Postup při zpracování plateb přijatých předem se může lišit na základě nastavení (dle interních procesů). Jednotlivé postupy při zpracování lze také vzájemně kombinovat. V dokumentaci jsou popsány základní postupy při zpracování:
Generování Platby předem z Deníku plateb
daňové doklady generované ihned
daňové doklady generované odloženě – jednotlivě nebo hromadně dávkovou úlohou
Generování Platby předem dodatečně na základě vyrovnání platby na saldu
Generování Platby předem dodatečně bez vyrovnání platby.
Deník plateb
Deník plateb slouží k předzpracování dat z výpisu, identifikaci protistrany (kdo platbu poslal) a účelu platby (k jaké pohledávce se platba vztahuje). Deník plateb zpracujte obvyklým způsobem, tak aby pro přijaté platby byl vyplněný správný zákazník a platba byla vyrovnána (pokud je to možné) s otevřenými Položkami zákazníka.
Systém identifikuje a označuje platby předem dle nastavení Evidovat jako platbu předem (Nastavení prodeje a pohledávek):
Jen vyrovnané
Identifikace se spouští:
při vyrovnání platby na řádku deníku (tj. při vložení Čísla vyrovnání dokladu)
při vyrovnání v okně Vyrovnat položky zákazníka (tj. s vyplněním ID vyrovnání), po zavření okna tlačítkem OK.
Systém platbu předem stanoví podle libovolné vyrovnávané prodejní faktury (doklad musí existovat v seznamu Účtovaných prodejních faktur) - splňující podmínky platby předem.
Všechny na zákazníka
Platba, která nebude vyrovnána a Typ účtu = Zákazník, bude automaticky označená jako platba předem v okamžiku vyplnění čísla zákazníka;
U platby, která bude vyrovnána, se spustí identifikace platby předem při vyplnění Čísla vyrovnání dokladu, případně ID vyrovnání. Platba předem je identifikována, pokud alespoň jeden doklad vyrovnaný s touto platbou je prodejní faktura, splňující podmínky pro určení platby předem.
Pokud je platba vyrovnána jen částečně a vzniká přeplatek (zůstatek platby je větší než je povolená odchylka platby) a podle vyrovnání nebyla indikována Platba předem, označí se řádek deníku rovněž jako platba předem.
Pokud je platba identifikována jako platba předem, nastaví se příznak Generovat platbu předem a dle dalších nastavení příznaky:
Generovat daňový doklad k platbě předem ihned,
Neúčtovat daňový doklad u platby předem.
Tyto příznaky můžete následně na řádku deníku ručně změnit.
Daňový doklad k platbě předem vzniká vždy jen k celé platbě. Pokud je platba hromadná a zdanit se má pouze část přijaté platby, je nutné platbu v deníku rozdělit na dílčí platby.
Kombinace nastavení pro výsledné označení platby předem a použití účto skupiny zákazníka:
Nastavení prodeje a pohledávek | Deník plateb | ||||
Způsob účtování plateb | Evidovat jako platbu předem | PLATBY NEVYROVNANÉ nebo PLATBY BĚŽNÉ částečně vyrovnané | PLATBY vyrovnané DOPŘEDU (plně i částečně) | ||
Účto sk. | Generovat | Účto sk. | Generovat | ||
Běžná platba | Jen vyrovnané | TUZ | Ne | TUZ_P | Ano |
Běžná platba | Všechny na zákazníka | TUZ_P | Ano | TUZ_P | Ano |
Platba dopředu | Jen vyrovnané | TUZ_P | Ne | TUZ_P | Ano |
Platba dopředu | Všechny na zákazníka | TUZ_P | Ano | TUZ_P | Ano |
Úpravy v Deníku plateb
Nová pole pro platby předem
Pro platby přijaté předem je deník rozšířen o tři nová pole, která jsou na řádku deníku dostupná po zapnutí modulu (Povolit tvorbu platby předem = Ano):
Generovat platbu předem (Generate Prepayment)
Tento příznak určuje, že daná platba bude zaevidována v modulu Platby předem. Automatické označení platby na řádku deníku se řídí pravidly identifikace platby předem - stavem vyrovnání řádku s použitím dalších nastavení z Nastavení prodeje a pohledávek (Vytvořit platbu předem dle období a Evidovat jako platbu předem).
Před zaúčtováním deníku lze tento příznak zapnout nebo vypnout ručně. Pokud je příznak zaškrtnutý, je pro platbu vyžadována Účto skupina zákazníka s příznakem Použít pro platby předem = Ano.
Generovat daňový doklad k platbě předem ihned (Generate Prepayment Invoice Immediately)
Tento příznak určuje, že k zaevidované Platbě předem bude vygenerovaný daňový doklad ihned při účtování platby v Deníku plateb. Příznak zapne systém na základě nastavení v Nastavení prodeje a pohledávek v poli Generovat daňový doklad k přijaté platbě ihned
Před zaúčtováním deníku lze tento příznak zapnout nebo vypnout ručně. Pokud je příznak vypnutý a tvorba daňového dokladu není blokována, bude se daňový doklad generovat až dodatečně dávkovou úlohou.
Neúčtovat daňový doklad u platby předem (Dont Charge VAT for Payment Ahead)
Tento příznak určuje, že k Platbě předem nebude daňový doklad nikdy generován. V deníku lze tento příznak zapnout ručně. Příznak může navíc nastavit i systém na pozadí při účtování deníku, a to na základě nastavení na DPH obchodní účto skupině nebo na Účto skupině zákazníka
Vyrovnávání plateb v deníku
Úprava data vyrovnání (Adjustment of applying date)
Standardně je možné v Deníku plateb vyrovnávat platby pouze s položkami zákazníka, jejichž Zúčtovací datum je stejné nebo nižší než Zúčtovací datum platby. Pokud je zapnutý modul Platby předem, umožní systém vybrat pro vyrovnání platby i Položku zákazníka s vyšším Zúčtovacím datem, než je datum platby a toto vyrovnání následně i zaúčtovat.
Vyrovnání platby s jednou položkou (Payment applied with one entry)
Platbu lze vyrovnat ručně výběrem dokladu (Položky zákazníka) na řádku deníku. Při vyrovnání systém vyhodnocuje, zda jsou splněny podmínky pro generování Platby předem a pokud ano, nastaví příznak Generovat platbu předem.
Vyrovnání platby s více položkami (Payment applied with multiple entries)
Pro vyrovnání více položek s jednou platbou je nutné použít funkci Vyrovnat položky.
Označené položky musí být kladné (stejná úprava jako na saldu zákazníka, viz kapitola https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/32637019#Kontrola-znam%C3%A9nek-vyrovn%C3%A1van%C3%BDch-polo%C5%BEek . Znaménka vyrovnávaných položek se kontrolují při účtování platby. Příklad chybové hlášky při porušení tohoto pravidla:
Při vyrovnání systém vyhodnocuje, zda jsou alespoň u jedné položky splněny podmínky pro generování Platby předem a pokud ano, nastaví příznak Generovat platbu předem.
Zrušení vyrovnání platby předem (Unapplying of payment ahead)
Pokud byla platba označená příznakem Generovat platbu předem = Ano a bylo provedeno vyrovnání, pak se při smazání nebo při změně vyrovnání (Čísla dokladu vyrovnání nebo ID vyrovnání) znovu spouští funkce na identifikaci platby předem. Totéž při smazání nebo změně čísla zákazníka. Příznaky se revidují a nastaví se dle aktuálního stavu.
Rozdělení hromadné platby
Hromadnou platbu lze rozdělit pomocí funkce Rozdělit platbu dle vyrovnání (Split payment by to Applying) viz kapitola https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/31621401/Bankovn+v+pisy#Rozd%C4%9Blen%C3%AD-hromadn%C3%A9-platby-v-Den%C3%ADku-Plateb . Při rozdělení platby systém u jednotlivých položek vyhodnocuje, zda jsou splněny podmínky pro generování Platby předem a pokud ano, nastaví na jednotlivých dílčích platbách příznak Generovat platbu předem.
Účto skupina zákazníka v deníku
Výchozí účto skupina zákazníka (Default customer posting group)
Pro zaúčtování platby je důležitá Účto skupina zákazníka vyplněná v Deníku plateb. Účto skupinu zákazníka vyplní systém při založení řádku deníku po vyplnění čísla zákazníka, přičemž použije buď výchozí účto skupinu z Karty zákazníka (např. pro účet pohledávky = 311.xxx) nebo její náhradní účto skupinu pro platby předem (např. pro účet pohledávky = 311.xxx). Při výběru účto skupiny je důležité nastavení Způsobu účtování plateb v Nastavení prodeje a pohledávek. Současně systém přihlíží i na to, zda je na řádku zapnutý příznak Generovat platbu předem..
Účto skupina zákazníka z vyrovnávané položky (Customer posting group from applied entry)
Pokud je platba na řádku deníku vyrovnána, může být výchozí účto skupina zákazníka při vyrovnání automaticky nahrazena účto skupinou zákazníka z vyrovnávané položky.
Jestliže je k platbě připárována jedna nebo více položek a alespoň jedna splňuje podmínky pro platbu předem, pak systém platbu označí příznakem Generovat platbu předem a použije Účto skupinu zákazníka určenou pro platbu předem.
Jestliže na platbě dojde ke změně vyrovnání nebo zákazníka, může dojít ke změně účto skupiny na řádku platby:
Při změně zákazníka je smazáno vyrovnání a účto skupina zákazníka se nastaví dle Nastavení prodeje a pohledávek
Při smazání zákazníka je smazáno vyrovnání, ale účto skupina zákazníka zůstává beze změny (standard BC)
Při změně vyrovnání se účto skupina aktualizuje dle nového vyrovnání
Při smazání vyrovnání se účto skupina zákazníka nastaví dle Nastavení prodeje a pohledávek.
Účtování deníku plateb
Účtování Deníku plateb (Posting of payment journal)
Jakmile je deník připravený k zaúčtování (jsou přiřazení zákazníci, dodavatelé nebo finanční účty, platby jsou dle možností vyrovnané, platby předem mají nastavené příznaky), můžete deník zaúčtovat.
Účtování vyrovnání platby (Posting of applying)
Jestliže je modul Platby předem vypnutý, systém nedovolí vyrovnat s platbou položky zákazníka s vyšším Zúčtovacím datem. Při účtování pak všechny účtované položky mají nejvyšší datum z vyrovnávaných položek, tj. datum platby.
Pokud je modul Platby předem zapnutý a k přijaté platbě je párována položka zákazníka s vyšším Zúčtovacím datem, než je datum platby, systém umožní toto vyrovnání zaúčtovat, ale při účtování změní Zúčtovací datum transakce položek:
vyrovnání
odchylky platby
kurzových rozdílů
Toho je dosaženo „odloženým“ párováním platby až na saldu zákazníka v rámci transakce účtování řádku deníku plateb. Při tomto dvoufázovém účtování, které se spouští za podmínky, že:
je zapnutý modul Platby předem
Typ účtu nebo Typ protiúčtu je Zákazník
na řádku deníku je vyrovnání (buď Číslo vyrovnání dokladu nebo ID vyrovnání)
rozdělí systém účtování na dvě fáze:
zaúčtování platby bez vyrovnání a
následné vyrovnání platby na saldu s položkami, které byly vybrané a označené k vyrovnání v deníku.
Položka, která je účtovaná v deníku (Platba), je při použití funkce pro vyrovnání na saldu vždy naplněna do hlavičky vyrovnání.
Zaúčtovaná platba tak bude mít Zúčtovací datum převzaté z deníku, zatímco vyrovnání (tj. detailní položky zákazníka typu Vyrovnání) a s ním spojené odchylky platby, kurzové rozdíly apod. budou mít Zúčtovací datum převzaté z faktury vyrovnávané dopředu.
Upozornění:
Standard BC: Pokud je párováno více položek (1:N), použije systém pro vyrovnání nejvyšší Zúčtovací datum ze sady položek vstupujících do vyrovnání.
Pro správné datum vyrovnání platby předem (pokud mají faktury různá Zúčtovací data) je tedy potřeba buď hromadnou platbu rozdělit a párovat samostatně dílčí platby, nebo zaúčtovat platbu bez párování a vyrovnat ji ručně na saldu nebo použít úlohu Vyrovnat položky zákazníka.
Účtovaný finanční deník (Posted general journal)
Po zaúčtování Deníku plateb se deník smaže. Pokud je na listu deníku nastaveno Kopírovat do Účtovaného finančního deníku = Ano, účtované řádky se propisují do Účtovaného finančního deníku, včetně nových polí Generovat platbu předem, Generovat daňový doklad k platbě předem ihned a Neúčtovat daňový doklad u platby předem.
Při zpětném kopírování zaúčtovaného řádku do živého deníku je řádek zkopírován včetně uvedených příznaků.
Platby předem.
Přehled plateb předem
Jestliže byl na účtované platbě v deníku zaškrtnutý příznak Generovat platbu předem, vytvořil se v evidenci Plateb předem záznam typu Platba.
Pro zobrazení všech vygenerovaných Plateb předem vyhledejte Přehled plateb předem. Kartu konkrétní Platby předem zobrazíte rozkliknutím Čísla položky nebo tlačítkem Zobrazit.
Popis karty Platby předem najdete v https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32636989/Evidence+Platby+p+edem#Platba-p%C5%99edem
Daňové doklady k platbě předem
Daňové doklady generované ihned (Tax invoices for Payment Ahead)
Jestliže byl na platbě v deníku zaškrtnutý příznak Generovat daňový doklad k platbě předem ihned a tvorba daňového dokladu nebyla potlačena (buď ručně uživatelem v deníku nebo systémem na pozadí při účtování platby, resp. při založení hlavičky Platby předem), vygeneroval se daňový doklad, jehož číslo je vyplněno v poli Číslo daňového dokladu k přijaté platbě. Tento doklad můžete zobrazit tlačítkem Daňový doklad nebo rozkliknutím Čísla daňového dokladu k přijaté platbě.
Daňové doklady generované dodatečně (Tax invoices generated additionally)
Jestliže na platbě v deníku příznak Generovat daňový doklad k platbě předem ihned nebyl zaškrtnutý a tvorba daňového dokladu není potlačena, daňový doklad se nevygeneruje, ale na Platbě předem se zaškrtnou příznaky Generovat doklady a Generovat daňový doklad.
Pro tyto Platby předem je možné vygenerovat daňový doklad dodatečně:
buď jednotlivě ručně z karty Platby předem tlačítkem Akce > Zaúčtovat daňový doklad (Post Invoice),
nebo hromadně dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem (Generated Tax Documents and Credit Memos for Payments Ahead), viz https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32637019/Zpracov+n+p+ijat+platby#D%C3%A1vkov%C3%A1-%C3%BAloha-Generovat-da%C5%88ov%C3%A9-doklady-k-platb%C3%A1m-p%C5%99edem
nebo je systém vygeneruje automaticky na pozadí při účtování libovolného finančního deníku nebo při účtování vyrovnání na saldu, pokud při tomto účtování byla generována platba předem (platí pro již existující Platby předem s příznakem Generovat daňový doklad k platbě předem ihned = Ano).
Po vygenerování daňového dokladu se na Platbu předem zapíše číslo dokladu a příznaky Generovat doklady a Generovat daňový doklad k přijaté platbě se smažou.
Opravy daňového dokladu (Tax document corrections)
Vygenerovaný daňový doklad k platbě předem nelze standardními funkcemi ani stornovat, ani k nim vytvořit opravný dobropis:
Vystavený daňový doklad lze zrušit pouze vyrovnáním Položky zákazníka (platby), čímž je automaticky vygenerován daňový dobropisu k platbě předem.
Daňové dobropisy k platbě předem
Daňové dobropisy generované ihned (Tax credit memos generated immediately)
Jestliže byla platba v Deníku plateb vyrovnána s jednou nebo více fakturami, vzniknou pro danou Platbu předem současně záznamy typu Využití. Jestliže je současně v Nastavení prodeje a pohledávek nastaveno, že se daňové dobropisy mají generovat ihned a daňový doklad k platbě předem je již vygenerován, systém vygeneruje daňový dobropis, jehož číslo zapíše v poli Číslo dobropisu k přijaté platbě. Tento doklad můžete zobrazit tlačítkem Daňový dobropis nebo rozkliknutím Čísla dobropisu k přijaté platbě.
Daňové dobropisy generované dodatečně (Tax credit memos generated additionally)
Jestliže v Nastavení prodeje a pohledávek je nastaveno Generovat dobropis k přijaté platbě ihned = Ne nebo daňový doklad dosud nebyl vygenerovaný (příznak na Platbě předem typu Platba je Generovat daňový doklad k přijaté platbě = Ano), daňový dobropis se při vyrovnání nevygeneruje, ale na Platbě předem typu Využití se zaškrtnou příznaky Generovat doklady a Generovat dobropis k přijaté platbě.
Pro tato Využití platby předem je možné vygenerovat daňový dobropis dodatečně:
buď jednotlivě ručně z karty Platby předem tlačítkem Akce > Zaúčtovat daňový dobropis (Post Credit Memo),
nebo hromadně dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem (Generate Tax Documents and Credit Memos for Payment Ahead), viz kap. https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32637019/Zpracov+n+p+ijat+platby#D%C3%A1vkov%C3%A1-%C3%BAloha-Generovat-da%C5%88ov%C3%A9-doklady-k-platb%C3%A1m-p%C5%99edem
nebo je systém vygeneruje automaticky na pozadí při účtování libovolného finančního deníku nebo při účtování vyrovnání na saldu, pokud při tomto účtování byla generována platba předem (platí pro již existující Platby předem s příznakem Generovat daňový dobropis k platbě předem ihned = Ano)
Daňový dobropis účtovaný ručně z karty Platby předem typu Využití:
Po vygenerování daňového dobropisu se na Platbu předem zapíše číslo dobropisu a příznaky Generovat doklady a Generovat dobropis k přijaté platbě se smažou
Zobrazení Platby předem z položky zákazníka
Po zaúčtování platby s příznakem Generovat platbu předem vznikne na saldu zákazníka Položka zákazníka, která je označená příznakem Platba předem.
Z této položky si pak můžete Platbu předem (Platbu + všechna související Využití) zobrazit tlačítkem Platby předem.
Vyrovnání platby ručně na saldu
Pro vyrovnávání Položek zákazníka se používá standardní funkce Vyrovnat položky.
Pokud je zapnutý modul Platby předem, jsou na saldu zákazníka aktivovány tyto úpravy:
Kontrola znamének vyrovnávaných položek
Kontrola stejné měny při vyrovnání (viz Nastavení prodeje a pohledávek)
Generování daňových dokladů a daňových dobropisů k existujícím Platbám předem
Zpětné generování Plateb předem při vyrovnání platby, pokud jsou splněny podmínky pro jejich tvorbu
Kontrola znamének vyrovnávaných položek
Je-li modul Platby předem aktivní, je párování omezeno tak, že k vyrovnávací položce v hlavičce vyrovnání mohou být párované pouze položky s opačným znaménkem (standardně lze v BC vyrovnávat v jedné transakci více kladných a více záporných položek). Systém kontroluje znaménka při účtování vyrovnání nebo v náhledu účtování vyrovnání.
Kontrola stejné měny
Vzhledem k možnosti generovat platby předem zpětně, a to i v případě, že platba již byla částečně vyrovnána s fakturou, která nesplňuje podmínky pro platbu předem, neumožní systém po zapnutí modulu vyrovnávat položky zákazníka v různých měnách. Systém kontroluje nastavení – pokud je zapnutý modul Platby předem, musí být nastaveno Vyrovnání mezi měnami = Žádné.
Vyrovnání na saldu – Platba předem existuje
Pokud byla v Deníku plateb zaúčtovaná platba s příznakem Generovat platbu předem, která nebyla vyrovnaná, případně byla vyrovnaná jen částečně, můžete tuto platbu vyrovnat ručně na saldu standardní funkcí Vyrovnat položky.
V řádcích vyrovnání vyberete fakturu (jednu nebo více), se kterou má být platba vyrovnána, a řádek označíte v poli ID vyrovnání.
Při vyrovnání musí být splněna kontrola na znaménko částky.
Vyrovnání zaúčtujte. Před zaúčtováním můžete zkontrolovat v Náhledu účtování, zda bude vytvořen daňový dobropis (je vytvořena DPH položka a věcné položky pro daňový dobropis).
Po zaúčtování vyrovnání se v evidenci Platby předem vygeneruje nový záznam typu Využití.
Pro tento záznam se generuje Daňový dobropis k platbě předem, a to dle nastavení buď ihned nebo odloženě. Podmínkou pro vygenerování dobropisu je, že Daňový doklad k platbě předem již byl vygenerován. Daňový dobropis se nikdy negeneruje, pokud bylo generování daňového dokladu zablokováno (např. nastavením na DPH obchodní účto skupině).
Odchylky platby (Payment Tolerances)
Záznam typu Využití a jemu odpovídající dobropis je vygenerován ve výši vyrovnání. Jestliže při vyrovnání platby byla uplatněná odchylka platby, která uzavírá platbu na saldu, je tato odchylka připočtena k dobropisu tak, aby součet záznamů typu Využití odpovídal částce přijaté platby předem.
Datum DPH vytvořeného daňového dobropisu (VAT Reporting Date of created Tax Credit Memo)
Na vytvořeném daňovém dobropisu se použije Datum DPH získané při vyrovnání platby:
Když je platba vyrovnaná s fakturou, která má hlavičku (Účtovanou prodejní fakturu) a její Datum DPH je vyšší než Zúčtovací datum platby, použije se Datum DPH z hlavičky faktury
Ve všech ostatních případech se použije Zúčtovací datum vyrovnání
Vyrovnání na saldu – Platba předem neexistuje
Pokud byla přijatá platba zaúčtovaná na saldo zákazníka, ale Platba předem se negenerovala (v Deníku plateb bylo Generovat platbu předem = Ne), lze za určitých podmínek Platbu předem vygenerovat dodatečně, až po vyrovnání platby na saldu:
Platba musí mít Účto skupinu zákazníka určenou pro Platby předem (Použít pro platby předem = Ano)
Platba musí být vyrovnána s položkou typu Faktura (hlavičkový doklad Účtovaná prodejní faktura existuje). Při vyrovnání s položkou jiného typu (prázdný nebo Refundace) nebo s fakturou účtovanou v deníku se Platba předem negeneruje
Datum DPH vyrovnávané faktury musí být před datem platby. Dle nastavení se testují buď celé měsíce nebo jednotlivé dny (Vytvořit platbu předem dle období = Ano/Ne)
U hromadné platby vyrovnávané s více fakturami musí výše uvedené podmínky splňovat alespoň jedna vyrovnávaná faktura.
Při částečném vyrovnání platby, pokud jsou podmínky splněné, se vygeneruje Platba předem v plné výši přijaté platby.
Upozornění: Pokud se účtuje vyrovnání položek zákazníka, kdy je v rámci vyrovnání vygenerovaná nová Platba předem, spouští systém následně na pozadí generování daňových dokladů a daňových dobropisů,
a to pro všechny existující Platby předem, které čekají na vygenerování daňových dokladů/dobropisů a současně mají příznak generovat „ihned“!
Příklad zpětného generování Platby předem – vyrovnání platby s fakturou 1:1
K vyrovnání jsou připraveny dvě Položky zákazníka splňující podmínky pro zpětné generování Platby předem. Platba předem dosud nebyla vygenerována (na Položce zákazníka viz pole Platba předem = Ne).
Položky vyrovnejte standardní funkcí Vyrovnat položky.
Poznámka: Pro zpětné generování Platby předem na výběru položky do hlavičky vyrovnání nezáleží, do hlavičky může být vybrána jak platba, tak i faktura. Pokud se však má při vyrovnání použít odchylka platby, musí být v hlavičce vyrovnání umístěna platba (standard BC).
Před zaúčtováním můžete zkontrolovat vyrovnání v Náhledu účtování. Již v náhledu je vidět, zda je generovaný daňový doklad a daňový dobropis (tj. jsou vygenerované DPH položky). Můžete zkontrolovat jak Položky DPH, tak i Věcné položky generovaných dokladů. Položky nejsou zobrazené pouze v případě, že je nastaveno odložené generování daňových dokladů a/nebo daňových dobropisů.
Vyrovnání zaúčtujte
Po spuštění účtování vyrovnání dojde k vyrovnání položek. Platba na saldu je označená jako Platba předem.
V evidenci Plateb předem vzniknou dva nové záznamy – Platba a Využití.
Současně je vygenerován daňový doklad na řádku Platba a daňový dobropis na řádku Využití.
Vyrovnání Platby automaticky dávkovou úlohou
Otevřené Položky zákazníka také můžete vyrovnávat hromadně úlohou Vyrovnat položky zákazníka. Způsob párování je nastaven na Kartě zákazníka. Pro každého zákazníka tak je možné nastavit jiné parametry párování.
Upozornění: Nastavení automatického vyrovnání na Kartě zákazníka musí být v souladu s ostatním nastavením systému, zejména pak s nastavením vyrovnání položek v různých měnách. Pro správnou funkčnost modulu Financování je nutné povolit vyrovnávání Položek zákazníka pouze ve stejných měnách (Nastavení prodeje a pohledávek, Vyrovnání mezi měnami = Žádné). Při tomto nastavení je pak doporučeno na Kartě zákazníka nastavit měnu jako parametr vyrovnání, jinak bude párování položek v různých měnách vyhodnoceno jako chyba a párování daného zákazníka bude přerušeno.
Nastavení
Nastavení požadované pro automatické vyrovnání položek zákazníka je popsané v Nastavení pro úlohu Vyrovnat položky zákazníka
Níže je uveden pouze přehled nastavení (tabulky a pole):
Karta zákazníka (Customer Card)
Metoda vyrovnání (Application Method)
Automatické vyrovnání (Automatic Apply)
Způsob vyrovnání dle znaku (Type of Apply by Field)
Znaky vyrovnání (1-8) (Apply by Field (1-8))
Šablona zákazníka (Customer Template)
Metoda vyrovnání (Application Method)
Automatické vyrovnání (Automatic Apply)
Způsob vyrovnání dle znaku (Type of Apply by Field)
Znaky vyrovnání (1-8) (Apply by Field (1-8))
Úloha Vyrovnat položky zákazníka
Dávková úloha Vyrovnat položky zákazníka (Apply Customer Ledger Entries) umožňuje hromadně párovat otevřené Položky zákazníka. V úloze se zpracovávají pouze zákazníci, kteří mají na Kartě zákazníka povoleno automatické párování (Automatické vyrovnání = Ano) a současně mají nastavený alespoň jeden parametr párování (Znaky vyrovnání 1 až 8).
Výběr zákazníků je možné dále omezit uživatelským filtrem v dialogovém okně při spuštění úlohy.
Pro vyrovnání položek úloha používá stejnou funkci jako uživatel při ručním párování na saldu. To znamená, že úloha vybere první otevřenou položku daného zákazníka a tuto položku nastaví jako „vyrovnávací položku“ (hlavičku vyrovnání). K této položce hledá „vyrovnávané položky“ (řádky vyrovnání)
V řádcích jsou otevřené položky daného zákazníka s opačným znaménkem, které odpovídají nastaveným párovacím parametrům (Vyrovnávacím znakům 1 až 8) na Kartě zákazníka a uživatelským filtrům zadaným v dialogovém okně při spuštění úlohy.
Pokud úloha najde pouze jednu položku k vyrovnání, označí ji (při ručním vyrovnání toto ID vyrovnání nastavuje uživatel v řádcích vyrovnání), a vyrovnání zaúčtuje.
Pokud úloha najde více shodných položek (např. více faktur se stejným variabilním symbolem), pak tyto položky setřídí podle Data splatnosti, vybere položku s nejstarším Datem splatnosti a toto vyrovnání zaúčtuje. Pokud je vyrovnávací položka (v hlavičce vyrovnání) po vyrovnání stále otevřená, znovu se provádí výběr další položky k vyrovnání. Znamená to, že se transakce vyrovnání vždy účastní pouze 2 položky. Tím je zabezpečeno správné datum vyrovnání zejména u hromadných plateb!
Platby předem
Pokud je párována Platba předem, případně položka splňuje podmínky pro zpětné generování Platby předem, postupuje úloha stejně jako u ručního párování.
Spuštění úlohy
Úlohu vyhledejte pomocí vyhledávací lupy. Po spuštění úlohy je možné v dialogovém okně zadat filtry.
Na záložce Možnosti (Options) je možné nastavit filtry na Položky zákazníka (Customer Ledger Entries).
Filtr dimenze 2 (Dimension 2 Filter) (Smlouva; Contract)
Úloha vybírá do párování pouze položky zákazníka se zadanými hodnotami dimenze, např. smlouvy číslo „od-do“, nebo smlouvy začínající „FL*“ apod.
Pokud je pole prázdné, vstupují do párování všechny položky, na Globální dimenzi 2 položky se nepřihlíží
Filtr je platný jak pro vyrovnávací položku (hlavičku vyrovnání), tak i pro vyrovnávané položky (řádky vyrovnání)
Filtr data (Date Filter)
Filtr se použije pouze pro vyrovnávací položku (hlavičku vyrovnání)
Lze zadat i období „od-do“
Toto pole se obvykle nevyplňuje; je-li prázdné, vstupují do párování všechny položky, na Zúčtovací datum položek se nepřihlíží
Filtr typu dokladu (Document Type Filter)
Filtr na Typ dokladu se použije pouze pro vyrovnávací položku (hlavičku vyrovnání).
Pokud např. chcete párovat s fakturou pouze platby, ale ne dobropisy, zadáte typ Platba. Úloha pak bude procházet pouze platby a ty bude párovat s nalezenými položkami (obvykle fakturami).
Typ dokladu musíte vyplnit ručně, nelze ho vybrat z číselníku (typ ' ' = „prázdný“, Platba, Faktura, Dobropis, Penále, Upomínka, Refundace). Pokud nebude pole vyplněné, budou do zpracování zahrnuté všechny položky bez ohledu na typ.
Filtr kódu měny (CurrencyCode Filter)
Úloha filtruje do vyrovnání pouze položky se zadaným Kódem měny; pro zadání filtru na lokální měnu je potřeba zadat znaky (apostrofy) pro prázdnou hodnotu:
Pokud pole zůstane prázdné, vstupují do párování všechny položky, na měnu položky se nepřihlíží
Poznámka: jestliže je povoleno vyrovnávání položek pouze ve stejných měnách (viz Nastavení prodeje a pohledávek) a párovací parametry by splnily položky obsahující různou měnu, pak je párování těchto položek ukončeno chybovou hláškou, která se zapíše do logu a párování položek daného zákazníka je ukončeno. Úloha pokračuje párováním položek dalšího zákazníka.
Filtr účto skupiny zákazníka (Customer Posting Group Filter)
Úloha vybírá do vyrovnání (do hlavičky i do řádků) pouze položky se zadanou účto skupinou zákazníka. Do filtru lze zadat i více účto skupin
Pokud je pole prázdné, vstupují do párování všechny položky, na Účto skupinu zákazníka na položce se nepřihlíží
Vyloučit položky s vyplněným Vyčkat (Skip Entries with On Hold not-blank)
Filtr platí jak pro hlavičku, tak i pro řádky vyrovnání
Pole s hodnotami Ano/Ne
Ano (Yes): Pokud je pole zaškrtnuté, pak úloha bude párovat pouze položky, které mají pole Vyčkat prázdné. Z párování je tak možné vyloučit např. počáteční fakturu na prodejní cenu u Splátkového prodeje, případně další položky ručně označené uživatelem v poli Vyčkat.
Ne (No): Pokud pole není zaškrtnuté, na pole Vyčkat na Položce zákazníka se nepřihlíží. V tomto případě můžete omezit výběr položek pro konkrétní hodnoty Vyčkat zadáním filtru v dalším poli Filtr vyčkat (např. vyloučit jen faktury Splátkového prodeje, pokud budou mít v poli Vyčkat jedinečnou hodnotu)
Filtr pole Vyčkat (Filter for field On Hold)
Filtr platí jak pro hlavičku, tak i pro řádky vyrovnání
Pokud je pole prázdné, vstupují do párování všechny položky, na pole Vyčkat na položce zákazníka se nepřihlíží.
Pokud je pole vyplněné, vybírá úloha do párování pouze položky se zadanou hodnotou Vyčkat. Do filtru lze zadat i více hodnot, např.
Filtr vyplňujte pouze v případě, že předchozí pole Vyloučit položky s vyplněným (neprázdným) Vyčkat není zaškrtnuté
Hlavním cílem tohoto filtru je však vyloučit z párování fakturu na prodejní cenu u Splátkového prodeje. Na položce zákazníka pro tuto fakturu můžete ručně vyplnit pole Vyčkat, např. kód „SP“. Filtr v tomto případě by byl vyplněný následovně:
Záložka Zákazník (Customer Tab)
Na této záložce můžete zadat uživatelský filtr polí, která jsou na kartě zákazníka (např. Číslo zákazníka, Název, IČO…). Pokud nezadáte žádný filtr, do párování vstupují všichni zákazníci.
Spuštění vyrovnání
Po nastavení filtrů (není povinné) spusťte vyrovnání tlačítkem OK.
Úloha prochází karty zákazníků, kteří mají povoleno automatické párování. Pro tyto zákazníky prochází postupně jednotlivé otevřené Položky zákazníka. První nalezenou položku vyplní do hlavičky vyrovnání a dle párovacích parametrů na kartě zákazníka a filtrů zadaných v dialogovém okně hledá položky k vyrovnání. Pokud najde položku vhodnou ke spárování, tyto dvě položky vyrovná. Tento postup opakuje s další otevřenou položkou. Jestliže je položka vyrovnaná jen částečně, vstupuje do dalšího párování.
Jestliže je párovaná platba, která má záznam v evidenci Platby předem (typ Platba), vygeneruje se na základě vyrovnání záznam typu Využití.
Pokud se páruje platba, která splňuje podmínky pro generování platby předem, ale Platba předem dosud vygenerovaná není, pak se při vyrovnání generuje Platba předem zpětně (záznam typu Platba i Využití).
Je-li v Nastavení financí nastaveno účtování odchylky platby „na dotaz“, pak systém automaticky potvrdí zaúčtování rozdílu jako odchylku.
Jestliže úloha najde položky vhodné ke spárování, ale toto párování skončí při účtování chybovou hláškou, pak:
Párování této dvojice položek je přerušeno, položky zůstávají nevyrovnané a chyba je zapsána do Chybového logu (Error Log)
Párování daného zákazníka je ukončeno, přičemž položky tohoto zákazníka vyrovnané před transakcí s chybou zůstávají vyrovnané.
Úloha pokračuje párováním dalšího zákazníka.
Zrušení vyrovnání
Pokud byla přijatá platba vyrovnána s nesprávnou položkou, můžete vyrovnání zrušit. V případě, že se jednalo o Platbu předem, bude při zrušení vyrovnání stornován i záznam Využití.
Zrušení vyrovnání se provádí standardně z Položek zákazníka pomocí funkce Zrušit vyrovnání položek. Po spuštění funkce systém zobrazí položky vyrovnání, které budou zrušeny.
Při zrušení vyrovnání se aktualizuje evidence Platby předem.
Záznam typu Platba vč. daňového dokladu, pokud byl vygenerovaný, zůstává beze změny. Jestliže bylo generování daňového dokladu potlačeno při účtování platby (zaškrtnutím příznaku Neúčtovat daňový doklad u platby předem v deníku nebo na základě použité DPH obchodní účto skupiny a případně Globální dimenze 2 na platbě nebo na základě použité Účto skupiny zákazníka na platbě), pak příznaky zůstávají vypnuté.
Záznam typu Využití se označí jako Stornovaný, nový záznam nevzniká. Pokud jde o generování daňových dokladů a dobropisů, mohou nastat tyto případy:
Jestliže daňový doklad není a nemá být generovaný (příznak Generovat daňový doklad = Ne na Platbě), pak na Využití nebude žádné generování, ani daňového dobropisu, ani daňového vrubopisu.
Jestliže daňový doklad již je vygenerovaný nebo čeká na vygenerování a:
jestliže již je vygenerovaný daňový dobropis, pak se bude vždy generovat daňový vrubopis (ihned nebo dodatečně dávkovou úlohou)
jestliže daňový dobropis čeká na vygenerování, pak se příznak pro generování dobropisu smaže, k přijaté platbě tak zůstane pouze daňový doklad, který čeká na nové využití.
Dávková úloha Generovat daňové doklady k platbám předem
Daňové doklady k předem přijatým platbám nemusíte generovat ihned při účtování platby v deníku, ale je možné je hromadně vygenerovat až dodatečně. K tomu slouží dávková úloha Generovat daňové doklady k platbám předem (Generate Tax Documents and Credit Memos for Payments Ahead). Úloha je dostupná vyhledáním přes lupu .
Tato dávková úloha obsahuje tři samostatné úlohy:
Dodatečné generování Plateb předem
Kontrola nastavení příznaků před generováním dokladů
Generování daňových dokladů (Daňových dokladů, Daňových dobropisů, Daňových vrubopisů)
Po spuštění úlohy se otevře dialogové okno, které obsahuje tři záložky.
Záložka Možnosti (Options) obsahuje pole:
Provést dodatečné generování Plateb předem (Perform additional generate Payment Ahead)
Volby Ano / Ne
Pole zaškrtněte, pokud se má spustit úloha č. 1
Od zúčtovacího data pro dodatečné generování (From Posting Date for Additional Generate)
Datum „od“ používá úloha č. 1. Zadané datum se použije jako filtr Zúčtovacího data na Položkách zákazníka
nepovinné, pokud není vyplněno, bere všechny položky
Do zúčtovacího data pro dodatečné generování (To Posting Date for Additional Generate)
Datum „do“ používá úloha č. 1. Zadané datum se použije jako filtr Zúčtovacího data na Položkách zákazníka
Výchozí hodnota je Pracovní datum, můžete ho změnit
Datum „do “je povinné pole a musí být stejné nebo vyšší než datum Od zúčtovacího data pro dodatečné generování
Provést kontrolu nastavení příznaků před generováním dokladů (Process Flag Checking before Posting)
Volby Ano / Ne
Pole zaškrtněte, pokud se má spustit úloha č. 2
Provést generování daňových dokladů (Process Tax documents generating)
Volby Ano / Ne
Pole zaškrtněte, pokud se má spustit úloha č. 3
Pokud nebude na záložce Možnosti zaškrtnuta žádná ze tří možných úloh, skončí spuštění chybovou hláškou „Nebyla vybrána žádná volba“.
Záložka Filtr: Položka zákazníka (Cust. Ledger Entry):
Filtry použije úloha č. 1
Záložka Filtr: Platba předem (Filter: Payment Ahead):
Filtry použije úloha č. 2 a 3
Úloha č. 1 – Dodatečné generování Plateb předem (Task 1 - Additional generate Payment Ahead)
Tato úloha generuje nové záznamy do evidence Plateb předem, a to pro Položky zákazníka, které splňují podmínky:
Typ dokladu = Platba
Účto skupina zákazníka má příznak Použít pro platbu předem = Ano
Platba předem dosud není k této položce vygenerovaná
Otevřená = Ano
Zůstatek k vyrovnání je vyšší než maximální odchylka platby pro příslušnou měnu, ve které je platba zaúčtována
Pro tyto položky zákazníka vygeneruje úloha Platbu předem typu Platba. Pokud je platba částečně vyrovnaná, pak úloha vygeneruje i záznamy typu Využití. Pro vyrovnání, které bylo zrušeno, se Využití negeneruje. Položku zákazníka (platbu) označí příznakem Platba předem = Ano.
Na vygenerovaných záznamech se nastaví příznaky pro generování daňových dokladů a dobropisů.
Typicky se tato úloha používá pro dodanění plateb od zákazníka, které mají na konci měsíce zůstatek.
Nastavení příznaků (Setup flags)
Na Platbu předem typu Platba se jako výchozí hodnota „generovat doklady“ nastaví Ano. Následně úloha smaže příznaky
dle nastavení DPH obchodní účto skupiny:
Blokovat vytvoření daňového dokladu platby předem = Ano
Blokovat vytvoření daňového dokladu platby předem = Ne a současně v Blokovat vytvoření daňového dokladu pro typy financování je nastavený filtr na Typ financování
dle nastavení Účto skupiny zákazníka
Generovat daňové doklady k platbám předem = Ne
Příznaky na Platbě předem typu Využití jsou nastaveny/smazány dle příznaků na záznamu typu Platba (tj. pokud jsou generovány daňové doklady, musí být generovány i daňové dobropisy).
Po ukončení úlohy č.1 přejde systém na další úlohy dle zadání v dialogovém okně.
Úloha č. 2 – Kontrola nastavení příznaků před generováním dokladů (Task 2 - Flag Checking before Posting)
Úloha č. 2 prochází Platby předem typu Platba, které čekají na vygenerování daňových dokladů (mají příznaky Generovat doklady = Ano a Generovat daňový doklad = Ano). Na těchto platbách provede kontrolu dvou podmínek:
Na Položce zákazníka, ke které je Platba předem vygenerována, je uvedena Účto skupina zákazníka, která má nastavený příznak Generovat daňové doklady k Platbám předem = Ne
Podle hodnoty dimenze 2 (Smlouva) nebyla nalezena Smlouva o financování a současně v Nastavení prodeje a pohledávek je příznak "Generovat daňové doklady k Platbám předem bez nalezené smlouvy o financování” = Ne.
Pokud platba splňuje alespoň jednu podmínku, příznaky pro generování daňových dokladů se smažou.
Pokud existuje Využití spojené s touto Platbou, smažou se příznaky i zde. Jestliže však již byl daňový doklad vygenerovaný, příznaky pro generování daňových dobropisů nebo vrubopisů zůstávají.
Úloha č. 3 – Generování daňových dokladů (Tax documents generating)
V této úloze systém prochází evidenci Plateb předem. Na základě příznaků Generovat daňový doklad k přijaté platbě a Generovat dobropis k přijaté platbě vygeneruje příslušné doklady a jim odpovídající Věcné položky a DPH položky.
Po doběhnutí úlohy systém vypíše informativní hlášku o ukončení.
Dogenerování daňových dokladů k Platbám předem při účtování
Jestliže v předchozích krocích byly vygenerované Platby předem, ale daňové doklady/dobropisy stále čekají na vygenerování, pak systém automaticky dogeneruje a zaúčtuje daňové doklady a dobropisy při těchto akcích:
při účtování deníku plateb (CU 13 – OnAfterCode)
při účtování vyrovnání položek zákazníka (CU 226 - OnAfterPostApplyCustLedgEntry)
Systém vybírá všechny platby předem typu Platba a Využití, které mají nastavené příznaky:
Platba:
Generovat daňový doklad = Ano
Generovat daňový doklad k platbě předem ihned = Ano
Využití:
Generovat dobropis k přijaté platbě = Ano
Generovat dobropis k přijaté platbě ihned = Ano.