...
...
...
...
...
...
...
...
...
The purpose of the task is to ensure that the new contract information is updated on the asset card. First of all, it must be reflected in the period of depreciation of assets and in the change in RV, i.e. Salvage Value. At the same time, before transferring the asset card to the new contract, they must properly deal with the accounting of items to the original contract.
To achieve the correct depreciation calculation for the new contract, the Asset Card Transfer Task for the new contract checks whether the date in the "Depreciation Interrupt from" field is filled in on the depreciation book ledger. This is a unique identifier that the original contract for the asset card has been terminated.
So, after the job starts, the following steps are performed:
...
First, the necessary checks are carried out:
Existence of an asset card for the financed object of the original contract
existence of a financed object with the same VIN
and other checks to set up FA, set up batch jobs, etc.
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Karta majetku se převádí v případě, kdy dojde k převodu předmětu financování na novou smlouvu. Pro tento případ je vytvořena nová úloha, která se spouští tlačítkem na předmětu financování “Převod karty majetku” (FA Card Transfer) umístěným v nabídce Actions. Úloha se spouští uživatelsky z předmětu financování k původní smlouvě.
Účelem úlohy je zajistit, aby se na kartě majetku aktualizovali údaje o nové smlouvě. Především se musí projevit na době odepisování majetku a na změně RV, tj. Zbytkové hodnoty (Salvage Value). Zároveň se musí před převodem karty majetku na novou smlouvy řádně vypořádat s proúčtováním položek k původní smlouvě.
Aby bylo dosaženo správného výpočtu odpisů pro novou smlouvu, úloha na převod karty majetku k nové smlouvě kontroluje, zda je na účetní knize odpisů vyplněno datum v poli „Přerušit odepisování od“ (Depreciation Interrupt from). Což je jednoznačný identifikátor toho, že původní smlouva ke kartě majetku byla ukončena.
Po spuštění úlohy se tedy provedou tyto kroky:
nejdříve se provedou nutné kontroly:
existence karty majetku k předmětu financování původní smlouvy
existence předmětu financování se stejným VIN
a další kontroly k nastavení DM, nastavení dávkových úloh apod.
pak se pro původní smlouvu spustí codeunits pro tyto majetkové úlohy a v tomto pořadí: Revize údajů na kartě DM (Revision Of Data On The FA Card), Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciation), Převod na STOCK (Transfer to STOCK, with direct posting applied to all jobsFinally, the codeunit for the Asset Card Transfer task is run. If the direct posting option is selected before the task is run, the calculated Salvage Value difference is posted. A detailed description of the process of this task is described) s tím, že se pro všechny úlohy použije přímé zaúčtování
calculated and booked pro-rata depreciation to the original contract, as of the date of transfer to the new contract, i.e. as of the Handover Date of the new contract minus one day
posted accounting entries to be transferred from STOCK. The transfer from STOCK does not create fixed asset entries, only general ledger entries, it is the opposite process as for the transfer to STOCK
On the asset card there are:
The following have been changed on the header:
Contract Code (Global Dimension No. 2) according to the new contract
data on the financed object according to the new contract
nakonec se spustí codeunit pro úlohu Převod karty majetku. Jestliže je před spuštěním úlohy zvolena volba přímého účtování, zaúčtuje se vypočtený rozdíl Zbytkové hodnoty (Salvage Value). Podrobný popis procesu této úlohy je popsán v kapitolehttps://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/7759493932473361/FAloha+P+Cardevod+Transferkarty+Report#Jobmajetku#Proces-Processingzpracov%C3%A1n%C3%AD-Process
The result of transferring the asset card to a new contract is:
Výsledek převodu karty majetku na novou smlouvu je:
vypočtený a zaúčtovaný poměrný odpis k původní smlouvě, k datu převodu na novou smlouvu, tj. k Datumu předání (Handover Date) z nové smlouvy mínus jeden den
zaúčtované účetní položky k převodu ze STOCK. K převodu ze STOCK nevznikají položky DM, jen věcné položky, jde o opačný proces jako pro převod na STOCK
na kartě majetku jsou:
first:
na hlavičce jsou změněny:
Contract Code (globální dimenze č. 2) podle nové smlouvy
údaje o předmětu financování podle nové smlouvy (VIN, Licence Plate No, Customer, etc.)
STOCK = No
The following is recorded in the depreciation book:
The value of the New Contract Depreciation Ending Date field
the value of the Depreciations Interrupted up to field one day less than the Handover Date of the new contract
if the FA Posting Group was on STOCK before the transfer, the FA Posting Group will be changed after the transfer according to the FA Posting Group settings in the FA Depreciation Book Template set up for the FA Subclass used on the asset card
The Salvage Value is equal to the RV from the new contract
Fixed Asset No. is deleted on the object to the original contract
The same Fixed Asset No. is written on the object to the new contract as it was on the object to the original contract.
After the transfer to a new contract, depreciation also starts to be calculated "newly". The principle and procedure of calculating depreciation is described Calculate Depreciation
The user should run the task continuously, preferably immediately after activating a new contract, to ensure that accounting depreciation is calculated correctly over time. With the fact that the original contract is terminated.
The task can be found and run from the Financed Object Card, from the Actions menu.
Dependencies and assumptions
A fundamental dependence is the existence of an asset card to the original contract, i.e. the asset number is filled in the Fixed Asset No. field on the object to the contract.
The essential assumption is that the original contract for the asset card is terminated, i.e. the Termination Date is filled in on the original contract.
Another assumption is that the same VIN is entered on the object to the new contract as on the original contract.
Job Processing Process
The user runs the task from the Financed Object Card to original (terminated) contract. The "FA Card Transfer" task button is available in the Actions menu.
When a task is invoked, the task dialog box is displayed first. In the dialog box, the user can select Post. By default, boolean is set to Yes. The Filter: Financed Object automatically pre-populates the number of the subject from which the task is run.
After starting the task with the OK button, the task:
Checks that an asset number exists on the Financed Object Card in the Fixed Asset No. field. If the asset number does not exist on the object, the job terminates processing with the notification "The Fixed asset number field must have a value (Cannot be zero or empty) in the Financed Object table: Number=xxxxxx." v účetní knize odpisů je zapsáno:
hodnota pole Poslední datum odpisování (Depreciation Ending Date) podle nové smlouvy
hodnota pole Odpisy přerušené až do (Depreciations Interrupted up to) o jeden den menší, než je Datum předání (Handover Date) nové smlouvy
jestliže byla karta majetku před převodem na STOCK, po převodu se změní Účto skupina DM (FA Posting Group) podle nastavení Účetní skupiny DM (FA Posting Group) v účetní Šabloně knih odpisů (FA Depreciation Book Template) nastavené k použité Podtřídě DM (FA Subclass) na kartě majetku
Zbytková hodnota (Salvage Value) se rovná RV z nové smlouvy
na předmětu k původní smlouvě je smazáno Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.)
na předmětu k nové smlouvě je zapsáno stejné Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.) jaké bylo na předmětu k původní smlouvě.
Po převodu na novou smlouvu se také začínají „nově“ počítat odpisy. Princip a postup výpočtu odpisů je popsaný v kapitole https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32604443/V+po+et+odpis#%C3%9A%C4%8Detn%C3%AD-odpisy
Uživatel by měl úlohu spouštět průběžně, nejlépe ihned po aktivaci nové smlouvy, aby byl zajištěn správný výpočet účetních odpisů v čase. S tím, že původní smlouva je ukončená.
Úlohu lze nalézt a spustit z předmětu financování (Financed Object Card), z nabídky Akce (Actions) → Převod karty majetku (FA Card Transfer).
Závislosti a předpoklady
Zásadní závislost je existence karty majetku k původní smlouvě, tj. na předmětu ke smlouvě je v poli Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.) vyplněno číslo majetku.
Další závislosti jsou řádně nastavené karty dávkových úloh pro úlohy Revize údajů na kartě DM (Revision Of Data On The FA Card), Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciation), Převod na STOCK (Transfer to STOCK).
Zásadním předpokladem je, že původní smlouva ke kartě majetku je ukončená, tj. na původní smlouvě je vyplněno Datum ukončení (Termination Date).
Dalším předpokladem je, že na předmětu k nové smlouvě je zadáno stejné VIN jako na původní smlouvě.
Proces zpracování úlohy
Uživatel spustí úlohu z karty předmětu financování k původní (ukončené) smlouvě. Tlačítko úlohy „Převod karty majetku“ (FA Card Transfer) je dostupné v nabídce Actions.
Po vyvolání úlohy se nejdříve zobrazí dialogové okno úlohy. V dialogovém okně může uživatel zvolit přímé účtování (Post). Defaultně je boolean nastaven na Ano (Yes). Do filtru předmět financování (Filter: Financed Object) se automaticky předvyplní číslo předmětu, ze kterého je úloha spouštěna.
Po spuštění úlohy tlačítkem OK, úloha:
nejdříve:
Zkontroluje, že na kartě předmětu ke smlouvě (Financed Object Card) existuje číslo majetku v poli Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.). Jestliže na předmětu číslo majetku neexistuje, úloha ukončí zpracování s oznámením “Pole Číslo dlouhodobého majetku musí mít hodnotu (Nesmí být nula nebo prázdné) v tabulce Předmět financování: Číslo=xxxxxx.” (Fixed Asset No. must have a value in Financed Object: No.=xxxxxx. It cannot be zero or empty.). If it exists, you will be asked "Do you want to transfer FA card xxxx to another financed object?" Jestliže existuje, objeví se dotaz „Chcete převést kartu DM xxxx na jiný předmět financování?“ (Do you want to transfer FA Card xxxx to another financed object?) Ano / Ne (Yes / No). When No is selected, the processing task ends. When Yes is selected, the job continues in the processing process
Checks to see if any code is set in the Fixed Asset Setup (FA Setup) fields: Po zvolení volby Ne (No) ukončí úloha zpracování. Po zvolení volby Ano (Yes) pokračuje úloha v procesu zpracování
Zkontroluje, zda je v Nastavení DM (Fixed Asset Setup) nastaven nějaký kód v polích: Výchozí kniha odpisů (Default Depr. Book), šablona (Residual Value FA – Template, and Journal Batch ) a list deníku (Residual Value FA – Batch). If code is not set in any of these fields, the job is terminated with an error message. If the check of these fields is error-free, it retrieves the value of the FA Jobs field from the Source Code Setup table, which it then uses when processing FA JobsAn overview of all items that have a blank asset number is displayed, with a filter for the Jestliže v některém z těchto polí není nastavený kód, ukončí se zpracování úlohy s chybovým oznámením. Jestliže proběhne kontrola těchto polí bez chyb, načte si hodnotu pole Úlohy DM (FA Jobs) z tabulky Nastavení kódů původu (Source Code Setup), který pak použije při zpracování majetkových úloh
Zobrazí se přehled všech předmětů, které mají prázdné číslo majetku, s filtrem na pole Číslo karosérie (VIN) (Chassis No. (VIN)) field. The user selects from the offered courses and confirms the selection with the OK buttonChecks if there is a . Uživatel vybere z nabízených předmětů a výběr potvrdí tlačítkem OK
Zkontroluje, zda existuje Karta nastavení dávkové úlohy (Batch Jobs Setup Card with ) s Typ dávkové úlohy (Batch Job Type) = DM – Sklad (FA – Stock). If the result of the check is negative, the task terminates processing with an error message. If the result of the check is positive, the task continues in the processing processCheck that the Detail Contract Status of the new contract has the flag Calculation = No. If the result of the check is negative, the task terminates the processing with the notification "Pokud výsledek kontroly bude negativní, tak úloha ukončí zpracování s chybovým oznámením. V případě, že výsledek kontroly bude pozitivní, pokračuje úloha dál v procesu zpracování
Proběhne kontrola, že na detailním stavu smlouvy (Detail Contract Status) nové smlouvy je příznak Kalkulace = Ne (Calculation = No). V případě, že výsledek kontroly bude negativní, úloha ukončí zpracování s oznámením “Kalkulace musí být rovno Ne” (The calculation must be equal to No". If the result of the check is positive, the task continues in the processing process
On the transferred asset card, checks whether the "Depreciations Interrupt up to" field is blank. If it is not empty, it terminates processing with an error message
The default (accounting) book of the transferred asset card is checked to see if the Last Depreciation Date is greater than or equal to the Handover Date of the new contract
if so, the job terminates processing with the error message "). V případě, že výsledek kontroly bude pozitivní, pokračuje úloha dál v procesu zpracování
Na převáděné kartě majetku zkontroluje, zda je pole “Přerušit odepisování až do” (Depreciations Interrupt up to) prázdné. Pokud není prázdné, tak ukončí zpracování s chybovým oznámením
Proběhne kontrola na výchozí (účetní) knize odpisů převáděné karty majetku, zda Datum posledního odpisu (Last Depreciation Date) je vyšší nebo roven jako Datum předání (Handover Date) z nové smlouvy
Reloads the processed asset card, which may have changed after the previous steps were processed. Compares whether the date entered in the Last Depreciation Date field is less than the Handover Date of the new object in the default (accounting) book Minus one day
If it is smaller, the Calculate Depreciation task is run to post the suspended depreciation to date, and the proposed depreciation is posted directly if direct posting is enabled in the Task dialog box
If it is not smaller, it continues to process
The Fixed Asset No. is written on the financed object of the new contract
On the header of the transferred asset card is:
all existing dimensions will be deleted and all dimensions from the new contract will be written
Overrides the contract number and object number. The fields VIN, Vehicle Registration Number, No. and Customer Name are calculated fields and therefore the values of these fields will be validated
toggles STOCK = No
On the default (accounting) book of depreciation for the transferred asset card:
writes a new depreciation period, i.e. enters the same date as in the new contract in the Contractual End Date field in the Depreciation Ending Date field. The No. of Depreciation Months is automatically recalculated on the asset card
overwrites the FA Posting Group in the depreciation book according to the FA Posting Group settings in the FA Depreciation Book Template set up for the FA Subclass used on the asset card
if there is a non-empty value in the Depreciation Interrupted from field, then in the Depreciations Interrupted up to field, the date from the Handover Date field of the new contract is entered into the Depreciations Interrupted up to field
The Fixed Asset No. is deleted on the financed object for the original contract.
- Difference RV – the task for the transferred asset card proposes to deduct the amount calculated as the difference between the current total Salvage Value on the transferred asset card (the sign is reversed for the calculation, i.e. the minus is turned into a plus) and the new amount of Salvage Value, which is taken from the financed object of the new contract, from the Residual Value Calculated field. For Posting Date, it uses the same date as in the new contract in the Handover Date field. The other fields for the Fixed Asset Journal will be filled in the same way as described Revision Of Data On The FA Card Report for Salvage Value posting. If the suggested difference RV / Salvage Value is equal to 0, then the line is not suggested for posting. If a direct posting was specified in the Jobs dialog box, the proposed line is posted. If direct posting has not been entered, the lines are proposed to the journal and the posting must be done by the userTransfer from STOCK – The task checks whether the field STOCK = Yes is on the header of the transferred asset card. If the check result is positive, then for the transferred asset card, it suggests reposting from STOCK to accounts according to the FA Posting Group used in the Default Depreciation Book. The reverse process, as described in the Transfer to STOCK and Dispose Off the FA Card task in the Transfer To STOCK And Disposal Off The FA Card Report With the proviso that for reposting from STOCK, the current dimension will be filled in according to the settings on the FA Card, i.e. the dimension according to the new contract. What if the negative result of the check is STOCK = Yes, then the job processing is terminated. If a direct posting was specified in the Jobs dialog box, the proposed line is posted. If direct posting has not been entered, the lines are suggested to the journal and the posting must be done by the user
jestliže ano, tak úloha ukončí zpracování s chybovým hlášením „K datu předání předmětu xxxx již byly zaúčtovány odpisy“ (Depraciation is posted after Handover date xxxx"), where xxxx represents the Handover Date of the new contract. In this case, in order for the error to continue processing, you must first reverse the posted depreciation, and then run the job again
If not, the task continues in the processing process
then the codeunit for the FA Card Transfer report, report number 4046913, is started with the following process:
kdy xxxx představuje Datum předání předmětu (Handover Date) z nové smlouvy. Aby bylo možné v tomto případě chyby pokračovat ve zpracování, je nutné nejdříve zaúčtované odpisy vystornovat a pak znovu spustit úlohu
jestliže ne, tak úloha pokračuje dál v procesu zpracování
pak se spustí codeunits reportů těchto majetkových úloh, s filtrem na číslo smlouvy k předmětu financování, ze kterého je úloha spouštěna, v tomto pořadí:
Revize údajů na kartě DM (Revision Of Data On The FA Card) – číslo codeunit 4046912. Podrobný proces úlohy popsaný v kapitoleDávková úloha Revize údajů na kartě DM
Přerušení účetních odpisů (Interruption of Accounting Depreciation) – číslo codeunit 4047508. Podrobný proces úlohy popsanýv kapitolePřerušení účetních odpisů
Převod na STOCK (Transfer to STOCK) – spustí se jen codeunit 4046913 z reportu 4046914. Podrobný proces úlohy popsanýv kapitoleDávková úloha Převod na STOCK a vyřazení karty majetku
s tím, že:
jakmile narazí na chybu u některého z reportů tak se ukončí zpracování úlohy a zobrazí se daná chyba. Následně se musí vyřešit zobrazená chyba a pak je možné znovu spustit úlohu
jakmile proběhnou bez chyb, tak se postupně provede i přímé zaúčtování všech vzniklých řádků pro účtování
provede se kontrola, zda je na výchozí (účetní) knize odpisů k převáděné kartě majetku vyplněno datum v poli „Přerušit odepisování od“ (Depreciation Interrupt from). Jestliže výsledek kontroly bude negativní, tak úloha ukončí zpracování s chybovým oznámením. V případě, že výsledek kontroly bude pozitivní, pokračuje úloha dál v procesu zpracování
pak se spustí codeunit pro report Převod karty DM (FA Card Transfer), číslo reportu 4046913, s tímto procesem:
Znovu si načte zpracovávanou kartu majetku, která se mohla po zpracování předchozích kroků změnit. Porovná si, zda ve výchozí (účetní) knize odpisů datum vyplněný v poli Datum posledního odpisu (Last Depreciation Date) menší než Datum předání (Handover Date) nového předmětu mínus jeden den
Pokud je menší, spustí se úloha Výpočet odpisů (Calculate Depreciation) pro doúčtování přerušených odpisů k datu a navržený odpis se přímo zaúčtuje, pokud je povoleno přímé účtování v dialogovém okně úlohy
Pokud není menší, tak pokračuje dál ve zpracování
Na předmět financování nové smlouvy se zapíše Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.)
Na hlavičku převáděné karty majetku se:
smažou všechny stávající dimenze a zapíšou se všechny dimenze z nové smlouvy
přepíše číslo smlouvy a číslo předmětu. Pole VIN, Registrační číslo vozidla, číslo a název zákazníka jsou kalkulovaná pole, a tudíž proběhnou validace hodnot těchto polí
přepne označení STOCK = Ne
Na výchozí (účetní) knize odpisů k převáděné kartě majetku:
zapíše novou dobu odepisování, tj. do pole Poslední datum odpisování (Depreciation Ending Date) zapíše stejné datum jako je v nové smlouvě, v poli Smluvní datum ukončení (Contractual End Date). Počet měsíců odpisování (No. of Depreciation Months) se na kartě majetku automaticky přepočítá
přepíše Účto skupinu DM (FA Posting Group) v účetní knize odpisů podle nastavení Účetní skupiny DM (FA Posting Group) v účetní Šabloně knih odpisů (FA Depreciation Book Template) nastavené k použité Podtřídě DM (FA Subclass) na kartě majetku
pokud je neprázdná hodnota v poli Přerušit odpisování od (Depreciation Interrupt from) tak do pole Přerušit odepisování až do (Depreciations Interrupted up to) zapíše datum z pole Datum předání předmětu (Handover Date) z nové smlouvy
Na předmětu financování k původní smlouvě se smaže Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.)
Rozdíl RV – úloha pro převáděnou kartu majetku navrhne k odúčtování částku, vypočtenou jako rozdíl mezi aktuální celkovou Zbytkovou hodnotou (Salvage Value) na převáděné kartě majetku (pro výpočet se otočí znaménko, tj. z mínus se udělá plus) a novou částku Zbytkové hodnoty (Salvage Value), kterou si vezme z předmětu financování nové smlouvy, z pole Zůstatková hodnota kalkulační (Residual Value Calculated). Jako Zúčtovací datum (Posting Date) použije stejné datum jako je v nové smlouvě, v poli Datum předání (Handover Date). Plnění ostatních polí pro Deník dlouhodobého majetku (Fixed Asset Journal) proběhne stejným způsobem jako je popsáno Dávková úloha Revize údajů na kartě DM pro účtování Zbytkové hodnoty (Salvage Value). Jestliže se navrhovaný rozdíl RV / Zbytkové hodnoty (Salvage Value) rovná 0, pak se řádek pro účtování nenavrhne. Pokud bylo zadáno v dialogovém okně úlohy přímé účtování, tak se navržený řádek zaúčtuje. Pokud přímé účtování nebylo zadáno, tak se řádky navrhnou do deníku a zaúčtování se musí provést uživatelsky
Převod ze STOCK – úloha zkontroluje, zda je na hlavičce převáděné karty majetku pole STOCK = Ano. Jestliže je výsledek kontroly pozitivní, pak pro převáděnou kartu majetku navrhne zpětné přeúčtování ze STOCK na účty podle Účto skupiny DM (FA Posting Group) použité ve výchozí (účetní) účetní knize odpisů (Default Depreciation Book). Opačný proces jako je popsaný v úloze Převod na STOCK a vyřazení majetku (Transfer to STOCK and Dispose Off the FA Card) vDávková úloha Převod na STOCK a vyřazení karty majetku S tím, že pro zpětné přeúčtování ze STOCK se naplní aktuální dimenze podle nastavení na Kartě DM (FA Card), tj. dimenze podle nové smlouvy. Co když je negativní výsledek kontroly na STOCK = Ano, tak se ukončí zpracování úlohy. Pokud bylo zadáno v dialogovém okně úlohy přímé účtování, tak se navržený řádek zaúčtuje. Pokud přímé účtování nebylo zadáno, tak se řádky navrhnou do deníku a zaúčtování se musí provést uživatelsky.