Tabulku lze vyhledat pomocí funkce Hledat (lupy) zadáním názvu tabulky nebo á na role centre „Správa uživatelů, skupin zabezpečení a oprávnění“
Po kliknutí n odkaz se otevře Přehled šablon evidence důvodu souhlasů
Pokud chce uživatel vytvořit novou šablonu klikne na tlačítko Nový. Otevře se prázdna karta.
Pokud je už šablona vytvořena a je aktívní tak do momentu kdy je pro šablonu zaktivován první souhlas na kontaktě, může uživatel měnit hodnoty šablony. Pokud ale už je pro šablonu aktivován aspoň jeden souhlas šablona je needitovatelná a dají se měnit jenom pole „Default při založení kontaktu“ a pole „Aktivní“
Pokud je šablona Aktívní = NE a není se šablony vytvořen žádný souhlas může uživatel šablonu vymazat
Uživatel vyplní šablonu následovně:
Pole:
Záložka Obecné (General):
...
Kód (Code)
20 znaků
Uživatel zadá textový identifikátor šablony. Doporučujeme zadat tak, aby se už z kódu dalo identifikovat pro jaké účely je šablona určená
...
Popis (Description)
100 znaků pro text
Uživatel zadá podrobnější popis pro identifikaci šablony
...
Typ detailu kontaktu (Detail Type Contact)
Hodnoty: prázdna hodnota (default), Detail společnosti, Detail osoby
Uživatel výběrem hodnoty urči filtr, pro jaké kontakty bude šablona při vytváření z karty kontaktu zobrazovaná.
Pokud nechá uživatel prázdnou hodnotu bude se šablona ukazovat pro všechny typy detailů.
...
The list can be searched using the 
Tell me what you want to do and typing a name for the list. You can also use ALT+Q to launch Tell me.
Or you can open the spreadsheet directly on the "Manage Users, Security Groups, and Permissions" roles hub. After clicking on the link, the List of Templates for Recording the Reason for Consent will open
If the user wants to create a new template, he clicks on the button 
. A blank tab opens.
If the template has already been created and is active, the user can change the values of the template until the first contact consent is activated for the template. However, if at least one consent is already activated for the template, the template is non-editable and only the "Default when creating contact" field and the "Active" field can be changed
If the template is Active = NO and no consent is created with the template, the user can delete the template
The user fills in the template as follows:
Field:
General tab:
Code
20 characters
The user enters the text identifier of the template. We recommend that you specify it in such a way that it is possible to identify from the code for what purposes the template is intended
Description
100 characters for text
The user enters a more detailed description to identify the template
Detail Type Contact
Values: empty value (default), Company detail, Person detail
The user selects a value to specify a filter for which contacts the template will be displayed when creating from the contact card.
If the user leaves the value blank, the template will be shown for all types of details.
PR Code Filter Subjectivities (Legal Subj. Code Filter)
Uživatel výběrem právní subjektivity urči filtr, pro jaké kontakty bude šablona při vytváření z karty kontaktu zobrazovaná.
Uživatel může vybrat více hodnot, ale musí je oddělovat znakem "|“
Doba uchování dat (Data Retention Period)
Nepovinné pole
Uživatel v případě kedy chce hlídat dobu uchování dat může zadat datovou formuli např. 3R. Tato informace se dotáhne do řádku souhlasu na kontaktě a budou s ní pracovat reporty a funkce na anonymizaci dat
doba se počítá od Datumu expirace souhlasu v tabulce GDPR Evidované souhlasy
Default při založení kontaktu (Default when creating a contact)
Defaultní hodnota = NE – šablona neaktivní
Pokud uživatel nastaví hodnotu na Ano, bude se automaticky při založení nového kontaktu z průvodce zakládat souhlas s touto šablonou
Pokud Uživatel změní hodnotu na Ano, tak se při aktivaci šablony tlačítkem „Aktívní“ zobrazí hláška: „Chcete založit souhlas pro všechny kontakty typu kontaktu a (hodnota podle nastaveného Enumu v poli Typ kontaktu)?“
Pokud klikne na možnost ANO tak se založí souhlas s touto šablonou na všech kontaktech, pro které vyhovuje nastavení Typu detailu kontaktu a Filtru kódu pr. Subjektivity dané šablony, ale jenom pro kontakty, které mají v poli Stav kontaktu hodnotu „Aktívní")
Pokud klikne na NE, tak se šablona jenom aktivuje a při zakládaní nového kontaktu se automaticky souhlas založí podle této šablony souhlasu.
Pokud Uživatel změní hodnotu na NE, nebude se při následném založení nového kontaktu přes wizard souhlas automatických zakládat.
Aktivní (Active)
Při založení šablony je v tomto poli hodnota Ne. Pokud je nastavená hodnota NE šablona se nebude nabízet na založení.
Při přepnutí hodnoty na ANO při aktivaci šablony se zobrazí hláška: “Zaktivnit šablonu?
Pokud uživatel klikne na hodnotu = ANO šablona se zaktivní podle nastavení pole „Default při založení kontaktu“
Pokud uživatel klikne na tlačítko NE, šablona zůstane neaktívní
Pokud je už šablona aktívní a uživatel změní na Ne (deaktivuje šablonu), zobrazí se hláška jestli chcete zneaktivnit všechny aktivní souhlasy na kontaktech. Pokud uživatel zvolí hodnotu:
Ano – všechny aktivní kontakty se přepnou na neaktivní
Ne – aktivní souhlasy zůstanou aktívní a šablona se už pro další založení souhlasu nebude dat vybrat
Hodnoty se dají měnit do momentu
Pokiaľ je už šablona raz přepnuta na neaktívní nedá se znova aktivovat. Musí si uživatel vyrobit nová šablonu (důležité pro evidenci)
Datum aktivace (Active Date)
Zapíše se při aktivaci šablony
Datum ukončení (Ending Date)
Zapíše se, pokud uživatel změní v poli Aktívní hodnotu na NE
Počet aktívních souhlasu (No. Of Active Consent)
Zobrazované číslo vyjadřuje počet aktívních souhlasů pro danou šablonu
po kliknutí na číslo se otevře seznam Evidované souhlasy filtrovaný na
Danou šablonu
Stav souhlasu = Aktívní
Záložka Rozsah osobních údajů (Scope of provided data)
Počet požadovaných údajů (No. of Data Requested)
hodnota bude vyjadřovat počet vybraných údajů, které musí kontakt schválit pro danou šablonu
Kliknutím na hodnotu čísla v tomto poli, se otevře “Seznam údajů šablony souhlasů”
Uživatel vytvoří v seznamu řádky s požadovanými údaji ke schválení a přes ikonu spět se připravený seznam zavře
V poli Počet požadovaných osobních údajů se zobrazí počet založených řádků
Seznam údajů šablony souhlasů (Consent Template Data List)
Tabulka bude sloužit na evidenci údajů, které přes tuto šablonu potřebujeme a kontakt je musí odsouhlasit. Seznam se otevře po kliknutí na hodnotu pole „Počet požadovaných osobních údajů“ ze šablony evidence údajů souhlasů
Uživatel může založit řádky dvěma způsoby:
Přes funkci Kopie údajů do šablony
Tlačítko se nachází na šabloně evidence důvodu souhlasů. Po kliknutí na tlačítko se otevře okno, kde si uživatel může:
V záložce Možnosti v poli Kopírovat ze šablony vybrat šablonu souhlasu z které chce údaje kopírovat.
Po kliknutí na tlačítko OK se údaje se šablony nastavené v poli „Kopírovat ze šablony“ přenesou na novou šablonu.
Při tomto způsobe nesmí být v „Seznamu údajů nové šablony“ již založen údaj který kopírujeme. Jinak se to skončí hláškou, že daný údaj již na šabloně existuje a kopírované údaje se nezkopíruje na novou šablonu
Potřebné údaje si doplní manuálně řádek po řádku
Tlačítkem „Nový“ založí uživatel nový řádek
Pole vyplní následovně:
Kód šablony (Template Code)
Needitovatelné pole
Kód šablony, z které se řádek vytváří
Dotáhne se automaticky
Popis šablony (Template Description)
Needitovatelné pole
Popis šablony, z které se řádek vytváří
Dotáhne se automaticky
Číslo tabulky (Table No.)
Uživatel vybere číslo tabulky, kde se pole pro souhlas nachází (např. 5050)
Název tabulky (Table Name)
Needitovatelné pole
Dotáhne se automaticky podle zadaného čísla tabulky
Číslo pole (Field No.)
Uživatel vybere číslo pole, které je pro souhlas požadováno
Uživatel může vybírat jenom z poli zadané tabulky
Název pole (Field Name)
Needitovatelné pole
Dotáhne se automaticky podle zadaného čísla pole
Citlivost dat (Data Sensitivity)
Zadání hodnoty nepovinné, ale důležité pro další reportováni a vytváření podkladů pro dokumenty, pokud by kontakt požádal o výpis souhlasů s osobními údaji
Uživatel vybere z hodnot
Prázdná hodnota
Citlivá
Osobní
Účel souhlasu (Consent Purpose)
Uživatel zadá, pro jaký účel se daný údaj v řádku poskytuje
Způsob získání dat (Method of obtaining data)
Uživatel zadá, jakým způsobem souhlas pro údaj získalBy selecting the legal subjectivity, the user determines the filter for which contacts the template will be displayed when creating from the contact card.
The user can select multiple values, but must separate them with "|"
Data Retention Period
Optional field
If the user wants to monitor the data retention period, he can enter a data formula, e.g. 3R. This information will be downloaded to the consent line on the contact and will be used in reports and data anonymization functions
the period is calculated from the Consent Expiration Date in the GDPR table Recorded Consents
Default when creating a contact
Default value = NO – template inactive
If the user sets the value to Yes, consent to this template will be created automatically when creating a new contact from the wizard
If the User changes the value to Yes, then when activating the template by pressing the "Active" button, a message will be displayed: "Do you want to establish consent for all contacts of contact type a (value according to the set Enumu in the Contact Type field)?"
If you click on the YES option, then the consent to this template will be based on all contacts for which the settings of Contact Detail Type and PR Code Filter are suitable. Subjectivities of the template, but only for contacts that have a value of "Active" in the Contact Status field)
If he clicks NO, the template will only be activated and when creating a new contact, the consent will be automatically created according to this consent template.
If the User changes the value to NO, the consent will not be created automatically when creating a new contact via the wizard.
Active
When creating a template, this field is set to No. If set to NO, the template won't be offered on a foundation basis.
When you switch the value to YES when activating a template, a message will be displayed: "Activate the template?
If the user clicks on the value = YES, the template will become active according to the setting of the "Default when creating contact" field
If the user clicks NO, the template remains inactive
If the template is already active and the user changes it to No (deactivates the template), a message will be displayed asking if you want to deactivate all active consents on contacts. If the user chooses a value:
Yes - all active contacts are switched to inactive
No - active consents will remain active and the template will no longer be selectable for further consent
Values can be changed to a moment
If the template is already switched to non-active, it cannot be reactivated. The user must make a new template (important for records)
Active Date
Written when the template is activated
Ending Date
Written if the user changes the Active value field to NO
No. Of Active Consent
The displayed number expresses the number of active consents for the template
after clicking on the number, the list of Registered Consents will open, filtered to
The template
Consent Status = Active
Scope of provided data tab
No. of Data Requested
The value will express the number of selected data that the contact must approve for the template
By clicking on the number value in this field, the "Consent Template Data List" opens
The user creates rows in the list with the required data for approval and the prepared list is closed via the scroll icon
In the Number of personal data requested field, the number of created rows is displayed
Consent Template Data List
The table will be used to record the data that we need through this template and the contact must approve it. The list is opened by clicking on the value of the "Number of required personal data" field from the consent data registry template
A user can create rows in two ways:
Via the Copy Data to Template function
The button is located on the template for the registration of the reason for consents. After clicking on the button, a window opens where the user can:
On the Options tab, in the Copy from Template field, select the consent template from which you want to copy the data.
After clicking OK, the template data set in the "Copy from Template" field will be transferred to the new template.
In this way, the data that we are copying must not already be stored in the "Data list of the new template". Otherwise, it will end with a message that the data already exists on the template and the copied data will not be copied to the new template
They fill in the necessary data manually, line by line
By clicking on the "New" button, the user creates a new line
They fill in the fields as follows:
Template Code
Non-editable field
The code of the template from which the row is created
Tightens automatically
Template Description
Non-editable field
Description of the template from which the row is created
Tightens automatically
Table No.
The user selects the table number where the consent field is located (e.g. 5050)
Table Name
Non-editable field
It is automatically tightened according to the entered table number
Field No.
The user selects the field number that is required for consent
The user can only select from a field in the specified table
Field Name
Non-editable field
It will be tightened automatically according to the entered field number
Data Sensitivity
Entering a value is optional, but important for further reporting and creation of documents if the contact asks for a copy of consents to personal data
User selects from values
Blank value
Sensitive
Personal
Consent Purpose
The user specifies the purpose for which the data in the row is provided
Method of obtaining data
The user enters how the consent for the data was obtained