Bankovní výpisy

Principy

Zpracování bankovních výpisů (Bank Statements) a automatizace procesu zpracování.

Platební příkazy (Payment Orders), jejich vytvoření a odeslání do banky ke zpracování.

V této dokumentované oblasti jsou popsány úpravy importu bankovních výpisů pro OC a postupy při jejich zpracování.

Na kartu Bankovního účtu (T370, Bank Account Card) je přidána nová úloha „Příprava bankovních výpisu“ (Preparation of Bank statements). Automatizovaná úloha spočívá ve zpracování bankovního výpisu v několika krocích, které představují kroky ručního zpracování. Každý krok ručního zpracování je součástí automatizované úlohy až do bodu, kdy se vytvoří Deník plateb (Payment Journals). Ruční zpracování představuje určitou posloupnost kroků, které se zpracovávají zásahem uživatele. Stejné kroky jsou i v automatizované úloze, ale tyto kroky probíhají automaticky, bez zásahu uživatele.

V dialogovém okně nové úlohy je možné zvolit kód banky, pro kterou se má výpis importovat. Systém po spuštění úlohy najde importní soubory podle zadané cesty v nastavení formátu importu BV pro zvolený kód banky. V BC vytvoří nový BV a do něj naimportuje nalezený soubor. Následně výpis vydá a vytvoří Deník plateb (Payment Journals). Při tvorbě deníku odsouhlasení dochází k automatickému párování položek BV dle nastavených pravidel párování. V případě, že bude ve složce více souborů, budou zpracovávány po jednom od nejstarších (název souboru s BV ve formátu XXX_RRRRMMDD). Pokud u některého souboru skončí zpracování úlohou s chybou, systém založí záznam do error logu a pokračuje ve zpracování dalšího souboru. Error logy se zapisují do nové logovací tabulky „Log importu bankovních výpisů“ (Import Bank Statement Log). Do logu se ukládají informace o tom, zda je soubor úspěšně zpracován, do jakého BV byl naimportován a případné chyby, které při zpracování nastaly.

Dále je v Logu informace o počtu řádků, které byly ze souboru naimportovány. Tuto informaci je důležité sledovat. V případě, kdy soubor BV neobsahuje žádný řádek se nevytvoří vydaný bankovní výpis a zpracování neskončí chybou. V případě, že soubor BV nebyl uložen do správné složky, systém jej naimportuje s nulovým počtem řádků, a to z důvodu validace bankovního účtu, která v tomto případě odhalí nesoulad. I takovýto soubor systém pak odešle do archivu!

Úloha po úspěšném zpracování importu souboru BV tento přesune do jiné síťové složky sloužící pro archivaci importních souborů BV. Zpracované soubory BC opatřuje časovou značkou, kdy ke jménu souboru připojí datum a čas zpracování.

Výsledkem úlohy je vydaný BV a připravený deník plateb pro další uživatelské zpracování.

Úloha je spustitelná i samostatně přes systémovou vyhledávací lupu.

Závislosti a předpoklady

Závislostí je kompletně nastavená karta bankovního účtu.

Předpokladem je nastavený odpovídající formát importu BV v kartě bankovního účtu včetně nadefinovaných síťových adresářů pro import a archivaci souborů. Dalším předpokladem je uložený bankovní výpis v odpovídajícím formátu z banky v odpovídajícím / nastaveném síťovém adresáři pro každou banku.

Více informací o nastavení karty bankovního účtu je popsáno v Nastavení Finance

Úloha – Příprava bankovních výpisů

Do OC je doplněná úloha Příprava bankovních výpisů (Preparation of Bank statement) pro automatický import a archivaci bankovních výpisů. Po úspěšném importu BV úloha připraví Deníky odsouhlasení plateb (Payment Reconciliation Journals) sloužící pro zpracování a zaúčtování bankovního výpisu.

Úlohu lze vyhledat pomocí systémové lupy, nebo ji lze najít umístěnou v:

• Přehledu Bankovní účty (Bank Account List (371, List)) v nabídce Proces (Process)

• Kartě Bankovního účtu (Account Card (370, Card)) v nabídce Akce (Actions).

Po stlačení tlačítka úlohy systém zobrazí dialogové okno, které obsahuje:

• Pole pro výběr bankovního účtu s možností vyhledat Bankovní účet pro který se mají zpracovávat BV, po vyvolání Vyhledat hodnotu se otevře tabulka Bankovní účty (Bank Account (270))

• Tlačítko OK pro spuštění úlohy.

Jestliže je úloha spouštěna z přehledu nebo z karty BV, je pole pro výběr BV automaticky naplněno kódem banky, ze které je úloha vyvolána.

Spuštění úlohy se provede pomocí tlačítka OK.

Proces zpracování úlohy

Po spuštění úlohy tlačítkem OK z dialogového okna systém vykoná následující kroky:

• V tabulce Bankovní účet (Bank Account (270)) podle nastaveného kódu v poli Formát importu bankovního výpisu (Bank Statement Import Format (113, Code)) najde Výchozí cestu ke složce v tabulce Nastavení Exportu/Importu banky (Bank Export/Import Setup (1200))

• Založí nový BV pro vybraný kód banky v tabulce Hlavička bankovního výpisu (Bank Statement Header (11704))

• V případě chybného zpracování zapíše error log do logovací tabulky a odstraní se hlavička založeného BV

• Nalezený soubor s BV naimportuje do založeného BV, vyplní hlavičku a řádky založeného BV daty z importovaného souboru

• V případě chybného zpracování zapíše error log do nové logovací tabulky, založený BV zůstane pro ruční import BV a následné ruční zpracování (V případě, kdy uživatel nahraje do složky soubor jiné banky, systém jej naimportuje s počtem řádků 0 a pošle jej do archivu. Nevytvoří se vydaný BV, a to z důvodu validace čísla bankovního účtu)

• V případě úspěšného zpracování bodu č. 4, BV vydá volbou „Vydat a vytvořit deník plateb“

• V případě chybného zpracování zapíše error log do logovací tabulky, založený BV zůstane pro ruční import BV a následné ruční zpracování

• Po bezchybném zpracování bodu č. 6 se soubor s BV přesune do archivu, na cestu k archivaci se podívá do pole Složka pro archivaci výpisů (Archive Folder Path) v tabulce Nastavení Exportu/Importu Banky (Bank Export/Import Setup (1200)) v odpovídajícím kódu nastavení exportu/importu banky na kartě vybraného bankovního účtu

• V případě chybného zpracování zapíše error log do logovací tabulky

• Po archivaci se systém podívá, zda se ve výchozí složce nachází další soubor. Pakliže ano, proces se vrátí na krok č. 2 a opakuje se, dokud nezpracuje všechny soubory v dané výchozí složce. Pakliže ne, přejde ke kroku č. 11

• Po skončení procesu se objeví informační okno s oznámením úspěchu / neúspěchu a do logovací tabulky se zapíše číslo vytvořeného vydané BV s možností jeho přímého otevření.

Vytvořený Deník odsouhlasení plateb lze otevřít z vytvořeného BV nebo samostatně z přehledu Deníku odsouhlasení plateb (Payment Reconciliaton Journals). V deníku se s položkami dále pracuje standardními postupy.

Úloha je spustitelná i samostatně přes vyhledávací lupu.

Import bankovního výpisu dle formátu

V OC jsou podporovány importy denních výpisů, kdy každý soubor obsahuje jeden výpis jednoho účtu za jeden den.

Výchozí formáty importů podporované v OC:

Výchozí objekty je obvykle potřeba upravit dle požadavků konkrétní banky.

Úloha načte řádky výpisu z importního souboru pro zvolený bankovní účet a zároveň založí hlavičku BV.

• Najde počátek výpisu (číslo bankovního účtu, číslo výpisu, datum výpisu)

• Dle čísla bankovního účtu z výpisu vyhledá Kartu bankovního účtu se stejnou hodnotou v poli Číslo bankovního účtu.

• Dle nalezené Karty bankovního účtu hledá v hlavičce Bankovního výpisu (Bank Statement Header (11704)) a hlavičce Vydaného bankovního výpisu (Issued Bank Statement Header (11706)), zda hlavička výpisu se stejným číslem bankovního účtu a datem již není založena, tj. kontroluje pole:

  • Číslo bankovního účtu (3)

  • Číslo externího dokladu (35) = Číslo importovaného výpisu

  • Datum dokladu (6) = Datum výpisu

    • Pokud existuje hlavička bankovního výpisu, kde ke stejnému Číslu bankovního účtu existuje stejné Číslo externího dokladu nebo Datum dokladu jako v importovaném souboru, systém generování této hlavičky přeskočí a provede záznam do logu

    • Pokud nenalezne založenou hlavičku Bankovního výpisu nebo Vydaného bankovního výpisu (se stejným Číslem externího dokladu a Datem dokladu), hledá založenou prázdnou hlavičku Bankovního výpisu zpracovávané Karty bankovního účtu (tj. hlavička má vyplněné pole Číslo bankovního účtu)

    • Pokud nalezne pro Kartu bankovního účtu prázdnou hlavičku Bankovního výpisu,

      • vyplní ze souboru do hlavičky údaje

        • Číslo bankovního účtu (3)

        • Číslo externího dokladu (35) = Číslo importovaného výpisu

        • Datum dokladu (6) = Datum výpisu

      • Ostatní údaje např. Kód měny, Číslo účtu, Číslo bankovního účtu se validují standardním způsobem při založení hlavičky.

      • Pro založenou a vyplněnou hlavičku založí standardním způsobem řádky bankovního výpisu

    • Pokud nenalezne pro Kartu bankovního účtu prázdnou hlavičku,

      • založí novou hlavičku (tj. přiřadí Číslo bankovního výpisu dle číselné řady nastavené na kartě bankovního účtu v poli Čísla výpisů (11727) a vyplní Číslo bankovního účtu. Ostatní údaje např. Kód měny, Číslo účtu, Číslo bankovního účtu se validují standardním způsobem při založení hlavičky).

      • Ze souboru pak doplní do založené hlavičky údaje

        • Číslo externího dokladu (35) = Číslo importovaného výpisu

        • Datum dokladu (6) = Datum výpisu.

Pro založenou a vyplněnou hlavičku založí standardním způsobem řádky bankovního výpisu. Vezmou se jednotlivé řádky ze souboru bankovního výpisu, dekódují se a naplní do odpovídajících řádků Bankovního výpisu. Tj. K jednotlivým polím řádku se snaží přiřadit ekvivalentní hodnoty ze souboru (částku, VS, číslo účtu / IBAN, popis, …).

Archivace importního souboru s bankovním výpisem

V nastavení tabulky Nastavení exportu/importu banky (Bank Export/Import Setup (1200)) v novém poli Cesta k archivní složce (Archive Folder Path) uživatel nastaví adresář, do něhož se budou

zpracované soubory přenášet. Tyto adresáře nadefinuje uživatel pro každou banku zvlášť. Tyto cesty se nastaví jednou a potom už si systém bude z nastavení brát cesty, se kterými má pracovat. V případě potřeby, lze nastavení změnit.

Soubor v adresáři se zpracovanými výpisy bude mít následující strukturu:

            PůvodnínázevsouboruRRRRMMDDHHMMSS.původnípřípona

RRRR – rok

MM – měsíc

DD – den

HH – hodina

MM – minuta

SS – sekunda

Archivace souboru s BV je součástí automatické úlohy.

Log importu bankovních výpisů

V OC je vytvořena nová tabulka a stránka Log importu bankovních výpisů (Import Bank Statement Log). Log je vyhledatelný přes systémovou lupu. Dále je Log dostupný:

• z přehledu Bankovních účtů (Bank Account List (371, List)) v nabídce Proces (Process)

• z Karty bankovního účtu (Account Card (370, Card)) v nabídce Proces (Process)

Zapisování údajů do polí tabulky provádí systém automaticky při každém kroku úlohy na import bankovních výpisů.

Pole logovací tabulky:

• Číslo položky (Entry No.)

  • Integer, PK,

  • automatické číslování

• ID uživatele  (User ID)

  • Code 50,

  • automatické doplnění údajů o uživateli, který úlohu spustil

• Operace (Operation)

  • Option, volby:

    • Import souboru (File Import)

    • Vydání bankovního výpisu (Bank Statement Issue)

    • Fakturace (Posting)

• Výsledek (Result)

  • Option, volby:

    • Úspěch (Success)

    • Chyba (Error)

• Detail chyby (Error Detail)

  • Text 250,

  • text se zapisuje v takovém jazyku, v jakém bylo nastavení jazyku uživatele, který úlohu spustil

• Datum a čas (Date and Time)

  • DateTime

  • přesný datum a čas spuštění úlohy

• Číslo bankovního výpisu (Bank Statement No.)

  • Code 20

  • zapíše se číslo bankovního výpisy, který při úloze vznikl, v případě úspěšného výsledku se zapíše číslo vydaného bankovního výpisu a je možné je kliknutím na číslo otevřít

• Název souboru (File Name)

  • Text 250

  • název souboru se kterým úloha pracovala, vč. jeho umístění před archivací

• Číslo bankovního účtu (Bank Account No.)

  • Code 20

  • zapíše se kód bankovního účtu, pro který úloha zpracovávala import

• Počet řádků (No. of Lines)

  • Integer

  • zapíše se počet řádků z výpisu

Vydaný bankovní výpis

Vydání BV a Vytvoření deníku plateb je součástí automatické úlohy.

Vydaný bankovní výpis není editovatelný a nelze jej smazat / odstranit. Slouží jako archiv. Pokud byl výpis zaúčtován, lze si z něj zobrazit zaúčtované položky pomocí funkce Najít položky (Find Entries) ve volbě Proces. Pokud není vytvořen z tohoto výpisu deník plateb, např. z důvodu chybného zpracování automatické úlohy, tak je možné ho z vydaného bankovního výpisu vytvořit ručně a po zpracování všech položek zaúčtovat.

Párování bankovních výpisů

Nastavení Pravidel hledání (Search Rules) je popsáno v Nastavení Finance

Automatické párování plateb v Deníku plateb probíhá dle Pravidel hledání odpovídajícím nastavenému Kódu pravidel hledání na Kartě bankovního účtu.

Funkce automatického vyrovnání plateb se zakládá na kritériích dle priority párování.

Pravidla hledání pro párování položek bankovního výpisu:

• Každý řádek v kartě Pravidla hledání (Search Rule Card) představuje pravidlo vyrovnání plateb. Pravidla se vyrovnávají v pořadí od shora dolů, respektive podle čísla řádku (Line No.)

• Textové mapování účtů (Account Mapping)

  • Textové mapování účtů umožňuje nastavit mapování podle textu nalezeného v poli Popis v řádcích Bankovního výpisu a konkrétními účty MD, účty DAL a protiúčty tak, že jsou platby při zaúčtování Deníku plateb zaúčtovány na konkrétní účty.

  • Používá se k předkontaci plateb, které nebyly vyrovnány automaticky dle Pravidel hledání. 

Pravidla hledání si zákazník nastaví sám podle vlastních potřeb.

Nespárované platby se musí v deníku ručně zpracovat (vypárovat) nebo lze přednastavit finanční účet (např. 395000), na který se mají nepřiřazené platby zaúčtovat, pomocí nastavení pole Účet nepřiřazených plateb (Non Associated Payment Account) v kartě bankovního účtu.

Rozdělení hromadné platby v Deníku Plateb

Jestliže nechcete přijatou hromadnou platbu od zákazníka účtovat jednou položkou (např. kvůli různým dimenzím párovaných faktur), můžete platbu rozdělit pomocí funkce Rozdělit platbu dle vyrovnání (Split payment by to Applying). 

Rozdělení hromadné platby dle ID vyrovnání

Pro rozdělení hromadné platby postupujte následovně:

• Na řádku s hromadnou platbou pomocí funkce Vyrovnat položky () vyberte a označte položky zákazníka k vyrovnání

• Zkontrolujte, že je na řádku platby vyplněno ID vyrovnání

• Spusťte funkci Rozdělit platbu dle vyrovnání (Split payment by to Applying)

Tato funkce při spuštění:

• Načte zpracovávané ID vyrovnání (Číslo dokladu z řádku deníku, na kterém stojí kurzor při spuštění úlohy)

• Zafiltruje položky zákazníka, které mají vyplněno příslušné ID vyrovnání

• Rozdělí platbu do samostatných řádků.

• Jednotlivé dílčí platby vyrovná na řádku deníku   

Rozdělení a vyrovnání platby:

• Na původním řádku deníku vyplní Typ vyrovnání a Číslo vyrovnání dokladu z první položky v sadě označených položek zákazníka (v pořadí dle klíče: Datum splatnosti + Zúčtovací datum + Číslo položky) a upraví částku platby dle aktuálního zůstatku vyrovnávané položky zákazníka. Na položce smaže ID vyrovnání

• Pro každou další vyrovnávanou položku založí nový řádek platby. Na nových řádcích postupuje obdobně, tj. postupně vyrovnává jednotlivé položky na řádku deníku, upravuje částku platby a maže ID vyrovnání na položce.

  • Vyplnění polí na novém řádku:

    • Údaje jako Zúčtovací datum, Číslo dokladu, Popis, typ a číslo protiúčtu, Variabilní symbol a Číslo externího dokladu zkopíruje z původní platby

    • Účto skupinu zákazníka zkopíruje z karty zákazníka 

    • Dimenze zkopíruje z vyrovnávané položky (pokud je na kartě Bankovního účtu nastaveno Dimenze z párované položky = Ano)

    • Vyplní Číslo nadřazeného řádku (Parent Line No.) – needitovatelné pole, které identifikuje, že platba byla rozdělena funkcí Rozdělit platbu dle vyrovnání. Na původním řádku deníku zůstane Číslo nadřazeného řádku = 0. Všechny nové řádky vzniklé rozdělením platby budou mít v poli Číslo nadřazeného řádku vyplněno Číslo řádku z původní platby. Pole využije systém při zrušení rozdělení, při mazání řádků deníku, při opakovaném párování pomocí pravidel hledání a při účtování deníku. 

• Pokud je celková platba větší než aktuální zůstatek všech položek k vyrovnání (přeplatek), zůstane poslední dílčí platba založená jen na zákazníka bez vyrovnání. Údaje na řádku jsou vyplněné obdobně jako u řádků s vyrovnáním, včetně Variabilního symbolu zkopírovaného z původního řádku platby.

• Pozn. Dimenze se doplňují standardním způsobem, pokud by byly nastaveny na kartě zákazníka nebo na kartě bankovního účtu, zkopírují se do řádku z příslušné karty.

• Pokud je na konci rozdělení zjištěn nedoplatek, pak systém upraví částku na posledním řádku rozdělené platby tak, aby součet dílčích plateb se rovnal částce platby před rozdělením

• Odchylky platby

  • Pro zjištění odchylky jak při kontrole aktuálního zůstatku, tak při samotném rozdělení platby systém používá odchylku nastavenou na kartě bankovního účtu (pole Typ tolerance párování a Hodnota tolerance párování)

  • Případná odchylka platby je uplatněna pouze u poslední vyrovnávané položky

  • Pro zaúčtování odchylky však používá systém odchylku uvedenou na položce zákazníka (pole Maximální platební odchylka). Proto je nutné i při rozdělení platby, pokud je v Nastavení financí nastavená odchylka „na dotaz“, potvrdit, zda se má rozdíl zaúčtovat jako odchylka platby nebo má zůstat otevřená položka na saldu

Open

Pokud při spuštění funkce nebudou nalezeny žádné položky s odpovídajícím ID vyrovnání, nebo aktuální zůstatky položek daného ID vyrovnání budou nulové, platba se nerozdělí a řádek zůstane beze změny.

Funkci nelze spustit na řádku, který byl rozdělený (ani na původním řádku, ani na nově vzniklých řádcích): 

Open

Odstranění řádků rozdělené platby

Řádky deníku lze standardně smazat buď funkcí Odstranit (Delete) nebo klávesovou zkratkou CTRL+DEL.  

Odstranění řádků platby, která byla rozdělena, je omezeno. Řádky rozdělené platby můžete odstranit pouze všechny najednou. Protože původní řádek rozdělené platby neobsahuje číslo nadřazeného řádku, může být složitější tento řádek identifikovat nebo filtrovat, je doporučeno nejdříve zrušit rozdělení a pak řádky deníku mazat.

Postup při odstranění řádků:

• Vyberte (označte) řádky deníku, které chce smazat. Pokud se jedná o řádky rozdělené platby, musíte označit všechny řádky rozdělení včetně původního řádku

• Spusťte funkci Odstranit (nebo CTRL+DEL)

• Po spuštění funkce systém:

  • Pokud skupina označených řádků neobsahuje žádné rozdělené řádky, smažou se tyto řádky standardním způsobem

  • Pokud alespoň jeden z řádků označených ke smazání pochází z rozdělené platby (původní nebo nový řádek), systém zkontroluje, zda jsou ve výběru všechny řádky daného rozdělení.

    • Pokud ano, smaže všechny řádky

    • Pokud ne, nesmaže žádný řádek. To i v případě, že mezi označenými řádky budou jiné, i nerozdělené platby nebo jiné rozdělené platby kompletně označené. Mazání skončí chybovou hláškou a řádky zůstávají v deníku.

Opakované párování rozdělené platby

V Deníku plateb je standardní funkce Párovat dle vyhledávacího pravidla.

Tato funkce umožňuje znovu spustit automatické párování nad označenými řádky deníku. Pro opakované automatické párování musí být na řádku deníku vyplněný kód Pravidla hledání (needitovatelné pole, vyplňuje ho systém při generování deníku z Vydaného bankovního výpisu). Nové párování proběhne jen nad položkami zákazníka (dodavatele atd.), který je vyplněný na řádku deníku, pravidly, která jsou vyplněná na řádku deníku.

Na řádcích, které pocházejí z rozdělené platby (původní nebo nové), není možné tuto funkci pouštět, úloha skončí chybovou hláškou. Musíte buď vybrat jen řádky bez rozdělení, nebo rozdělení zrušit a pak znovu spustit opakované párování.

Zrušení rozdělení hromadné platby

Pokud byl řádek deníku rozdělený funkcí Rozdělit platbu dle vyrovnání (Split payment by to applying), je možné rozdělení zrušit pomocí funkce Zrušit rozdělené řádky (Cancel payment splitting)

Pro zrušení rozdělení:

• Vyberte (označte) libovolný řádek rozdělené platby. Můžete označit i více řádků najednou.

• Spusťte funkci Zrušit rozdělené řádky

Systém:

• k aktuálnímu řádku dohledá dle čísla nadřazeného řádku všechny řádky rozdělené platby a načte celkovou částku z těchto řádků. Řádky s vyplněným Číslem nadřazeného řádku smaže. Původní řádek (Číslo nadřazeného řádku = 0) ponechá, ale opraví částku na řádku na původní hodnotu platby (součet částek odstraněných řádků + částka z nadřazeného řádku).

• Pokud na odstraněném řádku bylo vyplněno ID vyrovnání (např. uživatel po rozdělení platby změnil párování), bude toto ID vyrovnání na položkách zákazníka smazáno.

• Pokud bude vyrovnání na původním řádku (ať už v poli Číslo vyrovnání dokladu nebo ID vyrovnání), při zrušení rozdělení se toto vyrovnání nemění.

• Jestliže bylo mezi označenými řádky více rozdělených plateb, systém postupně zruší všechna rozdělení 

• Pokud byl označen nerozdělený řádek, systém tento řádek přeskočí.