Migrace základních entit

Základní funkce ne podporu zjednodušené migrace smluv o financování jsou umístěny v centru rolí OneCore – migrace (OneCore – Migration).

Aktuální obsah centra rolí:

Funkce a přehledy jsou popsány dále v jednotlivých kapitolách.

Migrace základních entit zahrnuje import dat z původního informačního systému (pokud data byla již dříve zpracovávána v tomto systému).

Týká se to zejména oblastí dat:

• Kontakty a zákazníci

• Smlouvy o financování a jejich náležitosti

• Počáteční stavy finanční evidence

Existují 2 základní metody, jejichž volba závisí napočtu záznamů jednotlivých entit a dostupnosti dat.

Metody jsou:

• Ruční vstup

• Migrace s použitím prostředků RapidStart (Konfiguračních balíčků)

Založení kalkulace/smlouvy (Create Calculation/ Contract)

Pokud se migravané smlouvy zadávají do nového systému manuálně, OC umožnuje založení smlouvy (tzn. ne nabídky, ale smlouvy) s ručně zadaným (existujícím) číslem. Tato možnost existuje pouze pro smlouvy bez služeb.

Smlouvu je možné založit Průvodcem vytvořením kalkulace/smlouvy.

Pole Číslo smlouvy (No.) je uvolněné k zadání manuálního čísla smlouvy za následujících podmínek:

• Typ=Smlouva (tzn. není možné založení kalkulace s ručním číslem)

• Číslo produktu financování = produkt financování obsahuje Vzor financování s Modelem financování, který má nastavenou Číselnou řadou smluv tak, že Číselná řada má nastaveno Výchozí čísla=N.

Po stisknutí tlačítka Další systém OC vykoná kontroly:

• Pokud uživatel nevyplní Číslo smlouvy a potvrdí tlačítko Další, OC zobrazí hlášku že číslo smlouvy nemůže být prázdné.

• Pokud uživatel vyplní Číslo smlouvy a potvrdí tlačítko Další, OC vykoná kontrolu, jestli v systému neexistuje smlouva (kalkulace) se zadaným číslom. Pokud existuje, zobrazí hlášku že číslo smlouvy již existuje.

• Pokud kontroly vyhovují, užívatel pokračuje v založení smlouvy bežným postupem, v kroku 2/3 a 3/3 již neexistuje speciální nastavení pro migrované smlouvy.

Karta smlouvy a aktivace smlouvy (Contract Card and Contract Activation)

Pokud smlouvy byla založena s produktem financování, který měl nastavený příznak Migrovaná smlouva, smlouva bude mít stejný příznak.

Pokud byla smlouva aktivována a na Produktu financování smlouvy byly nastaveny příznaky:

• Neúčtovat akontace při aktivaci (Down Payment Posting Blocked) = A

• Neúčtovat vstupní poplatek při aktivaci (Initial Fee Posting Blocked ) = A

OC v rámci aktivace nezaúčtuje akontaci resp. vstupní poplatek (zásadní požadavek pro migraci).

Pokud smlouva na Splátkový prodej byla aktivována a na Produktu financování smlouvy byl nastaven příznak:

• Neúčtovat fakturu SP při aktivaci (IS Invoice Posting Blocked ) = A (pro Typ financování =  Splátkový prodej)

(případně i Neúčtovat vstupní poplatek při aktivaci), OC v rámci aktivace nezaúčtuje fakturu na splátkový prodej (resp. vstupní poplatek).

Pozn: kopírování migrované smlouvy je zakázano kvůli Výchozí číslo=N – při kopírování není možné zadání ručního čísla.

Migrace smluv s použitím Rapidstart (Contract migration using RapidStart)

Alternativou k zakládání „migrovaných“ smluv ručně je použití prostředků funkcionality Rapid Start – Konfiguračních balíčků (Configuration Package).

Konfigurační balíčky představují univerzální prostředek pro import dat z jiných systémů / ručně připravených do systému BC prostřednictvím dat uložených v tabulkách formátu XLSX (Excel).

Předpokladem k použití tohoto postupu je dokončené nastavení systému a použití údajů z nastavení v migrovaných datech.

Zpracování importu dat pomocí Konfiguračních balíčků probíhá následujícím postupem:

• Vytvoření seznamu tabulek BC, které se mají migrovat pomocí balíčků

• Vytvoření balíčků v prostředí BC:

  • Zadání tabulky

  • Definice polí, která se budou migrovat

  • Definice pořadí polí

  • Definice validací (zda se má pole validovat standardními funkcemi BC)

Doporučení: rozdělit tabulky s migrovanými daty do více balíčků podle návaznosti dat; každá tabulka představuje v excelu samostatný list

• Testování balíčků:

  • Vytvoření formátu Excelové tabulky pro data (Export do Excelu)

  • Naplnění Excelové tabulky daty migrovaných smluv (při prvních testech postačí vzorky dat)

  • Import dat z Excelové tabulky do vnitřních struktur BC pro data konfiguračního balíčku

  • Zpracování dat do tabulek BC, kam se migrovaná data nahrávají

  • Analýza případných chyb ze zpracování importu

  • Kontrola a test dat v prostředí BC

  • Zpracování dat, pokud to vyžaduje proces pro použití dané migrované oblasti (např. zaúčtování Finančních deníků (General Journals) s importovanými daty počátečních účetních stavů).

Doporučení: definovat v rámci UAT (User Acceptance Test) testy nad migrovanými daty a těmito UAT předpisy řídit testování migrovaných dat.

• Zpracování vlastní migrace – příprava a zpracování všech připravených a předem otestovaných souborů dat pro naplnění databáze daty nutnými k spuštění rutinního provozu (go-live).

Poznámka: pořadí polí v balíčku stanovuje i pořadí polí při zadávání hodnot do migrovaného záznamu v tabulce. Pořadí je závislé na vnitřní logice validací, pokud jsou použity. Které pole validovat a v jakém pořadí je importovat do záznamu tabulky je součástí procesu ladění a testování balíčku, neboť není zcela jednoznačné, jakým způsobem zkombinovat:

• Businessová specifika daného zákazníka (jaké Typy financování používá atd.)

• Jaké údaje má k dispozici z původního systému 

• jak jsou kompatibilní s datovým modelem BC

• v jakém pořadí importovat jednotlivé tabulky a zajistit návaznosti mezi nimi (relace, „cizí“ klíče apod.)

Příklad migrace pomocí konfiguračních balíčků:

Poznámka: toto nastavení je k dispozici v databázi s adresou web klienta https://onecore-test-cz.iao.seyfor.com/BC/ (informace k 15.10.2022) a jednotlivé balíčky jsou exportovány včetně vzorové Excelové tabulky v adresářích:

Poznámka 2: za určitých okolností (např. změny v tabulce) může dojít ke změně pořadí sloupců v seznamu polí migrované tabulky – změněné požadí se přečísluje podle pořadových čísel polí; pořadí je přitom neoddělitelnou součástí definice balíčku a musí být použito přesně podle definice v balíčku, resp. v Excelové tabulce, která z balíčku vznikla, a nikoliv podle tohoto výchozího nastavení.

Tento problém lze řešit pomcí exportu a importu polí tabulky konfiguračního balíčku pomocí jiného konfiguračního balíčku pro tabulku č. 8616 Config. Package Field, pomocí jejíhož exportu a importu obsahu lze pořadí zachovat.

Přepočet výše splátek (Payments Recalculation)

Pro kontrolu výše splátky po rekalkulaci migrovaných smluv je k dispozici dávková úloha Rekalkulace migrovaných smluv (API Migr. Recalc. Batch (4046953). Tato úloha umožňuje po importu dat smluv kontrolu výšky splátky smluv pomocí standardní rekalkulace.

Centrum rolí: OneCore - Migrace

• Předpokladem spuštění úlohy je, že stav smluv po importu umožňuje rekalkulaci smlouvy (např. smlouvy jsou ve stavu Podepsaná). Program přeskakuje nezávisle na zadaném filtru smlouvy, kde Stav (Status) >=Aktivní.

• Úloha provede na vybraných smlouvách funkci Výpočet splátky a výsledek uloží do hlavičky smlouvy, kde lze po skončení běhu částky zkontrolovat na kartě smlouvy na záložce Kalkulace.

• V případě vzniku chyby nad migrovanými daty je proveden zápis o výskytu chyby do Logu chyb rekalkulace (API Recalculation Error Log (4046810)), do kterého je proveden zápis i při úspěšném provedení rekalkulace.

Poznámka: Vzhledem k tomu, že rekalkulace provede přepis polí na hlavičce smlouvy, která mohla obsahovat původní částky splátky z migrace, je třeba v porovnání výše splátky před a po rekalkulaci kombinovat původní data (např. vstupní datat do migrace) a výsledná data po rekalkulaci.

Dávková aktivace smluv (Batch Contract Activation)

Pokud je předmětem migrace velkký počet smluv a jejich aktivace podle kapitoly „Karta smlouvy a aktivace smlouvy“ ručně by zabrala příliš mnoho času, je k dispozici dávková úloha pro aktivaci smluv Aktivace migrovaných smluv (API Migr. Cont. Batch Activ. R 4046952).

Centrum rolí: OneCore - Migrace

• Předpokladem spuštění úlohy je, že stav smluv po importu umožňuje aktivaci smlouvy podle nastavení Detailních stavů smlouvy a jejich posloupností.

• Úloha pro vybrané smlouvy provede aktivaci smlouvy a výsledek (úspěšný nebo s chybou) zapíše do Logu zpracování migrovaných smluv (API Migr. Cont. Batch Log (4046951)).

Příklad logu:

Po aktivaci jsou smlouvy připraveny ke zpracování.

Poznámka:

Pokud smlouva byla aktivována a na Produktu financování smlouvy byly nastaveny příznaky:

• Neúčtovat akontace při aktivaci (Down Payment Posting Blocked) = A

• Neúčtovat vstupní poplatek při aktivaci (Initial Fee Posting Blocked ) = A

OC v rámci aktivace nezaúčtuje akontace resp. vstupní poplatek.

Pokud smlouva na Splátkový prodej byla aktivována a na Produktu financování smlouvy byl nastaven příznak:

• Neúčtovat fakturu SP při aktivaci (IS Invoice Posting Blocked ) = A (pro Typ financování =  Splátkový prodej)

(případně i Neúčtovat vstupní poplatek při aktivaci), OC v rámci aktivace nezaúčtuje fakturu na splátkový prodej (resp. vstupní poplatek).

Označení splátek za zaúčtované (Marking Payments as Posted)

Pokud po migraci smluv v různém období života smlouvy je třeba nastavit historii kalendářů smlouvy tak, aby bylo možné zahájit zpracování 1. obdobím po datu migrace, je nutné nastavit splátkový kalendář a související kalendáře smlouvy tak, aby historická splátky byly označeny jako zaúčtované (příznak Zaúčtováno (Posted) = Ano). Bez tohoto nastavení nelze začít účtovat první splátku po datu migrace. Součastí tohoto nastavení je rovněž přiřazení Čísla dokladu (Document No.) v řádcích splátkového kalendáře (API Financing Contract Line (4026398)).

Nastavení je možné 2 způsoby:

• Interaktivně v formuláři se splátkovým kalendářem smlouvy (viz další popis v této kapitole)

• Dávkově na základě předem připravených dat (kapitola BATCH NA OZNAČENÍ SPLÁTEK ZA ZAÚČTOVANÉ)

Interaktivní označení splátek za zaúčtované:

Pokud v smlouvě je příznak Migrovaná smlouva=A, na formuláři Splátkového kalendáře smlouvy bude viditelné tlačítko Označit splátky jako zaúčtované:

Uživatel pak označí potřebné splátky a stiskne tlačítko Označit splátky jako zaúčtované. OC následne provede kontroly:

• pole na smlově Migrovaná smlouva (Migrated Contract (800)) = A

• pole Změnová kopie (Change Copy (107)) = N, a zároveň

• pole Změnová kopia existuje (Change Copy Exists (105)) = N, a zároveň

• pole Varianta kalkulace (Calculation Variant (20000)) = N, a zároveň

• pole Stav (Status (18)) >= Účinná, a zároveň

• pokud je na smlouvě vyplněné pole Datum ukončení (Termination Date (19035)): pole Od data (From Date (28)) na poslední označené splátce je =< Datum ukončení

• nesmí být označena splátka s vyšším Číslem splátky (Part Payment No. (2), aniž by byly označeny všechny předchozí splátky s nižším číslem

• nesmí být označena splátka se Zúčtovacím datem (OPosting Date (4)) vyšším než je Datum migrace (Migration Date (800)) (poslední den před GOLIVE) z Nastavení OneCore (nové pole viz datový model); pole Zúčtovací datum současně nesmí být prázdné!

• pokud se pustí funkce na již označený řádek (reverz), pak:

• nesmí se jednat o řádek, kde byl skutečně zaúčtován dokladem (existuje účtovaná prodejní faktura s číslem dokladu); na tento účel je funkce Storno

• nesmí se zrušit příznak tak, že na některé ze splátek zůstane příznak Zaúčtováno nastaven

• Funkce Účtovat na splátce / v dávkových úlohách pro účtování splátek bude naopak pro řádky se Zúčtovacím datem <= Datum migrace (poslední den před GOLIVE) z Nastavení OneCore zablokována.

Pokud nevyhovuje byť jen jedna podmínka, OC zobrazí hlášku že není možné provést označení a proces zastaví.

Pokud všechny podmínky vyhovují, OC na označených splátkách doplní:

• Číslo dokladu (Document No. (9)) = podle nastavení tvorby čísel dokladů z tabulky Model smlouvy o financování (API Financing Model (4026416)) pro danou smlouvu, pole Doklad splátky (Part Payment Document (80))

• Doplní Účtováno (Posted (50))=A

Současně systém označí jako zaúčtované související:

• Řádky kalkulačky Účtováno (Posted (110)) = A (podle funkce MarkCalculationLinesAsPosted z CU 4046890)

• Řádky klientského kalendáře pojištění Účtováno (Posted (80) = A (podle funkce MarkInsuranceAsPosted z CU 4046890)

• Řádky časového rozlišení smlouvy svázané s touto splátkou (Řádky ČR smlouvy pro danou smlouvu, které mají stejné Číslo splátky smlouvy (Contract Payment No. (40)), jako značená splátka, příznak Účtováno (Posted (60))); současně doplní Číslo dokladu (Document No. (75)) z číselné řady dokladů na Modelu financování smlouvy určených pro číslování Časového rozlišení smlouvy (Číselná řada účtování řádků časového rozlišení smlouvy (Contr. Accrual Line Post. Nos. (4026850)))

• Řádky časového rozlišení kalkulačních vstupů svázané s touto splátkou (Řádky ČR KV pro danou smlouvu, které mají stejné Číslo splátky smlouvy (Contract Payment No. (40)), jako značená splátka, příznak Účtováno (Posted (55)))

Označení kalkulačních vstupů za zaúčtované (Marking Calculation Inputs as Posted)

• Doplnění tlačítka Označit jako zaúčtované / nezaúčtované

• na formuláři Přehled – kalkulační vstupy smlouvy je doplněné nové tlačítko (volba) Označit jako zaúčtované / nezaúčtované. OC po stisknutí tlačítka za podmínek, že smlouva je ve stavu vyšším nebo rovném stavu Účinná (aktivní), není to změnová kopie ani k ní změnová kopie neexistuje a Datum vstupu do kalkulace je nižší nebo rovné pracovnímu datu:

  • označí kalkulační vstup(-y) jako zaúčtovaný(-é)  (příznak Kalkulační vstup zaúčtován (č. pole 19215 Calculation Input Posted) = Ano)

  • a podle nastavení doplní Číslo dokladu (č.pole 19270 Document No.)

  • tlačítko bude po dokončení migraci z přehledu kalkulačních vstupů odstraněné