Uživatel bude spouštět fakturaci bonusů v pravidelných termínech. Systém pracuje dle nastavení Bonusového období na rámcové servisní smlouvě.
Při spuštění reportu Fakturace bonusu zadá uživatel období (za které chce vidět objemy). Report zkontroluje vybavené servisní povolenky za dané období a služby. Výstupem může být fakturační podklad nebo doklady (faktury nebo dobropisy dle nastavení v poli Fakturace dodatečných bonusů na rámcové servisní smlouvě) za dodané služby a období. Obsahem budou dosáhnuté objemy služeb za období.
Po spuštění úlohy Fakturace bonusů se zobrazí následující dialogové okno.
ZÁLOŽKA MOŽNOSTI (Options)
Datum od (Date From)
Datum začátku, od kterého mají být brány Řádky povolení servisu
Systém bere řádky, které mají Datum fakturace bonusů větší nebo rovno zadanému začátku bonusového období
Datum do (Date To)
Datum konce, do kterého mají být brány Řádky povolení servisu
Systém bere řádky, které mají Datum fakturace bonusů menší nebo rovno zadaném konci bonusového období.
Proces (Processing)
Uživatel vybere proces
Podklad pro fakturaci (Data For Invoicing)
vytváří se pouze podklad pro fakturaci (report), který se ukládá do Schránky sestav uživatele, který úlohu spustil
Podklad pro fakturaci+Fakturace (Data For Invoicing + Invoicing)
vytváří se podklad pro fakturaci (report), který se ukládá do Schránky sestav uživatele, který úlohu spustil a také se tvoří faktury/dobropisy dle nastavení na rámcové servisní smlouvě
Fakturace (Invoicing)
tvoří se pouze faktury/dobropisy dle nastavení na rámcové servisní smlouvě
Zúčtovací datum (Posting Date)
Pokud je zvolen proces Podklad pro fakturaci+Fakturace nebo Fakturace, pak uživatel vyplní Zúčtovací datum faktury
Datum vyrovnání DPH (VAT Date)
Pokud je zvolen proces Podklad pro fakturaci+Fakturace nebo Fakturace, pak uživatel vyplní Datum vyrovnání DPH
Datum dokladu (Document Date)
Pokud je zvolen proces Podklad pro fakturaci+Fakturace nebo Fakturace, pak uživatel vyplní Datum dokladu
Roční vyúčtování (Annual Invoicing)
Udělá jen pro roční bonus (od 1.1.). Systém prochází řádky povolenky včetně už zaúčtovaných bonusů (Bonus fakturován bere Ano i Ne) a vypočítá znovu celkové obratové bonusy. Pak porovná s položkami v tabulce obratový bonus, kde jsou už zaúčtované bonusy. Tak vypočte rozdíl obratových bonusů, na které má leasingová společnost nárok.
ZÁLOŽKA DODAVATEL (Filter: Vendor)
Uživatel může zadat filtr dodavatele
ZÁLOŽKA RÁMCOVÁ SERVISNÍ SMLOUVA (Filter: Maintenance Framework Contract )
Uživatel může zadat filtr rámcové servisní smlouvy
ZÁLOŽKA ŘÁDEK POVOLENÍ SERVISU (Filter: Maintenance Permission Line )
Uživatel může zadat filtr řádků povolení servisu (např. Druh služby)
Tvorba podkladů k fakturaci a fakturace
Systém prochází tabulku „Řádek servisní povolenky“ filtrované dle pole „Datum fakturace bonusů a podmínek zadaných do filtrů (období Od data, Do data + ostatní vyplněné filtry). Pole Bonus fakturován na řádku servisní povolenky musí být NE.
Z Řádku servisní povolenky použije hodnoty z polí Částka za práci bez DPH a Částka za materiál bez DPH, které systém doplnil při vytvoření a zaúčtování nákupní faktury.
Po vypočtení celkového obratu za servisní povolenky je podle nastavení na rámcové servisní smlouvě dotažen obratový bonus
Speciální bonusy systém bere z řádků servisních povolenek, kde byly vypočteny dle nastavení při vytvoření nákupní faktury.
Systém vytvoří tolik Excel souborů, kolik dodavatelů odpovídá filtrům a v zadaném období byl vytvořen alespoň jeden odpovídající řádek servisní povolenky
Pokud má zadaný dodavatel několik Rámcových servisních smluv, bude tolik Excel souborů k danému dodavateli (pokud není filtr na konkrétní Rámcovou servisní smlouvu)
Report je uveden v lokální měně
Soubory se budou ukládat standardním způsobem (do složky „stažené soubory“).
Součtové hodnoty budou uvedeny za požadovaný typ Služby (servisu)
Datum fakturace bonusů bude na servisní povolence předvyplněné datem ze zaúčtované nákupní faktury, které bude nastaveno v nastavení smluv se službami (Zúčtovací datum / Datum vyrovnání DPH / Datum dokladu).
Při tvorbě dokladu bude systém vycházet z nastavení na Rámcové servisní smlouvě daného dodavatele.
POSTUP
Systém nejdříve vytvoří fakturační podklad (V PŘÍPADĚ FUNKCE = FAKTURACE, nebude tvořen fakturační podklad) pro dodavatele s rámcovou smlouvou. Jakmile systém použil do výpočtu určitý řádek Servisního povolení (i bonus na práci i bonus na materiál), bude automaticky v příslušném řádku servisního povolení zatrženo pole „Bonus fakturován“=ANO
Následně vytvoří fakturu/dobropis, dle informace z Rámcové servisní smlouvy s daným dodavatelem v poli „Způsob fakturace dodatečných bonusů“
Dobropis k nákupní faktuře = Nákupní dobropis
Prodejní faktura = Zaúčtovaná prodejní faktura
Z rámcové servisní smlouvy potřebuje následující údaje:
Údaje o dodavateli (pokud je zvolena Prodejní faktura, je nutné, aby byl uživatel založil Zákazníka (ze shodného kontaktu jako dodavatel)
Kód standardního prodeje/nákupu (V rámcové servisní smlouvě je pole doplněno v závislosti na hodnotě v poli „Způsob fakturace dodatečných bonusů“), ze kterého bude převzatý Kód druhu dokladu
Splatnost faktur
Faktura se vytvoří se dvěma řádky. V jednom bude hodnota=částka „Objemový bonus celkem“ a ve druhém hodnota=částka „Speciální bonus celkem“. Typ bude „Účet“, Číslo bude přebráno dle pole „Kód standardního prodeje/nákupu“ (předpokladem je, že bonus za práci i za materiál se účtuje na stejné účty pro všechny Typy služby (servisu)
Při tvorbě faktury – tedy když bude zvolena volba „Podklad pro fakturaci+Fakturace“ nebo „Fakturace“ se v momentě výpočtu bonusu z obratu (v reportu pole Výška bonusu), zapíše tato hodnota do tabulky Obratový bonus (bude needitovatelná), která je na Rámcové servisní smlouvě.
Číslo rámcové servisní smlouvy
Bude automaticky doplněno Čísla rámcové servisní smlouvy v reportu (Řádek servisní povolenky)
Platnost od
Doplní systém automaticky z filtru
Platnost do
Doplní systém automaticky dle filtru (Od data + Perioda)
Obratový bonus
Doplní systém automaticky dle výpočtu (v reportu pole Výška bonusu)
Celkový obratový bonus
Výchozí hodnota NE
Systém automaticky přepne na ANO, pokud je ve filtru zatrženo pole Vyúčtování -- Roční vyúčtování
Ukládání výsledku fakturace bonusů do Schránky sestav
Uživatel spustí úlohu Fakturace bonusů, navolí parametry a spustí. Systém zahlásí konec úlohy.
Otevře uživateli ve stažených souborech zipovaný soubor.
Při pokliku soubor rozbalí.
Jednotlivé excely jsou vytvořeny podle dodavatelů a rámcových servisních smluv.
Komprimovaný soubor se také automaticky ukládá do schránky sestav uživatele, který fakturaci bonusů spustil.
Poznámka:
Při fakturaci bonusů se vytváří nezaúčtovaný doklad (prodejní faktura / nákupní dobropis). Pokud uživatel doklad smaže, řádky povolenky zůstávají označené Bonus fakturován = ANO.