Page Comparison

Principy

...

Principles

The No.Series table is used to set up all the number sequences that will be used in the company. Number sequences can be assigned to some tables, such as the Customer, Vendor, and Item ), prodejním a nákupním dokladům (jakými jsou nabídky, dodávky a účtované faktury) a šablonám, listům a řádkům deníků.

Systém číslování vytvoříte nastavením jednoho nebo více kódů pro každý typ hlavních dat nebo dokladu. Můžete například nastavit jeden kód pro číslování zákazníků, jiný kód pro číslování prodejních faktur a jiný kód pro číslování dokladů ve finančních denících. Po nastavení kódu musíte nastavit alespoň jeden řádek číselné řady. Řádek číselné řady obsahuje takové informace, jako jsou první a poslední číslo v řadě a počáteční datum. Pro jeden kód číselné řady lze nastavit více než jeden řádek číselné řady, s odlišným počátečním datem pro každý řádek. Řady se budou používat postupně, zahájením každé série v příslušné počáteční datum.

Číslování je důležité nejen pro identifikaci. Dobře navržený systém číslování také umožňuje lepší správu a snadnou analýzu společnosti, a může snížit počet chyb, ke kterým dochází při zadávání dat.

Někdy se může stát, že bude potřeba přiřadit jednomu poli pro číselnou řadu více než jednu číselnou řadu. Pokud například máte vytvořenu více než jednu číselnou řadu pro faktury, pak můžete použít tabulku Vztah číselné řady (No. Series Relationships) pro spojení všech příslušných řad s jedním kódem číselné řady. Potom můžete zadat kód do číslo faktury. Budete-li někdy později přiřazovat číslo nové faktury, bude možné volit si mezi všemi s kódem spojenými řadami.

 MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazutables, to sales and purchase documents (such as quotes, shipments, and posted invoices), and to templates, batches, and journal lines.

You create a numbering system by setting up one or more codes for each type of master data or document. For example, you can set up one code for numbering customers, a different code for numbering sales invoices, and a different code for numbering documents in general journals. After you set up the code, you must set up at least one line of the number sequence. A number sequence row contains information such as the first and last numbers in the series and the start date. More than one number sequence row can be set up for a single number sequence code, with a different start date for each row. The series will be used consecutively, starting each series on the appropriate start date.

Numbering is important not only for identification. A well-designed numbering system also allows for better management and easy analysis of the company, and can reduce the number of errors that occur during data entry.

Occasionally, you may need to assign more than one number sequence to a single field for a number sequence. For example, if you have created more than one number sequence for invoices, then you can use a table Number Series Relation (No. Series Relationships) to associate all relevant series with a single number sequence code. You can then enter the code into the invoice number. If you assign a new invoice number at a later time, you will be able to choose between all the rows associated with the code.

 MS regularly updates the documentation for this setting area. Documentation valid for BC22 is available at the following link:

Create Number Series - Business Central | Microsoft Learn

Přehled číselných řad lze vyhledat přes lupu, nebo přes seznam nastavovacích tabulek v Manuálním nastavení.

Závislosti a předpoklady

Přiřazování čísla z číselné řady dle období závisí na nastaveném Pracovním datumu (Work Date) uživatele, který doklad vytváří. Na přelomu roku, kdy se účtují doklady jak do aktuálního, tak budoucího (minulého) období, je tedy nutné nastavit si pracovní datum toho období, do kterého chcete doklad pořizovat.

Číselná řada

Doporučujeme jednotlivé číselné řady patřící do stejné oblasti zařadit do sekcí, tím je možné dosáhnout lepší přehlednost. Postup:

• Založit řádek s Kódem (Code), který pak bude použit jako počáteční písmeno v kódech jednotlivých číselných řad. Na daném řádku v Popisu (Description) uvést název oblasti. K tomuto řádku nezakládat číselnou řadu, slouží pouze pro optické rozdělení oblasti. Příklad dle obrázku:

  • Kód (Code) = F_C

  • Popis (Description) = ***FINANCE-BANKY&POKLADNY***

Jednotlivé číselné řady pak zakládat s kódem na začátku z dané oblasti.

...

An overview of number series can be found via the magnifying glass or via the list of setting tables in Manual Settings.

Dependencies and assumptions

Assigning a number from a number series according to the period depends on the set Work Date of the user creating the document. At the turn of the year, when documents are posted to both the current and future (past) periods, it is therefore necessary to set the working date of the period for which you want to make the document.

No. Series

We recommend that individual number series belonging to the same area be included in sections, which can achieve better clarity. Procedure:

• Create a line with a Code, which will then be used as the initial letter in the codes of each number series. On that line in the Description, enter the name of the area. Do not create a number series for this line, it is used only for optical division of the area. Example as shown in the picture:

  • Code = F_C

  • Description = ***FINANCE-BANKS&TREASURIES***

Individual number series can then be created with a code at the beginning of the given area.

• Code = F_C_B

• Popis (Description ) = Banka – čísla karet atd.

Popis nastavení polí::

• Kód (Code) a Popis (Description)

  • dle vlastního požadavku

• Výchozí čísla (Default Nos.)

  • volba Ano určuje, zda toto sériové číslo bude použito k přiřazení čísel automaticky.

• Ruční čísla (Manual Nos.)

  • volba Ano určuje, že můžete vložit čísla ručně namísto použité číselné řady. Pokud existuje pouze jedna číselná řada pro typ dokladu nebo karty, kde je zaškrtnuto políčko Výchozí čísla (Default Nos.) a není zaškrtnuto políčko Ruční čísla (Manual Nos.), je pole automaticky vyplněno dalším číslem v řadě a pole Číslo (No.) není na dokladu či kartě viditelné. Pokud existuje více než jedna číselná řada pro typ dokladu nebo karty, a pro číselnou řadu, která je aktuálně přiřazená, není zaškrtnuto políčko Výchozí čísla (Default Nos.), pak je pole Číslo (No.) viditelné a můžete navštívit stránku Přehled číselných řad (No. Series List) a vybrat číslo, které chcete použít. Do pole Číslo (No.) se vloží další číslo v řadě. Pokud jste nenastavili číselné řady pro typ dokladu nebo karty, nebo pokud je pro číselné řady vybráno pole Ruční čísla (Manual Nos.), pak je pole Číslo (No.) viditelné a jakékoli číslo musíte zadat ručně. Můžete zadat maximálně 20 znaků, číslic i písmen.

• Časové pořadí (Date Order)

  • volba Ano určuje, zda bude systém hlídat časové pořadí zadávání dokladů s nastavením takové číselné řady. Využívá se především u pokladních dokladů.

• Počáteční číslo (Starting No.) a Poslední číslo (Ending No.)

  • se nastavuje v samostatné tabulce, kterou lze otevřít přes tlačítko Řádky (Lines) v liště tabulky anebo kliknutím do pole. Nastavují se pole:

    • Počáteční datum (Starting Date)

      • jestliže požadujete mít pro každé období odlišenou číselnou řada např. rokem

    • Počáteční číslo (Starting No.) a Poslední číslo (Ending No.)

      • se zadává dle vlastního požadavku na vzhled či logiku čísla

    • Poslední použité datum (Last Date Used) a Poslední použité číslo (Last No. Used)

      • plní systém automaticky

    • Číslo varování (Warning No.)

      • lze nastavit číslo, při kterém vás systém upozorní, že se číselná řada blíží ke konci a je nutné provést úpravy nastavení číselné řady

    • Přírůstek čísel (Increment-by No.)

      • je předvyplněn hodnotou 1 což určuje velikost intervalu který chcete mít mezi jednotlivými čísly v číselné řadě

    • Povolit mezery v číselné řadě (Allow Gaps in Nos.)

      • určuje, že číslo přiřazené z číselné řady lze později odstranit. To je praktické pro záznamy, jako jsou například karty zboží a skladové doklady, které lze na rozdíl od finančních transakcí odstranit a způsobit mezery v číselné řadě. Toto nastavení také znamená, že nová čísla budou vygenerována a přiřazována rychlejším a neblokovaným způsobem. Poznámka: Pokud dojde k chybě u nového záznamu, kterému bude přiřazeno číslo z takové číselné řady po jeho dokončení, bude dané číslo ztraceno, což způsobí mezeru v pořadí. Toto povolení se pro OC nedoporučuje.

Vztah číselné řady

Tuto tabulka se použije v případě, že chcete používat více než jednu číselnou řadu pro tutéž tabulku, typ dokladu nebo deníku.

Tabulka je dostupná z tabulky Číselná řada (No. Series) -> Související (Related) -> Řada (Series) -> Vztah (Relationships).

...

Příklad: K číselné řadě, která je v nastavovací tabulce (např. Nastavení DM (Fixed Asset Setup)) nastavena jako výchozí, se pomocí tlačítka Nový (New) vybere Kód číselné řady (No. Series Code), který chcete mít jako možnost výběru při založení karty DM.

...

• Bank – card numbers, etc.

Description of field settings:

• Code and Description

  • according to your own requirements

• Default Nos.

  • Yes determines whether this serial number is used to assign numbers automatically.

• Manual Nos.

  • Yes specifies that you can enter numbers manually instead of using the number sequence. If there is only one number sequence for a document or card type where the Default Nos. check box is selected and the Manual Nos. check box is not selected, the field is automatically filled with the next number in the series and the No. field is not visible on the document or card. If there is more than one number sequence for a document or card type, and the Default Nos. check box is not selected for the number sequence that is currently assigned, then the No. field is visible, and you can visit the No. Series List page and select the number you want to use. The next number in the series is entered in the No. field. If you have not set up number sequences for a document or card type, or if Manual Nos. is selected for number sequences, then the No. field is visible and you must enter any number manually. You can enter a maximum of 20 characters, both numbers and letters.

• Date Order

  • The Yes option determines whether the system will monitor the time order of document entry with the setting of such a number series. It is mainly used for cash receipts.

• Starting No. and Ending No.

  • is set in a separate table, which can be opened via the Lines button in the table bar or by clicking in the field. The following fields are being set:

    • Starting Date

      • if you require to have a different number series for each period, e.g. by year

    • Starting No. and Ending No.

      • is entered according to your own requirement for the appearance or logic of the number

    • Last Date Used and Last No. Used

      • fills the system automatically

    • Warning No.

      • You can set a number at which the system will warn you that the number series is coming to an end and you must make adjustments to the number series settings

    • Increment-by No.

      • is pre-filled with a value of 1, which determines the size of the interval you want to have between each number in the number series

    • Allow Gaps in Nose

      • Specifies that a number assigned from a number sequence can be deleted later. This is useful for records, such as item cards and inventory documents, which, unlike financial transactions, can be deleted and cause gaps in the number sequence. This setting also means that new numbers will be generated and assigned in a faster and non-blocked manner. Note: If an error occurs with a new record that is assigned a number from such a number sequence after it is completed, the number will be lost, causing a gap in the sequence. This permission is not recommended for OCs.

Number Series Relation

This table is used when you want to use more than one number series for the same table, document type, or journal.

The table is available from No. Series -> Related -> Series -> Relationships.

...

Example: For a number series that is set as default in the setup table (e.g. Fixed Asset Setup), use the New button to select the No. Series Code that you want to have as a selection option when creating a FA card.

...

Result: when creating a new FA card, you can select a number series from the interrelated number series

...