Postup vzniku tankovacích transakci je popsaný v PD tankovací karty.
Nastavení fakturační úlohy
Tlačový report
Systém generuje report z tabulky Nastavení tiskových výstupů fakturace (Invoice Printout Setup).
Systém určuje, který report bude generovat podle Invoice Print Type na kartě zaúčtované faktury.
Textace faktury a dimenze
Text do faktury se nastavuje v Nastavení smluv se službami v časti Hromadná fakturace, pole Kód standardního textu PHM.
V záložce Hromadný fakturace uživatel vybírá Kód Dimenze pro hromadnou fakturaci.
Číselná Řada
Číselná řada pro refakturaci záznamů tankovacích karet se nastavuje v Nastavení smluv se službami pole Čísla PHM prodejných faktur. Pole čísla PHM prodejných dobropisů je přichystané pole v případě dalšího vývoje.
Podrobnější popis v PD Business Nastavení.
Prefakturace bez/s zaúčtované nákupní faktury
Boolean určuje, či fakturační úloha zahrnuje/nezahrnuje záznamy, které mají hodnotu v poli číslo zaúčtované nákupní faktury.
Podrobnější popis v PD Business Nastavení.
Nastavení účtovaní
Do řádků faktury systém plní číslo finančního účtu z Kódu standardního prodeje, který je nadefinovaný ve fakturačním interfaces pro daný Kód tankovací karty.
Výšky přefakturovaných záznamů se přepisují z tabulky Transakci tankovacích karet.
Popis způsobu výpočtu hodnoty je popsaný v PD Tankovací karty.
Textace faktury
Text do faktury se nastavuje v Nastavení smluv se službami v časti Hromadná fakturace, pole Kód standardního textu PHM.
V poli je lookup do tabulky Kód standardních textů, kde uživatel založí pro fakturaci PHM záznam s textaci faktury.
V záložce Hromadný fakturace uživatel vybírá Kód Dimenze pro hromadnou fakturaci.
Nastavení na kartě zákazníka
Na kartě zákazníka se nastavuje:
Kód platební podmínky - Tankovací karty
nastavení systém používá při vystavovaní prodejných faktur pro pole Datum splatnosti (popsané v PD Adresář)
Způsob fakturace PHM a servisu
uživatel nastaví požadovanou fakturaci transakci tankovacích karet.
Může být: za zákazníka/za obchodné místo zákazníka/za smlouvu/za zákazníka a typ kalkulace/ za rámcovou smlouvu, tj. systém zpracuje jednu fakturu za obchodné místo anebo zákazníka anebo atd
Podle obchodného místa:
Hromadná úloha kontroluje obchodná místa:
Záznamy z transakci tankovacích karet
Systém kontroluje tab. Transakce tankovacích karet, pole číslo Obchodného místa
Poplatky
Kontroluje kartu tankovacích karet, pole obchodné místo
Pod tlačítkem Customer, volba Invoice Sending Methods se nastavují strukturované přílohy pro jednotlivých zákazníků.
Podrobnější popis v PD Adresář.
Hromadná úloha – fakturace tankovacích karet
Transakce tankovacích karet se fakturují úlohou Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass Invoicing Fuel Cards). Po dokončení úlohy systém zapisuje úspěch anebo neúspěch do Logu hromadný fakturace tankovacích karet (Fuel Card Mass Invoicing Log).
Proces
Úloha Hromadná fakturace tankovacích karet po spuštění hledá záznamy v tabulce Transakce tankovacích karet :
hledá záznamy, které mají pole Faktura vystavená (Invoiced) N
s filtrem s Datumem od - Datumem do z dialogového okna fakturační úlohy a v tabulce Transakce tankovacích karet hledá rozmezí datumů v poli Datum transakce
Filtruje na zákazníka a seskupuje záznamy (faktury) podle nastavení na kartě Zákazníka do nezaúčtovaný faktury
Systém vytváří hlavičku nezaúčtovaný faktury, do který plní:
číslo zákazníka
hodnotu v poli Typ tisku faktury: Fuel
hodnotu v poli Smlouva Kód: Mass v hlavičce faktury
Zúčtovací datum plní z dialogového okna z pole Zúčtovací datum
Datum DPH = plní z dialogového okna z pole Datum DPH
Datum splatnosti = Zúčtovací datum + Kód platební podmínky z karty zákazníka
Kód měny = zůstává prázdný bez ohledu na měnu zákazníka/smlouvy, faktura je vždy v lokální měně
Kód penalizace = Kód penalizace z karty zákazníka
Kód podmínky upomínkovaní = Kód podmínky upomínkovaní z karty zákazníka
Řádky faktury plní:
1 řádek faktury se dělá za 1 řádek bufferu. A v bufferu se seskupuje za smlouvu, Kód std. prodeje a DPH účto skupinu zboží. Tzn. transakce se stejnými hodnotami se sloučí do jednoho řádku bufferu, s odlišnými zakládá nové řádky bufferu. Plus nový řádek pro poplatek, který je zadaný na kartě tankovací karty.
Po vytvoření faktury zapisuje číslo faktury do tabulky Transakce tankovacích karet do pole Číslo prodejný faktury
Následně účtuje nezaúčtované faktury, tj. vytvoří se záznam v Přehlede zaúčtovaných faktur
Při účtovaní systém kontroluje celkovou částku faktury, ak je záporná (ve faktuře sú záporné řádky z Transakci tankovacích karet) sytém fakturu nevytvoří. Neúspěch zapíše do Logu.
Zapíše do Logu hromadný fakturace tankovacích karet úspěch případně neúspěch.
V případě neúspěchu systém:
nevytváří zaúčtovanou fakturu
Posílá task uživatelovi
Hromadná úloha zpracovává len typ dokladu faktura. Dobropis nevytváří.
Vygenerované přílohy v Attachmente dokumentu.
Transakce tankovacích karet
V případě zaúčtovaní faktury, systém vyplní v tabulce Transakce tankovacích karet pole:
pole Faktura vystavená na A
Číslo zaúčtované prodejný faktury
pole Zúčtovací datum zaúčtované prodejný faktury
Po zaúčtovaní systém zobrazí systémovou hlášku: X úspěšně zaúčtované faktury a neúspěšně Y. Přejete si otevřít log? A/N
Pokud zadá uživatel ANO – otevře se Log Tankovacích karet s filtrem len na vytvořené záznamy během spuštěni úlohy.
Zaúčtovanou fakturu je možné vydobropisovat standardní funkcionalitou, ale záznamy v tabulce Transakce tankovacích karet, pole Faktura vystavená ANO nezmění, tj. není možné vystavit opětovně fakturu. Je potřebné vytvořit nové záznamy importem transakci tankovacích karet.
Log hromadná fakturace tankovacích karet
Hromadná úloha zapisuje úspěch/neúspěch při fakturaci transakci tankovacích karet.
Neúspěch může vzniknout např. pokud není nastavené účtovaní, číselná rada, dimenze...
V případě neúspěchu, pokud je nastavená šablona v Nastaveních upozornění/úloh systém automaticky odešle task na uživatele viz kap. Automatické odesílaní tasku.