Párování provizí

Provizní listy

Zaplacením pojistného vzniká nárok na výnosovou provizi. Pojišťovna zpřístupní provizní listy. Uživatel stáhne provizní listy a upraví provizní list na jednotný formát v excelu.

Struktura Provizního listu v xls formátu:

Číslo pojistné smlouvy v pojišťovně (Insurance Company Contract No.)

• Pokud hlavička pojistky neobsahuje „číslo pojistné smlouvy v pojišťovně“ a položka platby provize bude spárovaná s řádkem provizního kalendáře, systém doplní „číslo pojistné smlouvy v pojišťovně“ do hlavičky pojistky.

• Číslo návrhu v pojišťovně (Draft No.)

  • Některé pojišťovny používají jako klíčový údaj pojistky

• Období OD (Period From)

  • Začátek období provize, ke kterému se platba vztahuje

• Období DO (Period To)

  • Konec období provize, ke kterému se platba vztahuje

• Číslo leasingové smlouvy (Financing Contract No.)

  • Některé pojišťovny používají jako klíčový údaj pojistky

• Číslo rámcové smlouvy v pojišťovně (Insurance Comapany Framework Agreement)

  • Může být klíčový údaj u flotilových smluv

• Částka provize (Commision Amount)

  • Klíčový údaj pro automatické párování

• Procento provize (Commission %)

  • Informační údaj

• Roční pojistné (Insurance Company Year Amount)

  • Informační údaj

• Běžné pojistné (lehotné) (Insurance Company Amount)

  • Informační údaj

• Periodicita provize (Calculation Period)

  • Informační údaj

• Datum úhrady (Posting Date)

  • Po spárování je uveden jako datum vyrovnání

• Typ IPZ (Individual Insurance Contract Type)

  • Pro rozlišení typu individuální pojistky. Má význam při automatickém vytvoření individuální pojistky z došlé provize

• Pojistný produkt (Insurance Product No.)

  • Informační údaj, má význam pro filtraci při ručním vyrovnání

• Vytvořit IPZ (Create Individual Insurance Contract)

  • Pokud chceme vytvářet IPZ, je třeba zde zadat 1 nebo Vytvořit

Některé pojišťovny neposílají provizní listy. V těchto případech uživatel zadá manuálně řádky (dle bankovního výpisu) do formuláře Položky plateb pojistné provize.

Pokud existuje provizní list v požadovaném formátu, uživatel na přehledu Položky plateb pojistné provize spustí Import proviz:.

Systém otevře dialogové okno pro volbu pojišťovny.

Pak vybere příslušný soubor:

Open

Systém importoval položky z provizního listu do položek plateb pojistné provize.

Pokud není v provizním listě zadaná periodicita, dopočte se do položky platby pojistné provize automaticky z Období od a Období do.

Má problém s únorem, nespočítá 1M!

Pří výpočtu jsou zadané tolerance – intervaly:

Kvartál - období 3M je detekováno, pokud „Období do“ – „Období od“ je v intervalu 88 – 93 dní

Půl rok - období 6M je detekováno, pokud „Období do“ – „Období od“ je v intervalu 170 – 190 dní

Rok – období 365 – 366 dní

Automatické párování

Uživatel spustí funkci Automatické párování. V položkách plateb pojistného provize jsou údaje z provizních listů, podle kterých systém vyhledává provizní kalendáře k párování. Párováním doplní údaje z pojistných smluv

Základním klíčem pro párování je vždy pojišťovna, období a částka provize.

• Pojišťovnu uživatel zadává při nahrávání provizních listů.

• Období provizního kalendáře filtruje dle období provizního listu – např. je-li v provizním listě 9. 7. 2021 – 9. 8. 2021 (rozhodné datum z provizního listu je Období od, v našem případě 9.7.2021), vybere řádek provizního kalendáře, kde OD <= 9. 7. a DO>= 9. 7. - kalendáře máme od 9. 7. do 8. 8. což vyhovuje

• Částku provize systém posuzuje dle nastavené odchylky (+-odchylka Nastavení pojištění – odchylka platby provize).

• Systém páruje v následujících krocích:

• Hledá provizní kalendář podle pojišťovny, období, částky provize a jednoho alespoň jednoho z klíčů:

  • čísla smlouvy v pojišťovně

  • čísla návrhu

  • čísla smlouvy o financování

• Hledá podle pojišťovny, období, čísla rámcové smlouvy v pojišťovně a napáruje, pouze pokud bude sedět částka všech pojistných smluv k dané rámcové.

Řádky provizního kalendáře k párování bere jen otevřené. Pokud je už nějaký řádek označen Otevřeno = NE (je uzavřený), postupuje od posledního uzavřeného řádku.

Pokud jsou před tímto řádkem ještě otevřené řádky, je třeba je dopárovat ručně, automaticky už je systém nedopáruje.

Nespárované položky mají částku ve sloupci Zůstatek a zatržítko ve sloupci Otevřené.

Detail položky platby pojistné provize

Uživatel si může prohlédnout spárované položky v detailu, k čemu byly párované. Označí si řádek s položkou platby a spustí funkci Detailní položky.

Ruční dopárování

Položky, které systém automaticky nespároval, může uživatel prověřit a spárovat ručně. Na nespárovaném řádku v sekci Použít spustí funkci Vyrovnat položky.

Systém otevře formulář pro ruční dopárování.

Formulář je zafiltrován na číslo leasingové smlouvy, pojišťovnu a příznak otevřené. Uživatel může dle potřeby filtr upravit. Je možno přidat další filtr.

Jak uživatel najde jednu nebo více položek (tj. řádky provizního kalendáře), ke kterým chce došlou provizi připárovat, označí jeden řádek nebo v poli Vybrat označí více řádků a spustí funkci Nastavit identifikaci vyrovnání.

Systém na označeném řádku doplní Vybráno = Ano a ID uživatele.

Když se uživatel splete, může identifikaci zase smazat – stačí na označeném řádku s identifikací opět spustit funkci Nastavit identifikaci. Při tomto druhé spuštění systém ID uživatele zase smaže.

Spárovaná položka je připravena k zaúčtování.

Zaúčtování vyrovnání

Po dohledání řádků, které vyrovnávají položku platby provize, uživatel spustí funkci Zaúčtovat vyrovnání.

Uživatel může zaúčtovat i částečné dopárování. Na řádku platby provize zůstává zbytek (zůstatek) k dalšímu dopárování.

Pokud uživatel označil k párování pojistku na smlouvě, ke které je vytvořená změnová kopie, systém zahlásí chybu a nedovolí zaúčtovat vyrovnání.

Open

Uživatel musí prověřit, kdo vytvořil změnovou kopii a domluvit se na převzetí, či zrušení změnové kopie a následně znovu spustit Účtovat vyrovnání.

Pokud uživatel označil k párování pojistku na smlouvě, ke které existuje varianta, systém nehlásí chybu a dovolí zaúčtovat vyrovnání, ale znehodnotí variantu, aby nemohla být aktivována:

Aproximace provize

Pokud se jedná o provizi, kterou pojišťovna může v průběhu měnit a uživatel chce na základě změny výšky došlé provize přepočítat provizní kalendář, je třeba zadat v definici provize zatržítko v poli Aproximace.

V tomto případě při ručním dopárování se systém zeptá při nesouladu částky, zda je třeba aproximovat kalendář provize.

Uživatel může odpovědět Ne a zaúčtovat i částečné dopárování. Na řádku platby provize zůstává zbytek (zůstatek) k dalšímu dopárování.

Pokud odpoví Ano, systém přepočítá provizní kalendář na základě došlé provize.

Zrušit vyrovnání

Spárované položky může uživatel opět rozpárovat a uvolnit k novému párování. Uživatel otevře detailní položku, kterou chce rozpárovat a spustí funkci Zrušit vyrovnání.

Po odsouhlasení systém vytvoří stornovací řádek k vybrané detailní položce a přepočítá zůstatek. Zúčtovací datum na řádku vzniklém zrušením vyrovnání je “pracovní datum”.

Doplnění údajů z provizního listu

U pojistných smluv uživatelé při zakládání smlouvy neznají číslo návrhu nebo číslo pojistné smlouvy v pojišťovně. Tyto údaje ale pojišťovna uvádí v provizním listu.

Při vyrovnání systém kontroluje, zda tyto údaje jsou v pojistné smlouvě prázdné a pokud ano, doplní z provizních listů:

• Číslo návrhu

• Číslo smlouvy v pojišťovně

Příklad:

V pojistné smlouvě není uvedeno číslo smlouvy v pojišťovně. Z provizního listu systém importem vyplnil položku platby.

Po spárování (ručním nebo automatickém) systém doplní údaj na hlavičku pojistky.

Párování plateb mezi sebou – storno z pojišťovny

V případě dodatečné opravy chybného řádku z provizního listu je třeba použít párování plateb mezi sebou.

Například přijde vyšší provize, než má být,

• následně přijde storno celé vyplacené provize a úhrada správné sumy (běžnější případ)

• následně přijde storno v rozdílné částce

Příklad: Storno celé částky:.

Omylem přišla vyšší provize 243,83.

Uživatel dopároval ručně. Následně přišla z pojišťovny oprava.

Postup:

• zrušit vyrovnání – tím znovu otevřeme položku platby 243,83

• po importu opravných položek provizního listu je třeba Vyrovnat platby mezi sebou. Uživatel označí řádek se zápornou částkou a spustí funkci Vyrovnat platbu

  • V dialogovém okně vybere položku platby, která patří k zápornému řádku a potvrdí OK

    • U obou spárovaných plateb zmizí zatržítko otevřeno.

  • Pokud byla ovšem na provizi nastavena Aproximace, je třeba po rozpárování nejdříve překalkulovat, aby se upravil provizní kalendář.

    • Je třeba zkontrolovat definici provize nad pojistkou.

    • A překalkulovat provizi.

    • Kalendář provize se překalkuloval na původní výšku.

• Vyrovnat správnou položku platby 219,45

  • Protože odpovídá období, číslo smlouvy v pojišťovně i částka, položky lze automaticky párovat.

Platba provize u flotilové smlouvy

Některé pojišťovny neposílají provizní listy. Uživatel vytvoří manuálně souhrnnou úhradu. Párovacím znakem je v tomto případě číslo flotilové smlouvy / rámcové smlouvy v pojišťovně, které uživatel zadá na kartě rámcové smlouvy.

Z rámcové smlouvy systém číslo propisuje do pojistné smlouvy.

Provizi za flotilovou / rámcovou smlouvu pojišťovny uživatel zadá ručně do Plateb pojistné provize, nebo pomocí importního řádku.

Párovací znaky v tomto případě jsou číslo rámcové smlouvy v pojišťovně, období a částka. Datum úhrady je vlastně datum zaúčtování platby.

Uživatel může zafiltrovat jen rámcovou smlouvu pojišťovny a datum zaúčtování (= datum úhrady v importním souboru) nebo číslo položky.

Uživatel spustí Automatické párování.

Pokud celková částka z pojistných smluv souhlasí na sumární částku v položce platby za rámcovou smlouvu pojišťovny, systém provede automatické spárování a položku platby označí Otevřeno = Ne.

Pokud částka platby u flotilové smlouvy nesouhlasí, automatické párování se neprovede a uživatel musí spustit pro manuální výběr Vyrovnat položku.

Příklad:

Za prosinec přišla platba jen za pojistky do 20.12.2020 to je 721,34.

V databázi už existují další dvě pojistky za prosincové období po 20.12. za 414,52.

Systém při automatické párování položky nespároval – sumární částka nesouhlasí, v DB je celkem 1 135,86 (oproti 721,34 v položce platby).

Uživatel musí provést ruční vyrovnání – spustit funkci Vyrovnat položky a přes funkci Nastavit identifikaci vyrovnání vybere odpovídající řádky:

Systém průběžně počítá z položek s nastaveným ID vyrovnání, Částku k vyrovnání a Saldo, které ještě zbývá použít.

Po využití částky k dispozici spustí Účtovat vyrovnání.

Pokud následně přijde z pojišťovny doplatek za zbývající období prosince. Je možno spustit automatické párování doplatku prosince.

Vytvoření individuální pojistky z provizního listu

V případě, kdy v provizním listě byla provize za zprostředkování pojistky (poleasing, mimo leasing), na kterou neexistuje žádná pojistná smlouva, uživatel po prověření může vytvořit individuální pojistnou smlouvu.

V Nastavení pojištění musí být nastaven pro vytváření individuálních pojistek základní typ rámcové smlouvy a výchozí doba trvání individuální smlouvy.

Pokud přišlo z pojišťovny více plateb za zprostředkované pojistky (blok za poleasing), je možno položky zpracovat hromadně.

Označit uživatel může spuštěním funkce. Nebo výběrem ve sloupci Vytvořit individuální pojistnou smlouvu:

Po označení jednoho nebo více řádků uživatel spustí funkci vytvořit individuální smlouvu.

Systém vytvoří individuální pojistnou smlouvu ve stavu Příprava, do které zapíše údaje z řádku platby pojistné provize a vytvoří kalendář provizí, kde výše lhůtní provize je částka provize přijaté. Typ rámcové smlouvy a doba trvání daná nastavením pojištění - viz záložka výchozí.

Pojistná smlouva je ve stavu Příprava, přijatou provizi je možné spárovat s řádkem kalendáře provizí i v tomto. V případě, že v kalendáři provizí je alespoň jeden řádek s příznakem Otevřeno = Ne (nezatrženo), pojistnou smlouvu nelze smazat.

Storno řádku kalendář pro pojišťovnu – Skutečné pojistné

V případě že uživatel provede storno Odeslaného řádku v kalendáři do pojišťovny, systém zaeviduje příznak storna a datum storna.

Je-li základem pro výpočet provize Skutečné pojistné (tj. řádky kalendáře pro pojišťovnu) je třeba spustit akci – Kalkulaci provize.

Změna definice provize na Aktivních pojistných smlouvách – Přepočet výnosové provize (R 4027100)

Pojišťovna změní výšku provize i pro už aktivní pojistky.

Např. za sazby v sadě SET000019 zvýšila provizi na všechny pojistné smlouvy (nejen nově vytvořené).

Dříve měla sada standardní provizi z produktu pojišťovny.

Po změně ze provize od pojišťovny je třeba navést novou definici Platné pro zadat pro Všechny smlouvy.

Nová definice provize na sadě musím mít v poli “Platné pro” = Všechny smlouvy, aby se přepočítala provize i na už existujících smlouvách. Jinak se definice uplatní jen na nových pojistkách

Uživatel spustí dávkovou úlohu Přepočet výnosové provize pojištění.

Při spuštění úlohy je možno zadat filtry pro výběr pojistných smluv, kterých se má přepočet týkat:

• číslo pojišťovny

• číslo produktu

• číslo rámcové smlouvy

• typ rámcové smlouvy

• číslo sady

• číslo sazby

• stav

Dávková úloha podle zadání smaže původní definici provize, natáhne novou definici. Následně kalkuluje podle nové definice provizní kalendář.