Page Comparison

Principles

The application allows you to register multiple cash accounts for the physical receipt and issue of money for a selected company. It is possible to set up separate number series of receipt and expense documents for cash registers and to use defined types of standard cash case lines to simplify document entry. The system allows you to "separate" the creation of cash documents from their posting by changing their status to issued by the cashier and their subsequent assessment by the accountant and posting.

...

Principy

Aplikace umožňuje pro vybranou společnost evidovat více pokladních účtů pro fyzický příjem a výdej peněz. Pro pokladní místa je možno nastavit samostatné číselné řady příjmových a výdajových dokladů a používat definované typy řádků standardních pokladních případů pro zjednodušení zadávání dokladů. Systém umožňuje „oddělení“ vytváření pokladních dokladů od jejich účtování změnou jejich stavu na vydané pokladníkem a jejich následné posouzení účetním a zaúčtování.

MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:

Cash Desk Localization for Czech (Extension) - Business Central | Microsoft Learn

CZ localization documentation valid for BC22 is available at this linklokalizační dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:

Core Localization Pack for Czech - Business Central | Microsoft Learn

To set up cash registers, it is necessary to set up cash register numbering, cash register card and cash register user settings, set up standard cash register cases and set up denominations of banknotes and coins for cash register inventory.

This documentation does not describe how to set up a cash register for EET.

Cash register numbering setup

Cash register numbering is set in the table General Ledger Setup, the Checkout tab.

• Afield Cash Payment Limit (CZK)

  • It is possible to specify a maximum daily limit for the partner's cash payments in the local currency.

• Afield Cash register numbers

  • the code from the number series is set, which will be used for assigning numbers in the cash register with respect to the settings of the selected number series.

Checkout Card Setup

Cash register card It contains basic information about the cash register, such as number, currency, contact details, etc. It also contains settings for posting, definitions for checks and limits, and presets of number series for cash vouchers.

The company's cash registers can be viewed in the overview Tills, which can be viewed using the magnifying glass search or in the Manual Setup overview. It can also be available in selected role centers, such as Accountant CZ.

Data for cash register settings are entered in the cash register card tabs: 

General Tab

This tab contains basic information about the cash register. 

• Field Number and Title

  • It is used to unambiguously define the cash register.

• Field Closed

  • Can be used for closing treasures. After it is closed, it will no longer be possible to make cash receipts for this cash register.

The other fields are for informational purposes only and do not need to be filled in.

Communication Tab

...

Setting the fields is not mandatory.

Responsibility Tab

This tab contains fields for setting up the responsible cashier and how to check the cash document when it is issued/posted

• Field Treasurer No.

  • It is used to determine the responsible person from the list of employees, for posting cash vouchers.

• Field Responsibility Center

  • selects the defined responsibility centers by selecting from the Responsibility centers table. Responsibility centers are set up when the transfer of cash register between employees is considered.

• Afield Check Paid By/Taken Over

  • It is possible to define the following options: No check, Warning – the system only notifies you that this field is not filled in, or Blocking – the system will not allow you to issue a document without filling in this field. 

Posting Tab

This FastTab contains the fields that are required for posting cash documents. 

An important piece of information is Currency Code, in which the cash balance will be recorded. The currency code cannot be changed once a cash voucher has been issued to the cash register.

If the check box is selected Confirm document insertion, when creating a document and assigning a number from a number series, the system will ask if you want to create Receipt/Issue at the cash register.

Field Amounts Including VAT Specifies whether the unit price on the cash document line will be shown with or without VAT. The setting for this field is automatically transferred to the cash voucher. By selecting the Prices Including VAT check box, the user can specify that the amount will be entered on the cash document line including VAT.

Settings Posting Group Cash Registers is performed by selecting from the table Bank Account Posting Groups in which the accounting code for posting with the cash register is set.

• In the Code field

  • a code is entered for the unique identification of the given posting group, and in the Account No. field then the account number from the chart of accounts, to which the transactions on the cash account in this posting group will be posted. The number of the selected G/L account must not have direct posting enabled and must not have pre-filled data in the Posting tab.

• To Fields Debit Account Rounding and Credit Account Rounding

  • It is necessary to assign a general ledger account to which the system will suggest rounding of cash documents.

• Afield Rounding Method Code

  • it is necessary to select the rounding method, which is defined in the Rounding methods table.

• Afield Allow VAT Difference

  • manual adjustment of VAT amounts in cash vouchers can be enabled.

• Field Exclude From Exchange Rate Adjustment

  • This will ensure that the given foreign currency cash register will not be proposed for the Exchange Rate Adjustment report. 

• If the VAT amount on cash documents needs to be manually adjusted against the value calculated by the system, the Allow VAT Difference field should be checked. On the cash document line, it is then possible to edit the VAT Amount field.

• In the fields Center Code and Contract Code (Global Dimension names)

  • You can preset the dimension value code associated with the cash voucher. The entered values are then automatically pre-filled on cash vouchers.

• Afield Reason Code

  • The required reason code for the item can be prefilled.

Limits Tab

On this tab, there is Necessary Set limits needed for issue and posting control cash vouchers. 

• Field Cash Receipt Limit and Cash Picking Limit

  • Specifies the limit for a single cash receipt or issue document. In these fields, Necessary Enter a monetary value.

• In the fields Maximum Balance Check and Minimum Balance Check

  • It is possible to specify how the system should check the cash register balance with regard to the values set in the Maximum Balance and Minimum Balance fields. You can choose from the following options: No check – the system will not check the balance, Warning – the system will monitor the cash balance when posting cash vouchers and when the set values in the Maximum or Minimum balance fields are reached, an information window with a warning will be displayed, Blocking – the system will proceed both with the warning method, but when the set values are reached, it will not allow the cash voucher to be issued or posted.

• In the fields Maximum Balance and Minimum Balance

  • It is possible to add the monetary value of the allowed balance.

Numbering Tab

To number cash vouchers, it is necessary to set the following fields: Cash Receipt No. and No. of Cash Receipts. If you want to have a single number series for both income and expense documents, set the same number sequence in both fields.

Setting Up Cash Register Users

In order for the user / cashier to be able to perform cash register operations, it is necessary to set him as a cash register user for each cash register separately.

Cash register settings are done in the Cash register users table available from the cash register card in the tab Related -> Settings -> Cash register users.

In the User ID field, a user is selected from the list of users. It is possible to specify it for each user, what permissions they will have within the given cash register, and these options can be combined in various ways to eliminate the possibility of erroneous billing. Therefore, it is possible to give one user permission only to create a cash voucher and another to issue and post a cash voucher. An issued cash receipt means that such a cash register can no longer be changed in terms of the total amount, i.e. the cash register turnover is recorded.

Setting Up Underlying Cases

Cash cases are used to define specific accounting operations with the cash register. A deeper knowledge of accounting is then not required to operate the cash register.

Setting up cash register cases is done in the table Setting Up Cash Out Cases, which is available from the cash register card in the Related -> Settings -> Cash Cases tab. For Setup of cash register cases, it is necessary to find the table Cash register case settings using the magnifying glass.

• Field Code 

  • represents the identifier of a specific case. Field Description It is a more detailed description of the case.

• Field Cash register No.

  • By selecting from the list of cash registers, it is possible to limit the selection of a cash register case for a specific cash register.

• Field Cash Document Type

  • Specifies whether the cash case will be used for Receipt or Issue.

• Field Account Type

  • In this field, you can set the type of account to which the item will be posted. Multiple options can be selected. However, the most commonly used option is the Account for posting to a general ledger account.

• Field Account number

  • is used to select from the list of accounts with respect to the selected Account Type.

• Field Document Type

  • When posting to the Vendor or Customer account type, it is possible to define whether the document type is Payment or Refund.

• Field General Posting Type, VAT Bus, Posting Group and VAT Prod. Posting Group

  • is used to set up VAT posting for a specific cash case.

• Field Center Code and Contract Code

  • Presets global dimension values. Setting up other dimensions can be done via the option in the Related -> Cash Cases -> Dimensions tab.

Setting up other dimensions can be done via the option in the Related ->> Cash Desk Events ->> Dimensions tab.

Multiple rows can be defined in the table, as needed.

Setting Up Cash Notional Values 

To ensure the physical inventory of the cash register, it is necessary to set the denominations of banknotes and coins in a table Currency denominations. The table is available from the Manual Setup list or can be found using the magnifying glass.

To define cash denominations in local currency, the Currency Code was Empty.

Afield Value banknotes and coins are then entered according to their needs. All existing currency values can be entered, but only those values that are currently in the cash register can also be entered. 

For the inventory of a specific cash register, denominations will then be offered according to the set currency in the cash register card.

Set up payment method codes

To ensure the automatic creation of cash vouchers when posting purchase/sales documents, it is possible to set in the table Payment Methods field Checkout Code and Cash Voucher Actions. After posting (invoicing) purchase/sales documents on which this payment method is used, the system creates a cash voucher with the application line for the vendor/customer entry. Automatic creation and posting is limited by cash register settings (Cash register user).

The table is available from the Manual Setup list, the Configuration worksheet, or it can be searched via the system magnifying glass.

...

Afield Checkout Code

• It is necessary to select the cash register for which the cash voucher is to be created.  

Afield Cash Voucher Actions

It is possible to define the status of the generated cash voucher that should be created after the purchase/sales document is posted.  The options are:

...

Create

• The system prepares an open cash receipt 

...

Issue

• The system prepares the issued cash voucher 

...

Charge

• The system creates and posts a cash voucher

...

Publish & Print

• The system prepares the issued cash receipt and prints it at the same time 

Post & Print

...

Pro nastavení pokladen je potřebné nastavit číslování pokladen, nastavení karty pokladny a uživatelů pokladny, nastavení standardních pokladních případů a nastavení nominálních hodnot bankovek a mincí pro inventarizaci pokladny.

V této dokumentaci není popsáno nastavení pokladny pro EET.

Závislosti a předpoklady

K dokončení mohou být potřebné nastavení dalších číselníků.

Popis dokumentované oblasti

Nastavení číslování pokladen

Číslování pokladen se nastavuje v tabulce Nastavení financí, záložka Pokladna.

Popis nastavení polí:

• V poli Limit hotovostní platby (CZK)

  • lze určit maximální denní limit pro platby v hotovosti partnera v lokální měně.

• V poli Čísla pokladen

  • se nastavuje kód z číselné řady, který bude použit pro přiřazování čísel v pokladně s ohledem na nastavení vybrané číselné řady.

Nastavení karty pokladny

Karta pokladny obsahuje základní údaje o pokladně, jako jsou číslo, měna, kontaktní údaje apod. Dále obsahuje také nastavení pro účtování, definice pro kontroly a limity a přednastavení číselných řad pro pokladní doklady.

Pokladny společnosti je možno zobrazit v přehledu Pokladny, který lze zobrazit pomocí vyhledání přes lupu nebo v přehledu Manuálního nastavení (Manual Setup). Může být dostupný také ve vybraných role centrech například Účetní CZ (Accountant CZ).

Údaje k nastavení pokladny se zadávají v záložkách Karty pokladny.

Záložka Obecné

Tato záložka obsahuje základní informace o pokladně.

Popis nastavení polí:

• Pole Číslo a Název

  • slouží k jednoznačné definici pokladny.

• Pole Uzavřeno

  • lze použít pro uzavření poklady. Po jejím uzavření nebude možné na tuto pokladnu dále pořizovat pokladní doklady.

Ostatní pole jsou pouze informativního charakteru a není nutné je vyplňovat.

Záložka Komunikace

Tatozáložka obsahuje kontaktní informace, jako jsou Telefonní číslo a E-mail. Telefonní čísloje možno z programu přímo vytáčet přes TAPI rozhraní. Je možno taky spouštět e-mailového klienta a webový prohlížeč.

Nastavení polí není povinné.

Záložka Odpovědnost

Tato záložka obsahuje pole pro nastavení odpovědného pokladníka a způsob kontroly pokladního dokladu při jeho vydání / účtování.

Popis nastavení polí:

• Pole Číslo pokladníka

  • slouží k určení odpovědné osoby ze seznamu zaměstnanců, za účtování pokladních dokladů.

• Pole Centrum odpovědnosti

  • slouží k výběru definovaných center odpovědností výběrem z tabulky Centra odpovědnosti. Centra odpovědnosti se nastavují, pokud je uvažováno o předávání pokladny mezi zaměstnanci.

• V poli Kontrola Vyplatil/Převzal

  • je možno definovat možnosti: Bez kontroly, Varování – systém pouze upozorní při vydání, že toto pole není vyplněno, nebo Blokování – systém nedovolí vydat doklad bez vyplnění tohoto pole. 

Záložka Účtování

Tato záložka obsahuje pole potřebné pro účtování pokladních dokladů. 

Důležitým údajem je Kód měny, ve které bude evidováno saldo pokladny. Kód měny nelze změnit, jakmile je na pokladnu pořízen pokladní doklad.

Pokud je zaškrtnuto pole Potvrdit vložení dokladu, systém se při vytvoření dokladu a přiřazení čísla z číselné řady zeptá, zda chcete vytvořit Příjem/Výdej na pokladně.

Pole Částky včetně DPH určuje, zda bude jednotková cena na řádku pokladního dokladu zobrazena včetně nebo bez DPH. Nastavení tohoto pole bude automaticky přeneseno do pokladního dokladu. Zaškrtnutím pole Ceny včetně DPH může uživatel určit, že se bude částka do řádku pokladního dokladu zadávat včetně DPH.

Nastavení Účto skupina poklady se provede výběrem z tabulky Účto skupiny bankovního účtu ve které je se nastavuje předkontace pro účtování s pokladnou.

Popis nastavení polí:

• Do pole Kód

  • se zadává kód pro jednoznačnou identifikaci dané účto skupiny, do pole Číslo účtu potom číslo účtu z účetní osnovy, na který budou účtovány pohyby na pokladním účtu v této účto skupině. Číslo vybraného účtu hlavní knihy nesmí mít povoleno přímé účtování a nesmí mít předvyplněné údaje v záložce Účtování.

• Do polí MD účet zaokrouhlení a Dal účet zaokrouhlení

  • je nutno přiřadit účet hlavní knihy, na který bude systém navrhovat zaokrouhlení pokladních dokladů.

• V poli Kód způsobu zaokrouhlení

  • je nutno vybrat způsob zaokrouhlení, který se definuje v tabulce Metody zaokrouhlení.

• V poli Povolit odchylku DPH

  • lze povolit ruční adjustaci částek DPH v pokladních dokladech.

• Pole Vyloučit z úpravy směnného kurzu

  • zabezpečí to, že daná valutová pokladna nebude navrhovaná do reportu Adjustace směnných kurzů. 

• pole Povolit odchylku DPH

  • pokud je potřeba na pokladních dokladech manuálně upravit částku DPH proti systémem vypočtené hodnotě, pole Povolit odchylku DPH by mělo být zaškrtnuto. Na řádku pokladních dokladů je potom možno editovat pole DPH částka.

• V polích Středisko Kód a Contract Kód (názvy Globálních dimenzí)

  • lze předvolit kód hodnoty dimenzí spojené s pokladním dokladem. Zadané hodnoty se pak automaticky předvyplní na pokladní doklady.

• V poli Kód příčiny

  • lze předvyplnit požadovaný kód příčiny položky.

Záložka Limity

Na této záložce je nutno nastavit limity potřebné pro kontrolu výdeje a účtování pokladních dokladů.

Popis nastavení polí: 

• Pole Limit příjemky hotovosti a Limit výdejky hotovosti

  • slouží k určení limitu pro jeden doklad příjmu nebo výdeje hotovosti. Do těchto polí je nutno zadat peněžní hodnotu.

• V polích Kontrola maximálního salda a Kontrola minimálního salda

  • je možné stanovit, jakým způsobem má systém kontrolovat zůstatek pokladny a to s ohledem na hodnoty nastavené v polích Maximální saldo a Minimální saldo. Na výběr jsou možnosti: Bez kontroly – systém nebude provádět kontrolu salda, Varování – systém při účtování pokladních dokladů bude hlídat saldo pokladny a při dosažení nastavených hodnot v polích Maximální či Minimální saldo se zobrazí informační okno s varováním, Blokování – systém bude postupovat jak při způsobu varování, ale při dosažení nastavených hodnot nedovolí pokladní doklad vydat či zaúčtovat.

• V polích Maximální saldo a Minimální saldo

  • je možné doplnit peněžní hodnotu povoleného salda.

Záložka Číslování

Pro číslování pokladních dokladů je nutno nastavit pole Č. příjmových pokladních dokladů a Č. výdejových pokladních dokladů. Pokud chcete mít jednu číselnou řadu pro příjmové i výdajové doklady, do obou polí nastavte stejnou číselnou řadu.

Nastavení uživatelů pokladny

Aby mohl uživatel / pokladní provádět pokladní operace je nutné jej nastavit jako uživatele pokladny pro každou pokladnu zvlášť.

Nastavení pokladny se provádí v tabulce Uživatelé pokladny dostupné z karty pokladny v záložce Související -> Nastavení -> Uživatelé pokladny.

V poli ID uživatele se vybere uživatel ze seznamu uživatelů. Každému uživateli ji možné zadat, jaké bude mít oprávnění v rámci dané pokladny a tyto volby lze různě kombinovat a eliminovat tak možnosti chybného účtování. Lze tedy jednomu uživateli zadat oprávnění pouze na Vytvoření pokladního dokladu a dalšímu na Vydání a Účtování pokladního dokladu. Vydaný pokladní doklad znamená, že takový poklad již nelze změnit co se celkové částky týká, je tedy zaznamenán obrat pokladny.

Nastavení podkladních případů

Pokladní případy slouží k definici konkrétních účetních operací s pokladnou. K ovládání pokladny potom nejsou potřebné hlubší znalosti účetnictví.

Nastavení pokladních případů se provádí v tabulce Nastavení pokladních případů, která je dostupná z karty pokladny v záložce Související -> Nastavení -> Pokladní případy. Pro nastavení pokladních případů je nutné tabulku Nastavení pokladních případů vyhledat přes lupu.

Popis nastavení polí:

• Pole Kód 

  • představuje identifikátor konkrétního účetního případu

• Pole Popis

  • představuje bližší popis účetního případu

• Pole Číslo pokladny

  • výběrem ze seznamu pokladen lze omezit výběr pokladního případu pro konkrétní pokladnu

• Pole Typ pokladního dokladu

  • určuje, zda bude pokladní případ použitý pro Příjem nebo Výdej

• Pole Typ účtu

  • v tomto poli lze nastavit na jaký typ účtu bude položka účtována. Lze vybrat z více možností. Nejčastěji se však používá volba Účet pro účtování na účet hlavní knihy

• Pole Číslo účtu

  • slouží k výběru ze seznamu účtů s ohledem na zvolený Typ účtu

• Pole Typ dokladu

  • při účtování na typ účtu dodavatel či zákazník lze definovat, zda jde o typ dokladu Platba či Refundace

• Pole Typ obecného účtování, DPH obchodní účto skupina a DPH účto skupina zboží

  • slouží pro nastavení účtování DPH pro konkrétní pokladní účetní případ

• Pole Středisko Kód a Contract Kód

  • slouží pro přednastavení hodnot globálních dimenzí. Nastavení ostatních dimenzí lze provést přes volbu v záložce Související -> Pokladní případy -> Dimenze.

Nastavení ostatních dimenzí lze provést přes volbu v záložce Související -> Pokladní případy -> Dimenze (Related -> Cash Desk Events -> Dimensions).

Řádků může být v tabulce definováno více, podle potřeby.

Nastavení nominálních hodnot hotovosti 

Pro zabezpečení fyzické inventarizace pokladny je nutné nastavit nominální hodnoty bankovek a mincí v tabulce Nominální hodnoty měny. Tabulka je dostupná ze seznamu Manuálního nastavení (Manual Setup) nebo ji lze vyhledat přes lupu.

...

Pro definici nominálních hodnot hotovosti v lokální měně je nutné, aby pole Kód měny bylo prázdné.

V poli Hodnota se pak zadávají hodnoty bankovek a mincí dle vlastní potřeby. Lze zadat všechny exitující hodnoty měny, ale lze také zadat pouze takové hodnoty, které jsou aktuálně v pokladně. 

Pro inventarizaci konkrétní pokladny se pak bude nabízet nominální hodnoty dle nastavené měny v kartě pokladny.

Nastavení kódů způsobů platby

Pro zabezpečení automatického vytváření pokladních dokladů při účtovaní nákupních/prodejních dokladů, je možné nastavit v tabulce Způsoby platby pole Kód pokladny a Akce pokladního dokladu. Po zaúčtování (fakturaci) nákupních/prodejních dokladů, na kterých je použitý takovýto způsob platby, systém vytvoří pokladní doklad s řádkem vyrovnání dané položky dodavatele/zákazníka. Automatické vytváření a účtování je omezeno nastavením pokladny (Uživatelem pokladny).

Tabulka je dostupná se seznamu Manuálního nastavení (Manual Setup), Sešitu konfigurace (Configuration worksheet) nebo ji lze vyhledat přes systémovou lupu.

Popis nastavení polí:

• Do pole Kód pokladny

  • je nutno vybrat pokladnu, pro kterou se má pokladní doklad vytvořit.  

• V poli Akce pokladního dokladu

  • je možno definovat stav generovaného pokladního dokladu, který se po zaúčtování nákupního/prodejního dokladu má vytvořit.  Možnosti jsou:

    • Vytvořit

      • systém připraví otevřený pokladní doklad 

    • Vydat

      • systém připraví vydaný pokladní doklad 

    • Účtovat

      • systém vytvoří a zaúčtuje pokladní doklad

    • Vydat a Tisk

      • systém připraví vydaný pokladní doklad a zároveň ho vytiskne 

    • Účtovat a vytisknout

      • systém vytvoří a zaúčtuje pokladní doklad a zároveň ho vytiskne.