Principy
Tabulka Číselná řada (No.Series) se používá k nastavení všech číselných řad, které budou ve společnosti používány. Číselné řady lze přiřadit některým tabulkám, např. tabulky Zákazník, Dodavatel a Zboží (Customer, Vendor, Item), prodejním a nákupním dokladům (jakými jsou nabídky, dodávky a účtované faktury) a šablonám, listům a řádkům deníků.
Systém číslování vytvoříte nastavením jednoho nebo více kódů pro každý typ hlavních dat nebo dokladu. Můžete například nastavit jeden kód pro číslování zákazníků, jiný kód pro číslování prodejních faktur a jiný kód pro číslování dokladů ve finančních denících. Po nastavení kódu musíte nastavit alespoň jeden řádek číselné řady. Řádek číselné řady obsahuje takové informace, jako jsou první a poslední číslo v řadě a počáteční datum. Pro jeden kód číselné řady lze nastavit více než jeden řádek číselné řady, s odlišným počátečním datem pro každý řádek. Řady se budou používat postupně, zahájením každé série v příslušné počáteční datum.
Číslování je důležité nejen pro identifikaci. Dobře navržený systém číslování také umožňuje lepší správu a snadnou analýzu společnosti, a může snížit počet chyb, ke kterým dochází při zadávání dat.
Někdy se může stát, že bude potřeba přiřadit jednomu poli pro číselnou řadu více než jednu číselnou řadu. Pokud například máte vytvořenu více než jednu číselnou řadu pro faktury, pak můžete použít tabulku Vztah číselné řady (No. Series Relationships) pro spojení všech příslušných řad s jedním kódem číselné řady. Potom můžete zadat kód do číslo faktury. Budete-li někdy později přiřazovat číslo nové faktury, bude možné volit si mezi všemi s kódem spojenými řadami.
MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
Create Number Series - Business Central | Microsoft Learn
Přehled číselných řad lze vyhledat přes lupu, nebo přes seznam nastavovacích tabulek v Manuálním nastavení.
Závislosti a předpoklady
Přiřazování čísla z číselné řady dle období závisí na nastaveném Pracovním datumu (Work Date) uživatele, který doklad vytváří. Na přelomu roku, kdy se účtují doklady jak do aktuálního, tak budoucího (minulého) období, je tedy nutné nastavit si pracovní datum toho období, do kterého chcete doklad pořizovat.
Číselná řada
Doporučujeme jednotlivé číselné řady patřící do stejné oblasti zařadit do sekcí, tím je možné dosáhnout lepší přehlednost. Postup:
Založit řádek s Kódem (Code), který pak bude použit jako počáteční písmeno v kódech jednotlivých číselných řad. Na daném řádku v Popisu (Description) uvést název oblasti. K tomuto řádku nezakládat číselnou řadu, slouží pouze pro optické rozdělení oblasti. Příklad dle obrázku:
Kód (Code) = F_C
Popis (Description) = ***FINANCE-BANKY&POKLADNY***
Jednotlivé číselné řady pak zakládat s kódem na začátku z dané oblasti.
Kód (Code) = F_C_B
Popis (Description) = Banka – čísla karet atd.
Popis nastavení polí::
Kód (Code) a Popis (Description)
dle vlastního požadavku
Výchozí čísla (Default Nos.)
volba Ano určuje, zda toto sériové číslo bude použito k přiřazení čísel automaticky.
Ruční čísla (Manual Nos.)
volba Ano určuje, že můžete vložit čísla ručně namísto použité číselné řady. Pokud existuje pouze jedna číselná řada pro typ dokladu nebo karty, kde je zaškrtnuto políčko Výchozí čísla (Default Nos.) a není zaškrtnuto políčko Ruční čísla (Manual Nos.), je pole automaticky vyplněno dalším číslem v řadě a pole Číslo (No.) není na dokladu či kartě viditelné. Pokud existuje více než jedna číselná řada pro typ dokladu nebo karty, a pro číselnou řadu, která je aktuálně přiřazená, není zaškrtnuto políčko Výchozí čísla (Default Nos.), pak je pole Číslo (No.) viditelné a můžete navštívit stránku Přehled číselných řad (No. Series List) a vybrat číslo, které chcete použít. Do pole Číslo (No.) se vloží další číslo v řadě. Pokud jste nenastavili číselné řady pro typ dokladu nebo karty, nebo pokud je pro číselné řady vybráno pole Ruční čísla (Manual Nos.), pak je pole Číslo (No.) viditelné a jakékoli číslo musíte zadat ručně. Můžete zadat maximálně 20 znaků, číslic i písmen.
Časové pořadí (Date Order)
volba Ano určuje, zda bude systém hlídat časové pořadí zadávání dokladů s nastavením takové číselné řady. Využívá se především u pokladních dokladů.
Počáteční číslo (Starting No.) a Poslední číslo (Ending No.)
se nastavuje v samostatné tabulce, kterou lze otevřít přes tlačítko Řádky (Lines) v liště tabulky anebo kliknutím do pole. Nastavují se pole:
Počáteční datum (Starting Date)
jestliže požadujete mít pro každé období odlišenou číselnou řada např. rokem
Počáteční číslo (Starting No.) a Poslední číslo (Ending No.)
se zadává dle vlastního požadavku na vzhled či logiku čísla
Poslední použité datum (Last Date Used) a Poslední použité číslo (Last No. Used)
plní systém automaticky
Číslo varování (Warning No.)
lze nastavit číslo, při kterém vás systém upozorní, že se číselná řada blíží ke konci a je nutné provést úpravy nastavení číselné řady
Přírůstek čísel (Increment-by No.)
je předvyplněn hodnotou 1 což určuje velikost intervalu který chcete mít mezi jednotlivými čísly v číselné řadě
Povolit mezery v číselné řadě (Allow Gaps in Nos.)
určuje, že číslo přiřazené z číselné řady lze později odstranit. To je praktické pro záznamy, jako jsou například karty zboží a skladové doklady, které lze na rozdíl od finančních transakcí odstranit a způsobit mezery v číselné řadě. Toto nastavení také znamená, že nová čísla budou vygenerována a přiřazována rychlejším a neblokovaným způsobem. Poznámka: Pokud dojde k chybě u nového záznamu, kterému bude přiřazeno číslo z takové číselné řady po jeho dokončení, bude dané číslo ztraceno, což způsobí mezeru v pořadí. Toto povolení se pro OC nedoporučuje.
Vztah číselné řady
Tuto tabulka se použije v případě, že chcete používat více než jednu číselnou řadu pro tutéž tabulku, typ dokladu nebo deníku.
Tabulka je dostupná z tabulky Číselná řada (No. Series) -> Související (Related) -> Řada (Series) -> Vztah (Relationships).
Příklad: K číselné řadě, která je v nastavovací tabulce (např. Nastavení DM (Fixed Asset Setup)) nastavena jako výchozí, se pomocí tlačítka Nový (New) vybere Kód číselné řady (No. Series Code), který chcete mít jako možnost výběru při založení karty DM.
Výsledek: při založení nové karty DM lze vybrat číselnou řadu ze vzájemně provázaných číselných řad
