Vytvoření samostatné objednávky z předmětu
Pomocí funkcionality je možné vytvořit objednávky předmětů i doplňkových výbav, přičemž obecně platí:
Pokud předmět má aj doplňkovou výbavu, ale na této výbavě není zadaný dodavatel anebo je ten jistý, má se za to, že dodavatelem doplňkové výbavy je dodavatel předmětu. Doplňková výbava se v tomto případě stane součástí objednávky předmětu. Na dodavatele předmětu financování lze před aktivací smlouvy vytvořit pouze jednu objednávku. Pokud uživatel, po vytvoření objednávky na předmět, založí další doplňkovou výbavu na shodného dodavatele jako je dodavatel předmětu, systém již nedovolí vytvořit objednávku na takto založenou výbavu. Je nutné provést výmaz/storno objednávky na předmět a následně spustit tvorbu objednávky znovu.
Po aktivaci smlouvy je možné vytvořit objednávku na shodného dodavatele jako je dodavatel předmětu. To je možné skrz technické zhodnocení, tedy zadáním nové doplňkové výbavy na shodného dodavatele jako je dodavatel předmětu. Při tvorbě objednávky systém kontroluje, zda-li je smlouva aktivní a na doplňkové výbave je Technické zhodnocení = ANO, pak systém vytvoří novou objednávku. Proces technického zhodnocení je popsán v PD změny smluv.
Pokud na doplňkové výbavě je zadaný jiný dodavatel jako je dodavatel předmětu, na doplňkovou výbavu se vytvoří samostatná objednávka. Resp. vytvoří se taký počet objednávek, jaký je počet dodavatelů doplňkových výbav různých od dodavatele předmětu.
Na vytvoření samostatné objednávky slouží tlačítko Vytvořit/Vytvořit objednávku předmětu (Create/Create Object Order). Tlačítko se nachází na přehlede předmětů financování, resp. na kartě předmětu:
Systém po stlačení tlačítka Vytvořit objednávku vykoná následovné kontroly předmětu:
kontrola či je na předmětu financování vyplněný dodavatel, pokud ne, zobrazí systém chybovou hlášku a objednávku nevytvoří,
kontrola či je vyplněné číslo nabídky dodavatele, pokud ne, zastavuje proces
kontrola či je vyplněné Emailová adresa pro objednávku předmětu, pokud ne, zastavuje proces
kontrola či je vyplněné Kód barvy, pokud ne, zastavuje proces
kontrola či je vyplněný Popis barvy, pokud ne, zastavuje proces
Po kontrole předmětu pokračuje na kontrolu existence objednávek k danému předmětu:
jestli předmět má vytvořeny všechny potřebné objednávky (pro dodavatele předmětu, resp. pro dodavatelů doplňkové výbavy jiných než dodavatel předmětu. Pokud doplňková výbava nemá vyplněn dodavatele, bere se, že dodavatelem této výbavy je dodavatel předmětu):
pokud má vytvořeny všechny objednávky a všechny mají Stav objednávky<>Canceled, zobrazí hlášku „K předmětu financování č. … již existují všechny potřebné nestornované nákupní objednávky. Nelze vytvořit novou objednávku“ Po stisknutí OK hlášku zavře a dál nepokračuje.
pokud nemá vytvořeny žádné objednávky, pokračuje na kontrolu detailního stavu příznak Povolit objednání předmětu.
Pokud N, zobrazí systém chybovou hlášku: „Detailní stav smlouvy o financování č…… nemá povoleno vytvoření objednávky předmětu“ a objednávku nevytvoří.
Pokud A, vykoná kontrolu, zda mají všechny dodavatele pole Smlouva s dodavatelem předmětu neprázdní hodnotu:
Pokud všechny dodavatele mají neprázdnou hodnotu, pokračuje ve vytvoření objednávky (anebo objednávek)
V případě, že dodavatel nemá žádnou smlouvu, zobrazí systém uživateli hlášku „Dodavatel č. XYZ nemá uzavřenou žádnou smlouvu. Přejete si pokračovat ve vytvoření objednávky?“. Pokud uživatel odpoví Ano, funkce pokračuje dál ve vytvoření objednávky. Pokud uživatel odpoví Ne, zastaví proces a žádnou objednávku nevytvoří.
pokud smlouva již má vytvořeny objednávky, ale nemá všechny potřebné objednávky (tzn. některé anebo všichni byly zmazány) anebo mají Stav=Canceled, OC bude postupovat následovným způsobem:
Kontrolu příznaku detailního stavu Povolit objednání předmětu již nevykoná
Zjistí dodavatele, pro kterého třeba vytvořit objednávku (finálně pro dodavatele předmětu i dodavatelů doplňkové výbavy musí existovat objednávka se Stavem<>Canceled):
Pokud objednávka existuje ale má Stav=Canceled anebo
Objednávka neexistuje,
OC pro takto nalezeného dodavatele (anebo dodavatelů) vykoná kontrolu, zda má vyplněné pole Smlouva s dodavatelem předmětu.
Pokud nemá, zobrazí systém uživateli hlášku „Dodavatel č. XYZ předmětu č. ABC nemá uzavřenou žádnou smlouvu. Přejete si pokračovat ve vytvoření objednávky?“. Pokud uživatel odpoví, ano, funkce pokračuje dál na kontrolu dalšího dodavatele anebo ve vytvoření objednávky (pokud další dodavatel není). Pokud potvrdí Ne, proces zastaví a žádnou objednávku nevytvoří)
Pokud má vyplněné pole, pokračuje ve vytvoření dané objednávky.
Následně vykoná kontroly ze standardu:
Či existuje účet, který je nastavený na kóde standardního nákupu (OneCore Setup) pro objednávky. Pokud ne, zobrazí hlášku a dále nepokračuje:
Pozn. Na účte musí být nastavení Direct Posting=Y.
Ak byli všechny kontroly vykonané, systém vytvoří potřebné objednávky.
Ak se vytvořila aj samostatná objednávka doplňkové výbavy, systém po vytvoření objednávek zobrazí informativní hlášku:
Hláška je z důvodu, že po vytvorení objednávky systém snaží vykonat kontrolu hodnôt z objednávky vôči hodnotám předmětu. Pokud sa ale vytvorí viac ako jedna objednávka, túto kontrolu nevie vykonať.
Po vytvoření objednávky, resp. objednávek zobrazí hlášku „K smlouvě ….číslo….byly vytvořeny nákupní objednávky. Přejete si zobrazit nákupní objednávky smlouvy?“
...
Pokud Ne, zavře hlášku, nic neotevírá
...
Create a separate order from an object
With the help of the functionality, it is possible to create orders for items and additional equipment, and in general, the following applies:
If an item also has additional equipment, but there is no specified supplier for this equipment or there is a certain supplier, it is assumed that the supplier of additional equipment is the supplier of the item. In this case, the additional equipment will become part of the item order. Only one order can be created per financed object vendor before the contract is activated. If, after creating an order for an item, the user creates additional equipment for the same vendor as the item supplier, the system will no longer allow to create an order for such equipment. It is necessary to delete/cancel the order for the item and then start the order creation again.
After the contract is activated, it is possible to create an order for the same vendor as the object vendor. This is possible through technical evaluation, i.e. by entering new additional equipment on the same supplier as the supplier of the item. When creating an order, the system checks whether the contract is active and the additional equipment has Technical Evaluation = YES, then the system creates a new order. The process of technical evaluation is described in the PD of contract amendments.
If another vendor, such as an object vendor, is specified on the additional equipment, a separate order is created for the additional equipment. Respectively, the number of orders is created equal to the number of suppliers of additional equipment different from the object supplier.
To create a separate order, use the Create/Create Object Order button. The button is located on the list of financed objects, or on the subject card:
After pressing the Create Order button, the system performs the following item checks:
check whether the supplier is filled in on the financed object, if not, the system displays an error message and does not create an order,
Check or fill in the supplier's offer number, if not, it stops the process
check or filled in E-mail address for item order, if not, it stops the process
check or the color code is filled in, if not, it stops the process
check or is filled in Color description, if not, it stops the process
After checking the item, the following goes on to check the existence of orders for that item:
whether the item has created all the necessary orders (for the supplier of the item, or for suppliers of additional equipment other than the supplier of the item. If an additional equipment does not have a supplier filled in, it is assumed that the supplier of this equipment is the supplier of the item):
if all orders have been created and all of them have Order Status<>Canceled, it will display the message "To Financing Object No. ... All necessary non-cancelled purchase orders already exist. A new order cannot be created" After pressing OK, it closes the message and does not continue.
if no orders have been created, the Allow Item Ordering flag continues to check the detailed status.
If N, the system displays an error message: "Detailed Status of Financing Contract No...... is not allowed to create an item order" and does not create an order.
If A, it checks to make sure that all vendors have the Object Vendor Contract field not blank:
If all vendors have a non-empty value, it continues to create the order (or orders)
If the supplier has no contract, the system will display the message "Vendor No. XYZ has no contract. Do you wish to proceed with the order creation?". If the user answers yes, the function continues to create the order. If the user answers No, they stop the process and don't create any order.
if the contract has already created orders, but does not have all the necessary orders (i.e. some or all of them have been deleted) or have Status=Canceled, the OC will proceed as follows:
The check of the detailed status flag "Allow Object Ordering" will no longer be performed
Finds a vendor for whom an order needs to be created (finally, an order with Status<>Canceled must exist for both item and additional equipment vendors):
If the order exists but has Status=Canceled or
The order does not exist,
The OC will check for the supplier (or suppliers) found in this way whether the Contract with Object Vendor field has been filled in.
If not, the system will display the message "Supplier No. XYZ of object No. ABC has no contract. Do you wish to proceed with the order creation?". If the user answers, yes, the function continues to check the next vendor or create an order (if there is no other vendor). If they confirm No, they stop the process and do not create any order)
If the field is filled in, it proceeds to create the order.
Subsequently, it performs checks from the standard:
Or there is an account that is set up on the Standard Purchase Code (OneCore Setup) for orders. If not, it displays a message and does not continue:
Note: Direct Posting=Y must be set on the account.
Once all checks have been completed, the system will create the necessary orders.
If a separate additional equipment order has been created, the system will display an informative message after the orders have been created:
The message is because after creating an order, the system tries to check the value of the order in relation to the value of the item. If sa ale vytvorí viac ako jedna jednavka, túto kontrolu nevie vykonať.
After creating the order(s), it displays the message "Purchase orders have been created for the contract ....number..... Do you want to view the purchase orders of the contract?"
If not, it closes the message, it doesn't open anything
If Yes, the purchase order overview opens the Purchase Order List (9307) with a filter on the contract number:
Tlačítka na prehľade objednávok sú totožné s tlačítkami ktoré sa nachádzajú na karte objednávka – význam niektorých bude popísaný dáledál.
Pozn: na príklade bola vytvorená samostatná objednávka předmětu a samostatná objednávka doplnkovej výbavy.
Karta nákupní objednávky
Systém Note: for example, a separate item order and a separate additional equipment order have been created.
Purchase Order Card
System pri vytvorení nákupnej objednávky do samotnej objednávky prevezme prebere všetky dôležité údaje ktoré sú potrebné k objednaniu předmětu prípadne príplatkovej výbavyk objednaniniu předmětu or príkrkovkej equipmenty.
V ďalšom V ďalšom budú popísané iba upravené polia resp. tlačítka voči štandardu MS Dynamics 365 Business Central.
Karta nákupnej objednávky pre predmet resp. doplňkovou výbavu je rozdielna od karty štandardnej objednávky.
Nákupná objednávka předmětu:
Záložka Obecné (General):
Smlouva Kód (Contract Code)
Obsahuje číslo smlouvy o financovaní, ku které je daná objednávka přirazená
Typ obsahu objednávky (Order Content Type)
Nastaví systém automaticky, podle toho či se jedná o objednávku předmětu anebo doplňkové výbavy.
Stav objednávky předmětu (Object Order Status)
Po založení nastaví systém automaticky na Nová. Další hodnoty sú Odeslaná, Potvrzená, Stornovaná (jich význam bude vysvětlený dále). Uživatel může ručně nastavit pouze stav Storno, ostatní stavy nastavuje systém automaticky při jednotlivých krocích
Ze stavu Stornovaná již není možné přejít do jakéhokoliv jiného stavu
Záložka Řádky (Lines):
Obsahuji popis předmětu, resp. příplatkové aj doplňkové výbavy, včetně Čísla předmětu financovaní, objednacích kódů, taktéž ceny bez slevy, slevu a konečnou cenu. Údaje sú převzaté z předmětu financovaní. Množství pro každou položku je nastavené na 1.
Pod řádkami je shrnutí cen.
Detailní popis polí:
Řádek objednávky systém vygeneruje s použitím kopie standardního kódu nákupu dodavatele. Ze standardního kódu nákupu systém do nákupní objednávky nakopíruje první řádek typu účet. Předpokládáme, že v kódu standardního nákupu bude nastaven pouze jeden řádek typu Účet.
Systém bude mít v tabulce Nastavení OneCore, na záložce „Objednávání předmětů financování“ specifikovaný kód standardního nákupu pro vytvoření řádků nákupní objednávky:
Z řádku kódu standardního nákupu systém do řádku objednávky převezme tyto údaje:
Typ řádku
Číslo účtu
Obecná účto skupina zboží
DPH účto skupina zboží
Do řádku objednávky vygenerovaného použitím standardního kódu nákupu doplní následující údaje k objednávanému předmětu financování (Hodnoty bez DPH/s DPH plní podle toho jaký příznak Ceny s DPH (A/N) je na Dodavatelovi):
Číslo předmětu financování (Financed Object No.)
datový typ Code 20
Systém doplní automaticky číslo předmětu financování, který je předmětem objednávky.
Objednací kód (Ordering Code)
datový typ Code 20
Systém automaticky doplní do objednávky objednací kód předmětu z karty předmětu, záložka Obecné.
Kód barvy (Colour Code)
datový typ Code 20
Systém automaticky doplní do objednávky z předmětu financování, záložka technické údaje.
Barva předmětu (Colour)
datový typ Text 50
Systém automaticky doplní do objednávky barvu objednaného předmětu z karty předmětu, záložka technické údaje (textový popis barvy).
Barva interiéru (Interior Colour)
Systém automaticky doplní do objednávky barvu interiéru objednaného předmětu z karty předmětu, záložka technické údaje (textový popis barvy).
Plní se pouze pro Typ objednávky=Předmět
Množství (Quantity)
Systém automaticky doplní množství „1“.
Nákupní cena bez/s DPH (Direct Unit Cost Excl. VAT)
Systém automaticky do tohoto pole doplní hodnotu pole „Ceníková cena předmětu“ (bez DPH / s DPH) z page Cena a výbava na kartě předmětu financování.
Sleva z ceníkové ceny předmětu bez/ DPH (Object List Price Discount Excl. VAT)
datový typ Decimal
Systém automaticky do tohoto pole doplní hodnotu pole „Sleva z ceníkové ceny předmětu bez DPH“ z page Cena a výbava na kartě předmětu financování.
Částka řádkové slevy bez/s DPH (Line Discount Excl. VAT)
Systém automaticky do tohoto pole vypočítá jako součet polí z řádku nákupní objednávky:
Sleva z ceníkové ceny předmětu (bez DPH / s DPH)
Částka na řádku bez/s DPH (Line Amount Excl. VAT)
Systém automaticky vypočítá hodnotu částky na řádku bez DPH jako rozdíl polí „Nákupní cena bez DPH“ a „Částka řádkové slevy“. Pak při založení objednávky vykoná kontrolu (viz hláška výše):
Pokud se vytváří pouze jedna objednávka:
Systém zkontroluje, že suma pole Částka na řádku bez DPH se liší o víc než 0,1 od hodnoty pole „Cena pořízení bez DPH“ na page Cena a výbava na kartě předmětu financování. Pokud se nerovná, systém po vytvořená nákupní objednávky zobrazí o uživateli informaci, že „Částka na řádku bez DPH nákupní objednávky neodpovídá Ceně pořízení bez DPH předmětu financování o vice než 0,1. Zkontrolujte výpočet ceny vozidla.“ Po potvrzení se objednávka vytvoří.
Pokud se vytváří více objednávek (jedna na předmět, další na doplňkovou výbavu pro jiného dodavatele):
Kontrolu není možné vykonat, protože není možné sumovat řádky z vice objednávek a porovnávat to s nákupní cenou z cena a výbava.
OC v takovém případě zobrazí hlášku “Bude vytvořena i objednávka doplňkové výbavy, kontrolu hodnot objednávek vykonejte manuálně.” Po stisknutí OK se objednávky vytvoří.
U objednávky v cizí měně musí „Částka na řádku bez DPH (LM)“ odpovídat Ceně pořízení bez DPH (LM) na page Cena a výbava. Vzájemný podíl těchto částek určuje směnný kurz objednávky.
Položky příplatkové a doplňkové výbavy vloží systém automaticky do objednávky jako další řádky objednávky s typem „prázdný“ (textové řádky). Do řádků objednávky u položek příplatkové a doplňkové výbavy systém vyplní následující údaje:
Pokud předmět financování obsahuje alespoň jednu položku příplatkové výbavy:
systém doplní automaticky textový řádek „Příplatková výbava:“ do pole Popis
pod textový řádek vypíše systém jednotlivé položky příplatkové výbavy (pro každý řádek příplatkové výbavy jeden řádek objednávky) v rozsahu polí:
Číslo řádku výbavy (Equipment Line No.)
datový typ Integer
Do tohoto pole vloží systém číslo řádku z tabulky Příplatková výbava / Doplňková výbava předmětu.
Jedná se o relaci na primární klíč tabulky.
Pole skryté
Objednací kód (Order Code)
Do tohoto pole systém nakopíruje hodnotu pole „Objednací kód“ příplatkové výbavy z okna Příplatková výbava předmětu z předmětu financování
Pro doplňkovou výbavu plní Kód doplňkové výbavy
Popis (Description)
Do tohoto pole systém nakopíruje hodnotu pole „Popis“ příplatkové výbavy z okna Příplatková výbava předmětu z předmětu financování.
Délku popisu z příplatkové výbavy v rozsahu 250 znaků systém ořízne na délku pole Popis v řádku objednávky v rozsahu 100 znaků.
Množství (Quantity)
Systém automaticky doplní množství „1“.
Nákupní cena bez DPH (Direct Unit Cost Excl. VAT)
Systém automaticky do tohoto pole doplní hodnotu pole „Ceníková cena bez DPH“ z page „Příplatková / Doplňková výbava předmětu“ na kartě předmětu financování.
Pole zohledňuje přepínač „Ceny vč. DPH“ v hlavičce nákupní objednávky.
Sleva z ceníkové ceny předmětu bez DPH (bez DPH / s DPH) (Object List Price Discount Excl. VAT)
Systém automaticky do tohoto pole doplní hodnotu pole „Sleva bez DPH“ z page „Příplatková / Doplňková výbava předmětu“ na kartě předmětu financování.
Pole bude zohledňovat přepínač „Ceny vč. DPH“ v hlavičce nákupní objednávky.
Částka řádkové slevy
Systém automaticky do tohoto pole vypočítá jako součet polí z řádku nákupní objednávky:
Podnikatelský bonus (bez DPH / s DPH)
Sleva z ceníkové ceny (bez DPH / s DPH)
Pole zohledňuje přepínač „Ceny vč. DPH“ v hlavičce nákupní objednávky.
Částka na řádku (bez DPH / s DPH)
Systém automaticky vypočítá hodnotu částky na řádku jako rozdíl polí „Nákupní cena“ a „Částka řádkové slevy“.
Pole zohledňuje přepínač „Ceny vč. DPH“ v hlavičce nákupní objednávky.
Pokud předmět financování obsahuje alespoň jednu položku doplňkové výbavy na stejného dodavatele:
systém doplní automaticky textový řádek „Doplňková výbava:“ do pole Popis
pod textový řádek vypíše systém jednotlivé položky doplňkové výbavy (pro každý řádek příplatkové výbavy jeden řádek objednávky) v rozsahu polí stejném jako u příplatkové výbavy.
U doplňkové výbavy, pokud má jiného dodavatele než předmět, je nutné generovat samostatné objednávky pro položky doplňkové výbavy pro daného dodavatele (co dodavatel to samostatná objednávka doplňkové výbavy). Automaticky se generují spolu s předmětem:
Na dodavateli doplňkové výbavy zkontroluje, jestli má vyplněné pole Typ smlouvy s dodavatelem:
Pokud neprázdné, pokračuje dál
Pokud prázdné, dá hlášku, že dodavatel nemá žádnou smlouvu, jestli uživatel chce pokračovat. Pokud potvrdí Ne, zastaví proces bez vytvoření objednávek. Pokud Ano, pokračuje dál ve vytvoření objednávky.
Na dodavateli doplňkové výbavy zkontroluje, jestli má zadanou e-mailovou adresy s prázdní značkou v tabulce Emailové adresy pro objednání předmětu:
Pokud má, vytvoří objednávku a do objednávky dotáhne tuto adresu.
Pokud nemá, dá hlášku že „Pro dodavatele …číslo…a prázdnou značku není definovaný žádný email.“ Po potvrzení Ok proces ukončí, nevytvoří žádnou objednávku (ani pro předmět).
Záložka Objednání předmětu (Object Ordering):
Objednávka předmětu (Financed Object Order)
Samostatná objednávka, Hromadná objednávka
Doplní systém automaticky
Číslo hromadné objednávky (Mass Object Order No.)
plní systém automaticky podle nastavení, pokud je daná objednávka součástí hromadné objednávky.
Číslo předmětu financovaní (Financed Object No.)
plní systém automaticky číslo předmětu, ku kterému patří daná objednávka
Číslo nabídky dodavatele (Vendor Offer No.)
plní systém automaticky z předmětu
Emailová adresa objednávky předmětu (Object Order E-mail Address)
plní systém automaticky z předmětu anebo z dodavatele doplňkové výbavy
Typ smlouvy (Order Type)
podle typu smlouvy na dodavatelovi. Pokud „Smlouva s dodavatelem předmětu“ = „prázdný“, pak „Kupní smlouva“, jinak „Objednávka“.
Požadovaný datum dodaní (Requested Delivery Date)
plní z předmětu
Potvrzený datum dodaní (Confirmed Delivery Date)
pozři dále kapitolu na potvrzeni objednávky
Očekávaný termín dodaní zákazníkovi (Expected Handover Date to Customer)
pozři dále
Stav objednávky předmětu (Object Order Status)
popsané výše
Odeslaní samostatný objednávky e-mailem
Po vygenerovaní objednávek může uživatel přistoupit k jich odeslaní e-mailem přímo z karty objednávky (anebo z přehledu objednávek).
Odeslaní objednávky předmětu je možné vykonat tlačítkem Vytlačit/Odeslat -> Odeslat objednávku předmětu.
Systém po stlačení tlačítka vygeneruje e-mail v klientovi BC (ne v Outlooku).
Jednotlivé položky e-mailu se naplní následovně:
Od
Doplní z nastavení mailu
Komu (adresát):
Z nákupní objednávky – pole Emailová adresa objednávky předmětu
Kopie
Skryté pole, systém dotáhne z Nastavení OneCore
Skrytá
Skryté, Prázdné, systém nijako neplní
Předmět
Plní se podle masky z nastavení Výběr sestav – Nákup, pole Předmět e-mailu
Název přílohy
Podle názvu Předmětu (objednávka)
Tělo e-mailu:
Naplní se podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu. Auto podpis musí být nadefinovaný taktéž v šabloně.
Po potvrzení se mail odešle, ale nikde se v BC neukládá.
V příloze jsou:
Objednávka předmětu
šablona se definuje ve Výběr sestav-nákup/Objednávky.
Druhá příloha je nabídka dodavatele
systém ji vloží do e-mailu jako kopii souboru z Příloh předmětu. Pokud se jedná o objednávku předmětu, vloží soubor, který má Typ přílohy=Nabídka předmětu. Pokud se jedná o objednávku doplňkové výbavy, vloží všechny soubory, které mají Typ přílohy=Nabídka doplňkové výbavy (pozn. Může se stát, že k předmětu jsou doplňkové výbavy od více dodavatelů. V tomto případě je uživatel pak z emailu zmaže nepotřebný soubor.)
Internal link
tvoří se len pro samostatné objednávky (pro hromadné/souhrnné ne). Po kliknutí se otevře karta dané objednávky (uživatel musí mít licenci, resp. přístup do OC).
Vendor link
tvoří se len pro samostatné objednávky (pro hromadné/souhrnné ne). Po kliknutí se otevře jednoduchý formulář na zadaní potvrzeného datumu dodaní a krátké textové poznámky (pozři dále).
Po odeslaní e-mailu systém dále vykoná:
Změní Stav objednávky předmětu na Odeslaná
Změní Detailní stav smlouvy podle Nastavení OneCore, pole Detailní stav po odeslání objednávky – pokud byla odeslaná objednávka předmětu. Pokud byla odeslaná objednávka doplňkové výbavy, detailní stav smlouvy se nezmění.
Uloží soubor objednávky do Příloh předmětu. Pro objednávku předmětu automaticky nastaví Typ přílohy=Objednávky předmětu, pro objednávku doplňkové výbavy nastaví Typ přílohy=Objedn. Dopl.výbavy.
Editace, storno, výmaz a znovu generovaní nákupní objednávky
Editace
Pokud se jedná o objednávku předmětu, doplňkové výbavy nebo pneu/ráfků, pak není možné, jakkoliv editovat tuto objednávku, pokud ke smlouvě, ke které je objednávka vytvořena, existuje změnová kopie nebo aktivní varianta. Tedy není možné tuto objednávku smazat ani stornovat.
Storno
Storno je možné vykonat ručním nastavením Stavu objednávky předmětu na Stornované. Po změně stavu na Stornovaná, již není možné změnit tento stav na žádný jiný.
Táto akce nemění detailní stav smlouvy.
Systém ale automaticky z předmětu vymaže Číslo nákupní objednávky, resp. Potvrzený termín dodání.
Pokud existuje stornovaná objednávka k předmětu, systém při novém generováním objednávky již nekontroluje příznak det. stavu smlouvy Povolit objednání předmětu.
Výmaz
Výmaz objednávky je možné pouze pokud má Stav objednávky předmětu=Nový, jinak ne.
Dál:
...
Když se stornuje/smaže objednávka na předmět, systém zkontroluje, zda existuje objednávka na doplňkovou výbavu. Pokud ano, zobrazí upozorňovací hlášku, že taková objednávka existuje, aby uživatel zvážil její smazání/stornování.
...
Když se smaže/stornuje objednávka doplňkové výbavy, systém na nic neupozorňuje.
...
Když se dá tlačítko objednat předmět a je aktivní objednávka předmětu, ale jsou smazané/vystornovány objednávky doplňkové výbavy, systém vytvoří pouze objednávku doplňkové výbavy. Pokud by byly aktivní i všechny objednávky doplňkové výbavy, až pak by systém zahlásil, že je potřeba objednávku předmětu napřed stornovat.
...
The purchase order card for an object or additional equipment is different from the standard order card.
Object Purchase Order:
General tab:
Contract Code
Contains the number of the financing contract to which the order is assigned
Order Content Type
Adjusts the system automatically, depending on whether the item or additional equipment is ordered.
Object Order Status
Once created, the system will automatically set to New. Other values are Sent, Confirmed, Cancelled (their meaning will be explained below). The user can manually set only the status to Cancel, the other statuses are set automatically by the system during individual steps
It is not possible to change from the Canceled status to any other state
Lines tab:
They contain a description of the object, or additional equipment, including the Financed Object Number, order codes, as well as the price without discount, discount and final price. The data are taken from the subject of financing. The quantity for each item is set to 1.
Below the lines is a summary of the prices.
Detailed field description:
The system generates the order line by using a copy of the vendor's standard purchase code. From the standard purchase code, the system copies the first line of the account type to the purchase order. We assume that only one line of the Account type will be set up in the standard purchase code.
The system will have a Standard Purchase Code specified in the OneCore Settings table, on the "Financing Object Ordering" tab to create purchase order lines:
From the standard purchase code line, the system takes the following data to the order line:
Line Type
Account number
Gen. Prod. Posting Group
VAT Prod. Posting Group
To the order line generated by using the standard purchase code, it fills in the following information about the ordered financed object (Values excl. VAT/incl. VAT are filled in according to which flag Prices with VAT (Y/N) is on the Supplier):
Financed Object No.
Code 20 data type
The system automatically fills in the number of the financed object that is the subject of the order.
Ordering Code
Code 20 data type
The system automatically fills in the order the order code of the item from the course card, tab General.
Colour Code
Code 20 data type
The system will automatically add technical data to the order from the financed object.
Object Colour
Text 50 data type
The system automatically fills in the color of the ordered item from the item card, technical data tab (text description of the color).
Interior Colour
The system automatically fills in the interior color of the ordered item from the item card, technical data tab (text description of the color).
Fulfilled only for Order Type=Object
Quantity
The system automatically fills in the "1" quantity.
Direct Unit Cost Excl. VAT
The system automatically fills in the value of the "Object List Price" field (excl. VAT / with VAT) from the Price and Equipment page on the Financed Object card.
Object List Price Discount Excl. VAT
Decimal data type
The system automatically fills in the value of the field "Discount from the list price of the object without VAT" from the page Price and equipment on the card of the financed object.
Line Discount Excl. VAT
The system automatically calculates this field as the sum of the fields from the purchase order line:
Discount on the list price of the object (without VAT / with VAT)
Line Amount Excl. VAT
The system automatically calculates the value of the line amount excluding VAT as the difference between the "Purchase Price Excl. VAT" and "Line Discount Amount" fields. Then, when creating an order, it performs a check (see the message above):
If only one order is being created:
The system checks that the sum of the Line Amount Excl. VAT field differs by more than 0.1 from the value of the "Acquisition Price Excl. VAT" field on the Price and Equipment page on the financed object card. If not equal, after the purchase order is created, the system displays information about the user that "Line Amount Excl. VAT of the purchase order does not match the Purchase Price Excl. VAT of the financed object by more than 0.1. Check the calculation of the vehicle price." Once confirmed, the order is created.
If multiple orders are created (one for an item, another for additional equipment for another supplier):
The check cannot be performed because it is not possible to sum lines from multiple orders and compare it with the purchase price from Price and Equipment.
In this case, the OC will display the message "An additional equipment order will also be created, check the order values manually." After pressing OK, the orders will be created.
For an order denominated in a foreign currency, the "Line Amount Excl. VAT (LCY)" must match the Acquisition Price Excl. VAT (LCY) on the Price and Equipment page. The proportion of these amounts is determined by the order's exchange rate.
Optional and additional equipment items are automatically inserted by the system into the order as additional order lines with the type "empty" (text lines). The system fills in the order lines for optional and additional equipment items:
If the financed object contains at least one item of optional equipment:
the system automatically fills in the text line "Optional equipment:" in the Description field
Below the text line, the system lists the individual items of optional equipment (one order line for each line of optional equipment) in the range of fields:
Equipment Line No.
Integer data type
In this field, the system inserts the row number from the Optional Equipment / Additional Equipment table of the item.
This is a relationship to the primary key of the table.
Field Hidden
Order Code
The system copies the value of the "Order Code" field of the optional equipment from the Optional Equipment of the Object from the Financed Object window into this field
For additional equipment, it fulfills the Additional Equipment Code
Description
Into this field, the system copies the value of the "Description" field of the optional equipment from the Object Optional Equipment window of the financed object.
The system will trim the length of the optional description in the range of 250 characters to the length of the Description field in the order line in the range of 100 characters.
Quantity
The system automatically fills in the "1" quantity.
Direct Unit Cost Excl. VAT
The system automatically fills in the value of the "List Price Excl. VAT" field from the "Optional / Additional Equipment of the Item" page on the Financed Object Card into this field.
The field takes into account the "Prices incl. VAT" toggle on the purchase order header.
Object List Price Discount Excl. VAT
The system automatically fills in the value of the "Discount excl. VAT" field from the "Optional / Additional Item Equipment" page on the Financed Object card.
The field will take into account the "Prices incl. VAT" toggle on the purchase order header.
Line Discount Amount
The system automatically calculates this field as the sum of the fields from the purchase order line:
Business Bonus (excl. VAT / incl. VAT)
List Price Discount (excl. VAT / incl. VAT)
The field takes into account the "Prices incl. VAT" toggle on the purchase order header.
Line Amount (excl. VAT / incl. VAT)
The system automatically calculates the value of the line amount as the difference between the "Purchase Price" and "Line Discount Amount" fields.
The field takes into account the "Prices incl. VAT" toggle on the purchase order header.
If the financed object contains at least one additional equipment item for the same supplier:
the system automatically fills in the text line "Additional equipment:" in the Description field
Below the text line, the system lists the individual items of additional equipment (one order line for each line of optional equipment) in the same range of fields as for the optional equipment.
For additional equipment, if it has a vendor other than the item, it is necessary to generate separate orders for additional equipment items for that vendor (each vendor has a separate additional equipment order). They are automatically generated along with the subject:
Check the additional equipment vendor to see if the Vendor Contract Type field is filled in:
If it is not empty, it continues on
If empty, it will give a message that the vendor has no contract, if the user wants to continue. If they confirm No, they stop the process without creating orders. If Yes, it proceeds to create the order.
Check the additional equipment vendor to see if they have entered e-mail addresses with a blank tag in the E-mail Addresses for Object Order table:
If he has, he creates an order and adds this address to the order.
If it doesn't, it puts a message that "For the supplier ... number... and no email is defined with an empty checkmark." Once confirmed, Ok will terminate the process, not creating any order (not even for the item).
Object Ordering tab:
Financed Object Order
Single Order, Mass Order
Fills up the system automatically
Mass Object Order No.
The system fills automatically according to the settings if the order is part of a bulk order.
Financed Object No.
The system automatically fills in the number of the object to which the order belongs
Vendor Offer No.
The system fills automatically from the object
Object Order E-mail Address
The system fills automatically from the object or from the supplier of additional equipment
Contract Type (Order Type)
according to the type of contract on the supplier. If "Object Vendor Contract" = "empty", then "Purchase Contract", otherwise "Order".
Requested Delivery Date
Fills from the subject
Confirmed Delivery Date
Please refer to the order confirmation chapter below
Expected Handover Date to Customer
Devour further
Object Order Status
described above
Sending a separate order by e-mail
Once the orders have been generated, the user can proceed to send them by e-mail directly from the order card (or from the order overview).
Sending an item order can be done by pressing the Push/Send -> Send Item Order button.
When the button is pressed, the system generates an email in the BC client (not in Outlook).
Each item in the email is populated as follows:
From
Adds from mail settings
To (addressee):
From purchase order – Object order email address field
Copy
Hidden field, the system pulls from OneCore Settings
Hidden
Hidden, Empty, the system doesn't fill anything
Subject
It is populated according to the mask from the Report Selection - Purchase setting, e-mail subject field
Attachment Name
By Object Name (Order)
E-mail Body:
It is populated according to the template from Report Selection-Purchase, Email Body Layout Description field. Auto signature must also be defined in the template.
After confirmation, the mail is sent, but it is not stored anywhere in BC.
In the appendix are:
Object Order
The template is defined in Report Selection-Purchase/Orders.
The second attachment is the supplier's offer
the system inserts it into the email as a copy of the file from the Subject Attachments. If it is an item order, it inserts a file that has Attachment Type=Item Quotation. If it is an additional equipment order, it inserts all files that have Attachment Type=Additional Equipment Offer (note: It may happen that there are additional equipment from more than one supplier for the item. In this case, the user then deletes the unnecessary file from the email.)
Internal link
Flax is formed for single orders (not for bulk/aggregate). After clicking, the card of the order opens (the user must have a license or access to the OC).
Vendor link
Flax is formed for single orders (not for bulk/aggregate). When clicked, a simple form will open to enter a confirmed delivery date and a short text note (see below).
After the e-mail is sent, the system then executes:
Changes the Object Order Status to Sent
Changes the Detailed Contract Status according to OneCore Settings, Order Sent Detail Status field – if an Object Order has been sent. If an additional equipment order has been submitted, the detailed contract status will not change.
Saves the order file to Item Attachments. For an item order, it automatically sets Attachment Type=Item Orders, for an additional equipment order, it sets Attachment Type=Order. Additional equipment.
Edit, cancel, delete, and regenerate a purchase order
Editing
If it is an order for an item, additional equipment or tires/rims, then it is not possible to edit this order in any way if there is a change copy or active variant for the contract for which the order is created. Therefore, it is not possible to delete or cancel this order.
Cancellation
Cancellation can be done by manually setting the Item Order Status to Canceled. Once the status is changed to Canceled, it is not possible to change this status to any other.
This action does not change the detailed status of the contract.
However, the system automatically deletes the purchase order number from the item, respectively. Confirmed delivery date.
If there is a cancelled order for an object, the system no longer checks the det flag when regenerating the order. Contract Status Allow Object Ordering.
Erasure
Order deletion is only possible if Item Order Status = New, not otherwise.
Further:
When an order for an item is cancelled/deleted, the system checks if there is an order for additional equipment. If so, it will display a warning message that such an order exists, so that the user should consider deleting/canceling it.
If an additional equipment order is deleted/cancelled, the system does not warn about anything.
If the Item Order button is allowed and an item order is active, but additional equipment orders are deleted/cancelled, the system will only create an additional equipment order. If all additional equipment orders were active, only then would the system report that the item order needs to be canceled first.
If the button can be used to order an item and the item order is cancelled/does not exist, then the system will create an order for the item and from the additional equipment it will create only for those equipment for which the order does not yet exist (or exists, but is cancelled).