Principles
Account Schedules are used to create user reports on accounting data – general ledger items and financial budget items. The user can choose what data to display and how to display it. In addition, reports created in this way can be exported to Excel. It can also use templates defined in Excel, e.g. for the Balance Sheet or Profit and Loss Statement.
You can set up different layouts to define the information that you want to get from the chart of accounts. You can also use formulas to compare two or more accounting schemes and column layouts. This kind of comparison provides the ability to:
Create your own financial reports.
Create as many accounting schemes as needed, each with a unique name.
Set up different report layouts and print the report with the current numbers.
Dependencies and assumptions
The basic assumption is the created chart of accounts, i.e. the accounts in the chart of accounts.
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Principy
Účetní schémata (Account Schedules) slouží k tvorbě uživatelských sestav nad účetními daty – věcnými položkami a položkami finančních rozpočtů. Uživatel si může sám zvolit, jaká data a jakým způsobem bude zobrazovat. Takto vytvořené sestavy může navíc exportovat do aplikace Excel. Může využít i šablon definovaných v aplikaci Excel např. pro výkaz Rozvahy nebo Zisku a ztrát.
Můžete nastavit různá rozvržení pro definování informací, které chcete získat z účetní osnovy. Pomocí vzorců můžete také porovnat dvě nebo více účetních schémat a rozložení sloupců. Tento druh porovnání poskytuje možnost:
Vytvářet vlastní finanční sestavy.
Vytvářet tolik účetních schémat kolik bude potřeba, každý s jedinečným názvem.
Nastavit různá rozvržení sestav a tisk sestavy s aktuálními čísly.
MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
CZ localization documentation valid for BC22 is available at this linklokalizační dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
Core Localization Pack for Czech - Business Central | Microsoft Learn
This documented area describes how schematics are created and set up.
Overview Account Schedules it is available from the Manual Setup list in the Finance category, or it can be accessed from the Role Center and can be searched for using the magnifying glass.
Creation of an accounting scheme
The Account Schedules in the standard version of BC are the basis of standard financial statements that may not meet the needs of your business. To quickly create your own financial reports, you can start by copying an existing account schedule by using the Copy Account Schedule Or, you can create a new account schedule by using the New.
Afield Name It is possible to enter a unique name for the scheme and elaborate on it in the Description. Afield Default Column Layout The user can select the default way of displaying the account scheme. If you want to, or if you don't like the layout you choose, you can edit it later. Field Analysis View Name It is used to link accounting schemes to analysis views. If there is an analysis view code in this field, the accounting schedule will show data from the aggregated analysis view entries instead of the general ledger entries.
Field Accounting Schedule Type it can be Standard, Balance Sheet, or Income Statement.
Account Scheme Setup
To set up or correct/modify the chart settings, open the Account Schedule using the Edit Account Schedule in the Process menu.
The definition of an accounting schedule consists primarily of setting up lines. The rows indicate the source from which the data will be displayed.
In order to be able to work with the rows, e.g. add them, it is necessary to fill in the fields Row No..
The text in the Description field should convey the purpose of the line.
Field value Totaling Type
Specifies the source from which the information in the row will be taken.
The possible choices are:
Accounts (Posting Account) (information will be taken from the general account)
Total Accounts (the information will be taken from the End-Total or Total general ledger account)
Formula (the information will be obtained from other lines of the account scheme)
Set Base For Percent (such a row is not displayed in reports, only the basis for calculating percentages on other rows is calculated here).
Field Totaling
is populated depending on the Totaling Type field. You can specify a filter for selecting general ledger accounts, summary accounts, or other schema rows.
Afield Show
With the Yes, No options, the user can control the display of a given row in the report (some rows can be e.g. auxiliary for creating totals).
After you check the box New Page
, the next line will be printed on a new page.
The row contains yet another field for formatting the display row in the report. They are checkboxes Bold, Italic (Italic), Underline and Show Opposite Sign (This option applies only to the amount).
In the other four hidden fields, you can enter dimension values to filter the values for the row. If the account schedule does not have an analysis view assigned, two global dimensions can be specified. If an analysis view is assigned, you can specify the dimensions defined for the analysis view.
In the accounting scheme, it is also possible to define reports that are annexes to the financial statements, such as the balance sheet and the profit and loss statement. In order to control the display of rows according to the nature of the resulting amount (debit or credit), the Calc field is available with values of Always, Never, When Positive, and When Negative.
Setting the display of columns
By using different column view definitions, the user can define different views of the account schedule rows. To open the window, click Actions -> Functions -> Edit Column Layout Setup in the Account Schedule.
Assigned Column No. It allows you to perform mathematical operations on columns. Field Column Header Contains a description that will appear in the account schedule preview and as the column name when printed.
Field Column Type It specifies more precisely what information will be extracted from the rows. If there are G/L accounts in the schema rows, you can use the Movement (Net Change), Balance at Date, Initial Balance, Year to Date, Rest of Fiscal Year and Entire Fiscal Year. If only columns are calculated, the value can be used Formula (Formula).
Because the general ledger account stores information about both the current status and the budget, you can use the Ledger Entry Type Choose between the two values (options Entries and Budget Entries).
The nature of the displayed amounts can be selected by the user in the field Amount Type (values Amount (Net Amount), Debit Amount and Credit Amount).
Afield Formula (Formula) You can enter a mathematical expression to calculate with columns. For the purpose of comparison with previous time periods, you can enter a date formula either in the Comparison Date Formulaor Comparison Period Formula (hidden field).
Next, in the column definition, there are again formatting fields such as Show Opposite Sign, Show and Rounding Factor.
In the hidden fields, it is possible to enter values such as dimensions, according to which the values for the given scheme will be filtered.
Preview of the accounting scheme
A preview of the accounting schedule can be viewed from the window Account Schedule Click Preview (Overview) Offer Offers ProcessV této dokumentované oblasti je popsáno jak se vytváří a nastavují schémata.
Přehled Účetní schémata (Account Schedules) je dostupný ze seznamu Manuálního nastavení (Manual Setup) v kategorii Finance (Finance), nebo může být dostupný na Role centru (Role Center) a lze jej vyhledat pomocí lupy.
Závislosti a předpoklady
Základním předpokladem je vytvořená účetní osnova, tj. účty v účetní osnově.
Popis dokumentované oblasti
Vytvoření účetního schématu
Účetní schémata (Account Schedules) ve standardní verzi BC jsou základem standardních finančních výkazů, které nemusí vyhovovat potřebám vašeho podnikání. Chcete-li rychle vytvořit vlastní finanční sestavy, můžete začít kopírováním existujícího účetního schématu pomocí funkce Kopírovat účetní schéma (Copy Account Schedule) nebo můžete vytvořit nové účetní schéma pomocí funkce Nový (New).
Do pole Název (Name) lze zadat jednoznačný název schématu a ten rozvést v poli Popis (Description). V poli Výchozí rozložení sloupce (Default Column Layout) může uživatel vybrat výchozí způsob zobrazení daného účetního schématu. Pokud chcete, nebo vám vybrané rozložení nevyhovuje, můžete jej upravit později. Pole Název pohledu analýzy (Analysis View Name) slouží k propojení účetních schémat s pohledy analýzy. Pokud je v tomto poli kód pohledu analýzy, účetní schéma bude zobrazovat data z agregovaných položek pohledu analýzy namísto položek věcných.
Pole Typ účetního schématu (Accounting Schedule Type) může mít hodnotu Standardní (Standard), Rozvaha (Balance Sheet) nebo Výsledovka (Income Statement).
Nastavení účetního schématu
Účetní schéma (Account Schedule) si pro nastavení či opravu/úpravu nastavení schématu otevřete pomocí funkce Upravit účetní schémata (Edit Account Schedule) v nabídce Proces (Process).
Definice účetního schématu spočívá v první řadě v nastavení řádků. Řádky udávají zdroj, ze kterého budou data zobrazena.
Aby bylo možné s řádky dále pracovat, např. je sečítat, je nutné vyplnit pole Číslo řady (Row No.).
Text v poli Popis (Description) by měl vyjadřovat účel řádku.
Hodnota v poli Typ součtu (Totaling Type)
udává, z jakého zdroje bude brána informace do řádku.
Možné volby jsou:
Účty (Posting Account)
informace budou brány z finančního účtu
Účty celkem (Total Accounts)
informace budou brány z finančního účtu typu Do-součet (End-Total) nebo Součet (Total)
Vzorec (Formula)
informace bude získána z jiných řádků účetního schématu
Nastavit základ pro procenta (Set Base For Percent)
takový řádek se v sestavách nezobrazuje, kalkuluje se zde pouze základ pro výpočet procent na jiných řádcích
Pole Součet (Totaling)
se plní v závislosti na poli Typ součtu (Totaling Type). Lze do něj zadat filtr pro výběr finančních účtů, součtových účtů nebo ostatních řádků schématu
V poli Zobrazit (Show)
s možnostmi Ano, Ne může uživatel řídit zobrazení daného řádku v sestavě (některé řádky mohou být např. pomocné pro tvorbu součtů)
Po zaškrtnutí pole Nová strana (New Page)
se bude následující řádek tisknout na novou stránku.
Řádek obsahuje ještě další pole pro formátování zobrazovaného řádku v sestavě. Jsou to zaškrtávací pole Tučně (Bold), Kurzíva (Italic), Podtržení (Underline) a Zobrazit opačné znaménko (Show Opposite Sign) (tato volba se vztahuje pouze k částce).
Do dalších čtyř skrytých polí je možné zadat hodnoty dimenzí, podle kterých budou filtrovány hodnoty pro daný řádek. Pokud účetní schéma nemá přiřazen pohled analýzy, lze zadat dvě globální dimenze. Pokud pohled analýzy přiřazen je, lze zadat dimenze definované pro pohled analýzy.
V účetním schématu lze definovat i sestavy, které jsou přílohami účetní závěrky jako výkaz rozvahy a výkaz zisku a ztrát. Aby bylo možné řídit zobrazovaní řádků podle povahy výsledné částky (MD nebo Dal) je k dispozici pole Vypočti (Calc) s hodnotami Vždy (Always), Nikdy (Never), Při kladné (When Positive) a Při záporné (When Negative).
Nastavení zobrazení sloupců
Pomocí různých definic zobrazení sloupce může uživatel definovat různé pohledy na řádky účetního schématu. Okno se otevře klepnutím na tlačítko Akce (Actions) -> Funkce (Functions) -> Nastavit rozložení sloupců (Edit Column Layout Setup) v okně Účetní schéma (Account Schedule).
Přiřazené Číslo sloupce (Column No.) dovoluje provádět se sloupci matematické operace. Pole Hlavička sloupce (Column Header) obsahuje popis, který se bude objevovat v náhledu účetního schématu a při tisku jako název sloupce.
Pole Typ sloupce (Column Type) přesněji určuje, jaká informace bude z řádků získána
Pokud jsou v řádcích schématu finanční účty, lze použít možnosti Pohyb (Net Change), Saldo do data (Balance at Date), Počáteční saldo (Beginning Balance), Rok do dneška (Year to Date), Zbytek fiskálního roku (Rest of Fiscal Year) a Celý fiskální rok (Entire Fiscal Year)
Pokud se počítá pouze se sloupci, lze použít hodnotu Vzorec (Formula).
Protože s finančním účtem jsou uloženy informace o aktuálním stavu i o rozpočtu, lze v poli Typ položky (Ledger Entry Type) mezi těmito dvěma hodnotami zvolit (možnosti Položky (Entries) a Položky rozpočtu (Budget Entries)).
Povahu zobrazovaných částek může uživatel zvolit v poli Typ částky (Amount Type) (hodnoty Částka (Net Amount), MD částka (Debit Amount) a Dal částka (Credit Amount)).
Do pole Vzorec (Formula) lze zadat matematický výraz pro výpočet se sloupci. Pro účely srovnání s předchozími časovými úseky je možné zadat datumový vzorec buď do pole Vzorec srovnávacího data (Comparison Date Formula), nebo Vzorec srovnávacího období (Comparison Period Formula) (skryté pole).
Dále jsou v definici sloupce opět formátovací pole jako Zobrazit opačné znaménko (Show Opposite Sign), Zobrazit (Show) a Faktor zaokrouhlení (Rounding Factor).
Do skrytých polí je možné zadat hodnoty např. dimenzí, podle kterých budou filtrovány hodnoty pro dané schéma.
Náhled účetního schéma
Náhled účetního schématu lze zobrazit z okna Účetní schéma (Account Schedule) klepnutím na tlačítko Náhled (Overview) v nabídce Proces (Process).