Proces vytvoření servisního povolení a fakturace:
Založení Servisního povolení
Vytvoření nákupní faktury
Vytvoření prodejní faktury
V operativní leasing pro oblast Servis používá tyto základní číselníky pro práci se servisním povolením:
Typy služeb
Kategorie údržby
Podkategorie údržby
Kódy údržby nákup / prodej
Typy služeb
V číselníku Typy služeb uživatel nastaví základní údaje pro každý druh služby.
Pro typ služby je pro oblast servisních povolení použito:
Druh služby (Service Kind)
Uživatel zvolí základní zařazení dané služby
Kód (Code)
Uživatel zadá kód pro danou službu
Popis (Description)
Slouží k podrobnějšímu popisu dané služby
Pneuservis (Tire Service)
Slouží k upřesnění služby Pneuservis, zda se jendá o Pneu, Ráfek, Uskladnění, Přezouvání nebo Příslušenství k ráfkům
Čísla povolení servisu (Maintenance Permission Nos.)
Zde uživatel přiřadí číselnou řadu pro číslo schválení dané služby. Např. servis bude mít číslování SExxxxxx, pneuservis bude mít číslování PSxxxxxxx, náhradní vozidlo může mít číslování NVxxxxxx. Pak už ze schvalovacího čísla bude zřejmé, o který druh služby se jedná.
Částka limitu pro typ služby (Service Type Limit Amount)
Uživatel nastaví hodnotu, kterou může systém uplatnit při kontrole částky z nákupní faktury oproti povolení servisu. Pro datovou větu platí, pokud je rozdíl hodnoty v datové větě za typ služby menší nebo roven částce limitu, systém automaticky vytvoří rozdílový řádek s touto hodnotou.
Částka limitu pro typ služby se uplatní i při importu datové věty, pokud je zatržená Kontrola částky nebo Kontrola čísla schválení (povinné číslo schválení) na příslušné šabloně fakturačního interface. Např. v datové větě je řádek za uskladnění s hodnotou do limitu nastaveném na typu služby “uskladnění“ pneu a není řádek povolení servisu za uskladnění. Systém vytvoří nový řádek povolenky za uskladnění
Nezapisovat stav tachometru (Do not write Mileage)
Pokud uživatel nastaví na Ano, systém nebude při schválení servisní povolenky ukládat stav tachometru do Historie stavu tachometru.
Tabulka je podrobně popsaná v Ceníky služeb smlouvy
Kategorie údržby
Kategorie údržby je číselník první úrovně pro zadání nákladové stránky služby.
Pro kategorie údržby musí uživatel vybrat druh služby. Pokud pole Typ servisu nechá uživatel prázdné, znamená to, že kategorie je platné pro jakýkoli typ servisu daného druhu. Typ služby je třeba zadat pouze v případě, že pro tento konkrétní typ služby potřebujeme odlišit nastavení od ostatní typů služby daného druhu.
Podkategorie údržby
Podkategorie údržby je číselník druhé úrovně. Slouží k rozčlenění dané kategorie.
Opět platí, že typ servisu uživatel zadává, jen pokud potřebuje odlišit pro konkrétní typ služby, jinak je pole prázdné.
Kódy údržby
Třetí úroveň nastavení je číselník “kódy údržby nákupu”:. Tato část je rozdělena na nastavení pro nákup a pro prodej. Stranu nákupu uživatel zadá pro daný typ službu přes ikonu „Kódy údržby nákupu servisu“.
Pokud uživatel zadává “kód údržby” z formuláře podkategorie, kategorie a podkategorie se přenese a pak uživatel zadá kód údržby.
Uživatel pro konkrétní kód údržby zadává:
Kód měny nákupu (Purchase Currency Code)
Pole se nevyužívá, protože se měnu je možno zadávat až na Kód standardního nákupu / prodeje
Popis (Description)
Text se přenese do nového řádku povolení servisu
Fakturovat na (Invoice To)
Nastavená hodnota se přenese do nového řádku povolení servisu při použití kódu údržby
Zde uživatel volí, kdo platí náklady, komu vystavit nákupní fakturu – defaultní hodnota je Leasingová společnost. Další možnost je fakturovat na Zákazníka.
Refakturovat (Reinvoice)
Uživatel označí v případě, že tento kód údržby je třeba vždy refakturovat na zákazníka. Systém přenese na řádek servisního povolení.
Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)
Nastavení pro účtování nákladového účtu a účtoskupin zboží na řádku nákupní faktury
Uživatel vybere z číselníku Kódy standardního nákupu
Evidenční počet (Registered Number)
Je li uvedený počet, systém jej předvyplní po založení řádku povolenky.
Při zpracování datové věty pneu se do evidenčního počtu plní množství z datové věty
Popis 2 (Description 2)
Informativní pole, nepřenáší se na řádek povolenky
Práce/Materiál (Labour/Parts)
Určení, zda se jedná o práci nebo materiál je důležité v případě, že společnost počítá jiné bonsy za práci a jiné za materiál. Pak správným určením kódu údržby nastavíme správně zdroj pro výpočet bonusů.
Přímá náhrada pojišťovnou (Direct Compensation from Insur. Company)
Uživatel může označit v případě kódu údržby pro odpočet částky hrazené pojišťovnou přímo servisu (v povolence pro pojistnou událost)
Systém při použití kódu údržby na řádku povolenky bude kontrolovat, zda zadaná nákupní cena je záporná. Pokud je kladná, následuje chybová zpráva
Systém na řádku povolenky nebude plnit na záložce Bonusy Částku bez DPH (materiál) ani Částku bez DPH (práce). Leasingová společnost má nárok na bonus z celé nákupní ceny bez ohledu na to, že část byla uhrazená přímo pojišťovnou.
Pro Kód údržby je pro nákup třeba zadat Kód standardního nákupu, podle kterého systém nastaví účtování nákupní faktury.
Standardní kód nákupu
Na kartě kódu standardního nákupu je třeba nastavit dva různé způsoby účtování.
Pokud chceme volit jiné účty když je náklad přefakturovaný a nepřefakturovaný, můžeme rozlišit volbou v poli Refakturovat. Pole typu Option má hodnot -prázdné, Refakturovat, Nerefakturovat.
Jeden pro případ, že náklad bude uživatel přefakturovávat a druhý způsob pro případ, kdy částka půjde do nákladů leasingové společnosti.
Např. je možné nastavit v případě „Refakturace“ účtovat na rozvahové účty (třída 3). V případě „Nerefakturace“ účtování na výsledkové účty (třída 5).
Systém pak vybere příslušný řádek podle toho, zda na servisním povolení je zadáno, že se má nebo nemá refakturovat.
V případě, že není třeba rozlišovat způsob účtování, uživatel zadá pouze jeden řádek a v pole Refakturovat nechá prázdné.
Je možné nastavit rozdílné účtování nejen podle Kódu měny, ale také podle Produtu financování.
Kód údržby prodeje
Stranu prodeje uživatel zadá pro konkrétní “kód údržby” přes ikonku „kódy údržby prodeje“.
Systém vyplní tato pole z výchozího kódu údržby:
Druh služby (Service Kind)
Typ služby (Maintenance Type Code)
Kód kategorie (Category Code)
Kód podkategorie (Subcategory Code)
Kód (Code)
Uživatel doplní pole:
Popis (Description)
Pouze informativní textové pole maximální délky 150 znaků
Standardní kód prodeje (Standard Sales Code)
Nastavení pro účtování výnosového účtu a účto skupin zboží na řádku prodejní faktury při refakturaci na zákazníka
Uživatel vybere z číselníku Kódů standardního prodeje
Popis 2 (Description 2)
Pouze informativní textové pole maximální délky 30 znaků
Standardní kód prodeje
Zde uživatel připraví řádek pro účtování přefakturace nákladu na zákazníka. Je možno nastavit různé účtování na základě měny či produktu financování
Zde uživatel připraví pouze jeden řádek pro daný kód standardního prodeje.