Principy
Zálohy jsou platby, které jsou fakturovány a účtovány na prodejní či nákupní objednávce zálohy před finální fakturací. Můžete požadovat zálohu před tím, než vyrobíte zboží či dodáte službu na objednávku, nebo můžete požadovat platbu před tím, než odešlete zboží či dodáte službu zákazníkovi. Zálohy jsou v BC používány pro fakturaci a sběr záloh, které jsou od zákazníků požadovány nebo pro úhradu záloh dodavatelům. Takto si můžete být jisti, že všechny platby jsou zaúčtovány vůči určitým fakturám.
Vlastnosti záloh mohou být definovány pro zákazníka nebo dodavatele pro všechno zboží nebo pouze určité zboží. Poté, co dokončíte požadované nastavení, můžete generovat zálohové faktury z prodejních či nákupních objednávek na vypočítané částky. Nebo můžete vytvářet zálohy ručně dle vlastních potřeb.
MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC20 a výše je dostupná na tomto odkazu:
Advance Payments activation and upgrade - Business Central | Microsoft Learn
Závislosti a předpoklady
K dokončení mohou být potřebné nastavení dalších číselníků.
Nastavení záloh
Šablony záloh (Advance Letter Templates) jsou základním nastavením aplikace. Slouží pro členění záloh do skupin a obsahují výchozí nastavení pro zálohové faktury, které se z šablon tvoří.
Pro nastavení šablony záloh postupujte následujícím způsobem:
Přes systémovou lupu vyhledejte Šablony záloh (Advance Letter Templates) a poté vyberte související odkaz.
Pro nastavení šablony je potřeba vyplnit následující pole:
Kód (Code)
každá šablona má svůj jedinečný kód definovaný pro oblast prodeje nebo nákupu. Je možné vytvořit a používat libovolné množství šablon záloh, nejméně však jednu pro každou oblast
Popis (Description)
bližší popis šablony zálohy
Prodej/nákup (Sales/Purchase)
definuje, zda je šablona určena pro oblast prodeje nebo nákupu
Čísla záloh (Advance Letter Document Nos.)
číselná řada pro zálohové faktury
Čísla zálohových daňových dokladů (Advance Letter Invoice Nos.)
číselná řada pro zálohové daňové doklady
Čísla zálohových daňových dobropisů (Advance Letter Cr. Memo Nos).
číselná řada pro zálohové daňové dobropisy
Účet zálohy (Advance Letter G/L Account)
účet pro evidenci úhrad záloh (saldo záloh)
DPH obchodní účto skupina (VAT Bus. Posting Group)
přednastavení DPH obchodní účtoskupiny pro danou šablonu záloh. Pokud je pole prázdné, do zálohy se použije DPH obchodní účto skupina ze zákazníka/dodavatele, pokud je pro danou šablonu nastavené, použije se ze šablony.
Automatické účtování zálohového daňového dokladu (Automatic Post VAT Document )
určuje, zda má být při použití zálohy v konečné faktuře provedeno automatické oddanění zálohy, či zda bude uživatel oddanění provádět ručně. Na straně prodeje navíc ovlivňuje automatické vytvoření daňového dokladu k platbě zálohy (na straně nákupu je vždy daňový doklad k platbě zálohy účtován uživatelem ručně). V jednotlivých dokladech je možné hodnotu v poli změnit.
ID sestavy zálohové faktury (Document Report ID)
specifikuje číslo reportu pro tisk zálohové faktury (standardní tisk nákupní zálohy R 31016, prodejní zálohy R 31014)
ID sestavy faktury/dobropisu (Invoice/Cr. Memo Report ID)
specifikuje číslo reportu pro tisk zálohového daňového dokladu, resp. dobropisu (standardní tisk nákupního daňového dokladu R 31017, prodejního daňového dokladu R 31015)
Po vyplnění řádku šablony přehled můžete zavřít.
Pro nastavení účtování DPH zálohových plateb postupujte následujícím způsobem:
Přes systémovou luhu vyhledejte Nastavení účtování DPH (VAT Posting Setup) a poté vyberte související odkaz.
Na přehledu vyberte kombinaci účtoskupin, kterou chcete upravit a klikněte na tlačítko Úpravy (Edit).
Na kartě nastavení účto DPH v záložce Zálohy (Advance Payments) vyberte pole vyplňte čísla účtu dle potřeby.
Účet prodejní zálohy, resp. Účet nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter Account)
Účet DPH prodejní zálohy, resp. Účet DPH nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter VAT Account)
Mezi těmito dvěma účty bude probíhat účtování daňových dokladů či dobropisů k záloze. Účet prodejní/nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter Account) může, ale nemusí být nastavený stejně jako Účet zálohy (Advance Letter G/L Account) v Šablonách záloh (účty salda), Účet DPH prodejní/nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter VAT Account) slouží pro evidenci částek DPH ze záloh.
Po nastavení můžete kartu a přehled zavřít.
Při účtování položek DPH ze záloh jsou použita standardní pole "základ" a "částka". Proto jsou i ve výkazu DPH použity v poli Typ částky využity pouze standardní volby "základ" a "částka". Položky DPH účtované ze zálohy jsou tak automaticky součástí výkazu DPH, není třeba pro ně v rámci výkazu DPH připravovat samostatné řádky.