Přefakturace na zákazníka je podrobně popsána v dokumentu Fakturace prodej.
Nastavení smluv se službami – Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu
V Nastavení smluv se službami je pole Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu:
...
Pokud je nastaveno “Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu” = Ano, lze přefakturovat na zákazníka transakce tankovacích karet ještě dříve, než je zaúčtovaná nákupní faktura.
Nastavení pro hromadnou fakturu na zákazníkovi
Na kartě zákazníka v záložce Operativní leasing uživatel vybere jednu z možností Způsobu fakturace PHM a servisu. Podle nastavení bude systém vytvářet hromadné prodejní faktury z transakcí tankovací karty a servisních povolenek.
...
Příklad fakturace za obchodní místa zákazníka
Podle dvě smlouvy na různé obchodní obchodního místa zákazníka.
Jsou dvě smlouvy OL1700104 (Zlín) a OL1700103 (Praha) na jednoho zákazníka Provis – vyfakturovala jsem transakce z 11Re-invoicing to a customer is described in detail in the Sales Invoicing document.
Contract with Service Setup – Allow Reinvoice to Customer without Posting Purchase
In the Service Contract Setup, there is a field Allow reinvoice to customer without posting a purchase:
...
If set to "Allow reinvoice to customer without posting purchase" = Yes, fuel card transactions can be reinvoiced to the customer even before the purchase invoice is posted.
Setup for Mass Customer Invoice
On the customer card, in the Operative leasing tab, the user selects one of the Fuel and Service Billing Method options. Depending on the setup, the system will create mass sales invoices from fuel card transactions and service allowances.
...
Example of invoicing for a customer's business places
Under two contracts to different customer's business locations.
There are two contracts OL1700104 (Zlín) and OL1700103 (Prague) for one Provis customer – I invoiced the transactions from 11.6.2021:
...
Vytvořil správně dvě fakturyHe created two invoices correctly:
...
Propsal číslo zaúčtované /nezaúčtované faktury do Transakce tankovací karty:
...
V hlavičce faktury je uvedena leasingová smlouva i obchodní místo zákazníkaEntered the posted / unposted invoice number into the Fuel Card Transaction:
...
The header of the invoice shows both the leasing contract and the customer's business location:
...
...
Mass invoicing of fuel cards
...
Mass invoicing of fuel cards can be started with the per customer filter and with the fuel card transaction period filter:
...
Datum od
Uživatel zadá začátek období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.
Datum do
Uživatel zadá konec období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.
Zúčtovací datum
Uživatel zadá zúčtovací datum pro prodejní fakturu
Vytvořit faktury
uživatel pole zatrhne, pokud má systém vytvořit zaúčtované nákupní faktury
Vytvořit přílohy
uživatel pole zatrhne, pokud má systém vytvořit přílohy k fakturám
Tisknout
uživatel zatrhne, pokud má systém při tvorbě faktury zároveň i tisknout faktury s přílohami (tiskne se pouze příloha PDF)
Tvorba faktury / reportu
Systém prochází „Transakce tankovací karty“ a filtruje podle Data transakce spadající do fakturovaného období:
...
Další filtr je příznak „Fakturováno“ = NE:
...
Dalším filtrem je, příznak „Chyba“ = NE:
...
Pokud není v Nastavení smluv se službami povolena přefakturace PHM bez zaúčtovaného nákupu, tak dalším filtrem pro fakturu na zákazníka je vyplněné „Číslo zaúčtované nákupní faktury“:
...
Na základě Čísla zákazníka systém zjistí Způsob fakturace na zákazníka:
...
Za zákazníka – jedna faktura za všechny smlouvy zákazníka.
Za nákladové středisko – tolik faktur, kolik je nákladových středisek zákazníka
Za smlouvu – tolik faktur, kolik je leasingových smluv
Hromadně za zákazníka a typ kalkulace (Otevřená / Uzavřená) – maximálně dvě faktury za zákazníka
Hromadně za rámcovou smlouvu – za rámcovou smlouvu zákazníka jedna faktura
Dále bude procházet tabulku „Jednorázový poplatek tankovací karty“ a filtrovat podobně jak transakce tankovací karty:
Fakturovat = Ano
Způsob fakturace = Faktura za PHM
Faktura vystavena = Ne
Datum vzniku poplatku – musí odpovídat zadanému období
Po zaúčtování hromadné faktury (je vytvořena na obecný Kód smlouvy) budou jednotlivé položky faktury přeúčtovány ke konkrétním smlouvám a číslo zaúčtované prodejní faktury se propíše do Transakce tankovací karty.
...
Příklad Fakturace zákazníkovi – tankování v zahraničí a zároveň jednorázový poplatek
...
Date From
User enters the beginning of the period from which transactions will be included in the report/invoice.
Date To
The user enters the end of the period from which transactions will be included in the report/invoice.
Posting Date
User enters posting date for sales invoice
Create Invoices
The user checks the field if the system wants to create posted purchase invoices
Create Attachments
The user ticks the field if the system is to create attachments to invoices
Print
the user ticks if the system is to print invoices with attachments at the same time when creating an invoice (only the PDF attachment is printed)
Creating an invoice / report
The system goes through "Fuel Card Transactions" and filters by Transaction Data Falling within the invoiced period:
...
The next filter is the "Invoiced" = NO:
...
Another filter is, the flag "Error" = NO:
...
If it's not in Service Contract Settings allowed re-invoicing of fuel without posting purchase, so the next filter for the customer invoice is filled in "Posted Purchase Invoice No.“:
...
Based on the Customer Number, the system will determine the Customer's Billing Method:
...
Per Customer – One invoice for all customer contracts.
Per cost center – as many invoices as there are customer cost centers
Per contract – as many invoices as there are leasing contracts
Collectively per customer and calculation type (Open / Closed) – maximum of two invoices per customer
Collectively for the framework agreement – one invoice for the customer's master agreement
Next, it will scroll through the "Fuel Card One-Off Charge" table and filter similarly to fuel card transactions:
Invoice = Yes
Invoice Method = Invoice for Fuel
Invoice Issued = No
Fee accrual date – must match the specified period
After posting a mass invoice (it is created for a general Contract Code), the individual invoice items will be reposted to specific contracts and the number of the posted sales invoice will be copied to the Fuel Card Transaction.
...
Example: Invoicing to a customer – refuelling abroad and a one-time fee at the same time
...
The fee is based on the FC00006 card, customer Z00010 is the same as the transaction on 3.7.2021:
...
Spustím hromadnou fakturaci se stejnými filtry (období, zákazníkI will start mass invoicing with the same filters (period, customer):
...
Výsledek systém zahlásí: “Dokončeno bez chyby”Číslo prodejních dokladů propsáno do transakceThe result is reported by the system: "Completed without error"
Selling Documents No. Written into the Transaction:
...
Faktura je jedna 103052 dle nastavení na kartě zákazníkaThe invoice is one 103052 according to the settings on the customer card:
...
DPH je správně jen z poplatku 2,52, protože tankování bylo v zahraničí
...
VAT is correct only from the fee of 2.52, because the refueling was abroad
...
Fuel Card Mass Invoicing Log
...
...
Číslo zákazníka
Systém plní jen v případě chyby. Pokud systém zjistí chybu při zpracování faktury na zákazník, zapíše do logu o kterého zákazníka šlo a chybovou hlášku.
Při úspěchu systém zapíše číslo smlouvy, číslo faktury, částku faktury, datum a čas vytvoření.
Pokud je ve faktuře na zákazníka spolu s transakcemi za PHM zahrnut i poplatek, v logu se objeví dvě položky:
...
Customer No.
The system performs only in the event of an error. If the system detects an error while processing an invoice for a customer, it will log which customer it was and an error message.
If successful, the system will write down the contract number, invoice number, invoice amount, date and time of creation.
If a fee is included in the customer's invoice along with fuel transactions, two items will appear in the log:
...
The system writes the item "for a fee" (item 13) and the item "for transactions" (item 14) separately into the log. The invoice is one, the same in both items.