Je vytvořená dávková úloha Revize údajů na kartě DM (The Revision Of Data The FA Card – (4046912) , která řeší účtování Zbytkové hodnoty (Salvage Value) podle hodnoty pole Zůstatková hodnota kalkulační (Residual Value Calculated) ze Smlouvy o financování (Financing Contract) a také zaúčtování její změny v průběhu života smlouvy o financování. Dále tato úloha řeší zapisování změny doby odepisování (POH) podle doby financování aktuálně související smlouvy o financování. Jde tedy o změny, které souvisí s výpočtem účetních odpisů ke kartě majetku.
V dialogovém okně úlohy je přidán přepínač typu boolean Účtovat (Post) pro přímé účtování. Po přepnutí na Ano, úloha zkontroluje v Nastavení DM (Fixed Asset Setup), zda je povoleno Účtovat zbytkovou hodnotu (Post Residual Value) a v případě, že podmínce vyhoví, navržené řádky pro účtování Zbytkové hodnoty (Salvage Value) přímo zaúčtuje.
Úloha pracuje se smlouvami, které jsou ve stavu Aktivní (Active), Ukončovaná (Closed) nebo Vypořádávaná (Settled).
Úloha nepracuje s kartami majetku, které jsou:
STOCK = Ano
Uzavřeno (Blocked) = Ano
Zařazeno (Acquired) = Ne
Ve výchozí knize odpisů (účetní) v poli Vyřazeno (Disposed Of) = Ano.
Úloha se dělí na tři oblasti zpracování karet majetků ke smlouvám / předmětům financování:
Účtování první Zbytkové hodnoty (Salvage Value)
Jestliže je povoleno účtovat Zbytkovou hodnotu (Salvage Value) v Nastavení DM (Fixed Asset Setup) v poli Účtovat zbytkovou hodnotu (Post Residual Value), provede úloha nejdříve kontrolu, zda je pole Prodloužení smlouvy (Contract Extension) = Ne. Následně si zkontroluje, zda existuje položka DM (FA Ledger Entries) s Typem účtování DM (FA Postin Type) = Zbytková hodnota (Salvage Value) pro účetní knihu odpisů k dané kartě majetku.
Jestliže nenajde žádnou takovou položku a smlouva není automaticky prodloužena (tj. není to smlouva v Informal), navrhne úloha řádek pro zaúčtování první Zbytkové hodnoty (Salvage Value) v Deníku dlouhodobého majetku (Fixed Asset Journal) se stejnou částkou jaká je v poli Zůstatková hodnota kalkulační (Residual Value Calculated) ze Smlouvy o financování (Financing Contract).
Účtování změny Zbytkové hodnoty (Salvage Value) a zapisování změny doby odepisování (POH)
Úloha si pro kontrolu změn POH a RV nasadí filtr, u aktivních (účetně nevyřazených a neblokovaných) karet majetku, které mají hodnotu v poli STOCK = Ne. Úloha při nalezení neshody u POH zapíše aktuální údaje ze smlouvy na kartu majetku. Dále bude úloha při nalezení rozdílu mezi RV na kartě majetku a RV na Smlouvě o financování vypočítávat rozdíl a pro ten navrhovat řádky k účtování změny RV v deníku dlouhodobého majetku. Jestliže datum účtování spadne do uzavřeného účetního období, posune se datum na první den otevřeného účetního období.
Případy, kdy dochází ke změnám:
Změna doby odepisování (POH):
při řádném prodloužení nebo zkrácení doby financování, kdy úloha kontroluje shodu mezi datumem Poslední datum odpisování (Depreciation Ending Date) na kartě majetku a datumem Smluvní datum ukončení (Contractual End Date) na kartě Smlouvy o financování (Financing Contract Card) za podmínky, že hodnota v poli Prodloužení smlouvy = Ne (Contract Extension = No) na kartě Smlouvy o financování (Financing Contract Card)
při automatickém prodlužování smlouvy (na měsíční bázi při účtování splátkového kalendáře, tzv. Informal), kdy úloha kontroluje shodu mezi datumem Poslední datum odpisování (Depreciation Ending Date) na kartě majetku a datumem Datum předp. ukonč. po prodloužení (Expec. Termin. Date After Extension) na kartě Smlouvy o financování (Financing Contract Card) za podmínky, že hodnota v poli Prodloužení smlouvy = Ano (Contract Extension = Yes) na kartě Smlouvy o financování (Financing Contract Card)
Změna Zbytkové hodnoty (RV) – při řádném prodloužení nebo zkrácení doby financování a při změně nájezdu.
Výsledkem, po spuštění úlohy Revize údajů na kartě DM (Revision Of Data The FA Card) je:
...
přepsané / aktualizované údaje o době odepisování na kartě majetku
...
batch job is created, which deals with posting the Salvage Value according to the value of the Residual Value Calculated field from the Financing Contract and also posting its change during the life of the Financing Contract. Furthermore, this task solves the recording of the change in the depreciation period (WMP) according to the financing period of the currently related financing contract. These are changes that are related to the calculation of accounting depreciation for the asset card.
The Tasks dialog box is added switch boolean Post for direct billing. After switching to Yes, the job checks in Fixed Asset Setup (FA) to see if Post Residual Value is enabled and, if the condition is met, posts the suggested lines for posting Salvage Value directly.
The task works with contracts that are in the Active, Closed, or Settled status.
The task does not work with asset cards that are:
STOCK = Yes
Blocked = Yes
Acquired= No
In the default depreciation book (accounting), in the Disposed Of field = Yes.
The task is divided into three areas Processing of Asset Cards for Contracts / Financed Objects:
Posting the First Salvage Value
If it is enabled to post Salvage Value in the Post Residual Value field in Fixed Asset Setup, the task first checks whether the Contract Extension field = No. Subsequently, he checks whether there is a FA Ledger Entries with FA Postin Type = Salvage Value for the depreciation book for the given asset card.
If no such item is found and the contract is not automatically extended (i.e., it is not a contract in Informal), the job suggests a line to post the first Salvage Value in the Fixed Asset Journal with the same amount as in the Residual Value Calculated field of the Financing Contract.
Posting the Change in Salvage Value and Recording the Change in Depreciation Period (POH)
To check for changes in POH and RV, the task sets a filter for active (not accounted for and not blocked) asset cards that have a value in the field STOCK = No. When a non-conformance is found at the WMP, the task enters the current data from the contract on the asset card. In addition, the task of finding the difference between the RV on the asset card and the RV on the Financing Contract will calculate the difference and suggest lines for posting the change in the RV in the fixed asset journal. If the posting date falls within a closed accounting period, the date is shifted to the first day of the open accounting period.
Cases where changes occur:
Change in Depreciation Period (POH):
when the financing period is properly extended or shortened, when the job checks for consistency between the Depreciation Ending Date on the asset card and the Contractual End Date on the Financing Contract Card tab, provided that the value in the Contract Extension = No field on the Financing Contract Card
during automatic contract extension (on a monthly basis when posting a payment calendar, the so-called Informal), when the task checks the correspondence between the Depreciation Ending Date on the asset card and the Prep. Terminate after extension (Expec. Term. Date After Extension) on the Financing Contract Card tab, provided that the value in the Contract Extension = Yes field on the Financing Contract Card
Change of Residual Value (RV) – in case of proper extension or shortening of the financing period and in case of change in mileage.
The result, after running the Revision Of Data The FA Card task, is:
Overwritten/updated depreciation period data on the asset card
A suggested line in the fixed asset journal to post the Salvage Value difference to the asset card. If direct posting was selected in the Task dialog box before the task was run, the proposed line will also be posted. A detailed description of the task process is described in https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/32440526#Proces-zpracov%C3%A1n%C3%AD-%C3%BAlohy
Úlohu lze nalézt a spustit z těchto míst:
...
The task can be found and run from the following locations:
in the Fixed Asset overview is located in the Process -> Revision Of Data On The FA Card nebo v nabídce Actions, ve které lze úlohy uživatelsky přeskládat pomocí funkce Personalize
vyhledat pomocí systémové lupy.
Závislosti a předpoklady
Správné zpracování úlohy je závislé na nastavení polí v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup):
Účtovat zbytkovou hodnotu (Post Residual Value) = Ano
Zbytková hodnota majetku – šablona (Residual Value FA – Template)
Zbytková hodnota majetku – list (menu or in the Actions menu, where tasks can be rearranged by the user using the Personalize function
Search using the system magnifier.
Dependencies and assumptions
Correct processing of the job depends on the field settings in the Fixed Asset Setup (FA) table:
Post Residual Value = Yes
Residual Value FA – Template
Residual Value FA – Batch)
Revize majetku – šablona (FA Revision – Template)Revize
majetku – list (FA Revision – Batch).
Velmi důležitý předpoklad: změny na smlouvě nejsou starší než 60 dní (v úloze je natvrdo nastaveno omezení).
Ve splátkovém kalendáři se změna RV projeví v první nezaúčtované splátce. Předpoklad shodného projevení změny RV v kartě majetku tedy je, že jsou splátky i odpisy účtovány pravidelně.
Proces zpracování úlohy
Po vyvolání úlohy se nejdříve zobrazí dialogové okno úlohy. V dialogovém okně může uživatel zvolit přímé účtování (Post). Dále lze zadat filtry na údaje z Hlavičky smlouvy (např. číslo smlouvy, číslo zákazníka, datum podpisu smlouvy apod.). S nastavenými podmínkami a filtry bude úloha pracovat po jejím samotném spuštění tlačítkem OK.
Po spuštění úlohy tlačítkem OK se spustí proces zpracování úlohy:
V Nastavení DM (Fixed Asset Setup) zkontroluje, zda jsou nastaveny pole uvedené níže. Jestliže nejsou nastaveny (pole je prázdné), ukončí se zpracování úlohy s chybovým oznámením
...
A very important prerequisite: changes to the contract are not older than 60 days (there is a hard-coded restriction in the task).
In the payment calendar, the change of RV will be reflected in the first unposted payment. Therefore, the assumption that the change in RV will be reflected in the asset card is that payments and depreciation are accounted for regularly.
Job Processing Process
When a task is invoked, the task dialog box is displayed first. In the dialog box, the user can select Post. It is also possible to enter filters for data from the Contract Header (e.g. contract number, customer number, contract signing date, etc.). The task will work with the set conditions and filters after it is started by clicking on the OK button.
After starting the task with the OK button, the process of processing the task starts:
In Fixed Asset Setup (FA) Setup, check if the fields listed below are set. If they are not set (field is empty), the job is terminated with an error message
The default depreciation book (Default Depr. Book)
Revize majetku – šablona / list (FA Revision – Template / Batch)Zbytková hodnota majetku –
šablona / list (Residual Value FA – Template / Batch)Ukázka chybového hlášení
Example of an error message:
Zkontroluje, zda deníky, nastavené v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup) v poli Revize majetku – list (FA Revision – Batch) a poli Zbytková hodnota majetku – list (Residual Value FA – Batch), jsou prázdné. Jestliže podmínce nevyhoví, ukončí zpracování úlohy s chybovým oznámením. Jestliže podmínce vyhoví, pokračuje ve zpracování
Nasadí filtry na smlouvy takto:
Typ produktu financování (Financing Contract Type) = Operativní leasing (Operative Leasing) a zároveň pole Financování se službami (Contract with Services) = Ano (Yes)
Stav smlouvy (Status) = Aktivní (Active), Ukončovaná (Closed) nebo Vypořádávaná (Settled)
Změnová kopie (Change Copy) = No
Varianta kalkulace (Calculation Variant) = No
Změny na smlouvě ne starší 60 dní od data spuštění úlohy
Pokud je stav smlouvy jiný než Aktivní (Active) tak posuzuje Datum ukončení (Termination Date)
Pokud Datum ukončení (Temination Date) je prázdné, ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy
Pokud mezi datem spuštění úlohy a Datumem ukončení (Termination Date) je více jak 40 dní tak ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy
Zkontroluje, zda je Kód původu (Source Code) musí být nastavený v poli Úlohy DM (FA Jobs) v tabulce Nastavení kódů původu (Source Code Setup). Jestliže není kód nastavený, tak zapíše chybu do Log DM (Fixed Assets Error Log) s textem „Pole Úlohy DM musí mít hodnotu (Nesmí být nula nebo prázdné) v tabulce Nastavení kódů původu: Primární klíč=.“ (FA Jobs must have a value Checks if the journals that are set in the FA Revision – Batch field and the FA Revision – Batch field in the FA Fixed Asset Setup table and the FA Batch residual value field are empty. If the condition is not met, it terminates the processing of the job with an error message. If the condition is met, the processing continues
It applies filters to contracts as follows:
Financing Contract Type = Operative Leasing and Contract with Services = Yes
Contract Status = Active, Closed or Settled
Change Copy = No
Calculation Variant = No
Contract changes not older than 60 days from the start date of the task
If the contract status is other than Active, it assesses the Termination Date
If the Temination Date is empty, it stops processing the contract and moves on to processing the next contract
If there are more than 40 days between the Task Execution Date and the Termination Date, it will stop processing the contract and move on to processing the next contract
Checks if the Source Code must be set in the FA Jobs field in the Source Code Setup table. If the code is not set, it writes an error to the Fixed Assets Log (Fixed Assets Error Log) with the text "The FA Jobs field must have a value of (Must not be zero or empty) in the Source Code Setup: Primary Key= table." (FA Jobs must have a value in Source Code Setup: Primary Key=. It cannot be zero or empty.). Ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy.Podívá se na kartu předmětu ke smlouvě (Financed Object Card) a najde si Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.). V případě prázdné hodnoty v poli Číslo dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.) zapíše do Log DM (Fixed Assets Error Log) oznámení “ Pole Číslo dlouhodobého majetku musí mít hodnotu (Nesmí být nula nebo prázdné) v tabulce Předmět financování: Číslo=xxxxxx.” Stops processing the contract and moves on to processing the next contract.
He looks at the Financed Object Card and looks up the Fixed Asset No. If there is a blank value in the Fixed Asset No. field, writes to the Fixed Assets Log (Fixed Assets Error Log) Notification "The Fixed Asset No. field must have a value (Must not be zero or empty) in the Financed Object table: Number=xxxxxx." (Fixed Asset No. must have a value in Financed Object: No.=xxxxxx. It cannot be zero or empty.) a pokračuje ve zpracování další smlouvy.
Na dohledané kartě majetku zkontroluje, zda je v poli STOCK = ANO, nebo v poli Blocked = ANO. V případě shody ukončí proces a pokračuje ve zpracování další smlouvy. Jestliže je v poli STOCK = Ne a v poli Blocked = Ne tak pokračuje úloha ve zpracování podle dalších kroků.
Ve výchozí (účetní) knize odpisů zkontroluje Datum zařazení (Acquisition Date). Pokud datum prázdné, tak ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy
Jestliže bylo použito přímého účtování volbou z dialogového okna úlohy, podívá se úloha do nastavení výchozí (účetní) knihy odpisů (Default Depr. Book), za je zapnuta kontrola v poli „Všechno zařazení musí být ve stejném roce = Ano“ (and continues to process another contract.
On the found asset card, he checks whether it is in the STOCK = YES field or in the Blocked = YES field. In the event of a match, they terminate the process and proceed to process the next contract. If STOCK = No in the field and Blocked = No in the field, the job continues to be processed according to the next steps.
Checks the Acquisition Date in the default (accounting) book of depreciation. If the date is empty, it stops processing the contract and moves on to processing the next contract
If direct posting was used by selecting from the Task dialog box, the task looks at the Default Depr. Book), after the check in the "All Acquisition in same Year = Yes). Jestliže podmínce vyhoví tak kontrolu pole nastaví na Ne a po zaúčtování, na konci zpracování úlohy, jej znovu nastaví na Ano. Jestliže podmínce nevyhoví, neudělá nic
Zpracování RV, tj. Zbytkové hodnoty (Salvage Value)
Zpracování Zbytkové hodnoty (Salvage Value) se provádí tehdy, pokud:
je v Nastavení DM (Fixed Asset Setup) nastaveno pole Účtovat zbytkovou hodnotu (Post Residual Value) na Ano (Yes)
smlouva není automaticky prodloužena (není Informal), tj. na smlouvě v poli Prodloužení smlouvy (Contract Extension) = Ne (No).
První RV, Zbytková hodnota (Salvage Value)
Pokud k dohledané kartě majetku neexistuje položka typu Zbytková hodnota (Salvage Value) a Odpis (Depreciation) zjistí si hodnotu RV, tj. Zbytkovou hodnotu (Salvage Value) na předmětu financování ke smlouvě, v poli pro OC se sleduje rozdíl v poli Zůstatková hodnota kalkulační (Residual Value Calculated) ze Smlouvy o financování (Financing Contract).
Založí záznam do Deníku dlouhodobého majetku (Fixed Asset Journal). Plnění deníku:
použije šablonu deníku nastavenou v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup), v poli Zbytková hodnota majetku – šablona (Residual Value FA – Template)
použije list deníku nastavený v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup), v poli Zbytková hodnota majetku – list (Residual Value FA – Batch)
Zúčtovací datum DM (FA Posting Date) si úloha zadá stejné datum jako je ve výchozí (účetní) knize odpisů v poli Počáteční datum odpisování (Depreciation Starting Date)
Číslo dokladu (Document No.) použije dle nastavení použitého listu deníku DM
Kód knihy odpisů (Depreciation Book Code) převezme nastavenou hodnotu z tabulky Nastavení DM (Fixed Asset Setup), pole Výchozí kniha odpisů (Default Depr. Book)
Číslo DM (FA No.) vyplní číslem karty majetku, pro který identifikovala změnu RV
Typ účtování DM (FA Posting Type) zadá hodnotu option = Zbytková hodnota (Salvage Value)
Popis (Description) zadá „Zbytková hodnota plus číslo smlouvy“
Částku (Amount) naplní zjištěnou RV, tj. Zbytkovou hodnotou (Salvage Value), z předmětu financování ke smlouvě s tím, že otočí znaménko na mínus
Kód původu (Source Code) naplní hodnotou nastavenou v poli Úlohy DM (FA Jobs) v tabulce Nastavení kódů původu (Source Code Setup)
Dimenze naplní z karty majetku
Pokud bylo zadáno v dialogovém okně úlohy přímé účtování, tak se navržený řádek zaúčtuje. Pokud přímé účtování nebylo zadáno, tak se řádky navrhnou do deníku a zaúčtování se musí provést uživatelsky. Pak úloha přejde na zpracování další smlouvy.
Změna RV, Zbytkové hodnoty (Salvage Value)
Pokud k dohledané kartě majetku existuje položka typu Zbytková hodnota (Salvage Value) a Odpis (Depreciation), podívá se úloha na hodnotou v poli Zůstatková hodnota kalkulační na Smlouvě o financování, ve Výchozí (účetní) knize odpisů (Default Depr. Book) dohledané karty majetku se podívá na aktuální Účetní hodnotu (Book Value) a na celkovou Zbytkovou hodnotu (Salvage Value).
Porovná dohledanou RV ze smlouvy o financování a aktuální Účetního hodnotu (Book Value) ve Výchozí (účetní) knize odpisů (Default Depr. Book).
Při nalezení nenulového rozdílu si úloha definuje větev Kladného či Záporného rozdílu a vypočítá rozdíl RV, tj. vypočte si rozdíl mezi dohledanou RV ze smlouvy o financování a celkovou Zbytkovou hodnotou (Salvage Value) na kartě majetku.
Definici větví provede tak, že se podívá na aktuální Účetního hodnotu (Book Value) na dohledané kartě majetku a zkontroluje, zda nová Zbytková hodnota (Salvage Value) z karty předmětu je vyšší než aktuální Účetní hodnota (Book Value) na kartě majetku:
když je vyšší, definuje KLADNOU větev. Vypočte rozdíl mezi aktuální Účetní hodnotou (Book Value) a novou Zbytkovou hodnotou (Salvage Value). Pak navrhne do Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journal) řádky:
pro dorovnání Účetní hodnoty (Book Value) formou snížení odpisů. Plnění řádků deníku je popsáno v procesu níže
pro vypočtený rozdíl RV formou doúčtování Zbytkové hodnoty (Salvage Value). Plnění řádků deníku je popsáno v procesu níže
když není vyšší, definuje ZÁPORNOU větev. Pak navrhne vypočtený rozdíl RV, tj. Zbytkové hodnoty (Salvage Value), do Deníku dlouhodobého majetku (Fixed Asset Journal). Plnění řádků deníku je popsáno v procesu níže.
Plnění polí řádků Finančního deníku DM (Fixed Asset G/L Journal) pro definovaný KLADNÝ rozdíl RV:
První řádek
Kód knihy odpisů (Depreciation Book Code) převezme nastavenou hodnotu z tabulky Nastavení DM (Fixed Asset Setup), pole Výchozí kniha odpisů (Default Depr. Book)
použije šablonu deníku dle nastavení v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup) z pole Revize majetku – šablona (FA Revision – Template)
použije list deníku dle nastavení v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup) z pole Revize majetku – list (FA Revision – Batch)
Zúčtovací datum (Posting Date) si úloha zjistí tak, že si najde první neúčtovaný řádek splátkového kalendáře ke smlouvě. Pokud takový existuje tak z dohledaného řádku si vezme Datum od (Date From) plus jeden den. Pokud takový řádek neexistuje, tak si najde poslední zaúčtovaný řádek splátkového kalendáře ke smlouvě a jako datum si vezme Do datumu (Date To). Jestliže vypočtené datum spadne do uzavřeného účetního období, posune datum na první den otevřeného účetního období.
Číslo dokladu (Document No.) použije dle nastavení použitého listu deníku
Typ účtu (Account Type) zadá hodnotu option Dlouhodobý majetek (Fixed Asset)
Číslo účtu (Account No.) vyplní číslem zpracovávané karty majetku
Typ účtování DM (FA Posting Type) zadá hodnotu option Odpisy (Depreciation)
Popis (Description) zadá Opravný odpis +číslo účtu (Corrective depreciation +account number)
Částku (Amount) naplní vypočteným rozdílem Účetní hodnoty (Book Value) a nové RV
Oprava (Corection) = Ano (Yes)
Počet dní odpisu (No. of Depreciation Days) nechá prázdné
Kód původu (Source Code) naplní hodnotou nastavenou v poli Úlohy DM (FA Jobs) v tabulce Nastavení kódů původu (Source Code Setup)
Dimenze naplní z karty majetku
Druhý řádek
naplní pomocí funkce “Vložit protiúčet DM” (Insert FA Bal. Account)
Třetí řádek
Kód knihy odpisů (Depreciation Book Code) převezme nastavenou hodnotu z tabulky Nastavení DM (Fixed Asset Setup), pole Výchozí kniha odpisů (Default Depr. Book)
použije šablonu deníku nastavenou v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup) v poli Revize majetku – šablona (FA Revision – Template)
použít list deníku nastavenou v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup) v poli Revize majetku – list (FA Revision – Batch)
Zúčtovací datum (Posting Date) si úloha zjistí tak, že si najde první neúčtovaný řádek splátkového kalendáře ke smlouvě. Pokud takový existuje tak z dohledaného řádku si vezme Datum od (Date From) plus jeden den. Pokud takový řádek neexistuje, tak si najde poslední zaúčtovaný řádek splátkového kalendáře ke smlouvě a jako datum si vezme Do datumu (Date To). Jestliže vypočtené datum spadne do uzavřeného účetního období, posune datum na první den otevřeného účetního období.
Číslo dokladu (Document No.) použije dle nastavení použitého listu deníku
Typ účtu (Account Type) zadá hodnotu option Dlouhodobý majetek (Fixed Asset)
Číslo účtu (Account No.) vyplní číslem zpracovávané karty majetku
Typ účtování DM (FA Posting Type) zadá hodnotu option Zařazení (Acquisition Cost)
Popis (Description) zadá Zvýšení RV + číslo účtu (Increase RV + account number)
Částka (Amount) nechá prázdné
Zbytková hodnota (Salvage Value) – naplní vypočteným rozdílem RV s opačným znaménkem
Kód původu (Source Code) naplní hodnotou nastavenou v poli Úlohy DM (FA Jobs) v tabulce Nastavení kódů původu (Source Code Setup)
Dimenze naplní z karty majetku
Pokud bylo zadáno v dialogovém okně úlohy přímé účtování, tak navržené řádky zaúčtuje. Pokud přímé účtování nebylo zadáno, tak se řádky navrhnou do deníku a zaúčtování se musí provést uživatelsky. Pak úloha přejde na zpracování další smlouvy.
Plnění polí řádků finančního Deníku dlouhodobého majetku (Fixed Asset Journal) pro definovaný ZÁPORNÝ rozdíl RV:
použije šablonu deníku nastavenou v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup), v poli Zbytková hodnota majetku – šablona (Residual Value FA – Template)
použije list deníku nastavenou v tabulce Nastavení DM (Fixed Asset Setup), v poli Zbytková hodnota majetku – list (Residual Value FA – Batch)
Zúčtovací datum DM (FA Posting Date) si úloha zadá stejné jako poslední položka DM (FA Ledger Entries) pro dohledanou kartu DM, což by měl být odpis za předchozí období. Pokud nenajde zadá Pracovní datum (Work Date) uživatele. Jestliže vypočtené datum spadne do uzavřeného účetního období DM, posune datum na první den otevřeného období DM
Číslo dokladu (Document No.) použije dle nastavení použitého listu deníku DM
Kód knihy odpisů (Depreciation Book Code) převezme nastavenou hodnotu z tabulky Nastavení DM (Fixed Asset Setup), pole Výchozí kniha odpisů (Default Depr. Book)
Číslo DM (FA No.) vyplní číslem karty majetku, pro který identifikovala změnu RV
Typ účtování DM (FA Posting Type) zadá hodnotu option = Zbytková hodnota (Salvage Value)
Částku (Amount) naplní vypočteným rozdílem RV, tj. rozdíl Zbytkové hodnoty (Salvage Value), s mínusovým znaménkem
Kód původu (Source Code) naplní hodnotou nastavenou v poli Úlohy DM (FA Jobs) v tabulce Nastavení kódů původu (Source Code Setup)
Dimenze naplní z karty majetku
Pokud bylo zadáno v dialogovém okně úlohy přímé účtování, tak se navržený řádek zaúčtuje. Pokud přímé účtování nebylo zadáno, tak řádek navrhne do deníku a zaúčtování se musí provést uživatelsky. Pak úloha přejde na zpracování další smlouvy.
Revize datumů (POH) - změna doby odpisování
Zafixuje si Výchozí (účetní) knihu odpisů DM (Default Depr. Book) na dohledané kartě majetku ke smlouvě.
Ve smlouvě se podívá se na hodnotu v poli Prodloužení smlouvy (Contract Extension) a v případě kdy se hodnota =:
Ne (No) – porovná datum Smluvní datum ukončení (Contractual End Date) na smlouvě s datumem Poslední datum odpisování (Depreciation Ending Date) ve výchozí (účetní) knize odpisů na dohledané Kartě majetku (Fixed Asset Card). V případě neshody přepíše datum v kartě majetku datumem ze smlouvy a provede validaci pole Počet měsíců odepisování (No. of Depreciation Months)
Ano (Yes) – porovná datum Datum předp. ukonč. po prodloužení (Expec. Termin. Date After Extension) na smlouvě s datumem Poslední datum odpisování (Depreciation Ending Date) ve výchozí (účetní) knize odpisů (Default Depr. Book) na dohledané Kartě majetku (Fixed Asset Card). V případě neshody přepíše datum v kartě majetku datumem ze smlouvy a provede validaci pole Počet měsíců odepisování (No. of Depreciation Months).
Pak úloha přejde na zpracování další smlouvy.
Jestliže bylo použito přímého účtování volbou z dialogového okna úlohy, podívá se úloha do nastavení výchozí (účetní) knihy odpisů (Default Depr. Book), za je zapnuta kontrola v poli „Všechno zařazení musí být ve stejném roce = Ano“ (All Acquisition in same Year = Yes). Jestliže podmínce vyhoví tak kontrolu pole nastaví na Ne a po zaúčtování, na konci zpracování úlohy, jej znovu nastaví na Ano. Jestliže podmínce nevyhoví, neudělá nic
Po zpracování všech smluv, jestliže bylo použito přímé účtování v dialogovém okně úlohy a úloha vypnula příznak v poli „Všechno zařazení musí být ve stejném roce = Ano“ (All Acquisition in same Year = Yes) v nastavení Výchozí (účetní) knihy odpisů (Default Depr. Book), tak příznak znovu zapne.
Po zpracování všech smluv se objeví oznámení o ukončení zpracování a počet zpracovaných smluv.
Do logu dávkových úloh se zapíše délka trvání zpracování úlohy (API Batch Job Log). Tento log není uživatelsky přístupný.
Spuštění úlohy v plánovači úloh
Úlohu č. 4046912 je možné spustit v rámci plánovače úloh tak, že se po spuštění úlohy zobrazí možnost odeslat do plánovače, následně se otevře dialogové okno s možnostmi nastavení plánovače.
Plánovač úlohy je upravený tak, že si přepne boolean Účtovat (Post) na Ano.
Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat:
Položky fronty úloh (Job Queue Entries), zda nebyla úloha ukončeny chybovým hlášením. Po vyřešení / odstranění zapsané chyby lze úlohu spustit znovu pomocí tlačítka Restart
Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně" field is turned on. If the condition is met, the check is set to No and after posting, at the end of the job processing, it is set again to Yes. If he does not comply with the condition, he will do nothing
Processing of RV, i.e. Residual Values (Salvage Value)
Residual Value processing (Salvage Value) is carried out if:
the Post Residual Value field is set to Yes in Fixed Asset Setup
the contract is not automatically extended (not Informal), i.e. in the field Contract Extension = No on the contract.
First RV, Salvage Value
If the property card is traced, there is no items of the Residual Value (Salvage Value) and Depreciation (Depreciation) types find out the RV value, i.e. The Residual Value (Salvage Value) on the Financing Object to the Contract, the OC field tracks the difference in the Residual Value Calculated field from the Financing Contract.
Creates an entry in the Fixed Asset Journal. Filling the diary:
uses the journal template set in the Fixed Asset Setup table, in the Residual Value FA – Template field
uses the journal batch set in the Fixed Asset Setup (FA) table, in the Residual Value FA – Batch field
FA Posting Date (FA Posting Date) is entered by the job on the same date as it is in the Depreciation Starting Date field in the Depreciation Starting Date field on the default (accounting) book
The Document No. is used according to the settings of the FA Journal batch that is used
The Depreciation Book Code takes the set value from the Fixed Asset Setup table, the Default Depr. Book)
The FA No. is filled in with the number of the asset card for which the RV has identified the change
FA Posting Type enters option = Salvage Value
Description enters "Residual Value plus Contract No."
The amount will be filled by the determined RV, i.e. Salvage Value, from the financed object to the contract, turning the sign to a minus
Populates the Source Code with the value set in the FA Jobs field in the Source Code Setup table
Dimension populates from the asset card
If a direct posting was specified in the Jobs dialog box, the proposed line is posted. If direct posting has not been entered, the lines are suggested to the journal and the posting must be done by the user. Then the task moves on to processing the next contract.
Change of RV, Residual Value (Salvage Value)
If the property card is traced, exists items of the Salvage Value and Depreciation types, the task looks at the value in the Calculation Residual Value field on the Financing Contract, in the Default Depr. Book) of the traced asset card looks at the current Book Value and the total Salvage Value.
Compares the RV from the financing contract and the current Book Value in the Default Depr. Book).
If a non-zero difference is found, the task defines a branch of Positive or Negative difference and calculates the RV difference, i.e. calculates the difference between the found RV from the financing contract and the total Salvage Value on the asset card.
To define branches, look at the current Book Value on the asset card and check if the new Salvage Value from the object card is higher than the current Book Value on the asset card:
when it is higher, it defines POSITIVE branch. Calculates the difference between the current Book Value and the new Salvage Value. He then suggests the following lines in the Fixed Asset G/L Journal:
to top up the Book Value in the form of depreciation reductions. Filling the journal lines is described in the process below
for the calculated RV difference in the form of additional accounting of the Residual Value (Salvage Value). Filling the journal lines is described in the process below
when it is not higher, it defines NEGATIVE branch. It then suggests the calculated difference RV, i.e. Salvage Value, to the Fixed Asset Journal. Filling journal lines is described in the process below.
Fill in the fields of Fixed Asset G/L Journal (G/L Journal) lines for the defined POSITIVE RV Difference:
First Line
The Depreciation Book Code takes the set value from the Fixed Asset Setup table, the Default Depr. Book)
uses the journal template according to the settings in the FA Revision – Template field
uses the journal batch according to the settings in the Fixed Asset Setup table from the FA Revision – Batch field
The Posting Date is determined by the task by finding the first unposted line of the payment calendar for the contract. If there is one, it takes Date From plus one day from the searched line. If there is no such line, he finds the last posted line of the payment calendar for the contract and takes Date To as the date. If the calculated date falls within a closed accounting period, it shifts the date to the first day of the open accounting period.
Document No. is used according to the settings of the journal batch used
The Account Type enters the value of the Fixed Asset option
The Account No. is filled in by the number of the processed asset card
FA Posting Type enters the value of the Depreciation option
Description enters Corrective depreciation +account number
The amount is filled with the calculated difference between the Book Value and the new RV
Corection = Yes
Leaves No. of Depreciation Days blank
Populates the Source Code with the value set in the FA Jobs field in the Source Code Setup table
Dimension populates from the asset card
Second line
is filled in using the "Insert FA Counter-Account" function (Insert FA Bal. Account)
Third line
The Depreciation Book Code takes the set value from the Fixed Asset Setup table, the Default Depr. Book)
uses the journal template set in the FA Revision – Template field in the FA Revision (Fixed Asset Setup) table
use the journal batch set up in the FA Revision Batch (FA Revision) field
The Posting Date is determined by the task by finding the first unposted line of the payment calendar for the contract. If there is one, it takes Date From plus one day from the searched line. If there is no such line, he finds the last posted line of the payment calendar for the contract and takes Date To as the date. If the calculated date falls within a closed accounting period, it shifts the date to the first day of the open accounting period.
Document No. is used according to the settings of the journal batch used
The Account Type enters the value of the Fixed Asset option
The Account No. is filled in by the number of the processed asset card
FA Posting Type enters the option Acquisition Cost
Description enters Increase RV + account number
Amount (Amount) leaves blank
Residual Value (Salvage Value) – fills with the calculated difference RV with the opposite sign
Populates the Source Code with the value set in the FA Jobs field in the Source Code Setup table
Dimension populates from the asset card
If a direct posting was specified in the Jobs dialog box, the proposed lines are posted. If direct posting has not been entered, the lines are suggested to the journal and the posting must be done by the user. Then the task moves on to processing the next contract.
Populate the fields of the Fixed Asset Journal general journal lines for the defined NEGATIVE RV Difference:
uses the journal template set in the Fixed Asset Setup table, in the Residual Value FA – Template field
uses the journal batch set in the Fixed Asset Setup (FA) table, in the Residual Value FA – Batch field
FA Posting Date (FA Posting Date) is entered by the task the same as the last FA Ledger Entries for the traced FA card, which should be a depreciation for the previous period. If it does not find, it enters the user's Work Date. If the calculated date falls within the closed FA accounting period, it shifts the date to the first day of the open FA period
The Document No. is used according to the settings of the FA Journal batch that is used
The Depreciation Book Code takes the set value from the Fixed Asset Setup table, the Default Depr. Book)
The FA No. is filled in with the number of the asset card for which the RV has identified the change
FA Posting Type enters option = Salvage Value
The amount is filled with the calculated RV difference, i.e. the difference in Salvage Value, with a minus sign
Populates the Source Code with the value set in the FA Jobs field in the Source Code Setup table
Dimension populates from the asset card
If a direct posting was specified in the Jobs dialog box, the proposed line is posted. If direct posting has not been entered, the line is suggested to the journal and the posting must be done by the user. Then the task moves on to processing the next contract.
Date Revision (POH) - Change of Depreciation Period
Fixes the Default Depr. Book) on the property card found for the contract.
In the contract, it looks at the value in the Contract Extension field, and if the value =:
No – compares the Contractual End Date on the contract with the Depreciation Ending Date in the default (accounting) book of depreciation on the searched Fixed Asset Card. In case of mismatch, it overwrites the date on the asset card with the date from the contract and validates the No. of Depreciation Months field
Yes – Compares the date Prep. Date Terminate after extension (Expec. Term. Date After Extension) on a contract with the Depreciation Ending Date in the Default Depr. Book) on the traced Fixed Asset Card. In case of mismatch, it overwrites the date on the asset card with the date from the contract and validates the No. of Depreciation Months field.
Then the task moves on to processing the next contract.
If direct posting was used by selecting from the Task dialog box, the task looks at the Default Depr. Book), after the check in the "All Acquisition in same Year = Yes" field is turned on. If the condition is met, the check is set to No and after posting, at the end of the job processing, it is set again to Yes. If he does not comply with the condition, he will do nothing
After all contracts have been processed, if direct posting was used in the Jobs dialog box and the job has turned off the flag in the "All Acquisition in same Year = Yes" field in the Default Depr. Book), then turn the flag back on.
Once all contracts have been processed, a notification will appear about the end of processing and the number of contracts processed.
The duration of job processing (API Batch Job Log) is recorded in the batch job log. This log is not user-accessible.
To run a task in the Task Scheduler
Task No. 4046912 It is possible to run it within the task scheduler by displaying the Send to scheduler option after the task starts, then opening a dialog box with scheduler settings options.
The job scheduler is modified by toggling the boolean Post to Yes.
After completing a job, it is recommended to always check:
Job Queue Entries to determine whether the job was terminated by an error message. After solving/removing the written error, the task can be started again using the Restart button
Fixed Asset Error Log (fixed asset error log), whether any contract processing has been terminated due to an error found. After the written error report is resolved/deleted, the task can be run repeatedly.