Tyto změny se využívajú pouze pro smlouvy se službami - Financování se službami=Y (operativní leasing a správa vozového parku).
Na smlouvě může být zadaných několik druhů služeb a každou z nich lze za určitých podmínek přidávat nebo zastavovat:
Silniční daň (pouze pre CZ/SK legislativu)
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Silniční daň
Dálniční známky
V jeden okamžik nemohou být dvě služby se shodnou hodnotou v poli Kód služby
Poplatky
V jeden okamžik nemohou být dvě služby se shodnou hodnotou v poli Kód služby
Náhradní vozidlo
V jeden okamžik nemohou být dvě služby se shodnou hodnotou v poli Kód služby
Servis
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Servis
Pneuservis/ Pneumatiky
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Pneuservis/ Pneumatiky
Pneuservis/ Uskladnění
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Pneuservis/ Uskladnění
Pneuservis/ Přezouvání
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Pneuservis/ Přezouvání
Pneuservis/ Ráfky
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Pneuservis/ Ráfky
Pneuservis/ Příslušenství k ráfkům
V jeden okamžik pouze jedna služba, kde Druh služby=Pneuservis/ Příslušenství k ráfkům
Tankovací karty
V jeden okamžik nemohou být dvě služby se shodnou hodnotou v poli Kód služby
Přidávání nových služeb do smlouvy (Adding new services to Contract)
Přidání nové služby není možné na aktivní smlouvě, změnu lze provést pouze na změnové kopii/variantě. Změnovou kopii vytvoříte pomocí volby Změny – Změnit smlouvu průvodce otevře průvodce změnou smlouvy.
V prvním kroku tohoto průvodce uživatel vybere v poli „Kód typu změny“ obecnou změnu s Číslem objektu průvodce rovným 0. Detailně je průvodce „Změnit smlouvu“ popsán v kapitole Změny smlouvy - změnové kopie / varianty. Po dokončení tohoto průvodce smlouva zůstane ve změnové kopii, na které již je možné přidat službu.
Uživatel pomocí tlačítka „Přidat služby“, které se nachází na přehledu služeb, vybere požadovanou službu.
Výběr je možný pouze ze služeb definovaných na Šabloně financování, pokud je ve smlouvě zadaná, pokud není, pak se zobrazí seznam služeb definovaných na Produktu financování. Jinou službu nelze přidat.
Při založení nové služby systém na nové službě vždy automaticky nastaví data:
Platný od
defaultně nastaví systém automaticky na datum začátku splátkového období nejbližší nezaúčtované splátky.
Platný do
defaultně nastaví systém automaticky na Předpokládaný datum ukončení smlouvy.
Po přidání služby:
je potřeba vytvořit detail služby stisknutím tlačítka „Detail“ , na kterém probéhne výpočet služby případně je možné změnit sazbu za danou službu.
Dále je možné vytvořit splátkový kalendář služby a zahrnout službu do splátkového kalendáře smlouvy. Splátkový kalendář služby je možné vytvořit samostatně pomocí funkce „Kalkulovat“, nebo „Kalkulovat vše“. Toto vytvoření splátkového kalendáře není povinné - pokud ji užívatel nevytvoří, kalendář se vytvoří automaticky při přepočtu kalendáře smlouvy (násl. krok).
Následně uživatel musí ještě rekalkulovat smlouvu, aby se částka nové služby promítla do splátkového kalendáře smlouvy. Toto provedete ze smlouvy pomocí tlačítka „Řádky kalkulačky“ a následně „Dokončit“. Pokud uživatel neprovede rekalkulaci služby, pak rekalkulace smlouvy zrekalkuluje i služby. Rekalkulovat pouze službu tedy není potřeba.
Systém při rekalkulaci rozpočítá hodnotu služby do jednotlivých splátek smlouvy za období platnosti služby.
Nakonec uživatel přenese změnovou kopii/variantu do originálu.
Zastavování služeb smlouvy (Termination of Contract services)
Zastavení služby není možné na aktivní smlouvě, zastavení lze provést pouze na změnové kopii anebo na variante. Důležité je, že na službě musí být zaúčtována alespoň jedna splátka. Pokud není na službě zaúčtována žádna splátka, pak systém danou službu neukončí. Změnovou kopii vytvoříte pomocí volby Akce – Změnit smlouvu průvodce otevře průvodce změnou smlouvy.
V prvním kroku tohoto průvodce uživatel vybere v poli „Kód typu změny“ obecnou změnu s Číslem objektu průvodce rovným 0. Detailně je průvodce „Změnit smlouvu“ popsán v kapitole Změny smlouvy - změnové kopie / varianty . Po dokončení tohoto průvodce smlouva zůstane ve změnové kopii, na které již je možné zastavit službu. Na přehledu služeb si uživatel vybere službu kterou chce zastavit tím, ze daný řádek označí („stoupne si na něj“) a dále zvolí funkci „Zastavit službu“, která se nachází na přehledu služeb
Následně se otevře průvodce.
1.krok:
Pole:
Číslo smlouvy
OC zobrazí číslo smlouvy
Číslo předmětu financování
OC zobrazí číslo předmětu smlouvy
Název předmětu financování
OC zobrazí název předmětu
Kód služby
OC zobrazí kód služby, na které uživatel stojí a kterou chce změnit
Platný od
OC zobrazí datum Platný od dané služby
Platný do
OC zobrazí datum Platný do dané služby (před zastavením služby)
Zastavit k datumu
Pole Zastavit k datu systém automaticky vyplní polem „Období do“ z posledního zaúčtovaného období splátkového kalendáře služby.
Pole nelze změnit, tedy zastavit službu lze pouze k poslednímu zaúčtovanému období
2.krok:
V tomto kroku lze určit, jestli se má vytisknout faktura
Pole:
Číslo smlouvy
OC zobrazí číslo smlouvy
Číslo předmětu
OC zobrazí číslo předmětu smlouvy
Název předmětu
OC zobrazí název předmětu
Kód
OC zobrazí název služby, na které uživatel stojí a kterou chce změnit
Platný od
OC zobrazí datum Platný od dané služby
Platný do
OC zobrazí datum Platný do dané služby (před zastavením služby)
Zastavit k datumu
OC zobrazí datum zadané v předcházejícím kroku
Fakturované k datumu bez DPH
OC zobrazí sumu fakturované částky bez DPH za danou službu ze splátek k datumu v poli „Zastavit k datumu“
Čerpané k datu bez DPH
OC zobrazí sumu čerpané částky za danou službu k datu v poli „Zastavit k datu“. Čerpaná částka je kalkulovaná z povolení servisu jako „SUMA Nákupní cena bez DPH“ – „SUMA Refakturovaná částka bez DPH“ ze všech servisních povolení, které splňují podmínky:
Číslo smlouvy je rovno originálu k dané změnové kopii
Datum vzniku na řádku povolenky je menší nebo rovno datu ukončení
Druh služby
Kód typu služby
Všechny stavy povolení servisu
Pokud se na poplatky nevystavují povolení servisu, pak bude v poli hodnota nula. Uživatel může zadat refakturovanou částku manuálně.
Sumář služby bez DPH
OC v tomto poli zobrazí hodnotu „Čerpané k datu bez DPH“ – „Fakturované k datumu bez DPH“ v měně smlouvy
Tato částka vstupuje do faktury, pokud uživatel zatrhne pole „Vystavit fakturu“
Vystavit fakturu
Parametr znamená, zda má OC na hodnotu v poli Sumář služby vystavit individuální fakturu; tuto funkci nelze použít na Variantě kalkulace - není možné vytvářet individuální faktury (pole nelze zaškrtnout)
Kód platební podmínky
Výchozí hodnota je doplněna z karty smlouvy, uživatel může hodnotu změnit
Pole Vystavit fakturu = ANO
Po stisknutí tlačítka Dokončit se zobrazí dialogové okno pro vytvoření individuální prodejní faktury.
Popis tvorby individuální faktury naleznete v Invoicing Sales.
Po potvrzení dialogového okna se vytvoří nezaúčtovaná prodejní faktura k originálu smlouvy. Systém také na dané službě přepíše Platnost do na datum z pole „Zastavit k datu“.
Pole Vystavit fakturu = NE
Po stisknutí tlačítka Dokončit systém na dané službě přepíše Platnost do na datum z pole „Zastavit k datu“.
Poznámka: Pokud je služba ve stavu Příprava, pak ji uživatel může vymazat bez nutnosti ukončení platnosti (dokud ještě nebyla aktivována).
...
These changes apply only to contracts with services - Financing with services=Y (Operating Leasing and Fleet Management).
There can be several types of services specified in the contract and each of them can be added or stopped under certain conditions - see below for a detailed description.
Road tax (only for CZ/SK legislation)
Only one Service at a time, where Service Type = Road Tax
Highway Stickers
There cannot be two services with the same value in the Service Code field at the same time
Fees
There cannot be two services with the same value in the Service Code field at the same time
Replacement Vehicle
There cannot be two services with the same value in the field Service type=Replacement vehicle at the same time
Maintenance
Only one Service at a time, where Service Kind =Maintenance
Tire Service/ Tires
Only one Service at a time, where Service type=Tire service/ Tires
Tire Service/ Storage
Only one Service at a time, where Service Type = Tire Service / Storage
Tire service/ Tire change
Only one Service at a time, where Service type=Tire service/ Tire change
Tire Service/ Rims
Only one Service at a time, where Service type=Tire service/ Rims
Tire Service/ Rim Accessories
Only one Service at a time, where Service Type=Tire Service/ Rim Accessories
Fuel Cards
There cannot be two services with the same value in the Service Code field at the same time
Adding new services to Contract
When adding a service, the system checks for duplication of the added service (generally applies to any service addition - before activation, after activation or in bulk):
does not allow to add two identical services in the Preparation or Active status, where the sameness is checked as follows:
Road tax (only for CZ/SK legislation)
Only one Service at a time, where Service Type = Road Tax
Highway Stickers
There cannot be two services with the same value in the Service Code field at the same time
Fees
There cannot be two services with the same value in the Service Code field at the same time
Replacement Vehicle
There cannot be two services with the same value in the field Service type=Replacement vehicle at the same time
Maintenance
Only one Service at a time, where Service Kind =Maintenance
Tire Service/ Tires
Only one Service at a time, where Service type=Tire service/ Tires
Tire Service/ Storage
Only one Service at a time, where Service Type = Tire Service / Storage
Tire service/ Tire change
Only one Service at a time, where Service type=Tire service/ Tire change
Tire Service/ Rims
Only one Service at a time, where Service type=Tire service/ Rims
Tire Service/ Rim Accessories
Only one Service at a time, where Service Type=Tire Service/ Rim Accessories
Fuel Cards
There cannot be two services with the same value in the Service Code field at the same time
If the Service already exists, the system will display a message and will not allow the service to be added.
Adding a new service cannot be done directly on an active contract, the change can only be made on a change copy/variant. To create a change copy, select Change - Change Contract The wizard opens the Contract Change Wizard.
In the first step of this wizard, the user selects a general change with the wizard object number equal to 0 in the "Change Type Code" field. The "Change Contract" wizard is described in detail in chapter Změny smlouvy - změnové kopie / varianty. After completing this wizard, the contract will remain in the change copy, where the service can already be added.
Using the "Add services" button, which is located in the list of services, the user selects the desired service.
Selection is possible only from the services defined in the Financing Template, if it is specified in the contract, if not, then the list of services defined in the Financing Product will be displayed. Another service cannot be added.
When creating a new service, the system always automatically sets the data on the new service:
Valid From
By default, the system automatically sets the payment period start date of the next unposted payment.
Valid To
By default, the system automatically sets the Expected Contract Termination Date.
After you add a service:
it is necessary to create a service detail by pressing the "Detail" button, on which the service calculation will be performed, or it is possible to change the rate for the service.
You can also create a service payment calendar and include the service in the contract payment calendar. The service payment calendar can be created separately using the "Calculate" or "Calculate all" function. This creation of a payment calendar is not mandatory - if the user does not create it, the calendar will be created automatically when the contract calendar is recalculated (next step).
Subsequently, the user must recalculate the contract so that the amount of the new service is reflected in the contract payment schedule. You can do this from the contract using the "Calculator Lines" button and then "Finish". If the user does not recalculate the service, then the contract recalculation will also recalculate the services. Therefore, it is not necessary to recalculate only the service.
During recalculation, the system calculates the value of the service into individual contract payments for the period of service validity.
Finally, the user transfers the change copy/variant to the original.
Termination of Contract services
It is not possible to stop the service on an active contract, it can only be done on a change copy or on a variant. Importantly, at least one payment must be posted on the service. If there is no payment posted on the service, then the system will not terminate the service. To create a change copy, use the Action – Change Contract option, the wizard opens the Change Contract Wizard.
In the first step of this wizard, the user selects a general change with the wizard object number equal to 0 in the "Change Type Code" field. The "Change Contract" wizard is described in detail in chapter Změny smlouvy - změnové kopie / varianty . After you complete this wizard, the contract will remain in a change copy where you can stop the service. On the list of services, the user selects the service he wants to stop by marking the line ("stepping on it") and then selecting the "Stop service" function, which is located in the list of services
The wizard will then open.
Step 1:
Field:
Contract No.
OC will display the contract number
Financed Object No.
OC displays the object number of the contract
Financing Object Name
OC displays the name of the object
Service Code
The OC displays the code of the service on which the user stands and which he wants to change
Valid From
OC will display the date Valid from the service
Valid To
OC will display the Valid date until the service is stopped
Termination Date
The system automatically fills in the Stop To field with the "Period To" field from the last posted period of the service payment calendar.
The field cannot be changed, i.e. the service can only be stopped for the last posted period
Step 2:
In this step, you can specify whether to print the invoice
Field:
Contract No.
OC will display the contract number
Object No.
OC displays the object number of the contract
Object Name
OC displays the name of the object
Code
The OC displays the name of the service that the user is based on and wants to change
Valid From
OC will display the date Valid from the service
Valid To
OC will display the Valid date until the service is stopped
Termination Date
The OC displays the date entered in the previous step
Invoiced to Date Excl. VAT
OC displays sum Invoiced Amounts excluding VAT for the service from payments at date in the "Stop at date" field
Drawn to Date Excl. VAT
OC displays sum Pumped the amounts for the service as of the date in the field "Termination Date“. The drawn amount is calculated from the service permission as "SUM Purchase Price Excl. VAT' – 'SUM Reinvoiced Amount Excl. VAT" Of all service permits that qualify:
The contract number is equal to the original for the change copy
The creation date on the allowance line is less than or equal to the end date
Service Kind
Service Type Code
All Maintenance Permission Statuses
If service permissions are not issued for charges, then the value in the field will be zero. The user can enter the reinvoiced amount manually.
Summary of the service without VAT
The OC will display the value in this field "Drawn to date excl. VAT" – "Invoiced to date excl. VAT" in the contract currency
This amount is included in the invoice if the user checks the "Issue invoice" field
Issue Invoice
Parameter means whether the OC should issue an individual invoice for the value in the Service Summary field; this function cannot be used in Calculation Variant - it is not possible to create individual invoices (the field cannot be checked)
Payment Terms Code
The default value is added from the contract card, the user can change the value
Issue Invoice field = YES
After pressing the Finish button, a dialog window for creating an individual sales invoice will appear.
A description of how to create an individual invoice can be found in the Fakturace prodej.
When you confirm the dialog box, a non-posted sales invoice is created for the original contract. The system also overrides the Valid To to date from the "Stop at Date" field on the given service.
Issue Invoice = NO
After pressing the Finish button, the system will overwrite the Valid To on the given service to the date from the "Stop on Date" field.
Note: If the Service is in the Preparing state, then the user can delete it without having to expire it (as long as it has not yet been activated).
Changing of Contract services (only for financing type Operative leasing – financing with services)
...
The user can change the service only by stopping the existing service and creating a new identical service, where he can make the required change in the service detail. A detailed description of stopping the service and adding a new service is described above.