Zdrojem pro finanční vypořádání z Totální škody je Pojistná událost The source for the financial settlement from Total Loss is the Insurance Event (Insurance Claim) s typem pojistné události Totální škoda. Údaje ze záložky Vypořádání pojistného plnění with the type of insured event Total Loss. Data from the Insurance Indemnity Settlement tab (Insurance Indemnity Settlement) se přenáší z pojistné události dle nastavení polí finančního vypořádání na kartu finančního vypořádání.
Údaje z Pojistné události ze záložky Vypořádání pojistného plnění (Insurance Indemnity Settlement) se přenáší na kartu finančního vypořádání a „Částka krácení“ a „Částka k refakturaci bez DPH“ se do FIV přepočítávají.
Náklady spojené s pojistnou událostí Totální škoda / Krádež je možno přefakturovat na klienta:
Z povolení servisu přes Hromadnou fakturaci
Přímá refakturace na klienta bez daně– částka se netýká přímo PU (jen přišla na stejné nákupní faktuře k PU). Nebyla uplatněna u pojistitele a nemá párové pojistné plnění nebo jeho krácení (není zahrnuta v částce krácení PP)
Z finančního vypořádání
Přepočítaná částka krácení
Spoluúčast
Jestli měl klient na smlouvě službu, které se týkala částka krácení PP, je třeba kvůli přehledu „čerpání služby“ označit na řádku povolenky s touto službou částku k refakturaci se „způsobem refakturace“ = Vyúčtování. Aby v saldu smlouvy nebyla uplatněna 2x, z částky krácení se pro FIV odečítá částka k refakturaci. Před odečtením ale musíme ponížit částku k refakturaci o Přímou refakturaci na klienta, která v částce krácení není, ale v kalkulovaném poli „částka k refakturaci bez DPH“ zahrnuta je. Proto přepočet Částky krácení z PU do FIV.
Pokud klient „službu smlouvy“ nemá, ale poskytnutí náhradního vozidla je součástí balíčku k pojištění, při nadměrném počtu čerpaných dnů se řádek povolenky netvoří a nadměrné čerpání je v „částce krácení“.
Finanční vypořádání obsahuje několik záložek (kromě záložek Obecné a Ukončení smlouvy) – jsou popsány níže.
Postup vytvoření Finančního vypořádání:
Uživatel založí Finanční vypořádání pomoci tlačítka Create/Create Financial Settlement (vybere typ vypořádání pro Totální škodu)
Systém otevře kartu pro tento typ vypořádání
Po vytvoření Finančního vypořádání systém automaticky aktualizuje (přepočítá) pole na kartě vypořádání na základě pojistné události
Uživatel pak může vykonat úpravy např. aktualizovat údaje na Pojistné události (Insurance Claim), založit nové řádky povolenky k pojistné události, nebo upravit refakturaci na záložce Prodej (Sales) na Řádku povolení servisu (Maintenance Permission Line) k dané pojistné události.
Pokud uživatel založil nové Povolení servisu (Maintenance Permission) nebo aktualizoval Řádky povolení servisu (Maintenance Permission Line) k dané pojistné události, nejdříve musí aktualizovat pojistnou událost F5.
Po aktualizaci a kontrole Pojistné události uživatel se vrátí finančního vypořádání a vykoná aktualizace (Process/Update).
Dále může změnit editovatelná pole na kartě Finančního vypořádání a znovu spustit Aktualizaci. Změny na kartě Finančního vypořádání nemají zpětný vliv na Pojistnou událost
Uživatel pak může vypořádání schválit (Process/Approve) resp. vytvořit fakturu/dobropis (Process/Release).
Záložka Totální škoda (Total Damage Tab)
Záložka Totální škoda (Total Damage) se otevře pro typ finančního vyrovnání, které má v Typ pro smlouvy se službami=Totální škoda.
Platí, že v Nastavení polí finančního vypořádání musí být pro daný typ finančního vypořádání vybrány všechny pole, v opačném případu se na záložce nebudou plnit.
Záložka obsahuje následovné pole – většina polí jsou needitovatelné:
Číslo pojistné události (Insurance Claim No.)
Systém při založení FIV automaticky vyplnil dle pojistné události typu Totální škoda na leasingové smlouvě. Pokud by pojistná událost typu totální škoda na smlouvě nebyla, záložka bude prázdná.
Typ pojistné události (Insurance Claim Type)
Systém doplnil z pojistné události
Účetní zůstatková hodnota (Accountant Book Value Adjusted)
Systém doplnil z pojistné události z pole Účetní hodnota předmětu financování (Fin.Object Book Value)
Pojistné plnění (Insurance Claim Payment)
Systém doplnil výši pojistného plnění vztahujícího se k pojistné události. Na pojistné události je jako kalkulované pole
Cena vraku – pojistná událost (Wreck Price – Insurance Claim)
Systém doplnil z pojistné události z pole Cena vraku (Wreck Price)
Skutečná spoluúčast (Real Participation)
Systém doplnil z pojistné události z pole Skutečná spoluúčast (Real Participation)
Korekce (Correction Amount)
Systém doplnil z pojistné události z pole Korekce (Correction Amount)
Částka krácení (Reduction Amount)
Systém vypočte částku krácení na FIV tak, že od Částky krácení z PU odečte rozdíl částky k refakturaci bez DPH mínus Přímá refakturace na klienta bez daně viz obrázek níže.
Pole je editovatelné. Pokud uživatel pole změní ručně, systém je už při aktualizaci nepřepočítá i kdyby se změnily vstupní údaje!
Částka řádků faktur (Invoice Line Amout)
Systém doplní dle pojistné události – kalkulovaná hodnota Nákupní ceny bez DPH z řádků povolení servisu k dané pojistné události
Přímá refakturace na klienta bez daně (Direct Reinvoice Amount Excl.VAT)
Systém doplní ze stejnojmenného pole na pojistné události
Refakturace pro vyúčtování (Reinvoice Amount to be Settled)
Systém vypočte pole jako rozdíl mezi „Částka k refakturaci bez DPH“ a „Přímá refakturace na klienta bez daně“ z polí na pojistné události.
Pole je editovatelné. Pokud uživatel pole změní ručně, systém je už při aktualizaci nepřepočítá i kdyby se změnily vstupní údaje!
Poznámka pro zákazníka (Comment fo Customer)
Editovatelné textové pole
Saldo pojistné události (Claims Balance)
Systém provede výpočet Saldo = Účetní zůstatková hodnota – Pojistné plnění – Cena vraku – Skutečná spoluúčast – Korekce – Částka krácení + Částka řádků faktur – Přímá refakturace na klienta bez daně – Refakturace pro Vyúčtování viz obrázek níže.
Protože Částka krácení a Refaktura pro vyúčtování jsou editovatelná pole, které vstupují do výpočtu salda, po jejich změně je nutné provést Aktualizaci finančního vypořádání, aby se Saldo přepočítalo. Tyto změny nemají vliv na pojistnou událost. Saldo před změnou editovatelných polí se rovná Celkovému součtu na pojistné události.
Částka krácení
vstupuje do výsledné faktury na klienta z FIV
Jedná se o stejné pole, které je na kartě 2x, kvůli součtu K přefakturaci celkem
Skutečná spoluúčast
vstupuje do výsledné faktury na klienta z FIV
Jedná se o stejné pole, které je na kartě 2x, kvůli součtu K přefakturaci celkem
K přefakturaci celkem
Systém sečte Částku krácení + Skutečná spoluúčast
Tato hodnota bude fakturovaná na zákazníka z Finančního vypořádání
Vedle faktury, která vznikne zaúčtováním FIV, může vzniknout i hromadná faktura z řádků povolení servisu na podkladě „Přímé refaktrurace na klienta bez daně“. Podmínkou správného výpočtu přefakturace na klienta z Finančního vypořádání je správné zadání řádků povolení servisu na záložce Prodej pole Způsob refakturace: viz Pojistná událost a plnění(Karta pojistné události, záložka Vypořádání pojistného plnění) a Povolení servisu(Popis polí řádku povolení servisu).
Záložka Totální škoda - krádež– účtovaní (Total Damage Tab – Theft – Posting)
Účtovaní FIV vypořádání typu Settlement Type Total Damage probíhá standardní funkcionalitou nemapováním jednotlivých polí v Nastavené polí finančního vyrovnaní a fakturačních položek k nim.
Nastavení fakturační položky
Nastavení rozhodovacího pole (či systém vytvoří typ dokladu fakturu, anebo dobropisu)
Na kartě FIV
Real Participation (Skutečná spoluúčast), Reduction Amount (Částka krácení), To be settled (K přefakturaci celkem) – hodnota polí se načítá ze záložky Total Damage
Tlačítko Vydat (Release) bolo upravené:
Pro typ FIV Total Damage bola doplněná kontrola:
ak v poli Claims Balance CZ: Saldo pojistné události bude hodnota <> 0, systém ukončí funkci a zobrazí chybovou hlášku.
Ak bude v poli Saldo pojistné události hodnota = 0, výsledkem vyúčtovaní bude vždy faktura is transferred from the insured event according to the financial settlement field settings to the financial settlement card.
Insurance Claim Data from the Insurance Indemnity Settlement tab (Insurance Indemnity Settlement) is transferred to the Financial Settlement Card and "Reduction Amount" and "Amount to be Reinvoiced Excl. VAT" are recalculated to FIV.
Costs associated with the Total Loss / Theft insured event can be reinvoiced to the client:
From Maintenance Permission via Mass Invoicing
Direct re-invoicing to the client without tax – the amount does not relate directly to the PU (it just came on the same purchase invoice to the PU). It has not been claimed by the insurer and does not have a paired insurance indemnity or its reduction (it is not included in the amount of the PP reduction)
From Financial Settlement
Recalculated Reduction Amount
Participation
If the client had a service on the contract that was related to the amount of the PP reduction, it is necessary to mark the amount to be reinvoiced with "reinvoicing method" = Billing on the allowance line with this service due to the "service utilization" overview. In order not to be applied twice in the contract balance, the amount to be reinvoiced is deducted from the reduction amount for FIV. However, before deducting, we must reduce the amount to be reinvoiced by Direct Reinvoicing to the Client, which is not included in the reduction amount, but is included in the calculated field "Amount to be reinvoiced without VAT". Therefore, the reduction amount is recalculated from PU to FIV.
If the client does not have the "contract service", but the provision of a replacement vehicle is part of the insurance package, in the case of an excessive number of drawn days, the allowance line is not created and the excessive use is in the "reduction amount".
The Financial Settlement contains several tabs (except for the General and Contract Termination tabs) – they are described below.
To create a Financial Settlement:
The user creates a Financial Settlement using the Create/Create Financial Settlement button (selects the settlement type for Total Damage)
The system will open a tab for this type of settlement
After creating a Financial Settlement, the system automatically updates (recalculates) the fields on the Settlement card based on the insured event
The user can then make adjustments, e.g. update the data on Insurance Claims (Insurance Claim), create new claim allowance rows, or edit reinvoicing on the Sales tab (Sales) on the Maintenance Permission Line (Maintenance Permission Line) to the insured event.
If the user has created a new Maintenance Permission (Maintenance Permission) or updated Maintenance Permission Lines (Maintenance Permission Line) to the claim, they must first update the F5 claim.
After updating and reviewing the Insurance Claim, the user returns the financial settlement and performs the updates (Process/Update).
They can also change the editable fields on the Financial Settlement tab and start the Update again. Changes on the Financial Settlement tab do not have a retroactive effect on the Insurance Event
The user can then approve the settlement (Process/Approve) or create an invoice/credit note (Process/Release).
Total Damage Tab
Total Damage Tab (Total Damage) opens for a financial settlement type that has a Type for Contract with Services=Total Damage.
It is true that all fields must be selected for the given financial settlement type in the Financial Settlement Field Setup, otherwise they will not be filled in on the tab.
The bookmark contains the following fields – most of the fields are non-editable:
Insurance Claim No. (Insurance Claim No.)
When the FIV was established, the system automatically filled in according to the insured event of the Total Loss type on the leasing contract. If there is no total loss insured event on the contract, the tab will be empty.
Insurance Claim Type (Insurance Claim Type)
System added from an insured event
Book Value Residual Value (Accountant Book Value Adjusted)
The system added from the insured event from the Financed Object Book Value field (Fin.Object Book Value)
Indemnification (Insurance Claim Payment)
The system has added the amount of indemnity related to the insured event. On an insurance claim, it is like a calculated field
Wreck Price – Insurance Claim (Wreck Price – Insurance Claim)
The system added from the insurance claim from the Wreck Price field (Wreck Price)
Real Participation (Real Participation)
The system added from the insurance claim from the Real Participation field (Real Participation)
Correction (Correction Amount)
System added from the insurance claim from the Correction field (Correction Amount)
Reduction Amount (Reduction Amount)
The system calculates the amount of reduction to FIV by subtracting the difference in the amount to be reinvoiced excl. VAT minus Direct Reinvoicing to the Client Excl. Tax from the Reduction Amount from PU, see the figure below.
The field is editable. If the user changes the fields manually, the system will not recalculate them during the update, even if the input data changes!
Invoice Line Amount (Invoice Line Amout)
The system will complete according to the insured event – the calculated value of the Purchase Price Excl. VAT from the lines of the maintenance permission for the given insured event
Direct re-invoiced to the client tax-free (Direct Reinvoice Amount Excl.VAT)
The system completes from the field of the same name on the insurance claim
Reinvoicing for Bill (Reinvoice Amount to be Settled)
The system calculates the field as the difference between "Amount to Reinvoice Excl. VAT" and "Direct Reinvoice to Client Excl. Tax" from the claims fields.
The field is editable. If the user changes the fields manually, the system will not recalculate them during the update, even if the input data changes!
Comment for Customer (Comment fo Customer)
Editable text field
Claims Balance (Claims Balance)
The system calculates Balance = Book Value Residual Value – Insurance Indemnity – Wreck Price – Actual Participation – Correction – Reduction Amount + Invoice Line Amount – Direct Re-invoicing to Client Excl. Tax – Reinvoicing for Billing, see the picture below.
Since Reduction Amount and Reinvoice for Bill are editable fields that enter the balance calculation, after changing them, it is necessary to perform a Financial Settlement Update to recalculate the Balance. These changes do not affect the claim. The balance before changing the editable fields is equal to the total sum of the claims.
Reduction Amount
enters into the final invoice to the client from FIV
This is the same field that is on the card 2x, due to the sum of the total To be reinvoiced
Real Participation
enters into the final invoice to the client from FIV
This is the same field that is on the card 2x, due to the sum of the total To be reinvoiced
Total to be reinvoiced
The system adds up the Reduction Amount + Actual Participation
This value will be invoiced to the customer from the Financial Settlement
In addition to the invoice that is created by posting the FIV, a mass invoice can also be created from the lines of the maintenance permission on the basis of "Direct refactuation to the client without tax". A condition for the correct calculation of re-invoicing to a client from Financial Settlement is the correct entry of maintenance permission lines on the Sales tab of the Reinvoicing Method field: see Insurance Claim, Insurance Benefits (Insurance Claim Card, Insurance Claim Settlement tab) and Maintenance Permissions(Maintenance Permission Line Field Description).
Total Damage Tab – Theft – Posting
Posting of FIV settlements of the Settlement Type Total Damage type is performed by the standard functionality of not mapping individual fields in the Set-up Financial Settlement Fields and invoicing items to them.
Invoicing Entry Setup
Setting up a decision field (or the system will create a document type, invoice or credit note)
On the FIV card
Real Participation (Actual deductible), Reduction Amount (Reduction Amount), To be settled (To be reinvoiced in total) – the value of the fields is read from the Total Damage tab
The Release button has been modified:
For the FIV Total Damage type, the following control was added:
If the value in the Claims Balance CZ: Claims Balance field is <> 0, the system will terminate the function and display an error message.
If the value = 0 in the Claims Balance field, the result of the settlement will always be an invoice.