Vytvoření nákupní faktury
Z povolení servisu může uživatel po obdržení faktury od dodavatele přímo vytvořit nákupní fakturu do systému.
Do dialogového okna uživatel zadá číslo faktury dodavatele a zúčtovací datum.
Po odsouhlasení OK systém vytvoří nezaúčtovanou nákupní fakturu.
Uživatel po kontrole může fakturu zaúčtovat.
Po zaúčtování nákupní faktury systém propíše číslo zaúčtované nákupní faktury do řádku povolenky a pokud byly zaúčtované všechny řádky povolení servisu, přepne stav povolení na Uzavřeno.
Bonusy
Na základě nákupních faktur od dodavatele je pravidelně spouštěna úloha pro fakturaci bonusů. Na rámcové servisní smlouvě s dodavatelem jsou evidovány sazby bonusů. Sazby jsou zadávány zvlášť za práci, zvlášť za materiál, případně společně za práci i materiál. K aktualizaci údajů potřebných pro fakturaci bonusů dochází po zaúčtování nákupní faktury.
Po zaúčtování nákupní faktury se do řádku povolenky doplní:
Číslo zaúčtované nákupní faktury
doplní systém automaticky po zaúčtování nákupní faktury
Výchozí datum fakturace bonusů
Datum nákupní faktury je výchozím datem pro fakturaci bonusů
Datum fakturace bonusů
systém vyplní stejně jak výchozí datum fakturace bonusů – uživatel může editovat
Číslo bonusu (materiál / práce)
pokud je nastavena jedna rámcová servisní smlouva s jedinečnou sazbou bonusů, systém doplní číslo bonusu
Bonus % (materiál / práce)
pokud je nastavena jedna rámcová servisní smlouva s jedinečnou sazbou bonusů, systém doplní procento bonusu
Částka bez DPH (materiál / práce)
pokud je nastavena jedna rámcová servisní smlouva s jedinečnou sazbou bonusů, systém doplní částku bonusu
Sdružená nákupní faktura (jedna ze dvou povolenek)
Pokud na faktuře přišel náklad i ze dvou povolení servisu, je možné využít „sdruženou nákupní fakturu“. Uživatel nejdříve vytvoří nákupní fakturu z prvního povolení servisu a následně může přidat řádek do už existující nezaúčtované nákupní faktury řádek ze druhého povolení servisu.
Na kartě řádku druhého povolení servisu je třeba zadat Sdružená fa, vybrat číslo nákupní fa – pole je zafiltrované na faktury daného dodavatele.
Pak uživatel spustí funkci „Přidat řádek do existující nákupní faktury“. Systém otevře dialogové okno.
Uživatel už nemusí vyplnit číslo faktury dodavatele ani zúčtovací datum, protože systém netvoří novou hlavičku nákupní faktury, ale přidává řádek do existující faktury.
Následuje upozornění:
Po odsouhlasení Ano systém vytvoří nový řádek do nákup faktury.
Uživatel po kontrole zaúčtuje nákupní fakturu.
Při zaúčtování systém vyplní číslo zaúčtované nákupní faktury do příslušných řádků povolení servisu.
Změna stavu povolenky – Uzavřená
Povolení servisu se přepne do stavu Uzavřená, když jsou všechny řádky povolenky na straně nákupu vyfakturované.
Uživatel po „uzavření povolenky“ nemůže údaje povolenky ovlivňující náklad měnit. Systém nedovolí smazat řádky, pokud už bylo fakturováno.
Z jedné servisní povolenky může uživatel vytvořit i např. dvě nákupní faktury. Obě jsou ale k jednomu dodavateli, protože dodavatel je v hlavičce povolenky.
Na jedné servisní povolence může uživatel zadat více úkonů. Na přehledu řádků povolení servisu uživatel označí pouze ty, které chce do vytvářené nákupní faktury vložit. Např. označí pouze dva řádky a spustí funkci vytvořit fakturu.
...
Create Purchase Invoice
From the maintenance permission, the user can directly create a purchase invoice into the system after receiving an invoice from the vendor.
In the dialog box, the user enters the vendor's invoice number and posting date.
After the OK is approved, the system creates a non-posted purchase invoice.
The user can post the invoice after reviewing it.
When the purchase invoice is posted, the system writes the number of the posted purchase invoice to the allowance line, and if all maintenance permission lines have been posted, it switches the permit status to Closed.
Bonuses
Based on purchase invoices from the vendor, the bonus invoicing task is periodically run. Bonus rates are recorded in the general service agreement with the supplier. Rates are entered separately for labour, separately for material, or jointly for labour and material. The information required for bonus invoicing is updated after the purchase invoice is posted.
After posting Purchase invoices are added to the allowance line:
Posted Purchase Invoice No.
Completes the system automatically after posting a purchase invoice
Default Bonus Invoice Date
The date of the purchase invoice is the default date for bonus invoicing
Bonus Invoiced Date
The system fills in the same way as the default bonus invoicing date – the user can edit
Bonus No. (Material / Labour)
If there is one framework maintenance contract with a unique bonus rate, the system will add the bonus number
Bonus % (Material / Labour)
If there is one framework maintenance contract with a unique bonus rate, the system will add the bonus percentage
Amount Excl. VAT (Material / Labour)
If one framework maintenance contract with a unique bonus rate is set up, the system will add the bonus amount
Associated purchase invoice (one of two allowances)
If the invoice also includes a load from two service permissions, it is possible to use a "combined purchase invoice". The user first creates a purchase invoice from the first service permission, and then can add a line from the second maintenance permission to an already existing, unposted purchase invoice.
On the line card of the second maintenance permission, you must enter Associated FA, select the purchase FA number – the field is filtered to the invoices of the vendor.
Then the user starts the "Add line to existing purchase invoice" function. The system opens a dialog box.
The user no longer needs to fill in the vendor invoice number or posting date, because the system does not create a new purchase invoice header, but adds a line to an existing invoice.
The following is a caveat:
After you agree to Yes, the system creates a new line in the purchase invoice.
The user posts the purchase invoice after the review.
When posting, the system fills in the number of the posted purchase invoice in the appropriate maintenance permission lines.
Allowance Status Change – Closed
Maintenance Permission Switches to Status Sealedwhen all allowance lines on the purchase side have been invoiced.
After "closing the allowance", the user cannot change the allowance data affecting the load. The system will not allow you to delete lines if they have already been invoiced.
From one service allowance, the user can also create, for example, two purchase invoices. However, both are for the same supplier, because the supplier is in the header of the allowance.
On one service allowance, the user can enter multiple actions. On the list of maintenance permission lines, the user selects only those that he wants to insert into the purchase invoice he is creating. For example, it selects only two lines and runs the create invoice function.
The third line is marked additionally and the function is executed again. The system creates a second purchase invoice.