Zákaznické číslo a typ karty na kartě tankovací karty (Customer Number and Card Type)
Důležitým údajem pro objednávku tankovací karty je Zákaznické číslo a Typ TK.
Tyto údaje je třeba zadat na tankovací kartu před objednáním.
Vytvořená objednávka je vždy na jedno zákaznické číslo. Pokud je třeba hromadně objednat více zákaznických čísel, systém vytváří více objednávek.
Definice tiskových výstupů – přílohy objednávek (Printout Definition – Order Attachments)
Pro vytvoření a odeslání objednávky tankovací karty lze využít Definicice tiskových výstupů, která je podrobně popsána v Nastavení Business
Máme připravené dva typy tiskových výstupů pro objednávku tankovacích karet. S využitím wordu je určen report 4026760, který využívá „vlastní rozvržení sestavy“. Pro excelovou přílohu je report 4026759, který využívá v Akcích import excelovské šablony. U excelovské šablony je třeba nastavit list, který obsahuje datový zdroj. Zdroj: Blokace_vzor.xlsx
Základní vzor obsahuje list Data, který je stejný pro objednávku i blokaci a plní jej system. Je třeba vždy upravit první list, podle toho, zda se jedná o objednávku nebo blokaci a přizpůsobit pořadí sloupců požadavkům tankovací společnosti. Prní list obsahuje excelovské funkce, které dotahují obsah z listu Data. Třetí list Vzor DataSetu je ukázka, jak vypadá po naplnění list Data a slouží pro usnadnění mapování prvního listu.
Právo na tiskový výstup (Right to press output)
Je třeba nastavit práva na tiskové výstupy pro uživatele, kteří budou objednávky tvořit.
Dodavatel – tiskový výstup objednávky (Vendor – printout of orders)
Na kartě dodavatele je třeba na záložce Operativní leasing nastavit typ tiskového výstupu objednávky tankovacích karet:
Pokud chybí nastavení na dodavateli, system při vytváření objednávky vypíše chybovou zprávu:
Definice tiskového výstupu – WORD (Printout Definition – WORD)
Pokud je požadovaná objednávka ve Wordu, je třeba použít standardního rozvržení sestav.
Rozvržení sestav přes Word je použité také pro tělo e-mailu. Z toho důvodu musí pro objednávy takovacích karet být nastavena alespoň jedna definice tiskového výstupu přes Kód rozvržení sestavy.
Při nastavování je třeba vytvořit Vlastní rozvržení sestav – nový řádek a vybrat číslo reportu s datasetem pro word:
Pak je možné do nového řádku se jménem Objednávka CCS „importovat“ už předem připravené rozvržení:
Definice tiskového výstupu – Excel (Printout Definition – Excel)
Pro vytvoření objednávky v Excelu využijeme šablonu v excelu, která obsahuje prázdný list s názvem DATA. Tento list bude plnit systém DataSetem a pomocí standardních excelových funkcí přeneseme data na vzorový list požadovaný dodavatelem.
Do nově založeného řádku v Definici tiskových výstupů je třeba nejdříve Importovat šablonu. Může to být soubor se vzorem od společnosti, kde je přidaný nový prázdný list DATA pro plnění DataSetem:
Protože list Data musí být prázdný, bude dobré přidat do šablony i list Vzor DataSetu, aby uživatel pro mapování viděl, do které buňky co report 4026759 naplní.
Vzorová šablona bude obsahovat tyto listy:
List předepsaným vzorem od dodavatele
Zde se doplní mapování na pole DataSetu z listu Data
List Data
Prázdný, plní systém při spuštění
Vzor DataSetu
Pomůcka při úpravách
Postup:
Uživatel do excelu se vzorem od dodavatele přidá list s kopíí Vzor DataSetu. Zkopíruje ho jako list Data. Nastaví mapování ve vzoru od dodavatele. Pak na listu Data smaže obsah.
Příklad mapování vzoru Excel (The example of the Excel mapping)
Funkce excel použité pro mapování do formuláře od dodavatele
=Data!M20
Bere z DataSetu na listu Data obsah pole M20. Pokud zkopírujeme vzorec v cílovém poli na Card Order, systém sám mění pole ve vzorcích na dalších řádcích na M21, M22 atd. Ale pokud je zdrojové pole prázdné, dává 0!
=KDYŽ(Data!L20<>"";Data!L20;"")
Systém kontroluje pole L20. Pokud je neprázdná, vloží do cílového pole. Pokud je prázdná, dá do cílového pole mezeru. Když nebylo ošetřeno, do prázdných polí excel vkládal 0
=Data!$B$10
Bere z DataSetu (list Data) buňku B10. Pokud kopíruji v cíli na Card Order, systém nemění čísla buněk ve vzorci a kopíruje ve všech řádcích totéž pole.
=KDYŽ(Data!F20="Národní";"GS";KDYŽ(Data!F20="Mezinárodní";"GG";KDYŽ(Data!F20="";"")))
Bere z pole Data!F20 územní platnost a pokud je národní, dá GS, pokud je mezinárodní, dá GG. (pro MOL)
=KDYŽ(Data!L20<>““;HODNOTA.NA.TEXT(Data!L20;“00000000“);““).
Pokud je třeba v cíli na Card Order pro SHELL doplnit do Zákaznického čísla vodící nuly. DataSet podá „207051“ a funkce HODNOTA.NA.TEXT změní na „00207051“.
Kopírováním vzorce přenést až na řádek např. 500
Logické funkce:
Pomocí těchto standardních excelovských funkcí pak propojíme jednolivá pole s buňkami listu DATA:
Z prvního řádku, kopírováním přeneseme na další řádky.
Email pro odeslání objednávky (Email for sending the order)
V “Definici tiskových výstupů” můžeme použít k odeslání emailu buď přímo cílovou emailovou adresu (pole “Odeslat na mailovou adresu”), nebo pracovní odpovědnost (pole “Odestlat na prac.odpovědnost”), která je nastavena na kontaktní osobu dodavatele.
Kontaktní osoba dodavatele (Contact person of the vendor)
Údaje z kontaktní osoby dodavatele využíváme pro příjemce emailu. Je to kontaktní osoba, které email posíláme – příjemce emailu.
Tato osoba musí mít na kartě kontaktu přes tlačítko Pracovní odpovědnosti nastavený příslušný „Kód pracovní odpovědnosti“.
Pracovní odpovědnost – kontakt pro objednávky (Job Responsibility – contact for orders)
Kontaktní osobě musí být přidělena Pracovní odpovědnost – označení pracovníka pro objednávky.
Pracovní odpovědnost je stejná jako v Definici tiskových výstupů
Na tuto pracovní odpovědnost se budou zasílat objednávky.
Zaměstnanec leasingové společnosti (Employee of the leasing company)
Uživatel, který objednávku posílá musí mít založenu kartu zaměstnance. Údaje ze zaměstnance využíváme pro toho, kdo posílá – zaměstnanec leasingové společnosti. Zaměstnanec je odesílatel emailu. Uživatel, který spustil objednávky.
„Firemní e-mail“ bude použitý jako odesílatel emailu s objednávkou.
Definice tiskových výstupů – email (Printout Definition – email)
Definice tiskových výstupů obsahuje pole pro nastavení emailů
V případě objednávek formou excelu systém využívá stejné rozvržení pro email.