Tato kapitola popisuje proces řádného ukončení smlouvy bez služeb z procesního pohledu tak, jak je potřebné postupovat ve správném pořadí. Tento proces zahrnuje tři hromádné úlohy, resp. související kroky:
Proces č. 1 - jedná sa o zahájení procesu řádného ukončení smlouvy, vétšinou několik týdnů před uplynutím doby fsmlouvy. Zahrnuje změnu detailního stavu smlouvy většinou z Aktivní na Ukončované (nebo obdobní stav), generování infolistu (dopis 1).
Proces č. 2 - hromadná fakturace prodejných cěn, generování faktury případně infolistu (dopis 2).
Prcoes č. 3 - finální krok, záverečná kontrola smlouvy. Generování infolistu, případně jiných dokumentů, změna detailního stavu smlouvy na archivní.
Proces č. 1:
Řádné ukončení smlouvy (změna detailního stavu smlouvy)
Pro hromadnou změnu stavu smlouvy ze stavu Aktivní do stavu Ukončovaná (a jí odpovídající detailní stav) slouží v systému úloha Řádné ukončení smluv.
Úlohu najdete na rolecentru OneCore – Financování v časti Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.
Po spuštění úlohy systém zobrazí dialogové okno.
Záložka Možnosti:
Datum ukončení od (Closing Date From)
Systém automaticky přednastaví na datum prvního dne aktuálního měsíce, ve kterém je úloha spuštěna
Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit
Při spuštění úlohy z plánovače je pole prázdné
Datum ukončení do (Closing Date To)
Systém automaticky přednastaví na datum posledního dne aktuálního měsíce, ve kterém je úloha spuštěna
Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit
Při spuštění úlohy z plánovače systém doplní datum vypočtený jako systémové datum + počet dní z pole Počet dní před rádným ukončením v Nastavení OneCore
Záložka Hlavička smlouvy o financovaní
Obsahuje přednastavená pole pro filtrování:
Číslo (No.)
Číslo zákazníka (Customer No.)
Uživatel může přidat další pole pro filtrování ze všech polí z hlavičky smlouvy.
Po potvrzení OK systém zpracovává smlouvy, kde:
Detailní stav je z filtru detailního stavu smluv zadaného v poli Filtr detailních stavů pro zpracování řádně ukončovaných smluv v tabulce Nastavení OneCore
Datum předpokládaného ukončení je z intervalu zadaného v dialogovém okně v polích Datum ukončení od a Datum ukončení do
Rozdíl mezi předpokládaným datem ukončení a datem spuštění úlohy ≤ Počet dní před řádným ukončením v Nastavení OneCore
Nejsou změnové kopie nebo se nejedná o variantu smlouvy
Na takto vyfiltrovaných smlouvách systém:
V případě, že v Nastavení OneCore je hodnota pole Kontrolovat zaúčtování všech splátek = Ano, kontroluje že jsou zaúčtovány všechny řádky splátkového kalendáře (řádné splátky, splátky časového rozlišení) s výjimkou řádku s prodejní cenou
Kontroluje, že ke smlouvě neexistuje žádná nezaúčtovaná individuální faktura.
Na všech smlouvách, které splňují výše uvedené podmínky systém:
Změní detailní stav smlouvy na detailní stav nastavený v poli Detailní stav řádně ukončované smlouvy v Nastavení OneCore – záložka Ukončení a odpovídající stav smlouvy
Výsledek změny zapíše do Logu řádného ukončení (úspěch i neúspěch)
Na smlouvách, které vyhovovali všem podmínkám a došlo k změně detailního stavu smlouvy systém označí pole Tisková fronta 1 = Ano (technické pole, uživatelsky neviditelné)
Naplní Tiskovou frontu smluv řádného ukončení – List 1 smlouvami, na kterých došlo ke změně stavu a detailního stavu smlouvy (příznak Tisková fronta 1 = Ano a Vytištěno = Ne)
Po ukončení úlohy uživateli zobrazí hlášku Hotovo.
Log řádného ukončení smluv
Výsledek úlohy Řádné ukončení smluv je zaznamenán v tabulce Log řádného ukončení, kde systém zaznamenává úspěchy (proběhl detailní stav smlouvy) a chyby.
Log najdete na rolecentru OneCore – Financování v časti Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.
Pole:
Číslo smlouvy o financovaní (Financing Contract No.)
Doplní systém číslo smlouvy o financovaní
Needitovatelné pole
ID Uživatele (User ID)
Doplní systém ID Uživatele, který spustil úlohu, resp. ID pod kterým je spuštěna úloha z plánovače
Needitovatelné pole
Datum a čas změny (Change Date and Time)
Doplní systém Datum a čas zápisu záznamu do logu
Needitovatelné pole
Výsledek (Result)
Doplní systém z možností:
Úspěch
V případě, že změna detailního stavu proběhne bez chyb
Chyba
V případě, že změna detailního stavu proběhne s chybou
Needitovatelné pole
Popis chyby (Error Detail)
Doplní systém v případě, že Výsledek = Chyba.
V poli je zobrazený detail chyby, která zabránila změně detailního stavu smlouvy. Např. Na smlouvě jsou nezaúčtované řádky (Splátka), Existuje minimálně 1 nezaúčtovaná individuální faktura atd.)
Needitovatelné pole
Smlouvy, které skončily chybou, systém ponechá beze změny. Po odstranění chyby uživatelem bude systém smlouvu zpracovávat při nejbližším spuštění úlohy Řádné ukončení smluv (při ručním spuštění bude smlouva zpracována pouze v případě, že bude vyhovovat zadanému filtru Datumů, při spuštění z plánovače úloh padne do zpracování automaticky).
Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 1
Po dokončení úlohy Řádné ukončení smluv systém smlouvy, na kterých proběhla změna stavu a detailního stavu smlouvy, zobrazí v tabulce Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 1
Přehled najdete pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.
Tiskovou frontu lze zobrazit také z role centra OneCore - Financování přes tlačítko Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 1“
Tisk dokumentů z fronty je možný jednotlivě za smlouvu nebo hromadně za vybrané smlouvy.
Označením smlouvy a potvrzením tlačítka Tisk v páse karet uživatel spustí tisk dokumentů, které jsou definovány v tabulce Definice tisku řádně ukončovaných smluv pro fázi tisku Dopis 1.
Pro hromadný tisk uživatel označí vybrané smlouvy a potvrdí tlačítko Tisk. Systém nadefinované dokumenty vygeneruje postupně za každou smlouvu ve formátu PDF pod názvem definovaným v Definici tisku řádně ukončovaných smluv v poli Maska názvu souboru do ZIP souboru, který uživatel najde v stažených dokumentech.
Po rozbalení souboru a označení všech dokumentů je možné dokumenty hromadně vytisknout.
Pozn.: Pro možnost hromadného tisku je potřeba mít jako předvolenou aplikaci pro čtení PDF souborů aplikaci Adobe Reader.
Po dokončení tisku systém smlouvu/y z tiskové fronty vyřadí.
Pro opětovný tisk dokumentů uživatel využije standardní funci pro tisk dokumentů ze smlouvy o financování (z karty nebo z přehledu smluv).
Proces č.2:
Účtování prodejních cen (pro finanční leasing)
Zaúčtování faktur na prodejní cenu probíhá automaticky v systému po dokončení úlohy Účtování prodejní ceny.
Úlohu najdete v rolecentrum OneCore – Financování v části Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.
Po spuštění úlohy systém zobrazí dialogové okno.
Záložka Možnosti:
Datum ukončení od (Cosing Date From)
Systém automaticky přednastaví datum prvního dne aktuálního měsíce, ve kterém byla úloha spuštěna
Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit
Při spuštění úlohy z plánovače je pole prázdné
Datum ukončení do (Closing Date To)
Systém automaticky přednastaví datum posledního dne aktuálního měsíce, ve kterém byla úloha spuštěna
Editovatelné pole při ručním spuštění úlohy, uživatel může změnit
Při spuštění úlohy z plánovače systém doplní datum spuštění úlohy, tj. systémové datum.
Záložka Hlavička smlouvy o financovaní
Obsahuje přednastavené pole pro filtrování smluv:
Číslo (No.)
Číslo zákazníka (Customer No.)
Uživatel může přidat další pole pro filtrování ze všech polí v hlavičce smlouvy.
Záložka Řádky smlouvy o financování
Obsahuje přednastavené pole pro filtrování smluv:
Zúčtovací Datum (Posting Date)
...
This chapter describes the process of proper termination of a contract without services from a procedural point of view, as it is necessary to proceed in the correct order. This process consists of three tasks or related steps:
Process No. 1 - this is the initiation of the process of proper termination of the contract, usually a few weeks before the expiration of the contract period. It includes changing the detailed status of the contract, mostly from Active to Ending (or similar), generating an information sheet (letter 1).
Process No. 2 - mass invoicing of sales prices, generation of an invoice or information sheet (letter 2).
Prcoes No. 3 - the final step, the final check of the contract. Generating an infosheet or other documents, changing the detailed status of the contract to an archival one.
Process No. 1:
Proper termination of the contract (change of detailed contract status)
For mass change of contract status from status Active To Status Ending (and the corresponding detailed state) is used in the system Orderly termination of contracts.
You can find the task in the role center OneCore – Financing In the Actions > Termination or using a full-text search via the so-called MAGNIFIER, where you enter the name of the task.
When the task starts, the system displays a dialog box.
Options tab:
Closing Date From
The system automatically defaults to the date of the first day of the current month in which the task is run
Editable field when manually starting a task, the user can change it
When you run a task from the scheduler, the field is blank
Closing Date To
The system automatically defaults to the date of the last day of the current month in which the task is run
Editable field when manually starting a task, the user can change it
When you run a task from the scheduler, the system fills in the date calculated as the system date + the number of days from the field No. of Days Before Proper Termination in OneCore Setup
Financing Contract Header Tab
It contains preset fields for filtering:
No. (No.)
Customer No.
The user can add additional fields to filter from all fields from the agreement header.
After confirmation OK The system processes contracts where:
The detailed status is from the detailed contract status filter entered in the field Detailed Status Filter for Processing Duly Terminated Contracts in the table OneCore Setup
The expected end date is from the interval specified in the dialog box in the fields Closing Date From and Closing Date To
Difference Between Estimated End Date and Job Start Date ≤ No. of Days Before Std. Finish in OneCore Setup
There are no change copies or it is not a variant of the contract
On the contracts filtered in this way, the system:
In the event that the OneCore Setup is the value of the field Check Posting All Payments = Yes, checks that all lines of the payment calendar (regular payments, accrual payments) are posted except for the line with the sales price
Checks that there is no unposted individual invoice for the contract.
On all contracts that meet the above conditions, the system:
Changes the detailed contract status to the detailed status set in the Detailed status of a duly terminated contract in OneCore Setup – bookmark End and the corresponding contract status
Writes the result of the change to the Proper Termination Log (success and failure)
On contracts that have met all conditions and the detailed contract status has been changed, the system will mark the box Print Queue 1 = Yes (technical field, invisible to the user)
Populates Proper Termination Contract Print Queue – Sheet 1 contracts on which there has been a change in the status and detailed status of the contract (flag Print Queue 1 = Yes and Printed = No)
When the task is finished, it displays a message to the user Done.
Contract Proper Termination Log
Job Result Orderly Termination of Contracts is recorded in the table Proper Termination Log, where the system records successes (detailed contract status) and errors.
You can find the log on the RoleCenter OneCore – Financing In the Actions > Termination or using a full-text search via the so-called MAGNIFIER, where you enter the name of the task.
Field:
Financing Contract No.
Completes the system with the Financing Contract No.
Non-editable field
User ID
Adds the ID of the User who started the task, resp. the ID under which the task from the scheduler is run
Non-editable field
Change Date and Time
Adds to the system Date and time of entry in the log
Non-editable field
Result
It completes the system with the following options:
Success
If the detailed status is changed without errors
Error
If the detailed status is changed with an error
Non-editable field
Error Detail
Completes the system in case Result = Error.
The field shows the detail of the error that prevented the detailed status of the contract from being changed. E.g. There are unposted lines on the contract (Payment), There is at least 1 unposted individual invoice, etc.)
Non-editable field
Contracts that ended in error will be left unchanged by the system. After the error is corrected by the user, the system will process the contract the next time the task is run Orderly Termination of Contracts (when starting manually, the contract will be processed only if it matches the specified Date filter, when starting from the Task Scheduler, it will be processed automatically).
Orderly Termination Print Queue – Letter 1
When the job is complete Orderly Termination of Contracts The system of contracts on which the status and detailed status of the contract has been changed will be displayed in the table Orderly Termination Print Queue – Letter 1
You can find an overview using a full-text search via the so-called MAGNIFYING glass, where you enter the name of the task.
The print queue can also be viewed from the hub role OneCore - Financing via the button Orderly Termination Print Queue – Letter 1“
It is possible to print documents from the queue individually for a contract or in bulk for selected contracts.
By marking the contract and confirming the Press In the ribbon, the user starts printing the documents that are defined in the table Proper Termination Contracts Printing Setup for the Letter 1 printing phase.
For mass printing, the user selects the selected contracts and confirms the button Press. The system will generate the defined documents sequentially for each contract in PDF format under the name defined in Proper Termination Contract Printout Definition afield File Name Mask into a ZIP file that the user can find in the downloaded documents.
After extracting the file and marking all the documents, it is possible to print the documents in bulk.
Note: To be able to print in bulk, you need to have Adobe Reader as the default application for reading PDF files.
When printing is complete, the system removes the contract(s) from the print queue.
To reprint documents, the user uses the standard function for printing documents from the financing contract (from the card or from the contract overview).
Process No.2:
Sales Prices Posting (for Financial Leasing)
Posting of sales price invoices occurs automatically in the system after the job is completed Sales Price Posting.
You can find the task in the RoleCenter OneCore – Financing In the Actions > Termination or using a full-text search via the so-called MAGNIFIER, where you enter the name of the task.
When the task starts, the system displays a dialog box.
Options tab:
Cosing Date From
The system automatically presets the date of the first day of the current month in which the task was run
Editable field when manually starting a task, the user can change it
When you run a task from the scheduler, the field is blank
Closing Date To
The system automatically presets the date of the last day of the current month in which the task was run
Editable field when manually starting a task, the user can change it
When you start a task from the scheduler, the system fills in the start date of the task, i.e. the system date.
Financing Contract Header Tab
It contains a preset field for filtering contracts:
No. (No.)
Customer No.
The user can add additional fields to filter from all fields in the agreement header.
Financing Contract Line FastTab
It contains a preset field for filtering contracts:
Posting Date
Zkontroluje, zda dokumenty k dané smlouvě nebyly již vytištěny (příznak Vytištěno 3 na smlouvě o financování). V případě, že:
The user enters the posting date of the sales price (the posting date from the line of the contract payment calendar, which is the sales price). A specific date or interval can be specified, e.g. 1.12.18..31.12.18
Pro lokální měnu je možné účtovat prodejní ceny i do budoucna. Aby bylo možné účtovat prodejní ceny v cizí měně, musí být v systému nastaven směnný kurz k datu zúčtování, tj. nelze zaúčtovat předem
V případě spuštění úlohy z plánovače systém doplní následovně
Kód měny na smlouvě
Prázdný (lokální měna) = den spuštění úlohy (systémové datum)
Neprázdný = den spuštění úlohy – 1D
Povinné pole pro spuštění úlohy
Uživatel může přidat další pole na filtrování ze všech polí řádků smlouvy o financovaní (SPK smlouvy).
Po potvrzení OK systém zpracovává smlouvy, kde:
Detailní stav je z filtru detailního stavu smluv uvedeného v poli Detailní stav řádně ukončované smlouvy v tabulce Nastavení OneCore - záložka Ukončení
Datum předpokládaného ukončení smlouvy je z intervalu zadaného v dialogovém okně v polích Datum ukončení od a Datum ukončení do
V SPK smlouvy existuje nezaúčtovaný řádek s prodejní cenou a jeho zúčtovací datum vyhovuje filtru zadanému v dialogovém okně v poli Zúčtovací datum
Částka prodejní ceny je nižší než částka v poli Limit pro účtování prodejních cen v tabulce Nastavení OneCore – záložka Ukončení.
Na takto vyfiltrovaných smlouvách kontroluje, že:
Všechny řádné splátky jsou zaúčtovány (splátky v SPK smlouvy).
Po dokončení úlohy systém zapíše výsledek do Logu účtování prodejních cen. Úspěchy i neúspěchy budou zapsány do logu, tj. pokud z nějakého důvodu nebyla zaúčtována prodejní cena, tak bude ke smlouvě vytvořen záznam v logu s popisem chyby.
Na smlouvě, která splnila všechny podmínky a byla zaúčtována prodejní cena, systém změní hodnotu pole Tisková fronta 2 na Ano (zaškrtnuté)
Následně na filtrovaných smlouvách splňujících výše uvedené parametry, systém:
Zaúčtuje řádek na prodejní cenu a vytvoří doklad (prodejní fakturu), kde:
Datum dokladu = Datum vystavení dokladu (pracovní datum)
Zúčtovací Datum = Zúčtovací Datum z řádku smlouvy o financovaní (SPK smlouvy)
Datum splatnosti = Datum splatnosti z řádku smlouvy o financovaní (SPK smlouvy)
Datum DPH = Datum DPH z řádku smlouvy o financovaní (SPK smlouvy)
Zapíše Výsledek úlohy do Logu účtovaní prodejních cen
Naplní Tiskovou frontu řádného ukončení – Dopis 2 smlouvami, na kterých byla vystavena a zaúčtována faktura na prodejní cenu (Tisková fronta 2 = Ano a Vytištěno = Ne).
Log účtování prodejních cen
Výsledek úlohy Účtování prodejních cen je zaznamenán do tabulky Log účtování prodejních cen, kde systém zaznamenává úspěchy (faktura za prodejní cenu byla zaúčtována) i chyby.
Log najdete na rolecentru OneCore – Financování v časti Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.
Pole:
Číslo smlouvy o financovaní (Financing Contract No.)
Doplní systém číslo smlouvy o financování
Needitovatelné pole
ID Uživatele (User ID)
Doplní systém ID Uživatele, který spustil úlohu, resp. ID pod kterým byla spuštěná úloha z plánovače
Needitovatelné pole
Datum a čas změny (Change Date and Time)
Doplní systém datum a čas zápisu záznamu do logu
Needitovatelné pole
Výsledek (Result)
Doplní systém z možností:
Úspěch
V případě, že faktura na prodejní cenu byla vytvořená a zaúčtovaná
Chyba
V případě, že faktura na prodejní cenu nebyla zaúčtovaná
Needitovatelné pole
Popis chyby (Error Detail)
Doplní systém v případě, že Výsledek = Chyba
V poli je zobrazený detail chyby, která zabránila vytvoření a zaúčtování prodejní faktury, např. Detailní stav neumožňuje účtování splátek ze splátkového kalendáře apod.
Needitovatelné pole
Smlouvy, které skončily chybou, budou systémem ponechány beze změny. Po odstranění chyby uživatelem systém při příštím spuštění úlohy vytvoří a zaúčtuje prodejní fakturu na prodejní cenu (v případě, že bude v souladu se zadaným filtrem Data a Zúčtovacího data).
Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 2
Po dokončení úlohy Účtování prodejních cen systém smlouvy, na kterých byla zaúčtována faktura s prodejní cenou, zobrazí v přehledu Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 2.
Přehled najdete pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název tabulky.
Tiskovou frontu lze zobrazit také z rolecentra OneCore – Financování přes tlačítko Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 2“
Tisk dokumentů je možný jednotlivě za smlouvu nebo hromadně za vybrané smlouvy.
Označením smluv a stisknutím tlačítka Tisk v pase karet uživatel spustí tisk dokumentů, které jsou definovány v tabulce Definice tisku řádně ukončovaných smluv pro fázi tisku Dopis 2 (lze zde doplnit např. průvodní dopis, resp. fakturu na prodejní cenu).
Pro hromadný tisk uživatel označí smlouvy a potvrdí tlačítko Tisk. Systém nadefinované dokumenty vygeneruje postupně za každou smlouvu ve formátu PDF pod názvem nadefinovaným v Definici tisku řádně ukončovaných smluv v poli Maska názvu souboru do ZIP souboru, který uživatel najde v stažených dokumentech.
Po rozbalení souboru a označení všech dokumentů je možné dokumenty hromadně vytisknout.
Pozn.: Pro možnost hromadného tisku je potřeba mít jako předvolenou aplikaci pro čtení PDF souborů aplikaci Adobe Reader.
Po dokončení tisku systém smlouvu z tiskové fronty vyřadí.
Pro opětovný tisk dokumentů uživatel využije standardní funci pro tisk dokumentů ze smlouvy o financování (z karty nebo z přehledu smluv).
Fakturu na prodejní cenu lze opětovně vytisknout z přehledu zaúčtovaných prodejních faktur podle čísla dokladu uvedeného na řádku prodejní ceny v SPK smlouvy, nebo kliknutím na dané číslo faktury v SPK.
Proces č. 3:
Kontrola smluv před archivací
Pro hromadnou kontrolu řádně ukončovaných smluv před archivací existuje v systému úloha Kontrola smluv před archivací (Checking Contracts before Archiving).
Úlohu najdete v rolecentrum OneCore – Financování v části Akce > Ukončení anebo pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název úlohy.
Po spuštění úlohy systém zobrazí dialogové okno:
Záložka Možnosti:
Datum ukončení od (Extected Termination Date From)
Systém automaticky přednastaví datum prvního dne aktuálního měsíce, ve kterém byla úloha spuštěna
Uživatel může změnit. V případě, že uživatel datum vymaže, úlohu bude možné spustit, systém bude zpracovávat smlouvy bez omezení dolní hranice (obdobně jako když se spouští z plánovače)
V případě, že bude úloha spuštěna z plánovače úloh, bude toto pole prázdné, tzn. systém bude zpracovávat smlouvy bez omezení dolní hranice pro Datum předpokládaného ukončení
Datum ukončení do (Expected Termination Date To)
Systém automaticky přednastaví aktuální pracovní datum
Uživatel může změnit, může zadat jakékoliv datum. Když nic nezadá, systém bude zpracovávat bez omezení
Editovatelné pole
Kontrolovat prodejní řádek (Check Sales Line)
Defaultně vypnuté
Mění uživatel na Ano, pokud chce, aby systém kontroloval, zda je zaúčtovaný a nedobropisovaný prodejní řádek v SPK (na Zůstatkovou hodnotu nebo Prodejní poplatek), v případě, že takový řádek v SPK existuje.
Obsahuje přednastavené pole pro filtrování:
Číslo (No.)
Číslo zákazníka (Customer No.)
Uživatel může přidat další pole pro filtrování ze všech polí hlavičky smlouvy .
Po potvrzení OK, resp. po spuštění úlohy v plánovači úloh, systém prochází smlouvy, které:
Mají Datum předpokládaného ukončení z intervalu zadaného v dialogovém okně v polích Datum ukončení od a Datum ukončení do
Detailní stav smlouvy = detailní stav nastavený v poli Detailní stav řádně ukončované smlouvy v Nastavení OneCore – záložka Ukončení (např. RUP)
Nejsou změnová kopie ani varianta smlouvy.
Na takto vyfiltrovaných smlouvách zkontroluje, že:
Smlouva nemá žádné vystavené a nezaúčtované individuální faktury
Pokud byl v dialogovém okně příznak Kontrolovat prodejní řádek = Ano, systém zkontroluje, zda byla zaúčtována a nedobropisovaná prodejní cena (řádek v SPK smlouvy na Zůstatkovou hodnotu nebo Prodejní poplatek), v případě, že takový řádek v SPK existuje
Saldo smlouvy = 0,00
Smlouvy, které vyhovují výše popsanému filtru, systém zařadí do Tiskové fronty řádného ukončení – Dopis 3.
Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 3
Po dokončení úlohy Kontrola smluv před archivací systém smlouvy, které splnily podmínky úlohy, zobrazí v přehledu Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 3.
Přehled najdete pomocí fulltextového vyhledávání přes tzv. LUPU, kde zadáte název tabulky.
Tiskovou frontu lze zobrazit také z role centra OneCore – Financování přes tlačítko Tisková fronta řádného ukončení – Dopis 3
Tisk dokumentů je možný jednotlivě za smlouvu nebo hromadně za vybrané smlouvy.
Označením smluv a stisknutím tlačítka Tisk v páse karet uživatel spustí tisk dokumentů, které jsou definovány v tabulce Definice tisku řádně ukončovaných smluv pro fázi tisku Dopis 3.
Po potvrzení funkce systém:
Ano
Systém zobrazí hlášku Na smlouvě XY již byly vytištěny dokumenty pro Dopis 3. Uživatel potvrdí OK a systém tisk dané smlouvy zastaví. V případě, že bude spuštěn hromadný tisk z fronty, systém bude pokračovat na další smlouvu a po tisku poslední smlouvy zobrazí hlášku: Na smlouvách XY, XX již byly vytištěny dokumenty pro Dopis 3. Uživatel potvrdí OK pro uzavření hláškyFor the local currency, it is possible to charge selling prices in the future. In order to be able to post sales prices in a foreign currency, the exchange rate must be set in the system on the settlement date, i.e. it cannot be posted in advance
If the task is run from the scheduler, the system completes as follows
Currency Code on Contract
Blank (local currency) = day of task execution (system date)
Non-empty = day of job execution - 1D
Required field to start the job
The user can add additional fields to filter from all fields of the financing contract lines (Contract T&C).
After confirmation OK The system processes contracts where:
The detailed status is from the detailed contract status filter listed in the Detailed status of a duly terminated contract in the table OneCore Setup -bookmark End
The expected contract termination date is from the interval specified in the dialog box in the fields Closing Date From and Closing Date To
There is a non-posted line with the selling price in the GAC and its posting date matches the filter specified in the dialog box Posting Date
The sales price amount is lower than the amount in the field Sales Price Posting Limit in the table OneCore Setup – bookmark End.
On the contracts filtered in this way, it checks that:
All regular payments are posted (payments in the T&A contract).
When the job is complete, the system writes the result to the Sales Price Posting Log. Successes and failures will be recorded in the log, i.e. if for some reason the sale price has not been posted, a log record will be created for the contract with a description of the error.
On a contract that has met all the conditions and a sales price has been posted, the system changes the value of the field Print Queue 2 to Yes (checked)
Subsequently, on filtered contracts meeting the above parameters, the system:
He posts a line to the sales price and creates a document (sales invoice) where:
Document Date = Document Issue Date (Business Date)
Posting Date = Posting Date from Financing Contract Line (Contract T&C)
Due Date = Due Date from Financing Contract Line (Contract T&C)
VAT Date = VAT Date from Financing Contract Line (Contract T&C)
Writes the Result of the task to Sales Price Posting Log
Populates Proper Termination Print Queue – Letter 2 contracts on which a sales price invoice has been issued and posted (Print Queue 2 = Yes and Printed = No).
Sales Price Posting Log
Job Result Sales Prices Posting is recorded in a spreadsheet Sales Price Posting Logwhere the system records both successes (the sales price invoice has been posted) and errors.
You can find the log on the RoleCenter OneCore – Financing In the Actions > Termination or using a full-text search via the so-called MAGNIFIER, where you enter the name of the task.
Field:
Financing Contract No.
Completes the system with a financing contract number
Non-editable field
User ID
Adds the ID of the User who ran the task, or the ID under which the task was run from the scheduler
Non-editable field
Change Date and Time
The system will add the date and time of the entry in the log
Non-editable field
Result
It completes the system with the following options:
Success
If a sales price invoice has been created and posted
Error
In case the sales price invoice has not been posted
Non-editable field
Error Detail
Completes the system in case Result = Error
The field shows the detail of an error that prevented the creation and posting of a sales invoice, e.g. The detailed status does not allow posting of payments from the payment calendar, etc.
Non-editable field
Contracts that ended in error will be left unchanged by the system. After the error is corrected by the user, the system will create and post a sales invoice for the sales price the next time the task is run (if it complies with the specified Date and Posting Date filter).
Proper Termination Print Queue – Letter 2
When the job is complete Sales Prices Posting The system displays the contracts on which the sales price invoice has been posted in the overview Proper Termination Print Queue – Letter 2.
You can find the overview using a full-text search via the so-called MAGNIFYING glass, where you enter the name of the table.
The print queue can also be viewed from the OneCore – Financing via the button Print Queue of Proper Termination – Letter 2"
It is possible to print documents individually for a contract or in bulk for selected contracts.
By marking the contracts and pressing the Press In the ribbon, the user starts printing the documents that are defined in the table Proper Termination Contract Printout Setup for the print phase Letter 2 (e.g. a cover letter or an invoice for the sales price can be added here).
For mass printing, the user selects the contracts and confirms the button Press. The system will generate the defined documents sequentially for each contract in PDF format under the name defined in the Proper Termination Contract Printout Definition afield File Name Mask into a ZIP file that the user can find in the downloaded documents.
After extracting the file and marking all the documents, it is possible to print the documents in bulk.
Note: To be able to print in bulk, you need to have Adobe Reader as the default application for reading PDF files.
When printing is complete, the system removes the contract from the print queue.
To reprint documents, the user uses the standard function for printing documents from the financing contract (from the card or from the contract overview).
The sales price invoice can be reprinted from the list of posted sales invoices according to the document number specified on the sales price line in the T&C, or by clicking on the invoice number in the T&C.
Process No. 3:
Checking Contracts Before Archiving
There is a task in the system for mass checking of duly terminated contracts before archiving Checking Contracts Before Archiving (Checking Contracts before Archiving).
You can find the task in the RoleCenter OneCore – Financing In the Actions > Termination or using a full-text search via the so-called MAGNIFIER, where you enter the name of the task.
When the task runs, the system displays a dialog box:
Options tab:
Extected Termination Date From
The system automatically presets the date of the first day of the current month in which the task was run
The user can change it. If the user deletes the date, the task will be able to be run, the system will process contracts without the lower limit limit (similar to when it is run from the scheduler)
If the task is started from the Task Scheduler, this field will be empty, i.e. the system will process contracts without restricting the lower bound for the Expected Termination Date
Expected Termination Date To
The system automatically presets the current working date
The user can change, he can enter any date. If nothing is entered, the system will process without restriction
Editable field
Check Sales Line
Off by default
Changes the user to Yes if he wants the system to check whether the posted and uncredited sales line is in the GAC (to Residual value or Sales fee), if such a line exists in the GAC.
It contains a preset field for filtering:
No. (No.)
Customer No.
The user can add additional fields to filter from all the fields of the agreement header.
After confirmation OKor after running a task in the task scheduler, the system goes through the contracts that:
They have an Expected End Date from the interval specified in the dialog box in the fields Closing Date From and Closing Date To
Detailed contract status = detailed status set in the field Detailed status of a duly terminated contract in OneCore Setup – bookmark End (e.g. RUP)
There is no change copy or contract variant.
On the contracts filtered in this way, it checks that:
The contract has no issued or posted individual invoices
If there was a flag in the dialog box Check Sales Line = Yes, the system checks whether the sales price has been posted and uncredited (a line in the GAC of the contract for Residual Value or Selling Fee), if such a line exists in the GAC
Contract Balance = 0.00
Contracts that meet the filter described above will be classified by the system in the Print Queues of Proper Termination – Letter 3.
Proper Termination Print Queue – Letter 3
When the job is complete Checking Contracts Before Archiving The system displays the contracts that have fulfilled the conditions of the task in the overview Proper Termination Print Queue – Letter 3.
You can find the overview using a full-text search via the so-called MAGNIFYING glass, where you enter the name of the table.
The print queue can also be viewed from the hub role OneCore – Financing via the button Proper Termination Print Queue – Letter 3
It is possible to print documents individually for a contract or in bulk for selected contracts.
By selecting the contracts and pressing the Print button in the ribbon, the user starts printing the documents that are defined in the table Proper Termination Contract Printout Setup for the print phase Letter 3.
After confirming the function of the system:
Checks if documents for the contract have already been printed (flag Printed 3 on the financing contract). In the event that:
Yes
The system displays a message Documents for Letter 3 have already been printed on contract XY. User confirms OK and the system stops printing the contract. If mass printing from the queue is started, the system will continue to the next contract and after printing the last contract it will display the message: Documents for Letter 3 have already been printed on contracts XY, XX. User confirms OK to close the announcement.
(XY, XX... = číslo smlouvycontract number)
Ne
Systém zafiltruje vyhovující dokumenty z tabulky Definice tisku řádně ukončovaných smluv na dokumenty, kde pole Fáze tisku = Dopis 3 a vytiskne vybrané dokumenty
Po vytištění všech dokumentů systém změní na jednotlivých smlouvách hodnotu pole:
Vytištěno 3 = ANO
Smlouvy po tisku dokumentů zůstanou v Tiskové frontě řádného ukončení – Dopis 3
Zrušit
Systém ukončí tisk dokumentů bez jakýchkoliv změn.
Pro hromadný tisk uživatel označí vybrané smlouvy a potvrdí tlačítko Tisk. Systém nadefinované dokumenty vygeneruje postupně za každou smlouvu ve formátu PDF pod názvem nadefinovaným v Definici tisku řádně ukončovaných smluv v poli Maska názvu souboru do ZIP souboru, který uživatel najde v stažených dokumentech.
Po rozbalení souboru a označení všech dokumentů je možné dokumenty hromadně vytisknout.
Pozn.: Pro možnost hromadného tisku je potřeba mít jako předvolenou aplikaci pro čtení PDF souborů aplikaci Adobe Reader.
Po dokončení tisku systém smlouvy z tiskové fronty nevyřadí, ale ponechá je ve frontě pro archivaci. Pro opětovný tisk dokumentů uživatel využije standardní funci pro tisk dokumentů ze smlouvy o financování (z karty nebo z přehledu smlouv).
Archivace smlouvy po řádném ukončení
Archivaci smlouvy po řádném ukončení lze provést průvodcem na změnu detailního stavu smlouvy.
Odstranění smlouvy z tiskové fronty
Odstranit smlouvu z tiskové fronty bez tisku dokumentů lze pomocí funkce Vyřadit smlouvu z tiskové fronty, která je umístěna v liště úloh Tiskové fronty smluv řádné ukončení – Dopis 1/2/3.
Příklad pro Tiskové fronty smluv řádné ukončení – Dopis 1:
Po potvrzení tlačítka systém zobrazí informativní hlášku Skutečně chcete potvrdit tisk a vyřadit smlouvu z fronty? Pokud uživatel zvolí:
Ano
Systém smlouvu z fronty vyřadí
Označí Vytištěno 1/2/3 = ANO
Ne
Systém zastaví funkci a smlouvy z fronty nevyřadí.
V případě Tiskové fronty řádného ukončení - Dopis 1 a Dopis 2 již takto vyřazenou smlouvu nebude možné znovu do tiskové fronty zařadit (tiskovou frontu plní úloha Řádné ukončení smlouvy/Účtování prodejních cen).
...
No
The system filters matching documents from the table Proper Termination Contract Printout Setup to documents where the Print Phase = Letter 3 and prints the selected documents
After all the documents have been printed, the system changes the value of the field on each contract:
Printed 3 = YES
Contracts remain in the Proper Termination Press Queue – Letter 3
Annul
The system stops printing documents without any changes.
For mass printing, the user selects the selected contracts and confirms the button Press. The system will generate the defined documents sequentially for each contract in PDF format under the name defined in the Proper Termination Contract Printout Definition afield File Name Mask into a ZIP file that the user can find in the downloaded documents.
After extracting the file and marking all the documents, it is possible to print the documents in bulk.
Note: To be able to print in bulk, you need to have Adobe Reader as the default application for reading PDF files.
When printing is complete, the system does not remove the contracts from the print queue, but keeps them in the queue for archiving. To reprint documents, the user uses the standard function for printing documents from a financing contract (from a card or from a list of contracts).
Archiving of the contract after proper termination
Archiving the contract after proper termination can be done by a wizard to change the detailed status of the contract.
Deleting a Contract from the Print Queue
To remove a contract from the print queue without printing documents, you can use the Discard Contract From Print Queue, which is located in the Print Queue Contract Proper Termination task bar – Letter 1/2/3.
Example for Contract Print Queues Proper Termination – Letter 1:
After confirming the button, the system will display an informative message Are you sure you want to confirm printing and disable the contract from the queue? If the user chooses:
Yes
The system removes the contract from the queue
Marks Printed 1/2/3 = YES
No
The system stops the function and does not dequeue the contracts.
In case Print Queues Proper Termination - Letter 1 and Letter 2 It will not be possible to add a contract that has already been discarded in this way to the print queue again (the print queue is performed by the Contract Proper Termination/Sales Prices Posting).
Until Print Queues Proper Termination – Letter 3 the contract will be re-listed if it meets the conditions of the job Checking Contracts Before Archiving. It will only be possible to archive the contract, it will no longer be possible to print, because by removing it from the print queue, printing from queue 3 has been confirmed (Printed 3 = Yes).