Principy
Aplikace umožňuje pro vybranou společnost evidovat více pokladních účtů pro fyzický příjem a výdej peněz. Pro pokladní místa je možno nastavit samostatné číselné řady příjmových a výdajových dokladů a používat definované typy řádků standardních pokladních případů pro zjednodušení zadávání dokladů. Systém umožňuje „oddělení“ vytváření pokladních dokladů od jejich účtování změnou jejich stavu na vydané pokladníkem a jejich následné posouzení účetním a zaúčtování.
MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
Cash Desk Localization for Czech (Extension) - Business Central | Microsoft Learn
CZ lokalizační dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
Core Localization Pack for Czech - Business Central | Microsoft Learn
Pro nastavení pokladen je potřebné nastavit číslování pokladen, nastavení karty pokladny a uživatelů pokladny, nastavení standardních pokladních případů a nastavení nominálních hodnot bankovek a mincí pro inventarizaci pokladny.
V této dokumentaci není popsáno nastavení pokladny pro EET.
Závislosti a předpoklady
K dokončení mohou být potřebné nastavení dalších číselníků.
Popis dokumentované oblasti
Nastavení číslování pokladen
Číslování pokladen se nastavuje v tabulce Nastavení financí, záložka Pokladna.
Popis nastavení polí:
V poli Limit hotovostní platby (CZK)
lze určit maximální denní limit pro platby v hotovosti partnera v lokální měně.
V poli Čísla pokladen
se nastavuje kód z číselné řady, který bude použit pro přiřazování čísel v pokladně s ohledem na nastavení vybrané číselné řady.
Nastavení karty pokladny
Karta pokladny obsahuje základní údaje o pokladně, jako jsou číslo, měna, kontaktní údaje apod. Dále obsahuje také nastavení pro účtování, definice pro kontroly a limity a přednastavení číselných řad pro pokladní doklady.
Pokladny společnosti je možno zobrazit v přehledu Pokladny, který lze zobrazit pomocí vyhledání přes lupu nebo v přehledu Manuálního nastavení (Manual Setup). Může být dostupný také ve vybraných role centrech například Účetní CZ (Accountant CZ).
Údaje k nastavení pokladny se zadávají v záložkách Karty pokladny.
Záložka Obecné
Tato záložka obsahuje základní informace o pokladně.
Popis nastavení polí:
Pole Číslo a Název
slouží k jednoznačné definici pokladny.
Pole Uzavřeno
lze použít pro uzavření poklady. Po jejím uzavření nebude možné na tuto pokladnu dále pořizovat pokladní doklady.
Ostatní pole jsou pouze informativního charakteru a není nutné je vyplňovat.
Záložka Komunikace
Tato záložka obsahuje kontaktní informace, jako jsou Telefonní číslo a E-mail. Telefonní číslo je možno z programu přímo vytáčet přes TAPI rozhraní. Je možno taky spouštět e-mailového klienta a webový prohlížeč.
Nastavení polí není povinné.
Záložka Odpovědnost
Tato záložka obsahuje pole pro nastavení odpovědného pokladníka a způsob kontroly pokladního dokladu při jeho vydání / účtování.
Popis nastavení polí:
Pole Číslo pokladníka
slouží k určení odpovědné osoby ze seznamu zaměstnanců, za účtování pokladních dokladů.
Pole Centrum odpovědnosti
slouží k výběru definovaných center odpovědností výběrem z tabulky Centra odpovědnosti. Centra odpovědnosti se nastavují, pokud je uvažováno o předávání pokladny mezi zaměstnanci.
V poli Kontrola Vyplatil/Převzal
je možno definovat možnosti: Bez kontroly, Varování – systém pouze upozorní při vydání, že toto pole není vyplněno, nebo Blokování – systém nedovolí vydat doklad bez vyplnění tohoto pole.
Záložka Účtování
Tato záložka obsahuje pole potřebné pro účtování pokladních dokladů.
Důležitým údajem je Kód měny, ve které bude evidováno saldo pokladny. Kód měny nelze změnit, jakmile je na pokladnu pořízen pokladní doklad.
Pokud je zaškrtnuto pole Potvrdit vložení dokladu, systém se při vytvoření dokladu a přiřazení čísla z číselné řady zeptá, zda chcete vytvořit Příjem/Výdej na pokladně.
Pole Částky včetně DPH určuje, zda bude jednotková cena na řádku pokladního dokladu zobrazena včetně nebo bez DPH. Nastavení tohoto pole bude automaticky přeneseno do pokladního dokladu. Zaškrtnutím pole Ceny včetně DPH může uživatel určit, že se bude částka do řádku pokladního dokladu zadávat včetně DPH.
Nastavení Účto skupina poklady se provede výběrem z tabulky Účto skupiny bankovního účtu ve které je se nastavuje předkontace pro účtování s pokladnou.
Popis nastavení polí:
Do pole Kód
se zadává kód pro jednoznačnou identifikaci dané účto skupiny, do pole Číslo účtu potom číslo účtu z účetní osnovy, na který budou účtovány pohyby na pokladním účtu v této účto skupině. Číslo vybraného účtu hlavní knihy nesmí mít povoleno přímé účtování a nesmí mít předvyplněné údaje v záložce Účtování.
Do polí MD účet zaokrouhlení a Dal účet zaokrouhlení
je nutno přiřadit účet hlavní knihy, na který bude systém navrhovat zaokrouhlení pokladních dokladů.
V poli Kód způsobu zaokrouhlení
je nutno vybrat způsob zaokrouhlení, který se definuje v tabulce Metody zaokrouhlení.
V poli Povolit odchylku DPH
lze povolit ruční adjustaci částek DPH v pokladních dokladech.
Pole Vyloučit z úpravy směnného kurzu
zabezpečí to, že daná valutová pokladna nebude navrhovaná do reportu Adjustace směnných kurzů.
pole Povolit odchylku DPH
pokud je potřeba na pokladních dokladech manuálně upravit částku DPH proti systémem vypočtené hodnotě, pole Povolit odchylku DPH by mělo být zaškrtnuto. Na řádku pokladních dokladů je potom možno editovat pole DPH částka.
V polích Středisko Kód a Contract Kód (názvy Globálních dimenzí)
lze předvolit kód hodnoty dimenzí spojené s pokladním dokladem. Zadané hodnoty se pak automaticky předvyplní na pokladní doklady.
V poli Kód příčiny
lze předvyplnit požadovaný kód příčiny položky.
Záložka Limity
Na této záložce je nutno nastavit limity potřebné pro kontrolu výdeje a účtování pokladních dokladů.
Popis nastavení polí:
Pole Limit příjemky hotovosti a Limit výdejky hotovosti
slouží k určení limitu pro jeden doklad příjmu nebo výdeje hotovosti. Do těchto polí je nutno zadat peněžní hodnotu.
V polích Kontrola maximálního salda a Kontrola minimálního salda
je možné stanovit, jakým způsobem má systém kontrolovat zůstatek pokladny a to s ohledem na hodnoty nastavené v polích Maximální saldo a Minimální saldo. Na výběr jsou možnosti: Bez kontroly – systém nebude provádět kontrolu salda, Varování – systém při účtování pokladních dokladů bude hlídat saldo pokladny a při dosažení nastavených hodnot v polích Maximální či Minimální saldo se zobrazí informační okno s varováním, Blokování – systém bude postupovat jak při způsobu varování, ale při dosažení nastavených hodnot nedovolí pokladní doklad vydat či zaúčtovat.
V polích Maximální saldo a Minimální saldo
je možné doplnit peněžní hodnotu povoleného salda.
Záložka Číslování
Pro číslování pokladních dokladů je nutno nastavit pole Č. příjmových pokladních dokladů a Č. výdejových pokladních dokladů. Pokud chcete mít jednu číselnou řadu pro příjmové i výdajové doklady, do obou polí nastavte stejnou číselnou řadu.
Nastavení uživatelů pokladny
Aby mohl uživatel / pokladní provádět pokladní operace je nutné jej nastavit jako uživatele pokladny pro každou pokladnu zvlášť.
Nastavení pokladny se provádí v tabulce Uživatelé pokladny dostupné z karty pokladny v záložce Související -> Nastavení -> Uživatelé pokladny.
V poli ID uživatele se vybere uživatel ze seznamu uživatelů. Každému uživateli ji možné zadat, jaké bude mít oprávnění v rámci dané pokladny a tyto volby lze různě kombinovat a eliminovat tak možnosti chybného účtování. Lze tedy jednomu uživateli zadat oprávnění pouze na Vytvoření pokladního dokladu a dalšímu na Vydání a Účtování pokladního dokladu. Vydaný pokladní doklad znamená, že takový poklad již nelze změnit co se celkové částky týká, je tedy zaznamenán obrat pokladny.
Nastavení podkladních případů
Pokladní případy slouží k definici konkrétních účetních operací s pokladnou. K ovládání pokladny potom nejsou potřebné hlubší znalosti účetnictví.
Nastavení pokladních případů se provádí v tabulce Nastavení pokladních případů, která je dostupná z karty pokladny v záložce Související -> Nastavení -> Pokladní případy. Pro nastavení pokladních případů je nutné tabulku Nastavení pokladních případů vyhledat přes lupu.
Popis nastavení polí:
Pole Kód
představuje identifikátor konkrétního účetního případu
Pole Popis
představuje bližší popis účetního případu
Pole Číslo pokladny
výběrem ze seznamu pokladen lze omezit výběr pokladního případu pro konkrétní pokladnu
Pole Typ pokladního dokladu
určuje, zda bude pokladní případ použitý pro Příjem nebo Výdej
Pole Typ účtu
v tomto poli lze nastavit na jaký typ účtu bude položka účtována. Lze vybrat z více možností. Nejčastěji se však používá volba Účet pro účtování na účet hlavní knihy
Pole Číslo účtu
slouží k výběru ze seznamu účtů s ohledem na zvolený Typ účtu
Pole Typ dokladu
při účtování na typ účtu dodavatel či zákazník lze definovat, zda jde o typ dokladu Platba či Refundace
Pole Typ obecného účtování, DPH obchodní účto skupina a DPH účto skupina zboží
slouží pro nastavení účtování DPH pro konkrétní pokladní účetní případ
Pole Středisko Kód a Contract Kód
slouží pro přednastavení hodnot globálních dimenzí. Nastavení ostatních dimenzí lze provést přes volbu v záložce Související -> Pokladní případy -> Dimenze.
Nastavení ostatních dimenzí lze provést přes volbu v záložce Související -> Pokladní případy -> Dimenze (Related -> Cash Desk Events -> Dimensions).
Řádků může být v tabulce definováno více, podle potřeby.
Nastavení nominálních hodnot hotovosti
Pro zabezpečení fyzické inventarizace pokladny je nutné nastavit nominální hodnoty bankovek a mincí v tabulce Nominální hodnoty měny. Tabulka je dostupná ze seznamu Manuálního nastavení (Manual Setup) nebo ji lze vyhledat přes lupu.
Pro definici nominálních hodnot hotovosti v lokální měně je nutné, aby pole Kód měny bylo prázdné.
V poli Hodnota se pak zadávají hodnoty bankovek a mincí dle vlastní potřeby. Lze zadat všechny exitující hodnoty měny, ale lze také zadat pouze takové hodnoty, které jsou aktuálně v pokladně.
Pro inventarizaci konkrétní pokladny se pak bude nabízet nominální hodnoty dle nastavené měny v kartě pokladny.
Nastavení kódů způsobů platby
Pro zabezpečení automatického vytváření pokladních dokladů při účtovaní nákupních/prodejních dokladů, je možné nastavit v tabulce Způsoby platby pole Kód pokladny a Akce pokladního dokladu. Po zaúčtování (fakturaci) nákupních/prodejních dokladů, na kterých je použitý takovýto způsob platby, systém vytvoří pokladní doklad s řádkem vyrovnání dané položky dodavatele/zákazníka. Automatické vytváření a účtování je omezeno nastavením pokladny (Uživatelem pokladny).
Tabulka je dostupná se seznamu Manuálního nastavení (Manual Setup), Sešitu konfigurace (Configuration worksheet) nebo ji lze vyhledat přes systémovou lupu.
Popis nastavení polí:
Do pole Kód pokladny
je nutno vybrat pokladnu, pro kterou se má pokladní doklad vytvořit.
V poli Akce pokladního dokladu
je možno definovat stav generovaného pokladního dokladu, který se po zaúčtování nákupního/prodejního dokladu má vytvořit. Možnosti jsou:
Vytvořit
systém připraví otevřený pokladní doklad
Vydat
systém připraví vydaný pokladní doklad
Účtovat
systém vytvoří a zaúčtuje pokladní doklad
Vydat a Tisk
systém připraví vydaný pokladní doklad a zároveň ho vytiskne
Účtovat a vytisknout
systém vytvoří a zaúčtuje pokladní doklad a zároveň ho vytiskne.