Import lze spustit z přehledu transakcí.
Uživatel na přehledu transakcí tankovacích karet zvolí tlačítko Importy.
Systém otevře dialogové okno.
Uživatel zvolí Kód fakturačního interface, kde je nastaven dodavatel a konkrétní typ importu. V poli Kontroluj datum proti je možno zvolit z těchto možností, jak má systém kontrolovat transakce:
Datum platnosti karty
Datum ukončení smlouvy
Uživatel spustí úlohu Importu a přiřadí soubor.
Úspěšné dokončení importu zahlásí zprávou: “Hotovo”
Pokud už byl jednou soubor importován a všechny dávky souboru jsou buď zpracované, nebo připravené v zásobníku fakturačního interface, zahlásí chybu: “Soubor je rozpracován v zásobníku.”
Při zpracování importu transakcí tankovacích karet systém provádí blokační (tvrdé) kontroly (chyby jsou vypsány v další kapitole).
Pokud systém najde chybu, zapíše chyby do Historie i do zásobníku fakturačního interface.
Zásobník fakturačního interface lze otevřít také z přehledu transakcí.
Systém otevře přehled dávek, vytvořených k danému číslu importního souboru.
Z přehledu dávek lze otevřít kartu dávky.
Hlavička obsahuje kromě identifikačních údajů pole:
Celková částka dávky
Kalkulované pole částek ze všech řádků dávky
Počet měkkých chyb
Kalkulovaný počet řádků s měkkou chybou
Stav zpracování = chyba
Kód stavu = 400
Počet tvrdých chyb
Kalkulovaný počet řádku s tvrdou chybou
Stav zpracování = chyba
Kód stavu = 300
Počet akceptovaných chyb
Kalkulovaný počet řádků s akceptovanými měkkými chybami.
Tvrdé chyby akceptovat nelze.
Varování nebrání dalšímu zpracování a nemá vliv na stav zpracování
Tvrdé chyby (Hard Errors)
Tvrdé chyby v dávce brání dalšímu zpracování dávky a jsou blokační:
Číslo tankovací karty (Card No. - Company)
Pokud systém nenajde „Číslo karty – společnost“ uvedené v importním souboru, končí import blokační chybou: „Neexistuje tankovací karta číslo XXXXXXXXXX“ a označí v zásobníku faktruračního interface Kód stavu 300.
Číslo dodavatele (Card Vendor No.)
Systém kontroluje na tankovací kartě „číslo dodavatele karty“. Pokud se liší dodavatel na tankovací kartě od dodavatele ve Fakturačním interface, import končí blokační chybou: „Pro tankovací karta č.XXXXXXXXXXX není doplněno číslo dodavatele nebo je chybné“ a označí v zásobníku faktruračního interface Kód stavu 300.
Kód země (Country Code)
Systém kontroluje „kód země“ z importního souboru, zda je namapován v tabulce Země importu. Pokud některý kód země není namapován (nenalezne „kód oblasti“ a tím pádem nastavené účtování), import končí chybou“Nexistuje Kód země X“. Kód země X není nastavený v tabulce Kódy země importu pro dovavatele XXXXX” a označí v zásobníku faktruračního interface Kód stavu 300.
Systém kontroluje „kód země“ z importního souboru, zda existuje v tabulce země/oblasti. Pokud nenajde, zahlásí chybu “Nexistuje Kód země X“ a označí v zásobníku faktruračního interface Kód stavu 300.
Produkt tankovací karty (kód zboží) (Original Code - Mapping)
Systém kontroluje kód zboží z importního souboru, zda je uveden v Mapování fakturačního interface pro daného dodavatele. Pokud kód zboží nenalezne v mapování, import končí chybou “Zboží XXXXX neexistuje” a označí v zásobníku faktruračního interface Kód stavu 300.
Název souboru (Date Filename)
Systém neumožní opakovaně importovat soubor se stejným názvem, pokud byl již daný soubor úspěšně importován (v tabulce Historie importu tankovacích karet je pro daný název souboru v poli Výsledek importu“ hodnota „Dokončený bez chyb“ nebo „Dokončený s chybou“). Pokud je importován stejný soubor pak systém označí v zásobníku faktruračního interface Kód stavu 300.
Pokud soubor obsahoval více dávek a došlo ke smazání některé dávky, uživatel může importovat stejný soubor znovu. Systém dohraje jen smazanou dávku.
Systém zapisuje chyby do historie importu tankovacích karet i do zásobníku fakturačního interface
Číslo řádku
Číslo řádku v textovém souboru
Zásobník fakturačního interface.
Měkké chyby (Soft Errors)
Měkké chyby v dávce nejsou blokační chyby. Řádky s měkkou chybou Kód stavu = 400.
Měkká chyba je v případě, že v souboru je transakce na blokovanou kartu – datum transakce je vyšší nebo rovno datu blokace karty. Např. datum transakce je 20.5.21 a karta tankovací karta má datum blokace 15.5.21. Systém vypíše chybovou hlášku: “Transakce po datu blokace karty. Zablokováno DD.MM.RR”
Měkkou chybu může uživatel označit „akceptuji chybu“, aby systém při dalším zpracování tento řádek dále nekontroloval. Měkká chyba nemá vliv na transakci tankovací karty a nebrání dalšímu zpracování transakce.
Aktualizovat řádky (Update Rows)
Dávka může obsahovat chybu, kterou může uživatel opravit např. nastavit chybějící mapování zboží. Po nastavení zboží, které způsobilo chybu, uživatel nad danou dávků spustí funkci Aktualizovat řádky.
Systém znovu prochází řádky dávky a kontroluje je, kromě řádků s měkkou chybou označné Akceptuji chybu = Ano. Pokud už důvod chyby není, smaže předchozí chybovou hlášku a „stav zpracování“ označí Nový. Dávka je připravena ke zpracování.
Více faktur (dávek) v souboru (Multiple invoices in a file)
Importovaný soubor může obsahovat více faktur. Systém vytvoří z každé faktury jednu dávku.
Přes Historii importu tankovacích karet lze smazat celý importovaný soubor, pokud z něj nebyla zpracovaná žádná dávka (faktura).
Pokud už nějaká dávka ze souboru byla zpracovaná, nedovolí smazat celý soubor.
Uživatel ale může smazat dosud nezpracovanou dávku ze zásobníku.
Uživatel po opravě chyby může nahrát soubor znovu. Systém zpracované dávky přeskočí a doimportuje pouze smazanou dávku.