Při import datové věty systém vedle vytvoření transkce tankovací karty zapisuje údaje i do zásobníku fakturačního interface. Pro každou fakturu v souboru vytvoří jednu dávku. Jeden importovaný soubor může obsahovat několik faktur = několik dávek. Každá dávka se dále zpracovává samostatně.
V „Přehledu zásobníku fakturačního interface“ je seznam všech importovaných dávek.
Nad přehledem zásobníku fakturačního interface lze přes Proces spustit funkci „K párování“ nebo „Aktualizovat řádky“ nad jedním, nebo také nad více řádky.
Podle Kódu původ (Source Code), nastaveného ve Fakturační interface pro datové věty, uživatel pozná, o jaký typ datové věty jde.
Také z transakcí tankovací karty lze otevřít Hlavičku zásobníku fakturačního interface. Z označeného řádku transakce kliknout na tlačítko Hlavičku zásobníku fakturačního interface.
Systém ukáže přehled dávek k souboru na označeném řádku:
Kliknutím na řádek se otevře karta dávky, která obsahuje hlavičku a řádky.
Hlavička zásobníku fakturačního interface (Interface Invoice Buffer Header)
V hlavičce jsou důležité údaje za dávku (fakturu) z datové věty. Rozkliknutím kalkulovaného pole s počtem měkkých nebo tvrdých chyb, akceptovaných chyb či varováním, systém otevře přehled řádků, které tento počet tvoří.
Pole hlavičky zásobníku fakturačního interface jsou podrobně popsány v Maintenance v kapitole Hlavička zásobníku fakturačního interface.
Řádky zásobníku fakturačního interface (Interface Invoice Buffer Lines)
V řádcích jsou údaje z jednotlivých položek datové věty. Řádky obsahují i případné chybové hlášky.
Důležitá pole řádku zásobníku fakturačního interface pro datové věty přezouvání:
Interní číslo dokladu (Internal Doc. No.)
Číslo dokladu z importováné věty (formát Shell je to první údaj na řádku, viz kapitola Formá datové věty)
Popis (Description)
Popis složený z dohledaných údajů při importu, to je: interního čísla tankovací karty (primární klíč) a čísla dodavatele a čísla zboží z datové věty
Registrační číslo vozidla (Car Licence No.)
Systém plní při importu z datové věty (to je sloupec 3=C)
Pokud uživatel odhalil špatně zadané registrační číslo vozidla v datové větě, může zde editovat. Pak dohledává předmět a v případě úspěchu doplní VIN, číslo předmětu i číslo smlouvy a provede kontroly dle šablony.
Číslo předmět financování (Financed Object No.)
Systém vyplní při importu při dohledání předmětu financování
Číslo tankovací karty (Fuel Card No.)
Systém vyplní při importu z importované věty
Datum DPH (VAT Date)
Systém doplní „Zúčtovací datum“, které uživatel zadal do dialogového okna při spuštění importu
Číslo externího dokladu (External Document No.)
Číslo přidělené systémem při importu datované věty
Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)
Systém vyplní na základě mapování kódu zboží a země v importované větě
Stav tachometru (Odometer Status)
Stav tachometru i importované věty (Neplníme do řádku zásobníku, jen do transakce TK)
Množství (Quantity)
(Neplníme do řádku zásobníku, jen do transakce TK)
Částka (Amount)
Dle kódu země v datové větě a Země/Oblasti (Country/Region Code) v Informacích o společnosti (Company Information). Např. česká společnost má Země/Oblasti = „CZ“
V případě, že v datové větě je „kód země“ = „CZ“ , systém z celkové částky s DPH odečte daň
V případě, že v datové větě je „kód země“ <> „CZ“, „Částka“ = Celková cena s DPH z importované věty
Stav zpracování (Processing Status)
Nový
v případě, že při importu nenastala chyba
nebo měkká chyba byla akceptovaná a následně byla spuštěna funkce Aktualizovat řádk
Zpracováno
Po vytvoření nákupní faktury
Chyba
V případě chyby při importu nebo dalším zpracování
Kód stavu (Status Code)
Stavu Nový odpovídá kód stavu 100
Stavu Zpracováno odpovídá kód stavu 200
Pro stav zpracování chyba jsou dva kódy
400 je měkká chyba
300 je tvrdá chyba
Akceptuji chybu (Error Accepted)
Měkkou chybu může uživatel označit a systém pak při dalším zpracování tento řádek neověřuje
Chybová zpráva (Error Message)
Systém používá pro popis případných chyb
Pro jeden řádek může být při kontrolách odhaleno i několik chyb. Proto systém používá více polí pro chybovou zprávu
Přiřazené číslo dokladu (Posted when Processed)
Vyplní systém po vytvoření nákupního dokladu
Částka z dokladu (Assigned Document No.)
Vyplní systém po vytvoření nákupního dokladu
Typ zpracování (Type of Processing)
Vyplní systém při importu dle nastavení na fakturačním interface – v případě importu tankování = „Tankovací karta“
ID souboru (File ID)
Identifikace importovaného souboru je přiděleno při importu
Pokud je v dávce měkká chyba, kterou uživatel akceptuje, označí řádek s chybou Akceptuji chybu a systém tento řádek při dalších kontrolách přeskakuje. Akceptovat lze pouze měkké chyby.
Pokud je tvrdá chyba způsobena neúplným nastavením, uživatel doplní nastavení.
Po doplnění nastavení je třeba spustit funkci Aktualizovat řádky.
Funkce Aktualizuj řádky (Update Rows)
Po stisknutí tlačítka Aktualizovat řádky systém znovu prochází a kontroluje řádky. Akceptované chyby nekontroluje, ale nastaví na nich „stav zpracování“ na Nový.
V ostatních řádcích provádí kontroly. Pokud v řádkcích už chyba nenastala, změní v řádcích dávky „stav zpracování“ na Nový.
Dávka je připravena ke dalšímu zpracování, když jsou všech řádky ve stavu zpracování „Nový“:
Funkce Zpracovat (Process)
V OC nad dávkou v zásobníku fakturačního interface, která je bez chyb (nebo jen s „akceptovanou“ měkkou chybou) uživatel spustí funkci Zpracovat:
Systém vytvoří nezaúčtovanou nákupní faktur. Uživatel si může prohlédnou doklad přes tlačítko Zobrazit doklad:
Doklad je také zapsán do Historie zpracované datové věty:
Při vytvoření nezaúčtované nákupní faktury system provede take zápis stavu tachometru do Historie stavu tachometru:
Pro zápis stavu tachometru z transakcí tankovacích karet platí:
Oblast (Area) = Tankovací karta
Číslo dokladu (Document No.) = číslo transakce tankovací karty
Pokud uživatel smaže nezaúčtovanou nákupní fakturu, systém samaže také zápisy do historie stavu tachometru příslušející k této nákupní faktuře.
Uživatel může po kontrole zaúčtovat nákupní fakturu.
Do příslušných transakcí tankovací karty systém propísuje číslo nezaúčtované i zaúčtované nákupní faktury.
