Page Comparison

Create Invoice/Credit Memo from Financing Contract

On the Financing Contracts tab, you can generate an individual invoice or credit note using the Create -> Create Invoice option:

The Create Invoice dialog box opens.

The user fills in the field:

...

Document Type

•  Invoice

  • The system generates a Sales Invoice in the Individual Invoice mode

•  Credit note

  • The system generates a Sales Credit Memo in the Credit Memo mode

Standard Customer Sales Code

...

Vytvořit fakturu/dobropis ze Smlouvy o financování

Na kartě Smlouvy o financování lze vygenerovat individuální fakturu nebo dobropis pomocí volby Vytvořit -> Vytvořit fakturu:

Otevře se dialogové okno Vytvořit fakturu.

Uživatel vyplní pole:

• Typ dokladu

  •  Faktura

    • Systém vygeneruje Prodejní fakturu v módu Individuální faktura

  •  Dobropis

    • Systém vygeneruje Prodejní dobropis v módu Dobropis

• Standardní kód prodeje zákazníka

  • Uživatel vybere kód ze seznamu Periodické prodejní řádky zákazníka (T 172 Standard Customer Sales Code)

    • On each tab of the Standard Sales Code, there are predefined custom texts, accounting, VAT (VAT product posting groups). It is possible to set up different billing and VAT for one Standard Sales Code, according to the currency and according to the product master (see the document Financial nastavení_OC, Chapter II). Periodic Sales Lines)   

    • It is not possible to use text variables on Recurring Sales Lines (see the G/L nastavení_OC document)

• Reason Code

  • field is required if Check Reason Code in Posting is enabled in OneCore Settings (the check takes place during posting)

  • If this field is filled in, it is copied to the invoice header

  • If the field is not filled in, but the Reason Code is filled in on the Recurring sales line, the system copies it from that periodic line. If multiple lines containing a Reason Code are set up for a given code, the first line with the filled Reason Code is used    

• Posting Date

  • The system pre-fills the work date

  • A user can change the date

  • the date is also used on the invoice for Document Date and VAT Date

• Maturity date

  • the user fills in the required Due Date

  • if it is not filled in, the system will calculate it automatically on the invoice according to the Document Date and the Financing Payment Terms Code

• Amount

  • The user fills in the required amount in the currency of the contract

  • The amount must be positive (for both the invoice and the credit memo)

  • the amount is without VAT (according to the settings on the customer card, field Prices Including VAT)

  • If the selected Recurring Sales Line code contains multiple lines that will be copied to the invoice, the specified amount will be copied to each line.

• Set Invoice Status to Released

  • if set to Yes, it will switch the Status of the generated invoice to Released

  •  if necessary, the invoice can be returned to the Open status  

After confirming OK, the system creates a Sales Invoice or Sales Credit Memo according to the selected Document Type, which can be immediately displayed and edited by the user.

Filling in the Header for Mode = Individual Invoice

Important fields:

• The document number is filled in from the Individual Invoice Nos. Series on the Contract Model.

  • If the same number sequence is set up in Sales & Receivables Setup for both invoices and posted invoices, the number assigned from Individual Invoice Nos. does not change.  

  • If a different number series is set up for invoices and a different number series for posted invoices in the Sales & Receivables Setup, the number assigned from Individual Invoice Nos. is replaced with the new number from the number series in Sales & Receivables Setup, the Posted Invoice Numbers field

• Customer (number, name, address, city, zip code)

  • from the Financing Contract

• Posting Date

  • from reports; if it is blank on the report, the Working date is used. The posting date can be changed automatically if it falls within a closed accounting period and the change is allowed in OneCore Settings (Shift posting date of sales invoice to open period = Yes)

• VAT Date

  • it is taken from the Posting Date (including any shift to the open accounting period)  

• Document Date

  • from reports; if it is blank on the report, the Workdate is used

• Maturity date

  • from reports; if it is empty on the report, it is calculated from Document Data and Payment Terms Code  

• Payment Terms Code

  • from the Financing Contract (from the Payment Terms Code field)

• Currency Code

  • from the report. The report is copied from the Financing Contract and cannot be changed

• Dimensions (global and non-global)

  • from the Financing Contract

• Customer Posting Group

  • from the Financing Contract (from the Customer Posting Group field for individual invoices) 

• VAT Bus. Posting Group

  • from the Customer Card

• Payment Method Code

  • from the Customer Card

• Bank Account Code (Payment Details Tab)

  • standard customer validation = from Company Information

• Variable Symbol

  • according to the settings on the Contract model, field VS Ind. Invoice Format

    • Contract No.

    • Document number – the variable symbol on the invoice header is empty, it is generated in the standard way when posting the invoice (from the posted invoice number)

• Invoice Print Type

  • empty (= default value)

• Mass invoicing

  • No

Invoice lines are populated from the Standard Sales Code.

The user checks the invoice and can edit the data if necessary.

The user can find the unposted sales invoice in the Sales Invoices list or in the Financing Contract.

Subsequently, the invoice is posted by clicking on the Post button. When the sales invoice is posted, a customer ledger entry is created.

Filling in the Header for Mode = Credit Memo

The header of the Sales Credit Memo is filled in a similar way as in the Individual Invoice mode, with the following differences:

• Document No.

  • from the number series in Sales & Receivables Setup, the Credit Memo Numbers and Posted Credit Memo Numbers fields.

• Payment Method Code

  • Empty

• Bank Account Code (Payment Details Tab)

  • Empty

• Reason Code

  • from reports; when blank on the report, the code is used from the periodic sales line in the Reason Code for Credit Memo field

• For Mass Payment Credit Memo

  • No

Create Invoice/Credit Memo from Insurance Company Calendar

...

• • • V jednotlivých kartách Kódu standardního prodeje jsou předdefinované vlastní texty, účtování, DPH (DPH účto skupiny zboží). Na jeden Kód standardního prodeje je možné nastavit různé účtování a DPH, podle měny a podle základního produktu (viz Periodické prodejní řádky a Periodické nákupní řádky )   

    • Na Periodických prodejních řádcích není možné používat textové proměnné (viz dokument /wiki/spaces/BL/pages/60784681 )

• Kód Příčiny

  • pole je povinné, pokud je v Nastavení OneCore zapnuto Kontrolovat kód příčiny při účtování (kontrola probíhá při účtování)

  • pokud je toto pole vyplněno, kopíruje se na hlavičku faktury

  • pokud pole není vyplněno, ale Kód příčiny je vyplněný na Periodickém prodejním řádku, zkopíruje ho systém z tohoto periodického řádku. Jestliže je pro daný kód nastaveno více řádků obsahujících Kód příčiny použije se první řádek s vyplněným Kódem příčiny    

• Zúčtovací datum

  • systém předvyplní Pracovní datum

  • uživatel může datum změnit

  • datum se současně použije na faktuře pro Datum dokladu a Datum DPH

• Datum splatnosti

  • uživatel vyplní požadované Datum splatnosti

  • pokud nebude vyplněno, vypočítá ho systém na faktuře automaticky dle Data dokladu a Kódu platební podmínky financování

• Částka

  • uživatel vyplní požadovanou částku v měně smlouvy

  • částka musí být kladná (jak pro fakturu, tak i pro dobropis)

  • částka je bez DPH (dle nastavení na kartě zákazníka, pole Ceny včetně DPH)

  • jestliže vybraný kód Periodických prodejních řádků obsahuje více řádků, které budou zkopírované do faktury, propíše se zadaná částka do každého řádku.

• Nastavit stav faktury na Vydáno

  • pokud bude nastaveno Ano, přepne Stav vygenerované faktury na Vydaná

  •  v případě potřeby je možné fakturu vrátit do stavu Otevřená  

Po potvrzení OK systém založí dle vybraného Typu dokladu Prodejní fakturu nebo Prodejní dobropis, kterou může uživatel ihned zobrazit a upravit.

Vyplnění hlavičky pro Mód = Individuální faktura

Důležitá pole:

• Číslo dokladu se vyplní z Číselné řady individuálních faktur na Modelu smlouvy.

  • Pokud je v Nastavení prodeje a pohledávek nastavena stejná číselná řada pro faktury i účtované faktury, číslo přidělené z Číselné řady individuálních faktur se nemění.  

  • Pokud je v Nastavení prodeje a pohledávek nastavena jiná číselná řada pro faktury a jiná pro účtované faktury, číslo přidělené z Číselné řady individuálních faktur se nahradí novým číslem z číselné řady v Nastavení prodeje a pohledávek, pole Čísla zaúčtovaných faktur

• Zákazník (číslo, název, adresa, město, PSČ)

  • ze Smlouvy o financování

• Zúčtovací datum

  • z reportu; když je na reportu prázdné, použije se Pracovní datum. Zúčtovací datum může být automaticky změněno, pokud spadá do uzavřeného účetního období a změna je povolena v Nastavení OneCore (Posouvat zúčtovací datum prodejní faktury do otevřeného období = Ano)

• Datum DPH

  • přebírá se ze Zúčtovacího data (vč. případného posunu do otevřeného účetního období)  

• Datum dokladu

  • z reportu; když je na reportu prázdné, použije se Pracovní datum

• Datum splatnosti

  • z reportu; když je na reportu prázdné, tak se kalkuluje z Data dokladu a Kódu platební podmínky  

• Kód platební podmínky

  • ze Smlouvy o financování (z pole Kód platební podmínky)

• Kód měny

  • z reportu. Do reportu se kopíruje ze Smlouvy o financování a nelze ho změnit

• Dimenze (globální i neglobální)

  • ze Smlouvy o financování

• Účto skupina zákazníka

  • ze Smlouvy o financování (z pole Účtoskupina zákazníka pro indiv.faktury) 

• DPH obchodní účto skupina

  • z karty Zákazníka

• Kód způsobu platby

  • z karty Zákazníka

• Kód bankovního účtu (záložka Detaily platby)

  • standardní validací zákazníka = z Informací o společnosti

• Variabilní symbol

  • dle nastavení na Modelu smlouvy, pole Formát VS ind.faktury

    • Číslo smlouvy

    • Číslo dokladu – variabilní symbol na hlavičce faktury je prázdný, vygeneruje se standardním způsobem až při účtování faktury (z čísla zaúčtované faktury)

• Typ tisku faktury

  • prázdný (= výchozí hodnota)

• Hromadná fakturace

  • Ne

Řádky faktury se naplní z Kódu standardního prodeje.

Uživatel fakturu zkontroluje, údaje případně může upravit.

Nezaúčtovanou prodejní fakturu nalezne uživatel na přehledu Prodejní faktury, případně na Smlouvě o financování.

Následně zaúčtuje fakturu tlačítkem Účtovat. Po zaúčtování prodejní faktury se vytvoří položka zákazníka.

Vyplnění hlavičky pro Mód = Dobropis

Hlavička prodejního dobropisu se plní podobně jako v módu Individuální faktura, s těmito rozdíly:

• Číslo dokladu

  • z číselné řady v Nastavení prodeje a pohledávek, pole Čísla dobropisů a Čísla zaúčtovaných dobropisů.

• Kód způsobu platby

  • prázdné

• Kód bankovního účtu (záložka Detaily platby)

  • prázdné

• Kód příčiny

  • z reportu; když je na reportu prázdné, použije kód se z periodického prodejního řádku z pole Kód příčiny pro dobropis

• Pro hromadný dobropis za splátky

  • Ne

Vytvořit fakturu/dobropis z Pojistného kalendáře pojišťovny

Spouští se z page 4027106 "API Ins. Company Payment Cal." Related Documentation Insurance Contract Changes and / Pojistný splátkový kalendář pojišťovny

Související dokumentace Pojistná smlouva změny a žádosti_OC Změna pojistné smlouvy .

Specific to this area:

•  Document Type and Amount are filled in

  • The document type is filled in according to the Amount sign on the calendar line where the cursor is currently standing

    • If the line amount is positive, the Individual invoice type is filled in

    • If the line amount is negative, the Credit Memo type is filled in

  • The default amount is copied from the Amount field from the insurance company's insurance calendar line where the cursor is currently standing. For a negative amount, the sign is reversed so that the amount in the dialog box is always positive

• The document type and amount can be changed by the user.

Create Invoice/Credit Memo from Insurance Contract Change Request

It is run from the Specifické pro tuto oblast:

•  Vyplní se Typ dokladu a Částka

  • Typ dokladu se vyplní dle znaménka Částky na řádku kalendáře, na kterém aktuálně stojí kurzor

    • Pokud je částka na řádku kladná, vyplní se typ Individuální faktura

    • Pokud je částka na řádku záporná, vyplní se typ Dobropis

  • Výchozí částka se zkopíruje z řádku pojistného kalendáře pojišťovny, na kterém aktuálně stojí kurzor, z pole Částka. U záporné částky se otočí znaménko, tak aby částka v dialogovém okně byla vždy kladná

• Typ dokladu i částku může uživatel změnit.

Vytvořit fakturu/dobropis ze Žádosti o změnu pojistné smlouvy

Spouští se z page 4027160 "API Ins.Cont. Change Req. Insurance Contract Change Request Card

Related Documentation Insurance Contract https://iao.atlassian.net/wiki/x/t4ZsB .

A contract change fee is invoiced.

Specific to this area:

• Document Type and Amount are filled in

  • The document type is filled in according to the Fee Amount sign on the application card

    • If the amount is positive, the Individual invoice type is filled in

    • If the amount is negative, the Credit Memo type is filled in

  • The default amount is copied from the Fee Amount field on the request card. For a negative amount, the sign is reversed so that the amount in the dialog box is always positive 

• The document type and amount can be changed by the user.

Create Invoice/Credit Memo from Financial Settlement

It is launched from the page

• 4046815 Financial Settlement for Services Card

• 4046816 Financial Settlement Card

Related Documentation Financial Settlement https://iao.atlassian.net/wiki/x/dAGEB .

There are no specifics, the process is the same as in the Financing Contract - the default amount is not filled in the report, the user selects the Document Type and enters the amount manually. The currency from the contract header is transferred to the documentsCard" / Karta žádosti o změnu pojistné smlouvy

Související dokumentace Pojistná smlouva změny a žádosti_OC Změna pojistné smlouvy

Fakturuje se poplatek za změnu smlouvy.

Specifické pro tuto oblast:

• Vyplní se Typ dokladu a Částka

  • Typ dokladu se vyplní dle znaménka Částky poplatku na kartě žádosti

    • Pokud je částka kladná, vyplní se typ Individuální faktura

    • Pokud je částka záporná, vyplní se typ Dobropis

  • Výchozí částka se zkopíruje z karty žádosti z pole Částka poplatku. U záporné částky se otočí znaménko, tak aby částka v dialogovém okně byla vždy kladná 

• Typ dokladu i částku může uživatel změnit.

Vytvořit fakturu/dobropis z Finančního vypořádání

Spouští se z page

• 4046815 Karta finančního vypořádání se službami

• 4046816 Kartu finančního vypořádání

Související dokumentace Finanční vypořádání_OC.

Specifika nejsou, průběh je jako u Smlouvy o financování - výchozí částka se v reportu nevyplňuje, uživatel vybere Typ dokladu a zadá částku ručně. Do dokladů je přenesena měna z hlavičky smlouvy.