Reinvoicing to a customer is described in detail in the Sales Invoicing document.
Service Contract Setup - Allow Reinvoice to Customer without Posting Purchase
In Service Contract Setup, there is a field Allow to reinvoice to customer without posting a purchase:
...
If set to "Allow reinvoice to customer without posting purchase" = Yes, fuel card transactions can be reinvoiced to the customer before the purchase invoice is posted.
Setup for Mass Customer Invoice
On the customer card, in the Operative leasing tab, the user selects one of the options for Fuel and Maintenance Billing Method. Depending on the setup, the system will create bulk sales invoices from fuel card and service allowance transactions.
...
Example of invoicing for a customer's business locations
Under two contracts to different business points of the customer.
There are two contracts OL1700104 (Zlín) and OL1700103 (Prague) per Provis customer – I invoiced the transactions from 11Přefakturace na zákazníka je podrobně popsána v dokumentu Fakturace prodej.
Nastavení smluv se službami – Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu
V Nastavení smluv se službami je pole Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu:
...
Pokud je nastaveno “Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu” = Ano, lze přefakturovat na zákazníka transakce tankovacích karet ještě dříve, než je zaúčtovaná nákupní faktura.
Nastavení pro hromadnou fakturu na zákazníkovi
Na kartě zákazníka v záložce Operativní leasing uživatel vybere jednu z možností Způsobu fakturace PHM a servisu. Podle nastavení bude systém vytvářet hromadné prodejní faktury z transakcí tankovací karty a servisních povolenek.
...
Příklad fakturace za obchodní místa zákazníka
Podle dvě smlouvy na různé obchodní obchodního místa zákazníka.
Jsou dvě smlouvy OL1700104 (Zlín) a OL1700103 (Praha) na jednoho zákazníka Provis – vyfakturovala jsem transakce z 11.6.2021:
...
He created two invoices correctlyVytvořil správně dvě faktury:
...
He entered the number of the posted/unposted invoice into the Fuel Card Transaction:
...
The header of the invoice shows both the leasing agreement and the customer's business locationPropsal číslo zaúčtované /nezaúčtované faktury do Transakce tankovací karty:
...
V hlavičce faktury je uvedena leasingová smlouva i obchodní místo zákazníka:
...
Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass invoicing of fuel cards
...
)
Hromadnou fakturaci tankovacích karet můžeme spustit s filtrem na zákazníka a s filtrem období transakcí tankovací karty:
...
Date From
The user enters the beginning of the period from which transactions will be included in the report/invoice.
Date To
The user enters the end of the period from which transactions will be included in the report/invoice.
Posting Date
A user enters a posting date for a sales invoice
Create Invoices
The user checks the field if the system is to create posted purchase invoices
Create Attachments
The user ticks the field if the system is to create attachments to invoices
Print
check if the system is to print invoices with attachments when creating an invoice (only the PDF attachment is printed)
Creating an invoice / report
The system goes through "Fuel Card Transactions" and filters by Transaction Data Falling within the invoiced period:
...
The next filter is the " flagInvoiced" = NO:
...
The next filter is, the " flagError" = NO:
...
If it's not in Service Contract Settings allowed re-invoicing of fuel without posting purchase, so the next filter for the customer invoice is filled in "Posted Purchase Invoice No.“:
...
Based on the Customer Number, the system will determine the Customer's Billing Method:
...
Per customer – One invoice for all customer contracts.
Per cost center – as many invoices as there are customer cost centers
Per contract – as many invoices as there are leasing contracts
Collectively for customer and calculation type (Open / Closed) – maximum of two invoices per customer
Collectively for Master Agreement – one invoice for Customer Master Agreement
Next, it will scroll through the "Fuel Card One-Off Charge" table and filter in a similar way to fuel card transactions:
Invoice = Yes
Billing Method = Invoice for Fuel
Invoice Issued = No
Fee Date – must match the specified period
After posting a mass invoice (it is created for a general Contract Code), the individual invoice items will be reposted to specific contracts and the number of the posted sales invoice will be written into the Fuel Card Transaction.
...
Example: Invoicing to a customer – refuelling abroad and a one-off fee at the same time
...
Datum od
Uživatel zadá začátek období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.
Datum do
Uživatel zadá konec období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.
Zúčtovací datum
Uživatel zadá zúčtovací datum pro prodejní fakturu
Vytvořit faktury
uživatel pole zatrhne, pokud má systém vytvořit zaúčtované nákupní faktury
Vytvořit přílohy
uživatel pole zatrhne, pokud má systém vytvořit přílohy k fakturám
Tisknout
uživatel zatrhne, pokud má systém při tvorbě faktury zároveň i tisknout faktury s přílohami (tiskne se pouze příloha PDF)
Tvorba faktury / reportu
Systém prochází „Transakce tankovací karty“ a filtruje podle Data transakce spadající do fakturovaného období:
...
Další filtr je příznak „Fakturováno“ = NE:
...
Dalším filtrem je, příznak „Chyba“ = NE:
...
Pokud není v Nastavení smluv se službami povolena přefakturace PHM bez zaúčtovaného nákupu, tak dalším filtrem pro fakturu na zákazníka je vyplněné „Číslo zaúčtované nákupní faktury“:
...
Na základě Čísla zákazníka systém zjistí Způsob fakturace na zákazníka:
...
Za zákazníka – jedna faktura za všechny smlouvy zákazníka.
Za nákladové středisko – tolik faktur, kolik je nákladových středisek zákazníka
Za smlouvu – tolik faktur, kolik je leasingových smluv
Hromadně za zákazníka a typ kalkulace (Otevřená / Uzavřená) – maximálně dvě faktury za zákazníka
Hromadně za rámcovou smlouvu – za rámcovou smlouvu zákazníka jedna faktura
Dále bude procházet tabulku „Jednorázový poplatek tankovací karty“ a filtrovat podobně jak transakce tankovací karty:
Fakturovat = Ano
Způsob fakturace = Faktura za PHM
Faktura vystavena = Ne
Datum vzniku poplatku – musí odpovídat zadanému období
Po zaúčtování hromadné faktury (je vytvořena na obecný Kód smlouvy) budou jednotlivé položky faktury přeúčtovány ke konkrétním smlouvám a číslo zaúčtované prodejní faktury se propíše do Transakce tankovací karty.
...
Příklad Fakturace zákazníkovi – tankování v zahraničí a zároveň jednorázový poplatek
...
Založen poplatek na kartu FC00006, zákazník Z00010 je stejně jak transakce 3.7.2021:
...
I will start mass invoicing with the same filters (period, customerSpustím hromadnou fakturaci se stejnými filtry (období, zákazník):
...
The result is reported by the system: "Completed without error"Sales Document No. Written into the TransactionVýsledek systém zahlásí: “Dokončeno bez chyby”
Číslo prodejních dokladů propsáno do transakce:
...
The invoice is one 103052 according to the settings on the customer cardFaktura je jedna 103052 dle nastavení na kartě zákazníka:
...
VAT is correct only on the fee of 2.52, because the refueling was abroad
...
DPH je správně jen z poplatku 2,52, protože tankování bylo v zahraničí
...
Log hromadné fakturace tankovacích karet (Fuel Card Mass Invoicing Log)
...
Customer No.
The system only fulfills in the event of an error. If the system detects an error while processing an invoice for a customer, it will log which customer it was and an error message.
If successful, the system writes the contract number, invoice number, invoice amount, date and time of creation.
If a fee is included in the customer's invoice together with fuel transactions, two items will appear in the log:
...
Číslo zákazníka
Systém plní jen v případě chyby. Pokud systém zjistí chybu při zpracování faktury na zákazník, zapíše do logu o kterého zákazníka šlo a chybovou hlášku.
Při úspěchu systém zapíše číslo smlouvy, číslo faktury, částku faktury, datum a čas vytvoření.
Pokud je ve faktuře na zákazníka spolu s transakcemi za PHM zahrnut i poplatek, v logu se objeví dvě položky:
...
Systém do logu zapíše zvlášť položku „za poplatek“ (položku 13) a zvlášť položku „za transakce“ (položka 14). Faktura je jedna, stejná v obou položkách.