Fuel cards can be ordered in bulk or individually for a given card.
Tankovací karty je možné objednat hromadně nebo jednotlivě pro danou kartu.
Objednávka jedné tankovací karty (Order of one fuel card
...
The user presses the Order Fuel Card button on the fuel card.
The system creates an email with the TK order attached.
After pressing the button Create Fuel Card Order The system opens a dialog box:
Whom
The system has entered the e-mail address of the supplier's contact person (see chapter Vendor Contact Person)
Copy
The system inserts the e-mail address set to the printout definition in the Send a copy field if the user wants to be able to check that the message was actually sent.
Subject
The system has inserted a setting on the printout definition in the Email Subject field
Attachment Name
The system has inserted a setting on the printout definition in the Attachment Name field
Message content – according to the settings in the Layout Code of the E-mail Body
The content of the message is the same for all fuel companies
There must be at least one printout definition in Word
Once OK is approved, the system will add the order data to the fuel card card
The system will create and send it according to the settings. The user who created the order can receive a copy of the email:
Attached is the fuel card order in the form of the vendor in xls.
Ordering multiple cards from one vendor
It is possible to order multiple cards from one supplier. Above the fuel card overview, the user marks multiple TK for one supplier and starts the Order Fuel Card function.
The condition is to select cards from the same vendor.
If the user marks the creation of orders for different vendors, the system outputs an error message: "The selected fuel cards do not have the same vendor."
Mass ordering of fuel cards
Above the overview of fuel cards, you can also run Mass order of fuel cardsto create an order for all fuel cards with a blank order date.
When the job starts Mass Fuel Card Order The system processes TK ordering.
To order fuel cards
The system filters all fuel cards that do not have a value entered in the field Order Date.
The condition is that the supplier is filled in on the fuel card
Fuel cards matching these conditions are divided into groups according to the Card Vendor Numbers and Customer No..
They will create an email for each supplier. The email contains as many attachments as there are customer numbers. The attachment has "customer number" and "order date" in the title:
Sends e-mails with orders that have been processed and writes Order Date and the User who ordered on the fuel card.
If the system encounters an error during processing, it prints an error message:
...
Suppliers without an email are skipped by the recipient and create error-free cases.
...
)
Uživatel na tankovací kartě stiskne tlačítko Objednat tankovací kartu.
Systém vytvoří email s objednávkou TK v příloze.
Po stisku tlačítka Vytvořit objednávku tank.karty systém otevře dialogové okno:
Komu
Systém vložil e-mailovou adresu kontaktní osoby dodavatele (viz kapitola Kontaktní osoba dodavatele)
Kopie
Systém vloží e-mailovou adresu nastavenou na definici tiskového výstupu v poli Poslat kopii, pokud chce mít uživatel kontrolu, že byla zpráva skutečně odeslaná.
Předmět
Systém vložil nastavení na definici tiskových výstupů v poli Předmět emailu
Název přílohy
Systém vložil nastavení na definici tiskových výstupů v poli Název přílohy
Obsah zprávy – je dle nastavení na Kódu rozvržení Textu e-mailu
Obsah zprávy je stejný pro všechny tankovací společnosti
Musí existovat aspoň jedna definice tiskového výstupu ve Wordu
Po odsouhlasení OK systém doplní údaje o objednání do karty tankovací karty
Systém vytvoří a odešle dle nastavení. Uživateli, který objednávku vytvořil může přijít kopie emailu:
Přílohou je objednávka tankovací karty ve tvaru daného dodavatele v xls.
Objednávky více karet od jednoho dodavatele (Ordering multiple cards from one vendor)
Lze objednat více karet k jednomu dodavateli. Uživatel nad přehledem tankovacích karet označí více TK k jednomu dodavateli a spustí funkci Objednat tankovací kartu.
Podmínkou je vybrat karty stejného dodavatele.
Pokud uživatel označí vytvoření objednávek pro různé dodavatele, systém vypíše chybovou zprávu: “Vybrané tankovací karty nemají stejného dodavatele.”
Hromadné objednání tankovacích karet (Mass ordering of fuel cards)
Nad přehledem tankovacích karet lze spustit i Hromadnou objednávku tankovacích karet, která vytvoří objednávku na všechny tankovací karty s prázdným datem objednávky.
Při spuštění úlohy Hromadná objednávka tank.karet systém zpracovává objednání TK.
Pro objednání tankovacích karet
Systém filtruje všechny tankovací karty, které nemají zadanou hodnotu v poli Datum objednávky.
Podmínkou je, že na tankovací kartě je vyplněn dodavatel
Tankovací karty odpovídající těmto podmínkám systém rozdělí do skupin podle čísla dodavatele karty a zákaznického čísla.
Pro každého dodavatele vytvoří email. Email obsahuje tolik příloh, kolik je zákaznických čísel. Příloha má v názvu „zákaznické číslo“ a „datum objednávky“:
Odešle emaily s objednávkami, které byly zpracované a propíše Datum objednávky a Uživatele, který objednal, na tankovací kartu.
Pokud systém v průběhu zpracování narazí na chybu, vypíše chybovou hlášku:
...
Dodavatele bez emailu příjemce přeskočí a vytvoří bezchybné případy.
Uživatel může opravit chybu – v tomto případě doplnit pracovní odpovědnost na kontaktní osobu dodavatele a spustit hromadnou objednávku tankovacích karet znovu.