dané km se uloží jenom na kartě vozidla autopůjčovny
Nádrž – díly (Tank – Parts)
Uživatel vybere hodnotu z předdefinovaných možnosti.
Důležitý údaj pro přefakturaci nedotankované nádrže při vrácení vozidla a jeho zápisu na přebírací protokol
Příští servisní kontrola (datum) (Next Service Check (Date))
Datum příští servisní kontroly
Příští servisní kontrola (km) (Next Service Check (km))
Uživatel může zadat km pro příští servisní kontrolu
Vozidlo dočasně nedostupné (Temporary Unavailable Vehicle)
Defaultní hodnota = Ne
Uživatel přepne na Ano pokud je vozidlo z jakékoliv příčiny mimo možnost zapůjčení (servis. Pojistná událost, atd)
Pokud bude v poli hodnota = Ano vozidlo se nebude nabízet na zapůjčení
Pořizovací cena (Actual Price)
Pokud je zadaná hodnota v poli Číslo předmětu financování dotáhne se hodnota automaticky z předmětu financování dané smlouvy
Pokud je hodnota v poli Číslo předmětu prázdná, vyplní uživatel ručně, neplní se z katalogové karty
Záložka Autopůjčovna (Rent a Car Tab)
Záložka obsahuje konkrétní informace o vozidle vztahující se k půjčování vozidla.
Pole:
Tarifní skupina, Tarifní podskupina, Kód ceníku
Jedná se o hodnoty viz Standardní karta vozidla a viz Nastavení.
Datum aktivace
Datum, od kterého je vozidlo nabízeno k výpůjčce.
Datum deaktivace
Po tomto datu nebude vozidlo nabízeno k výpůjčce
Status
Uvádí, zda je vozidlo pro potřeby autopůjčovny aktivní či neaktivní
Číslo DM
Do tohoto pole doplní systém číslo dlouhodobého majetku, pokud je k tomuto vozu vytvořena karta DM.
Cena vozu
Katalogová cena vozidla, např. pro potřeby zdanění ke mzdě
Parkoviště
Zde si uživatel vybere z číselníku parkovišť místo, kde je vozidlo umístěno.
Místo na parkovišti
Zde si uživatel vybere, na kterém konkrétním místě na parkovišti je vozidlo umístěno
Záložka Pojištění (Insurance Tab)
Záložka obsahuje informace o pojištění. Jedná se pouze o evidenční pole.
Záložka Správa (Management Tab)
...
Information on whether the vehicle has a valid annual vignette
Values Yes/No
Default value = No
The user can change the value
Metallic
Additional information for log documents and searching lists. Information about whether the vehicle is metallic
Values Yes/No
Default value = No
The user can change the value
Technical Control To
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If the value in the Object No. field is empty, the user fills it in manually, it is not filled in from the catalogue card
If the value e.g. 2 is entered in the Car Rental Settings in the field Notification before the end of the EK/TK and Insurance Days date, the system checks the date of the TK to when selecting the car for reservation/rental and displays a warning message to the user in this set time interval
Mileage Status
When creating a card, the user writes manually
It is automatically filled in with the value from the Odometer Status field end when the vehicle is returned
The user can change the km.
When a reservation / rental is created, km from this field are drawn to the line of the reservation / loan card in the Mileage – Start field
If the value of the financed object number is filled in on the vehicle, then when changing the mileage value in this field, the system will display the following message to the user:
If the user clicks No, the km will only be saved on the car rental card's car card
If the user clicks Yes, the system will check the last km entered in the Odometer Status History for the given financed object and if:
if the entered km is greater than the last km entered in the Odometer Status History table for the given financed object, the system will create a new row in the table with area = Car Rental
the entered km are less than the last entered km in the Odometer Status History table for the given financed object will display an informative message:
If the user clicks on Yes, a new row will be created in the Odometer Status History table for the given financed object with area = Car Rental
If the user clicks No, the km will only be saved on the car rental card's car card
Tank – Parts
The user selects a value from the predefined options.
Important information for the re-invoicing of an unrefuelled tank when returning the vehicle and its entry in the acceptance protocol
Next Service Check (Date)
Next Service Check Date
Next Service Check (km)
The user can enter km for the next service check
Temporary Unavailable Vehicle
Default value = No
The user switches to Yes if the vehicle is out of the possibility of renting for any reason (service. Insurance claim, etc)
If the field contains value = Yes, the vehicle will not be offered for rent
Purchase Price (Actual Price)
If the entered value is in the Financed Object No. field, the value is automatically drawn from the financed object of the contract
If the value in the Object No. field is empty, the user fills it in manually, it is not filled in from the catalogue card
Rent a Car Tab
The tab contains vehicle-specific information related to renting a car.
Field:
Tariff Group, Tariff Subgroup, Pricelist Code
These are the values shown in Standard Vehicle Card and see Settings.
Active Date
The date from which the vehicle is offered for rent.
Deactivation Date
After this date, the vehicle will not be offered for rent
Status
Indicates whether the vehicle is active or inactive for the car rental company's needs
Fixed Asset No.
In this field, the system adds the number of the fixed asset if a fixed asset card is created for this car.
Price of the car
Catalogue price of the vehicle, e.g. for the purposes of taxation in addition to wages
Parking lot
Here, the user selects the place where the vehicle is located from the parking lot list.
Parking space
Here, the user chooses where the vehicle is located in the parking lot
Insurance tab
The tab contains insurance information. This is only a registration field.
Management Tab
The bookmark contains only informative fields.