Anonymizace

Navigace:

Popis funkcionality:

Na role centre Správa uživatelů, skupin zabezpečení a oprávnění se nachází funkce na spravováni anonymizace - Ochrana soukromí

• Klasifikace dat

• Scénáře anonymizace

• Log Anonymizace

• Fronta anonymizace

Standardní anonymizace dat v systému zahrnuje procesy, které zajišťují, že osobní údaje již nelze přiřadit k jednotlivci. Tento proces je nezvratný, což znamená, že po anonymizaci nelze data zpětně identifikovat.

Modul anonymizace přidává možnost „anonymizace údajů“ hodnot polí jako jsou jména, adresy, telefonní čísla a jiné jednoznačné identifikátory podle scénářů a polí v těchto scénářích.

Anonymizace se provádí manuálně na jeden konkrétní kontakt pomocí funkce Ruční anonymizace na domovské stránce role centra, nebo přidáním kontaktu / kontaktů v seznamu Fronta anonymizace

Anonymizace se provádí podle nastavených scénářů anonymizace. Při anonymizaci konkrétního kontaktu, si systém hledá pouze záznamy pro konkrétní číslo kontaktu.

Při spuštění anonymizace systém prochází jednotlivé aktivní scénáře, jeden po druhém. Každý scénář anonymizuje jednu konkrétní tabulku podle nastavených polí, pravidel a filtrů.

Popis nastavení

Nastavení OneCore

V tabulce je pole, které povoluje anonymizaci vykonávat. Je to důležité ochranné pole, proto aby se anonymizace spouštěla v OC jenom pokud je to požadované.

Pole:

• Anonymizace povolená

  • defaultní hodnota je NE

  • pokud uživatel přepne na hodnotu = ANO bude anonymizace v OC povolena

Přehled kódu struktury

seznam pro nastavení kódu struktury, které se využívají pro nastavení seznamu Struktura databáze. Při založení nového řádku se hodnota z této tabulky vybírá v poli Kód struktury

Pole:

• Kód

  • uživatel zadá specifický kód

  • 20 znaků

• Popis

  • uživatelský popis pro zadaný kód

  • text 50

• Výchozí

  • hodnoty ANO/NE

  • jenom jeden řádek může mít hodnotu ANO

Struktura databáze

Číselník pro vyplněni závislosti jednotlivých tabulek na základe zadaných relací . Podle nastavení stromové závislosti (relací) bude systém anonymizovat konkrétní kontakt, nebo řídit anonymizované hodnoty podle zadaných filtrů a pravidel.

Členění databáze

V seznamu je přednastavena defaultní struktura pro anonymizaci v OC. Pro uživatele je tabulka vizuálně členěná odskoky, aby byl jasny vztah nadřazenosti tabulek.

Nové řádky v struktuře databáze je možné vytvářet dvěma způsoby. Preferovaný způsob je vytvářeni nových řádků struktury přímo na seznamu Struktura databáze.

Nejlépe je nastavit se na prázdny řádek na konci seznamu a vyplnit číslo tabulky pro kterou potřebujeme nastavit relaci.

Pokud je nastavená tabulka v struktuře jako hlavni

• Nenastavujeme nadřazenou tabulku a ani nepřidáváme relaci

Pokud je nastavená tabulka v struktuře jako relační

• musíme vyplnit nadřazenou tabulku kliknutím na pole Popis nadřazené tabulky nebo tlačítkem “Nastav nadřazenou tabulku” .

• Pokud má byt nastavená tabulka, specifická jenom pro některé hodnoty této tabulky tak použijeme filtr. Ten nastavíme tlačítkem “Filtry”,

• Pokud je nastavená tabulka v struktuře jako tabulka která vyžaduje relace do hlavní tabulky (cerská tabulka) vybereme tlačítkem Relace relační tabulku. Kapitola https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/96567297#Relace-Struktury-datab%C3%A1ze

Pole:

• Kód struktury

  • Při manuálním vytváření nových řádků pokud:

    • Není ve filtru žádná hodnota nový řádek Pole řádku Kód struktury se vyplní hodnotou, která je v tabulce Přehled kódů struktury nastavená jako Výchozí

    • Pokud je ve filtru vyplněná právě jedna hodnota kódu, tak se při vytváření nového řádku dotiahne hodnota tohto kódu.

    • Pokud je ve filtru vybraných více hodnot a některá z vybraných hodnot má příznak  Výchozí = Ano, při zakládaní řádku se do pole Kód struktury dotáhne táto hodnota kódu. (která je označena hodnotou výchozí)

    • Pokud je ve filtru vybraných více hodnot a žádná z vybraných hodnot nemá příznak  Výchozí = Ano, do pole Kód struktury se vloží hodnota, která je v tabulce Přehled kódů struktury prvá v abecedním pořadí

• Popis

  • Text 250

  • Popis řádku, který by měl být popsán i s případným filtrem Např. Kontakt (typ:osoba)

  • Pokud uživatel text nevloží systém po výběru tabulky v poli Číslo tabulky vloží do pole Název tabulky

  • Popis bude mít odskoky od levé stany podle postavení v struktuře hlavní tabulky) . Toto postavení je možné vidět také pomocí číselné hodnoty v poli Odsazení

• Číslo tabulky

  • uživatelů vybere číslo tabulky pro daný řádek

• Table Name

  • needitovatelné pole

  • Doplní se dle vybraného čísla tabulky

• Popis nadřazené tabulky

  • Po kliknutí na pole se otevře seznam všech tabulek, které se nachází v struktuře databáze.

  • Pokud uživatel při zakládaní nového řádku potřebuje definovat nadřazenou tabulku tak si ji vybere v seznamu.

• Počet relace na nadřazenou tabulku

  • Zobrazuje počet nastavených relací pro daný řádek. Kliknutím na pole se zobrazí seznam relací v tabulce Relace struktury databáze

• Počet filtrů

  • Po kliknutí se zobrazí počet nastavených filtrů daného řádku

• Odsazení

  • skryté pole

  • určení podřízenosti tabulek v struktuře databáze.

    • hodnota 0 vyjadřuje hlavní tabulku

    • hodnota 1 až ….. vyjadřuje podřízenost dané tabulky k hlavní tabulce

• Pořadí

  • určuje pořadí řádků v aktuální struktuře databáze

• ID struktury

  • skryté pole

  • needitovatelné pole

  • primární klíč celého seznamu

  • generuje se automaticky při založení nového řádku

• Číslo položky nadřazené tabulky

  • needitovatelné pole

  • doplní se číslem ID struktury podle vybrané nadřazené tabulky

• Počet relací na nadřazenou tabulku

  • needitovatelné pole

  • informace o počtu nastavených relací struktury databáze. Rozklikem uživatel zobrazí řádky v seznamu Relace struktury databáze

• Počet filtrů

  • needitovatelné pole

  • informace o počtu nastavených filtrů struktury databáze. Rozklikem uživatel zobrazí řádky v seznamu Filtry

Funkce tabulky Struktura databáze

Přetřídit

pokud si uživatel není jist správním členěním seznamu např: při zadávaní a mazáni více řádku struktury, může si dát dát seznam přetřídit a systém ho seřadí do správné struktury podle členění

Relace Struktury databáze

funkce pro zadání relace pro daný řádek (tabulku). Relace se dá nastavit jenom pokud má řádek (tabulka) nastavenou nadřazenou tabulku v rámci hierarchie tabulek.

Pole tabulky:

• Číslo zdrojové tabulky

  • needitovatelné pole

  • informace o čísle tabulky pro kterou se relace vytváří

• Název zdrojové tabulky

  • needitovatelné pole

  • Název tabulky , která je zadaná v poli Číslo zdrojové tabulky

• Číslo pole zdrojové tabulky

  • editovatelné pole

  • uživatel vybere číslo pole zdrojové tabulky, pomocí kterého bude vytvářet vztah s tabulkou v relaci

• Název pole zdrojové tabulky

  • needitovatelné pole

  • název se dotáhne podle vybraného čísla pole zdrojové tabulky

• Číslo tabulky v relaci

  • uživatel vybere číslo tabulku, která bude v relaci z tabulkou, která je zdrojová.

• Název tabulky v relaci

  • needitovatelné pole

  • název se dotáhne podle vybraného čísla pole tabulky v relaci

• Číslo pole tabulky v relaci

  • uživatel vybere číslo, které je ve vztahu s číslem pole zdrojové tabulky

• Název pole tabulky v relaci

  • needitovatelné pole

  • název se dotáhne podle vybraného čísla pole tabulky v relaci

• Relation ID

  • needitovatelné pole

  • ID se generuje automaticky

  • skryté pole

  • určuje id pro zdrojovou tabulku

Filtry

pro každý řádek je možné zadat filtr pro danou tabulku. Systém bude vyhledávat jenom v seznamu, který vyhovuje zadaným filtrům

Funkce na lište:

• Nový

  • vytvoření nového řádku

• Upravit

  • zpřístupnění editovatelnosti záznamů

• Odstranit

  • odstranění označeného řádku

Pole:

• Číslo zdrojové tabulky

  • needitovatelné pole

  • informace o čísle tabulky pro kterou se relace vytváří

• Název zdrojové tabulky

  • needitovatelné pole

  • dotáhne se podle nastaveného čísla zdrojové tabulky

• Číslo pole

  • uživatel vybere číslo pole které využije pro filtrování záznamů

• Název pole

  • needitovatelné pole

  • dotáhne se podle nastaveného čísla pole

• Hodnota filtru

  • pro filtrováni, je možné využit kritéria a operátory standartní funkce Business Centrál

  • uživatel zadá požadovanou hodnotu filtru pro:

    • Typ pole =text, zadá uživatel text na který se má filtrovat

    • Typ pole =Boolean zadá uživatel hodnotu Ano/Ne

    • Typ pole Opton zadá uživatel kliknutím na tři tečky hodnotu optionu

    • Typ pole: Datum zadá uživatel datum, nebo filtre datumu

• Hodnota filtru uložená

  • needitovanelné pole

  • pokud je to relevantní tak si do pole systém vkládá hodnoty pro filtrování podle systémových popisu

Scénáře anonymizace

Základ pro anonymizaci údajů ve OneCore. Po spuštění anonymizace úloha bude přecházet scénář po scénáři. Pokud je úloha spuštená automaticky úlohou anonymizuje údaje bez návaznosti na kontakt, jenom podle nastavení pravidel a filtrů. Pokud je spusštená anonymizace pro konkrétní kontakt bude úloha anonymizovat tabulku scenáře jenom pokud bude obsahovat řádky pro daný kontakt

Nový scénář se vytváří tlačítkem

Základné funkce scenáře:

• Aktualizovat existující scénář je možné jenom v stave Příprava. Do stavu příprava se dá přepnut také pokud je uz scenar aktívny a uřivatel může doplnit údaje.

• Scénář može obsahovat rozné vlastné pravidla pro neanonymizáci tabulky (v akých prípadoch sa nebudou dané řádky anonymizovat), alebo rozné filtre ktoré filtrujú podla zadaných filtrov zoznam riadkov pre anonymizáciu tabulky scenára .

• Pokial chcete filtrovat záznamy, podl polí tabulky zadanej vo filtry v poli Anonymizovaná tabulka č. mozete zadavat filtre tlačítkom Ukaz filtre. Otvorí sa zoznam filtrov nastavených priamo cez polia danej tabulky. Nový filter zadá užívateľ cez tlačítko Nový. Pokial chce riadok vymazat nastavi sa na tento riadok a vymaže ho tlačítkom odstranit, alebo cez tri bodky v riadku a tlačitko odstranit.

• Pokial chce uzivatel filtrovat podla daný scenar podla filtrou z inej tabulky musí pre taketo filtre nastavit pravidlo v zozname a pouzit filter resp. tlačitko Ukáž filter priamo pre daný riadok pravidla.

Vyplnění a nastavení scénáře:

uživatel vyplní kartu scénáře následovné:

Po kliknutí na tlačítko sa otvorí karta nového scenára ktorú musí užívateľ nastavit.

Vyplnění polí

Záložky Obecné

• Kód

  • uživatel napíše kód daného scénáře

    • 20 znaků

• Název scénáře

  • Uživatel vloží text pro lepší pochopeni a identifikaci scénáře

  • pokud uživatel popis nevloží doplní se pole Názvom tabulky ktorú užívateľ vyberie v poli Tabulka pro anonymizaci. Aj v tomto prípade moze ešte text prepisať

• Structure Code

  • needitovatelné pole

  • Dotiahne sa Structure kod podla vybranej tabulky v poli Tabulka pro anonymizaci

• Tabulka pro anonymizaci

  • pole pre výber tabulky, ktora sa bude týmto scenárom anonymizovat. Pre jeden scenár može byt nastavená iba jedna tabulka.

  • uživatel klikne na tri tečky . Otevře se tabulka Struktura vztahů tabulek, Hierarchie propojení Tabulek, Propojení databázových tabulek, Hierarchie relace Tabulek,

  • tabulka bude nastavená na Structure Code , ktorý je v tabulke Database Struc. Code List nastavený ako default. Uživatel si muže zmenit filtr a vybrat tabulku ktorú chce anonimizovat. Pokud takáto tabulka v seznamu není musi si ji nejdžív do seznamu přidat.

  • Po vybráni tabulky klikne na tlačítko OK

  • Pro lepší orienaci se vybraná tabulka v časti Database structure označi boldom

• Stav

  • Možnosti:

    • Príprava

      • Defaultný stav

    • Aktívna

      • na tento stav mení užívatel manuálne

      • kontroly pri zmena na stav Aktívna:

        • konntrola na vyplnenie aspom jedného riadku z anonymizovaným polom v založke Pole k anonymizaci

        • Kontrola na zadaný Anonymizačny reťazec v riadku s anonymizovaným polom

    • Inaktívna

      • na tento stav mení užívatel manuálne

• Počet filtrov

• Počet polí pre anonymizáciu

  • číselná informácia kolko polí je v danom scenári vybraných pre anonymizáciu resp. ktore sa budu anonymizovat v záložce Pole pro anonymizaci

Záložka Obecné:

• Source table No.

  • needitovatelné pole

  • vyplní sa hodnotou nadradenej tabulky z hlavičky scenára

• Source table name

  • needitovatelne pole

  • vyplní sa názvom tabulky vybranej v poli Source table No.

• Field No.

  • užívatel vyberie pole podla ktoreho chce filtrovat cez tri bodky pole z nastavenej tabulky

  • užívateľovi sa ponuknu iba polia na ktore je mozne filtrovat.

• Field No.

  • needitovatelne pole

  • dotiahne sa hodnota podla zadaného čísla pola

• Filter value

  • zadá uřívateľ hodnotu filtra, podľa ktoreho sa budú záznamy danej tabulky vyberat pre anonymizáciu

  • Pokial je vybrané pole pole z pevne danými hodnotami (typ pola option) uživatel si moze cez tri bodky hodnotu vybrat.

  • Pokial je pole typu boolean uzivatel pise hodnoty ANo, NE v jazyku který ma nastavený

  • Pokial je to iny typ pola napr.text, musí užívatel zadat presnú hodnutu.

  • pokial su filtre nastavené a užívatel si prepne systém do iného jazyka, ostanu filtre v tomto poli v jazyku ktory bol v čase nastavenia riadku,Pre anonymizáciu sa system bude pozerat na hodnoty v poli Filter value Store

• Filter Value Store

  • needitovatelne pole

  • Do pola sa dotiahne hodnota vybraného filtra podla sstémového nastavenia.

  • Potrebné pre prípad kedy užívatel zadava hodnotu optionu, alebo booleanu v národnom jazyku a následne sa prepne do iného jazyka, system danú hodnotu pre anonymizaci rozpozna podla hodnoty v tomto poli

Pravidlá ochrany údajov

v tomto zozname sa nastavujú pravidlá , ktoré majú ochránit data pred anonymizáciou. Inac povedane ak data vyhovujú podmienke na anonymizáciu tak sa nebudu anonymizovat.

Tlačítka:

spusť anonymizaci:

spustí anonymizaci iba pre tento jeden snenar, ale jede přes všechny řádky té tabulky, které vyhovují nastavenému filtru

Pravidlá nastavujeme následovne:

Anonymizované pole

• tabulce Výběr polí jsou červenou barvou označené pole které jsou primárním klíčem tabulky

Pole typu date musi byt prázdne z dovodu moznem zmeny formanu v nastavení oblasti v prubehu prace.

Log anonymizace

Do logu anonymizace se zapisuji anonymizované tabulky a počet polí, které byli anonymizaci anonymizované.

Záznamy se nedají s tabulky mazat. Slouží pro evidenci anonymizovaných záznamů.

Funkce na lište:

• Ukaž záznam

  • po kliknutí na funkci se zobrazí označený záznam, který byl anonymizací anonymizován

Pole:

• Číslo položky

  • pořadové číslo položky

• Kód scénáře

  • kód scénáře, podle kterého se pole anonymizovalo

• Číslo tabulky

  • číslo anonymizované tabulky

• Název tabulky

  • Název anonymizované tabulky

• Primární klíč

  • hodnota pole primárního klíče anonymizované tabulky (např.: API Financing Contract Header: OLC170409)

• Datum a čas anonymizace

  • datum a čas kdy proběhla anonymizace dané tabulky (polí v tabulce)

• Počet anonymizovaných polí

  • počet polí, které byli spuštěním anonymizace anonymizované

• Anonymizovaný

  • Příznak, že všechny pole dané tabulky byli anonymizované

• Chyba anonymizace

  • pokud nebylo některé z polí anonymizováno, vypíše se text z důvodem, proč nebylo anonymizováno

Manuální anonymizace kontaktu

Pro manuální anonymizaci se využívá funkce “Ruční anonymizace kontaktu, která je na role centru v sekci Akce . Po kliknutí na odkaz se otevře okno, kde si uživatel zadá následující podmínky:

• Typ = Kontakt nebo zaměstnanec podle toho jaký typ osoby potřebuje anonymizovat.

  • zaměstnanci jsou v OC kontakty evidované v samostatní tabulce Zaměstnanci a nemusí mít propojení na kontakt

• Číslo:: uživatel podle zadaného typu vybere číslo kontaktu, nebo zaměstnance, kterého chce anonymizovat. Je možné vybrat jenom jedno číslo kontaktu/zaměstnance.

• Název = zobrazí se název vybraného kontaktu

Po kliknutí na tlačítko OK se vybraný kontakt přesune do seznamu

Fronta anonymizace

v seznamu jsou všechny kontakty, které si uživatel zadal přes funkci Manuální anonymizace kontaktu.

Jelikož samotná anonymizace může trvat relativně dlouhou dobu, mohou se manuálně zadané kontakty na anonymizaci spouštět.

Teprve po kliknutí na tlačítko Proces úlohy se spustí samotná anonymizace kontaktů v tomto seznamu podle aktivních scénářů.