Page Comparison

Vytvoření a odeslání souhrnného e-mailu objednávek

Systém umožní provést uživateli souhrnné odeslání více samostatných objednávek na stejného dodavatele (musí být před generováním souhrnného e-mailu vytvořeny) v rámci jednoho e-mailu, aby nebylo nutné generovat pro každou objednávku samostatný e-mail. Postup v systému bude následující:

• Uživatel výběrem myši označí v přehledu objednávek ty, které se přeje hromadně odeslat v jednom e-mailu, potom stlačí Vytlačit/Odeslat -> Odeslat objednávku předmětu.

• Po označení objednávek stiskne tlačítko „Odeslat“.

• Systém v případě, že je označeno více řádků, zkontroluje, že:

  • Označené objednávky mají v poli „Nákup od dodavatele“ uvedené stejné číslo dodavatele.

  • Označené objednávky mají v poli „E-mailová adresa příjemce“ uvedený stejný e-mail

  • Mají stejné Číslo nabídky dodavatele

  • Nemůže být označená žádná hromadná objednávka. Ak je označená, systém souhrnnou objednávku nevygeneruje, zobrazí hlášku „Objednávka predmetu financovania musí byt rovno “Samostatná objednávka” v nákupná hlavička: Typ dokladu=Objednávka. Číslo = PO1800030. Současná hodnota je “Hromadná objednávka”. “ a zastaví proces.

• Pokud jsou výše uvedené podmínky splněny, vygeneruje systém souhrnný e-mail (obsah e-mailu viz níže „Šablona e-mailu pro souhrnné objednávky“), který bude jako přílohu obsahovat všechny PDF dokumenty označených objednávek a k nim přiložených nabídek dodavatele.

Po potvrzení se mail odešle (ale nikde se v BC neukládá), adresátovi přídě v této podobě:

Image Removed

Rozdíly oproti samostatné objednávce:

• Předmět

  • Plní se podle masky z nastavení Výběr sestav – Nákup, pole Předmět e-mailu souhrnný

• Název přílohy

  • Podle názvu Předmětu (objednávka)

• Obsah správy

  • Defaultně=Šablona textu správy odesílaného emailu (tzn. tělo e-mailu se naplní podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu souhrnný)

  • Ak uživatel přepne na Vlastní správa, tělo emailu se zmaže a je možné doplnit vlastní textaci.

• Tělo e-mailu:

  • Naplní se podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu souhrnný. Auto podpis musí být definován taktéž v šabloně.

V příloze jsou:

...

Objednávka předmětu – šablona se definuje ve Výběr sestav-nákup/Objednávky “Popis rozložení textu e-mailu souhrnný”. PDF Soubor obsahuje samostatné objednávky na dané předměty (jedoucí za sebou).

...

Druhá příloha je nabídka dodavatele – systém ji vloží do e-mailu jako kopii Souboru Číslo nabídky dodavatele z cesty, která je nastavená v Nastavení OneCore.

...

Create and send an order summary email

The system will allow the user to be guided through Sending multiple separate orders to the same vendor (must be created before a summary email is generated) within a single emailso that you don't have to generate a separate email for each order. The procedure in the system will be as follows:

• By selecting the mouse, the user selects the orders that he wants to send in bulk in one e-mail, then presses Push/Send -> Send Object Order.

• After marking the orders, they press the "Send" button.

• If multiple lines are marked, the system checks that:

  • Marked orders have the following in the "Purchase from Vendor" field. Same Vendor No..

  • Marked orders have the following in the "Recipient's E-mail Address" field: Same email

  • They have the same Vendor Offer No.

  • No bulk order can be marked. If it is marked, the system will not generate a summary order, it will display the message "Financed Object Order must be equal to "Separate Order" in Purchase Header: Document Type=Order. Number = PO1800030. The present value is "Bulk Order". " and stops the process.

• If the above conditions are met, the system will generate a summary e-mail (for the content of the e-mail, see below "E-mail template for summary orders"), which will contain as an attachment all PDF documents of the marked orders and the supplier's offers attached to them.

After confirmation, the mail is sent (but not stored anywhere in BC) to the recipient of the bow in the following form:

Image Added

Differences from a separate order:

• Subject

  • It is populated according to the mask from the Report Selection - Purchase setting, e-mail subject field summary

• Attachment Name

  • By Object Name (Order)

• Administration content

  • Default=Template of the management text of the sending email (i.e. the body of the email is filled according to the template from Report Selection-Purchase, field Email Body Layout Description Summarized)

  • If the user switches to Custom Management, the body of the email is deleted and it is possible to add your own text.

• E-mail Body:

  • It is populated according to the template from Report Picker-Purchase, Email Body Layout Description field, summarized. Auto signature must also be defined in the template.

In the appendix are:

• Object Order – The template is defined in Report Selection-Purchase/Orders "Email Body Layout Description Summarized". The PDF file contains separate orders for the given items (one after the other).

• The second attachment is the vendor's offer – the system inserts it into the email as a copy of the Vendor Offer No. file from the path that is set in OneCore Settings.

• XLS attachment – OC-Confirmation datumu.xlsx – is used for mass order confirmation (see below). Sample xls File (same for bulk and summary orders):
  

...