Uživatel bude spouštět fakturaci bonusů v pravidelných termínech. Systém pracuje dle nastavení Bonusového období na rámcové servisní smlouvě.
Při spuštění reportu Fakturace bonusu zadá uživatel období (za které chce vidět objemy). Report zkontroluje vybavené servisní povolenky za dané období a služby. Výstupem může být fakturační podklad nebo doklady (faktury nebo dobropisy dle nastavení v poli Fakturace dodatečných bonusů na rámcové servisní smlouvě) za dodané služby a období. Obsahem budou dosáhnuté objemy služeb za období.
Po spuštění úlohy Fakturace bonusů se zobrazí následující dialogové okno.
ZÁLOŽKA MOŽNOSTI (Options)
Datum od (Date From)
Datum začátku, od kterého mají být brány Řádky povolení servisu
Systém bere řádky, které mají Datum fakturace bonusů větší nebo rovno zadanému začátku bonusového období
Datum do (Date To)
Datum konce, do kterého mají být brány Řádky povolení servisu
Systém bere řádky, které mají Datum fakturace bonusů menší nebo rovno zadaném konci bonusového období.
Proces (Processing)
Uživatel vybere proces
Podklad pro fakturaci (Data For Invoicing)
vytváří se pouze podklad pro fakturaci (report), který se ukládá do Schránky sestav uživatele, který úlohu spustil
Podklad pro fakturaci+Fakturace (Data For Invoicing + Invoicing)
vytváří se podklad pro fakturaci (report), který se ukládá do Schránky sestav uživatele, který úlohu spustil a také se tvoří faktury/dobropisy dle nastavení na rámcové servisní smlouvě
Fakturace (Invoicing)
tvoří se pouze faktury/dobropisy dle nastavení na rámcové servisní smlouvě
Zúčtovací datum (Posting Date)
Pokud je zvolen proces Podklad pro fakturaci+Fakturace nebo Fakturace, pak uživatel vyplní Zúčtovací datum faktury
Datum vyrovnání DPH (VATDate)
Pokud je zvolen proces Podklad pro fakturaci+Fakturace nebo Fakturace, pak uživatel vyplní Datum vyrovnání DPH
Datum dokladu (Document Date)
Pokud je zvolen proces Podklad pro fakturaci+Fakturace nebo Fakturace, pak uživatel vyplní Datum dokladu
Roční vyúčtování (Annual Invoicing)
Udělá jen pro roční bonus (od 1.1.). Systém prochází řádky povolenky včetně už zaúčtovaných bonusů (Bonus fakturován bere Ano i Ne) a vypočítá znovu celkové obratové bonusy. Pak porovná s položkami v tabulce obratový bonus, kde jsou už zaúčtované bonusy. Tak vypočte rozdíl obratových bonusů, na které má leasingová společnost nárok.
ZÁLOŽKA DODAVATEL (Filter: Vendor)
Uživatel může zadat filtr dodavatele
ZÁLOŽKA RÁMCOVÁ SERVISNÍ SMLOUVA (Filter: Maintenance Framework Contract )
Uživatel může zadat filtr rámcové servisní smlouvy
ZÁLOŽKA ŘÁDEK POVOLENÍ SERVISU (Filter: Maintenance Permission Line )
Uživatel může zadat filtr řádků povolení servisu (např. Druh služby)
Tvorba podkladů k fakturaci a fakturace
Systém prochází tabulku „Řádek servisní povolenky“ filtrované dle pole „Datum fakturace bonusů a podmínek zadaných do filtrů (období Od data, Do data + ostatní vyplněné filtry). Pole Bonus fakturován na řádku servisní povolenky musí být NE.
Z Řádku servisní povolenky použije hodnoty z polí Částka za práci bez DPH a Částka za materiál bez DPH, které systém doplnil při vytvoření a zaúčtování nákupní faktury.
Po vypočtení celkového obratu za servisní povolenky je podle nastavení na rámcové servisní smlouvě dotažen obratový bonus
Speciální bonusy systém bere z řádků servisních povolenek, kde byly vypočteny dle nastavení při vytvoření nákupní faktury.
Systém vytvoří tolik Excel souborů, kolik dodavatelů odpovídá filtrům a v zadaném období byl vytvořen alespoň jeden odpovídající řádek servisní povolenky
Pokud má zadaný dodavatel několik Rámcových servisních smluv, bude tolik Excel souborů k danému dodavateli (pokud není filtr na konkrétní Rámcovou servisní smlouvu)
Report je uveden v lokální měně
Soubory se budou ukládat standardním způsobem (do složky „stažené soubory“).
Součtové hodnoty budou uvedeny za požadovaný typ Služby (servisuThe user will start invoicing bonuses on regular dates. The system works according to the Bonus Period settings on the framework service contract.
When running the Bonus Invoicing report, the user enters the period (for which he wants to see the volumes). The report checks the equipped service allowances for the given period and services. The output can be an invoicing document or documents (invoices or credit notes according to the settings in the Invoicing Additional Bonuses field of the framework service agreement) for the services and periods delivered. The content will be the achieved service volumes for the period.
After you run the Bonus Invoicing job, the following dialog box appears.
OPTIONS TAB (Options)
Date From
Start date from which to be taken Maintenance Permission Lines
The system takes lines that have the Bonus Invoice Date greater than or equal to the specified start of the bonus period
Date To
End date to be taken Maintenance Permission Lines
The system takes lines that have a Bonus Invoice Date less than or equal to the specified end of the bonus period.
Processing
User selects process
Data For Invoicing
Only the basis for invoicing (report) is created, which is stored in the Report Clipboards of the user who started the task
Data For Invoicing + Invoicing
A basis for invoicing (report) is created, which is stored in the Report Clipboards of the user who started the task and invoices/credit notes are also created according to the settings on the framework service agreement
Invoicing
Only invoices/credit notes are created according to the settings in the framework service agreement
Posting Date
If the Basis for Invoicing+Invoicing or Invoicing process is selected, then the user fills in the Invoice Posting Date
VAT Date (VATDate)
If the Basis for Invoicing+Invoicing or Invoicing process is selected, then the user fills in the VAT settlement date
Document Date
If the Basis for Invoicing+Invoicing or Invoicing process is selected, then the user fills in Document Date
Annual Invoicing
It will only do for the annual bonus (from 1.1.). The system goes through the rows of allowances, including already posted bonuses (Bonus invoiced, takes both Yes and No) and recalculates the total turnover bonuses. Then it compares the turnover bonus with the items in the table, where the bonuses are already posted. In this way, it calculates the difference in turnover bonuses to which the leasing company is entitled.
VENDOR TAB (Filter: Vendor)
User can specify vendor filter
MAINTENANCE AGREEMENT FRAMEWORK TAB (Filter: Maintenance Framework Contract )
The user can enter a filter for the maintenance agreement
MAINTENANCE PERMISSION LINE TAB (Filter: Maintenance Permission Line )
The user can specify a filter for maintenance permission lines (e.g. Service type)
Creation of documents for invoicing and invoicing
The system goes through the "Maintenance Permission Line" table filtered by the field "Invoiced date of bonuses and conditions entered into the filters (period From Date, To Date + other completed filters). The Bonus invoiced field on the service allowance line must be NO.
From the Service Permit Line, it uses the values from the Amount for Labor Excl. VAT and Amount for Materials Excl. VAT fields, which the system added when the purchase invoice was created and posted.
After calculating the total turnover for service allowances, the turnover bonus is finalized according to the settings in the framework service contract
The system takes special bonuses from service permission lines, where they were calculated according to the settings when the purchase invoice was created.
The system creates as many Excel files as the vendors match the filters and at least one matching service permit line has been created in the specified period
If the specified supplier has several Framework Maintenance Agreements, there will be as many Excel files for the given supplier (unless there is a filter for a specific Framework Maintenance Agreement)
The report is presented in the local currency
The files will be saved in the standard way (in the "downloads" folder).
The total values will be given for the requested type of Service (servicing)
| View file | ||
|---|---|---|
|
Datum fakturace bonusů bude na servisní povolence předvyplněné datem ze zaúčtované nákupní faktury, které bude nastaveno v nastavení smluv se službami (Zúčtovací datum / Datum vyrovnání DPH / Datum dokladu).
Při tvorbě dokladu bude systém vycházet z nastavení na Rámcové servisní smlouvě daného dodavatele.
POSTUP
Systém nejdříve vytvoří fakturační podklad (V PŘÍPADĚ FUNKCE = FAKTURACE, nebude tvořen fakturační podklad) pro dodavatele s rámcovou smlouvou. Jakmile systém použil do výpočtu určitý řádek Servisního povolení (i bonus na práci i bonus na materiál), bude automaticky v příslušném řádku servisního povolení zatrženo pole „Bonus fakturován“=ANO
Následně vytvoří fakturu/dobropis, dle informace z Rámcové servisní smlouvy s daným dodavatelem v poli „Způsob fakturace dodatečných bonusů“
Dobropis k nákupní faktuře = Nákupní dobropis
Prodejní faktura = Zaúčtovaná prodejní faktura
Z rámcové servisní smlouvy potřebuje následující údaje:
Údaje o dodavateli (pokud je zvolena Prodejní faktura, je nutné, aby byl uživatel založil Zákazníka (ze shodného kontaktu jako dodavatel)
Kód standardního prodeje/nákupu (V rámcové servisní smlouvě je pole doplněno v závislosti na hodnotě v poli „Způsob fakturace dodatečných bonusů“), ze kterého bude převzatý Kód druhu dokladu
Splatnost faktur
Faktura se vytvoří se dvěma řádky. V jednom bude hodnota=částka „Objemový bonus celkem“ a ve druhém hodnota=částka „Speciální bonus celkem“. Typ bude „Účet“, Číslo bude přebráno dle pole „Kód standardního prodeje/nákupu“ (předpokladem je, že bonus za práci i za materiál se účtuje na stejné účty pro všechny Typy služby (servisu)
Při tvorbě faktury – tedy když bude zvolena volba „Podklad pro fakturaci+Fakturace“ nebo „Fakturace“ se v momentě výpočtu bonusu z obratu (v reportu pole Výška bonusu), zapíše tato hodnota do tabulky Obratový bonus (bude needitovatelná), která je na Rámcové servisní smlouvě.
Číslo rámcové servisní smlouvy
Bude automaticky doplněno Čísla rámcové servisní smlouvy v reportu (Řádek servisní povolenky)
Platnost od
Doplní systém automaticky z filtru
Platnost do
Doplní systém automaticky dle filtru (Od data + Perioda)
Obratový bonus
Doplní systém automaticky dle výpočtu (v reportu pole Výška bonusu)
Celkový obratový bonus
Výchozí hodnota NE
Systém automaticky přepne na ANO, pokud je ve filtru zatrženo pole Vyúčtování -- Roční vyúčtování
Ukládání výsledku fakturace bonusů do Schránky sestav
Uživatel spustí úlohu Fakturace bonusů, navolí parametry a spustí. Systém zahlásí konec úlohy.
Otevře uživateli ve stažených souborech zipovaný soubor.
Při pokliku soubor rozbalí.
Jednotlivé excely jsou vytvořeny podle dodavatelů a rámcových servisních smluv.
Komprimovaný soubor se také automaticky ukládá do schránky sestav uživatele, který fakturaci bonusů spustil.
Poznámka:
Při fakturaci bonusů se vytváří nezaúčtovaný doklad (prodejní faktura / nákupní dobropis). Pokud uživatel doklad smaže, řádky povolenky zůstávají označené Bonus fakturován = ANOThe invoice date of bonuses will be pre-filled with the date from the posted purchase invoice on the service allowance, which will be set in the service contract setup (Posting Date / VAT Settlement Date / Document Date).
When creating a document, the system will be based on the settings in the supplier's Master Service Agreement.
PROCEDURE
The system first creates an invoicing document (in the case of function = INVOICING, no invoicing document will be created) for a supplier with a framework agreement. As soon as the system has used a certain line of the Service Permission (both the bonus for work and the bonus for materials) in the calculation, the field "Bonus invoiced"=YES will be automatically checked in the corresponding line of the service permission
Subsequently, he creates an invoice/credit note according to the information from the Framework Service Agreement with the given supplier in the field "Method of invoicing additional bonuses"
Purchase Invoice Credit Memo = Purchase Credit Memo
Sales Invoice = Posted Sales Invoice
It needs the following information from the framework service agreement:
Vendor data (if Sales Invoice is selected, it is necessary for the user to create a Customer (from the same contact as the supplier)
Standard Sales/Purchase Code (In the General Maintenance Agreement, the field is added depending on the value in the "Additional Bonuses Billing Method" field) from which the Document Type Code will be taken
Invoice Due Date
An invoice is created with two lines. In one, there will be value=amount "Volume bonus in total" and in the other, value=amount "Special bonus in total". The type will be "Account", the number will be taken according to the "Standard Sales/Purchase Code" field (the assumption is that the bonus for labor and materials is charged to the same accounts for all Types of service (service)
When creating an invoice – i.e. when selecting the option "Basis for invoicing+Invoicing" or "Invoicing", at the moment of calculating the bonus from turnover (in the report field Bonus amount), this value will be entered into the Turnover bonus table (it will be uneditable), which is on the Framework Service Agreement.
Maintenance Agreement No.
The Maintenance Agreement Numbers in the report (Maintenance Permission Line) will be automatically filled in
Valid From
Refills the system automatically from the filter
Valid To
Fills up the system automatically according to the filter (From Date + Period)
Turnover Bonus
Fills in the system automatically according to the calculation (in the report the Bonus Amount field)
Total Turnover Bonus
Default Value NO
The system automatically switches to YES if the Bill -- Annual invoicing field is checked in the filter
Saving the result of bonus invoicing to the Report Inbox
The user runs the Bonus Invoicing task, selects the parameters and runs. The system announces the end of the job.
Opens a zipped file for the user in the downloaded files.
When double-clicked, the file expands.
Individual excel sheets are created according to suppliers and framework service contracts.
The compressed file is also automatically saved to the report clipboard of the user who started bonus invoicing.
Note:
When invoicing bonuses, a non-posted document (Sales Invoice / Purchase Credit Memo) is created. If the user deletes the document, the permit lines remain marked Bonus invoiced = YES.