kapitoly 3.2.2.8 a 3.2.2.9
Vytvoření hromadné objednávky
Vytvoření hromadné nákupní objednávky slouží pro objednání předmětů pro klienty, kteří objednávají velké flotily stejných vozidel.
Kritéria na zařazení předmětů do hromadné objednávky (smlouvy, resp. předměty musí mít stejné):
Číslo nabídky dodavatele
Číslo zákazníka
Číslo dodavatele
Číslo obchodního místa dodavatele
Katalogovou kartu
Objednací kód
Kód barvy
Objednací kódy příplatkové výbavy
Kódy doplňkové výbavy
Cena pořízení bez DPH
Hromadnou objednávku je možné vytvořit z Přehledu předmětů financovaní anebo z karty předmětu. Pod volbou Vytvořit se nachází tlačítko Vytvořit hromadnou objednávku.
Systém po stisknutí tlačítka automaticky provede následující akce:
Systém prohledá všechny předměty financování, které mají stejné číslo nabídky dodavatele, jako aktuální předmět/smlouva.
Pokud na dané nabídce (zdrojové) není vyplněné číslo nabídky dodavatele, zobrazí hlášku: „Na predmete financovania OL1700142_01 nie je vyplnené číslo ponuky dodávatela.“
Pokud nenajde žádný další předmět se stejným číslem nabídky dodavatele, ukončí systém proces hromadného objednání předmětu chybovou hláškou: „Neexistuje žádný další předmět financování se stejným číslem nabídky dodavatele. Hromadnou objednávku nelze vytvořit.“
Pokud systém najde alespoň jeden další předmět financování se stejným číslem nabídky dodavatele, z nalezených předmětů/smluv vyloučí:
Change Copy=Y anebo
Calc.Variant=Y anebo
Det.stav smlouvy má Allow Object Ordering=N (pozn. Toto je potřebné z důvodu, že nabídka již může obsahovat číslo nabídky dodavatele, ale k těmto nabídkám nikdy nemůže vzniknout objednávka.)
Pak zkontroluje systém také další parametry na smlouvě a předmětu, aby bylo jisté, že se dané parametry jsou shodné na všech předmětech financování a lze na ně vygenerovat hromadnou objednávku.
Na všech nalezených smlouvách vykoná kontrolu detailního stavu:
Musí být stejné
Pokud není splněna podmínka, zobrazíme hlášku „Předmět financování XYZ neobsahuje stejné parametry (…co neshoduje…) i když je na něm uvedeno stejné číslo objednávky jako na aktuálním předmětu financování. Prověřte správnost zadaných údajů na předmětu financování XYZ“ a přeruší proces generování hromadné objednávky.
Číslo zákazníka (na smlouvě o financování)
Číslo dodavatele (na předmětu financování)
Číslo obchodního místa dodavatele (na předmětu financování)
Katalogová karta (na předmětu financování)
Objednací kód (na předmětu financování)
Kód barvy (na předmětu financování)
Objednací kódy příplatkové výbavy (na předmětu financování, tabulka Cena a výbava)
Kódy doplňkové výbavy (na předmětu financování, tabulka Cena a výbava)
Cena pořízení bez DPH (na předmětu financování, tabulka Cena a výbava)
Shrnutí: Pokud systém zjistí, že se na daných předmětech financování neshoduje některý z výše uvedených parametrů, systém zobrazí chybovou hlášku: „Předmět financování XYZ neobsahuje stejné parametry (…co neshoduje…) i když je na něm uvedeno stejné číslo objednávky jako na aktuálním předmětu financování. Prověřte správnost zadaných údajů na předmětu financování XYZ“ a přeruší proces generování hromadné objednávky.
Pokud jsou všechny výše uvedené kontroly v pořádku, systém zkontroluje, jestli neexistují objednávky ke všem nalezeným předmětům v nestornovaném stavě. Pokud existují, zobrazí hlášku „Předmět financování XZY již má vytvořeny nákupní objednávky, hromadnou objednávku není možné vytvořit“ a přeruší proces generování hromadné objednávky.
Pokud jsou všechny výše uvedené kontroly v pořádku, systém vygeneruje automaticky na všechny předměty, které mají stejné číslo nabídky dodavatele a splňují tyto podmínky, samostatné nákupní objednávky podle pravidel pro samostatné objednávky.
Hlášky z kontroly Smlouva s dodavatelem předmětu při hromadné tvorbě nezobrazuje.
Po vytvoření objednávek zobrazí hlášku, jaké objednávky byly v rámci hromadné objednávky vytvořeny: „Nákupné objednávky číslo PO 1800028, PO1800029, PO1800030, PO1800031 boli vytvorené. Prajete si ich zobrazit?“
Po potvrzení systém otevře Přehled nákupních objednávek s filtrem na číslo dané hromadné objednávky:
Do všech takto vytvořených nákupních objednávek vyplní systém stejné číslo nabídky dodavatele, které je uvedeno na předmětech financování, ze kterých systém nabídky vytvořil. V těchto objednávkách také nastaví pole „Objednávka předmětu financování“ na hodnotu „Hromadná objednávka“ a doplní Číslo hromadné objednávky z číselné rady z Nast. OneCore.
Pokud předmět obsahuje I doplňkové výbavy od jiných dodavatelů, systém vytvoří tolik hromadných objednávek, kolik je celkově dodavatelů.
Příklad: máme dvě smlouvy OL1700207 a 208. Každý předmět obsahuje po 2 doplňkové výbavy od různých dodavatelů.
Systém vytvořil 3 hromadné objednávky:
MO00006 vozidlo, dílčí objednávky 106062 a 106065
MO00005 doplňková výbava 1, dílčí objednávky 106063 a 106066
MO00007 doplňková výbava 2, dílčí objednávky 106064 a 106067
Odeslání hromadné objednávky e-mailem
Po vygenerovaní hromadné objednávky může uživatel přistoupit k jich odeslaní e-mailem přímo z karty objednávky (anebo z přehledu objednávek).
Systém do e-mailu hromadné objednávky zahrne ti objednávky, které mají:
stejné Číslo hromadné objednávky
stejné Číslo dodavatele
stejný Typ obsahu objednávky (Order Content Type např. Object anebo Additional Equipment)
Tzn. ak mám 3 objednávky na předmět a 3 na doplň. výbavy a dám generovat mail z předmětu, tak do mailu zahrne 3 předmětové objednávky. Objednávky na dopl. výbavu do daného emailu nezahrne, protože mají jiný Order Content Type.
Odeslání hromadné objednávky předmětu
Odeslaní hromadné objednávky předmětu je možné vykonat tlačítkem Vytlačit/Odeslat -> Odeslat objednávku předmětu. Pokud systém zjistí, že daná objednávka je součástí hromadné objednávky, vygeneruje e-mail podle nastavení šablony pro hromadnou objednávku:
Po potvrzení se mail odešle (ale nikde se v BC neukládá), adresátovi přijde v takové podobě:
Rozdíly oproti samostatné objednávce:
Předmět
Plní se podle masky z nastavení Výběr sestav – Nákup, pole Předmět e-mailu hromadný
Název přílohy
Podle názvu Předmětu (objednávka)
Obsah správy
Defaultně=Šablona textu správy odesílaného emailu (tzn. tělo e-mailu se naplní podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu)
Ak uživatel přepne na Vlastní správa, tělo emailu se zmaže a je možné doplnit vlastní textaci.
Tělo e-mailu:
Naplní se podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu hromadný. Auto podpis musí být nadefinovaný taktéž v šabloně.
V příloze jsou:
Objednávka předmětu
šablona se definuje ve Výběr sestav-nákup/Objednávky. Společný PDF soubor obsahuje samostatné objednávky na dané předměty (následující za sebou).
Druhá příloha je nabídka dodavatele
systém ji vloží do e-mailu jako kopii souboru Číslo ponuky dodavatele z cesty, která je nastavená v Nastavení OneCore.
XLS příloha – OC-Potvrzeni datumu.xlsx
slouží na hromadné potvrzeni objednávek (pozři dále). Vzorový xls soubor:
EXCEL
Internal link a External link se pro hromadné objednávky negeneruju.
Jakákoliv další manipulace s objednávkami je stejná jako v případě samostatné objednávky (výmaz, storno, atd) – pro každý předmět, resp. doplňkovou výbavu existuji samostatné objednávky, přičemž tito jsou jen technicky přepojené číslem hromadné objednávky.
Odeslání hromadné objednávky doplňkové výbavy
Odeslání hromadné objednávky doplňkový výbavy se řídí stejnými pravidly jako předmětu. Po stisknutí Odeslat objednávku předmětu z dané objednávky systém vygeneruje e-mail stejným způsobem jako na předmět, rozdíly jsou následovné:
Pokud v Attachmentech předmětu je vice příloh s nabídkou dodavatele na doplňkovou výbavu, do přílohy e-mailu se stáhnou všechny nabídky. Uživatel pak zmaže tu nabídku dodavatele doplňkové výbavy, která se dané objednávky netýká.
Po odeslání emailu systém uloží do Attachments předmětu pdf soubory hromadných objednávek vždy s příslušným typem (jestli je to objednávka předmětu anebo doplňkové výbavy.
Ostatní práce je stejná jako s objednávkou předmětu.