Ze zákazníka je možné přímo vytvořit i Rámcovou smlouvu zákazníka – tlačítko Rámcová smlouva. Slouží pro potřeby operativního leasingu se službama případne zprávu vozového parku.
Otevření přehledu rámcových smluv
Otevření přehledu rámcových smluv je možné několika způsoby:
Z Role centra kliknutím na tlačítko Rámcové smlouvy zákazníka. Otevře se seznam všech Rámcových smluv všech zákazníků.
Vyhledáním přes funkci Hledat (lupa). Otevře se seznam všech Rámcových smluv všech zákazníků.
Z karty zákazníka volbou Proces – Rámcová smlouva. Otevře se přehled rámcových smluv zákazníka s filtrem na Číslo zákazníka. Výhodou je, že pokud se pak rámcová smlouva založí přes takto vyfiltrovaný přehled, do RS se automaticky dotáhnou Číslo zákazníka a Číslo kontaktu zákazníka.
Ze záložky financování na vybraných Role Centrech. Otevře se seznam všech Rámcových smluv všech zákazníků.
Z karty Smlouvy o financování v záložce Operativní leasing a správa vozového parku. Po kliknutí na pole se otevře seznam Rámcových smluv zákazníka filtrované na Číslo zákazníka, Stav = Aktivní, Datum podpisu musí být <= jako systémový datum a Datum platnosti musí být >= jako systémový datum.
Založení rámcové smlouvy zákazníka
Doporučení je vytvářet RS ze zákazníka, pak se automaticky dotáhnou údaje daného zákazníka. Po stisknutí tlačítka Rámcová smlouva se otevře vyfiltrovaný přehled Rámcové smlouvy zákazníka (viz výše). Pak po stisknutí volby Nový se otevře karta Rámcová smlouva:
Záložka Obecné (General)
Pole:
Číslo (No.)
v závislosti na nastavění číselné řady. Pokud je na číselné řadě nastaveno Výchozí číslo=A, systém automaticky doplní číslo z číselné řady po kliknutí do libovolného pole.
Popis (Description)
textové pole, slouží na zadání názvu případně označení dané rámcové smlouvy.
Číslo – zákaznické (No.-Customer)
zákaznické slouží na evidenci zákaznického čísla rámcové smlouvy (pokud je jiné jako systémové). Jako výchozí hodnota se zobrazí číslo rámcové smlouvy, uživatel má ale možnost toto číslo editovat.
Číslo kontaktu (Contact No.)
Pokud se RS zakládá ze zákazníka, doplní OC automaticky,
Pokud se RS zakládá jinak, vybere uživatel z kontaktů. Po výběru čísla kontaktu se automaticky dotáhne číslo zákazníka (pokud ke kontaktu existuje).
Jméno kontaktu (Contact Name)
Dotáhne se automaticky.
Číslo zákazníka (Customer No.)
Pokud se RS zakládá ze zákazníka, doplní OC automaticky,
Pokud se RS zakládá jinak, vybere uživatel ze zákazníka. Zároveň se automaticky doplní číslo kontaktu zákazníka.
Název zákazníka (Customer Name)
Dotáhne se automaticky.
Kód právní formy (Legal Form Code)
Dotáhne se automaticky.
Datum podpisu (Signing Date)
Doplní uživatel ručně
Platnost od data (Validity Date From)
Doplní OC automaticky po zadaní Datumu podpisu
Uživatel může ručně změnit, ale hodnota musí být vyšší nebo rovna jako Datumu podpisu
Platnost do data (Validity Date To)
Doplní uživatel manuálně, pokud chce ukončit platnost RS
Stav (Status)
Option=Příprava, Aktivní, Ukončená
Default je Příprava, přepne uživatel manuálně
Vytvořil (Create By Name)
ID uživatele, který RS založil
Doplní OC automaticky, needitovatelné
Vytvořeno dne (Created At)
Systémové datum, kdy byla RS založena
Doplní OC automaticky, needitovatelné
Změněno kým (Modified By Name)
ID uživatele, který RS naposledy změnil
Doplní OC automaticky, needitovatelné
Datum poslední změny (Modified At)
Systémové datum, kdy byla RS změněna
Doplní OC automaticky, needitovatelné
Záložka Produkt (Product)
Pole:
Typ financování (Financing Type)
Výběr z možností: Finanční leasing, Operativní leasing, Úvěr/Půjčka, Splátkový prodej, Správa vozového parku
Default je Operativní leasing.
Filtr typu produktu (Product Type Filter)
Vybere uživatel ručně Typy produktu financování, pro které bude RS platní
Při výběru již filtruje na Typ financování
Pokud zůstane pole prázdné je rámcová smlouva pro všechny typy produktů
Kód měny smlouvy (Contract Currency Code)
Defaultně prázdné (=RS platí pro lokální měnu)
Vybere uživatel, pokud chce, aby RS byla na cizí měnu
Záložka Ostatní (Others)
Pole:
Kód pobočky (Branch Code)
Doplní uživatel, pokud RS chce přiradit k pobočce leasingové společnosti
Kód prodejce (Salesperson Code)
Doplní uživatel, pokud RS chce přiradit k obchodníkovi leasingové společnosti
Správce smlouvy (Contract Administrator)
Doplní uživatel, pokud RS chce přiradit ke konkrétnímu správci smluv leasingové společnosti
Správce pojistné události (Insurance Incident Admin.)
Doplní uživatel, pokud RS chce přiradit ke konkrétnímu správci poj. události leasingové společnosti
Všeob. obch. podmínky kód (Gen. Terms and Conditions Code)
Defaultně prázdné.
Při vytvoření šablony financování se hodnota z tohoto pole přebere do stejnojmenného pole ve vytvořené šabloně financování. Nebo při tvorbě smlouvy, pokud uživatel zadá pouze rámcovou smlouvu ve wizárdu. tak se hodnota z tohoto pole přebere do stejnojmenného pole ve vytvořené smlouvě o financování
Po výběru se dle kódu všeob. obch. podmínek dotáhnou Kód platební podmínky, Kód podmínky penále a Kód podmínky upomínky.
Kód platební podmínky (Payment Terms Code)
Doplní OC automaticky ze zákazníka, pokud je zadán na zákazníkovi. Je možné změnit ručně.
Po výběru kódu všeobecných obch. podmínek se dotáhne ze všeobecných obchodných podmínek.
při změne na jinou hodnotu OC zobrazí hlášku jestli uživatel chce přepsat novou hodnotu do smluv zákazníka s daným číslem Rámcové smlouvy:
Kód podmínky penále (Fin. Charge Terms Code)
Doplní OC automaticky ze zákazníka, pokud je zadán na zákazníkovi. Je možné změnit ručně.
Po výběru kódu všeobecných obch. podmínek se dotáhne ze všeobecných obchodných podmínek.
při změne na jinou hodnotu OC zobrazí hlášku jestli uživatel chce přepsat novou hodnotu do smluv zákazníka s daným číslem Rámcové smlouvy:
Kód podmínky upomínky (Reminder Terms Code)
Doplní OC automaticky ze zákazníka, pokud je zadán na zákazníkovi.
Po výběru Kódu všeobecných obch. podmínek se dotáhne ze všeobecných obchodných podmínek.V případě změny hodnoty pole ručně anebo výběrem z kódů upomínky, OC provede kontrolu, jestli existují založeny kalkulace anebo smlouvy s danou rámcovou smlouvou zákazníka. Pokud:
Ne
OC provede změnu kódu podmínky upomínky bez hlášky
Ano
OC zobrazí hlášku „Existují smlouvy s danou rámcovou smlouvou zákazníka. Přejete si provést změnu i na smlouvách?“
Pokud uživatel potvrdí
Ano
OC provede změnu kódu upomínky na všech smlouvách s rámcovou smlouvou zákazníka
Ne
OC provede změnu kódu upomínky pouze na rámcové smlouvě zákazníka
Faktbox Detaily rámcové smlouvy
Fakt box Detaily Rámcové smlouvy obsahují statistiky dané rámcové smlouvy, např, kolik kalkulací, smluv atd. bylo vytvořeno z dané RS. Také je tu vidět Saldo zákazníka, Saldo smluv (které jsou pod danou RS), Počet šablon (které byly vytvořeny z RS), atd.
Funkce rámcové smlouvy
Kopírovat rámcovou smlouvu (Copy The Master Agreement)
RS je možné kopírovat pomoci tlačítka Kopírovat rámcovou smlouvu.
Při kopírování rámcové smlouvy se nové RS automaticky přidělí nové číslo rámcové smlouvy. Pokud bylo zadané číslo – zákaznické, toto číslo se automaticky vymaže, resp. přepíše se novým číslem rámcové smlouvy.
Na nové RS systém automaticky upraví datum Vytvořeno podle aktuálního systémového data a Vytvořil podle přihlášeného uživatele.
Nová RS se vytvoří jako kopie původní, ale bez souvisejících kalkulací a smluv.
Na jeden kontakt je možné vytvořit více RS funkcí kopírování smlouvy.
Vytvořit šablonu financování (Create Financing Template)
Z RS zákazníka může uživatel vytvořit Šablonu financování, která bude propojena s RS. Po stisknutí tlačítka Vytvořit šablonu financování se otevře Přehled produktů financování, který je filtrován na Typ financování, Typ produktu financování, Kód právní formy, Kód měny, které jsou v RS.
Uživatel zde vybere Produkt financování, ze kterého má být šablona vytvořena a potvrdí OK. Po potvrzení OC vytvoří šablonu a zobrazí hlášku: “Šablona financování FT00002 byla úspěšně vytvořena. Přejete si ji otevřít?”
Pokud uživatel potvrdí Ano, OC otevře danou šablonu a uživatel ji může upravit dle potřeby.
Tato šablona již obsahuje Číslo rámcové smlouvy, ze které byla vytvořena. Způsob editace šablony viz PD na produkt.
Pokud v rámcové smlouvě byl vybrán kód Všeob. obchodní podmínky, tento kód bude přenesen i na řádek podformuláře Měna a kalkulační parametryIt is also possible to create a Customer Master Agreement directly from the customer – the Master Agreement button. It is used for the needs of operational leasing with services or fleet management.
Open the Framework Contract List
There are several ways to open the framework contract overview:
From the Role Center, click the Customer Master Agreement button. A list of all Master Agreements of all customers opens.
By searching using the Search function (magnifying glass). A list of all Master Agreements of all customers opens.
From the customer card by selecting Process – Master Agreement. An overview of the customer's master agreements opens with a filter to Customer No. The advantage is that if the framework agreement is then created through the filtered overview, the Customer No. and the Customer Contact No. are automatically added to the RS.
From the funding tab on selected Role Centres. A list of all Master Agreements of all customers opens.
From the Financing Contracts tab in the Operative Leasing and Fleet Management tab. When you click on the field, a list of Customer Master Agreements opens filtered to Customer No., Status = Active, Signing Date must be <= as System Date, and Valid Date must be >= as System Date.
Creation of a customer master agreement
The recommendation is to create RS from the customer, then the customer's data will be automatically downloaded. When you click on the Master Agreement button, a filtered overview of the Customer Master Agreement (see above) opens. Then, after clicking on the New option, the Master Agreement tab opens:
General Tab
Field:
No. (No.)
depending on the number sequence setting. If the number sequence is set to Default number=A, the system will automatically fill in the number from the number sequence when clicked in any field.
Description
The text field is used to enter the name or designation of the framework agreement.
No.-Customer
Customer is used to record the customer number of the framework agreement (if it is different as the system number). By default, the framework agreement number is displayed, but the user has the option to edit this number.
Contact No.
If the RS is created from a customer, it will fill in the OC automatically,
If RS is created differently, the user selects from the contacts. When you select a contact number, the customer number (if any) is automatically reached.
Contact Name
It will be tightened automatically.
Customer No.
If the RS is created from a customer, it will fill in the OC automatically,
If the RS is created differently, the user selects from the customer. At the same time, the customer's contact number is automatically filled in.
Customer Name
It will be tightened automatically.
Legal Form Code
It will be tightened automatically.
Signing Date
To be completed manually by the user
Validity Date From
Completes OC automatically after entering the Signature Date
The user can change it manually, but the value must be greater than or equal to the Signature Date
Validity Date To
To be completed manually by the user if he/she wants to terminate the validity of the RS
Status
Option=Ready, Active, Finished
Default is Preparation, user switches manually
Create By Name
ID of the user who created RS
Fills in OC automatically, non-editable
Created On
System date when RS was founded
Fills in OC automatically, non-editable
Modified By Name
ID of the user who last modified RS
Fills in OC automatically, non-editable
Last Modified Date (Modified At)
System date when RS was changed
Fills in OC automatically, non-editable
Product Tab
Field:
Financing Type
Choice of options: Financial Leasing, Operative Leasing, Credit/Loan, Instalment Sale, Fleet Management
Default is Operative Leasing.
Product Type Filter
User selects manually Financing Product Types for which RS will be valid
When selecting, it already filters to Financing Type
If the field is left blank, there is a framework agreement for all product types
Contract Currency Code
Empty by default (=RS applies to local currency)
Selects the user if he wants the RS to be on a foreign currency
Others tab
Field:
Branch Code
To be completed by the user if RS wants to assign a leasing company to a branch
Salesperson Code
To be completed by the user if RS wants to assign leasing companies to the dealer
Contract Administrator
To be added by the user if RS wants to assign leasing companies to a specific contract manager
Insurance Incident Admin
To be completed by the user if RS wants to assign insurance to a specific insurance manager. Leasing Company Events
General. Gen. Terms and Conditions Code
Empty by default.
When you create a Financing Template, the value from this field is transferred to the field of the same name in the Financing Template you created. Or when creating a contract, if the user only enters the framework agreement in wizard. In this way, the value from this field is transferred to the field of the same name in the created financing contract
After selection, according to the code of the general order. Terms of Charge Code, Finance Charge Terms Code and Reminder Terms Code will be finalized.
Payment Terms Code
Adds OC automatically from the customer, if it is specified on the customer. It is possible to change it manually.
After selecting the code of the General Terms and Conditions, it will be retrieved from the General Terms and Conditions.
When changing to a different value, the OC displays a message if the user wants to overwrite the new value in the customer's contracts with the given Master Agreement number:
Fin. Charge Terms Code
Adds OC automatically from the customer, if it is specified on the customer. It is possible to change it manually.
After selecting the code of the General Terms and Conditions, it will be retrieved from the General Terms and Conditions.
When changing to a different value, the OC displays a message if the user wants to overwrite the new value in the customer's contracts with the given Master Agreement number:
Reminder Terms Code
Adds OC automatically from the customer, if it is specified on the customer.
After selecting the Code of the General Terms and Conditions, it will be retrieved from the General Terms and Conditions. In case of changing the value of the field manually or by selecting from the reminder codes, the OC will check whether there are calculations or contracts with the customer's master agreement. If:
No
OC will change the reminder condition code without a message
Yes
The OC displays the message "There are contracts with the customer's master agreement. Do you want to make a change to the contracts?"
If the user confirms
Yes
OC will change the reminder code on all contracts with the customer's master agreement
No
The OC will change the reminder code only on the customer's master agreement
Faktbox Master Agreement Details
The details of the Framework Agreement contain the statistics of the framework agreement, e.g. how many calculations, contracts, etc., have been created from the given RS. You can also see the Customer Balance, Contract Balance (which are under the given RS), Number of templates (which were created from the RS), etc.
Functions of the Framework Agreement
Copy The Master Agreement
RS can be copied using the Copy Framework Agreement button.
When copying a framework agreement, a new framework agreement number is automatically assigned to the new RS. If a customer number has been entered, this number is automatically deleted or overwritten with the new framework agreement number.
On the new RS, the system automatically adjusts the Created by date according to the current system date and Created by according to the logged-in user.
The new RS is created as a copy of the original, but without the related calculations and contracts.
It is possible to create multiple RS functions of copying a contract on one contact.
Create Financing Template
From the customer's RS, the user can create a Financing Template that will be linked to the RS. After clicking on the Create Financing Template button, the Financing Products List opens, which is filtered to Financing Type, Financing Product Type, Legal Form Code, Currency Code that are in RS.
The user selects the Financing Product from which the template is to be created and confirms OK. After confirmation, the OC will create a template and display the message: "Financing template FT00002 has been successfully created. Would you like to open it?"
If the user confirms Yes, the OC will open the template and the user can edit it as needed.
This template already contains the number of the framework agreement from which it was created. For the method of editing the template, see PD on the product.
If the Gen. Terms and Conditions, this code will also be transferred to the Currency and calculation parameters subform line:
Type (1) = Financing Template
Prod.Var./Calc.Templ.No (5) = stejnéSame
Currency Code (15) = Contract Currency Code (90) z Rámcové smlouvyfrom the Framework Agreement.
Počet šablon RS je zobrazen ve fakt boxu Detaily rámcové smlouvy.
Preferovaní dodavatelé (Preffered Vendors)
Tlačítkem Preferovaní dodavetelé je možné k dané RS přiradit zákazníkem preferované dodavatele. Po stisknutí tlačítka se otevře přehled preferovaných dodavatelů:
Pole:
Typ
možnosti předmět/servis/pneuservis
jedná se o pole, které určuje, co preferovaný dodavatel dodává
Číslo dodavatele
vybere uživatel manuálně z adresáře dodavatelů
Název dodavatele
doplní systém automaticky po zadání čísla dodavatele
Značka
vybere uživatel manuálně z číselníku značek předmětů
Poznámka
možnost zadání krátké poznámky k danému dodavateli
Vymazání rámcové smlouvy (Delete Master Agreement)
Odstranění rámcové smlouvy je možné z Přehledu rámcových smluv volbou Spravovat – Odstranit. Systém odstraní označenu RS. Vymazání RS je možné pouze do momentu, dokud nemá RS na sebe navázanou kalkulaci anebo smlouvu v jakémkoliv stavu a pole datum podpisu RS je prázdnéThe number of RS templates is displayed in the fact box Details of the Framework Agreement.
Preffered Vendors
By the Preferred Suppliers button it is possible to assign preferred suppliers to the given RS. At the click of a button, an overview of preferred suppliers opens:
Field:
Type
Options Subject/Service/Tire Service
This is a field that determines what the preferred vendor delivers
Vendor No.
selects manually by the user from the supplier directory
Vendor Name
completes the system automatically after entering the vendor number
Brand
selects manually by the user from the list of object markers
Note
possibility to enter a short note about the supplier
Delete Master Agreement
You can delete a framework agreement from the Framework Agreements Overview by selecting Manage – Delete. The system removes the RS mark. Deletion of RS is possible only until the RS has a calculation or contract linked to it in any status and the field RS signing date is empty.