V této kapitole je popsáno manuální vytvoření obecné prodejní faktury, v těchto variantách:
Prodejní faktura
Prodejní faktura s odpočtem prodejní zálohy
Prodejní faktura s inkasem
Nastavení
Nastavení požadované pro vytvoření a zaúčtování prodejních dokladů je popsané v dokumentu:
...
Nastavení Finance , zejména:
Číselné řady
Periodické prodejní řádky
Kódy std. textu
Účto skupiny
Finanční účty
Informace o společnosti
Nastavení prodeje a pohledávek
Nastavení financí
...
Karty zákazníků
Dokumentace Microsoft, zejména:
...
This chapter describes how to manually create a general sales invoice in the following variants:
Sales Invoice
Sales Invoice with Sales Advance Deduction
Sales Invoice with Collection
Settings
The settings required to create and post sales documents are described in the document:
Nastavení Finance particularly:
No. Series
Periodic Sales Lines
std. Text
Posting Groups
Financial Accounts
Company Information
Sales & Receivables Setup
General Ledger Setup
Customer cards
Microsoft documentation, in particular:
Payment terms
Způsoby platbyPayment Methods
Podmínky penáleFinance Charge Terms
Podmínky upomínkyReminder Terms
Prodejní faktura
Proces vytvoření účtované prodejní faktury sestává z:
Vytvoření nezaúčtované prodejní faktury – zobrazuje se v přehledu Prodejní faktury
Manuální zaúčtování z karty prodejní faktury, nebo z přehledu Prodejních faktur přes tlačítko Účtovat. K dispozici je i hromadné zaúčtování úlohou Dávkové účto prodejních faktur, která je dostupná z přehledu faktur
Vytvoření účtované prodejní faktury
...
Sales Invoice
The process of creating a posted sales invoice consists of:
Create a sales invoice that is not posted – it is displayed in the Sales Invoices report
Manual posting from the Sales Invoice card or from the Sales Invoices list via the Post button. Mass posting is also available using the Batch Posting Sales Invoices task, which is available from the invoice list
Create a posted sales invoice
You can also find information about how to create sales invoices here:
https://docs.microsoft.com/cs-CZ/dynamics365/business-central/sales-how-invoice-sales
Vytvoření nezaúčtované prodejní faktury
Vytvořit prodejní fakturu je možné z přehledu Prodejních faktur přes tlačítko NOVÝ.
Po spuštění funkce pod tlačítkem Nový, systém vytvoří záznam v Přehledu Prodejních faktur a zároveň otevře prázdnou kartu Prodejní faktury.
Jestliže je pro prodejní faktury nastavená pouze jedna číselná řada, přidělí systém faktuře automaticky číslo z této číselné řady. Jestliže je nastaveno více číselných řad, vybere číselnou řadu uživatel.
Upozornění:
Pokud uživatel používá více číselných řad pro faktury a v „Nastavení prodeje a pohledávek“ je nastavená stejná číselní řada faktur pro vystavení i pro zaúčtování, pak se číslo dokladu z vybrané číselné řady při účtování nemění. Jestliže je však v Nastavení prodeje a pohledávek pro účtování nastavená jiná číselná řada než pro vystavení, při účtování se použije pouze jedna číselná řada účtování z Nastavení prodeje a pohledávek.
Uživatel vybere zákazníka. Systém, je-li vyplněno na kartě zákazníka, převezme na kartu Prodejní faktury Kód platební podmínky a vypočítá Datum splatnosti (Datum dokladu + datový vzorec z pole Výpočet splatnosti z Kódu platební podmínky), DPH obchodní účto skupiny, v části Platby převezme bankovní účet zákazníka.
Uživatel dle potřeby doplní nebo upraví další potřebné údaje (např. Zúčtovací datum, Datum DPH, dimenze)
Pozor:
Kód bankovního účtu (záložka Detaily platby) – standardní validací zákazníka = Validací zákazníka se plní pole Kód bankovního účtu na záložce Detaily platby (11720 Bank Account Code CZL a na pozadí pole 11700 Bank Account Code), z Informací o společnosti.
Pole Kód bankovního účtu společnosti (163 Company Bank Account Code) na záložce Detaily faktury se validací zákazníka nevyplňuje, ale po zadání kódu ručně se validují / přepisují „česká“ pole 11700 a 11720!
Řádky faktury
Na záložce Řádky je možné vložit jak textové řádky, tak i řádky s předmětem prodeje. Řádky je možné vyplnit manuálně nebo využít funkci Získat periodické prodejní řádky.
Řádky s textem
Text je možné vložit pomocí volby Řádek/ Funkce/ Vložit rozšířený text, případně na řádku ponechat Typ prázdný a v poli Číslo vybrat příslušný Kód standardního textu.
Řádky s předmětem prodeje.
V řádku prodejní faktury je třeba vyplnit povinná pole:
Typ
Finanční účet – při výběru Finanční účet se uživateli v poli Číslo otevře účetní osnova, ze které uživatel vybere finanční účet, na který bude možné přímo účtovat. Do pole Popis systém načte název účtu
Zboží – v poli Číslo je lookup do tabulky Zboží, kde jsou založené karty zboží.
Zdroj – v poli Číslo je lookup do tabulky Zdroje, odkud uživatel může vybrat kartu zdroje, z níž se načtou hodnoty do řádku prodejní faktury
Dlouhodobý majetek v poli Číslo je lookup do tabulky Dlouhodobý majetek
Poplatek (zboží) – v poli Číslo je lookup do tabulky Poplatky za zboží
Číslo
podle výběru hodnoty v poli Typ se otevře příslušná tabulka
Množství
Jednotková cena (bez DPH / vč. DPH)
Cena za jednotku množství
Zadává se bez DPH nebo včetně DPH dle příznaku na hlavičce faktury Ceny včetně DPH = Ano/Ne)
Částka na řádku (bez DPH / vč. DPH)
Je vypočtena na základě množství a jednotkové ceny, případně může být snížena o slevy
DPH účto skupina zboží
Kopíruje se z příslušného nastavení (např. z karty finančního účtu, z periodického prodejního řádku, z Obecné účto skupiny zboží)
Upozornění – kombinace DPH obchodní účto skupiny a DPH účto skupiny zboží musí existovat v Nastavení účtování DPH. Kontroluje se již při vložení účtu do prodejního o řádku! To platí i v případě, že je cílová DPH účto skupina zboží nastavená na Periodickém prodejním řádku.
Dimenze
Dimenze (např. Smlouva Kód) jsou povinné dle nastavení
Řádky faktury lze také zakládat pomocí funkce Získat periodické řádky.
Po výběru příslušného kódu systém zkopíruje informace periodické řádky do prodejní faktury. Nastavení Periodických prodejních řádků naleznete v dokumentu Finanční nastavení.
Funkce karty prodejní faktury
Z hlavní lišty karty prodejní faktury lze spouštět funkce související s přípravou, vydáním, schválením a účtováním faktury.
Pod volbou Účtovat je možnost zvolit funkce související s účtováním dokladu:
Účtovat
zaúčtuje fakturu. Zaúčtování faktury je popsáno v samostatné kapitole
Účtovat a nový
zaúčtuje fakturu a zároveň vytvoří nový prázdný doklad
Účtovat a Odeslat
zaúčtuje a zároveň odešle fakturu (odešle jen report dokladu z Nastavení sestav, přílohu neukládá do příloh dokladu)
Náhled účtování
před zaúčtováním faktury zobrazí předkontaci
Pod volbou Připravit má uživatel možnost vybrat funkci
Získat periodické prodejní řádky
kopíruje řádky z Kódů standardního prodeje, filtrovaných na zákazníka, do řádků faktury
Kopírovat doklad
kopíruje vybraný prodejní doklad, buď jen řádky nebo včetně hlavičky, přičemž faktura, do níž se kopíruje, musí být ve stavu Otevřená
Pod volbou Faktura jsou zobrazeny volby Statistika dokladu, Dimenze dokladu, Poznámky, Schvalování a Přílohy
...
Statistika dokladu
Slouží ke kontrole částek, které budou skutečně zaúčtovány (obsahuje výpočty zaokrouhlování DPH, protože ve vzácných případech se zaúčtované částky mohou lišit od toho, co je zobrazeno v polích součtů na jednotlivých nákupních řádcích).
Na záložce Obecné lze zkontrolovat celkové fakturované částky
Na záložce Řádky je rekapitulace DPH dle jednotlivých sazeb (tj. dle Identifikátorů DPH a Typu výpočtu DPH)
Na záložce Záloha (Odpočet) je rekapitulace částek využité zálohy
Na záložce Zákazník je informace o celkovém saldu zákazníka
...
Dimenze dokladu
Zde je možné doplnit další (zejména neglobální) dimenze hlavičky faktury. Dimenze budou zkopírovány řádků faktury (do existujících řádků po potvrzení dotazu)
Schvalování
...
Pokud je nastaveno a aktivováno schvalovací workflow, můžete na záložce schvalování Odeslat požadavek ke schvalování, případně Zrušit požadavek ke schvalování. Vytvořené Položky schvalování vztahující se k dané prodejní faktuře je možné zobrazit volbou Faktura, Schvalování.
...
Create a non-posted sales invoice
It is possible to create a sales invoice from the Sales Invoices list via the NEW button.
After launching the function under the New button, the system creates an entry in the Sales Invoices List and at the same time opens an empty Sales Invoices tab.
If only one number series is set up for sales invoices, the system automatically assigns a number from that number series to the invoice. If more than one number sequence is set up, the number sequence is selected by the user.
Notification:
If a user uses multiple number series for invoices and is set in "Sales & Receivables Setup" Same Invoice number series for issuing and posting, then the document number from the selected number series does not change when posting. However, if a different number series is set up for posting in Sales & Receivables Setup than for Issuance, only one posting number series from the Sales & Receivables Setup is used for posting.
The user selects a customer. The system, if filled in on the customer card, takes the Payment Terms Code to the Sales Invoices tab and calculates the Due Date (Document Date + Data Formula from the Due Date field from the Payment Terms Code), the VAT business posting group, in the Payments section, takes over the customer's bank account.
The user adds or modifies other necessary data as needed (e.g. Posting Date, VAT Date, Dimensions)
Attention:
Bank Account Code (Payment Details tab) – standard customer validation = Customer validation fills in the Bank Account Code field on the Payment Details tab (11720 Bank Account Code CZL and 11700 Bank Account Code field in the background) from Company Information.
The 163 Company Bank Account Code field on the Invoice Details tab is not filled in with customer validation, but after entering the code manually, the "Czech" fields 11700 and 11720 are validated/overwritten!
Invoice Lines
On the Lines tab, you can insert both text lines and lines with the subject of sale. You can fill in the lines manually or use the Get Recurring Sales Lines feature.
Lines of text
You can insert the text using the Line/ Function/ Insert extended text option, or leave the Type blank on the line and select the appropriate Standard Text Code in the Number field.
Lines with the subject of sale.
On the sales invoice line, you must fill in the required fields:
Type
G/L account – When you select G/L account, the user opens a chart of accounts in the No. field, from which the user selects a G/L account to which it will be possible to post directly. In the Description field, the system retrieves the name of the account
Item – in the Number field, there is a lookup to the Item table, where the item cards are stored.
Resource – In the Number field, there is a lookup to the Resources table, from where the user can select the resource card from which the values will be loaded into the sales invoice line
A fixed asset in the Number field is a lookup to the Fixed Assets table
Fee (item) – in the Number field, there is a lookup to the Item Fees table
Number
according to the selection of the value in the Type field, the corresponding table opens
Quantity
Unit Price (Excl. VAT / Incl. VAT)
Price Per Unit Quantity
It is entered without VAT or including VAT according to the flag on the invoice header Prices including VAT = Yes/No)
Line Amount (excl. VAT / incl. VAT)
It is calculated on the basis of quantity and unit price, or it can be reduced by discounts
VAT Prod. Posting Group
It is copied from the relevant settings (e.g. from the G/L account card, from the Periodic Sales Line, from the General Prod. Posting Group)
Please note that the combination of VAT Posting Group and VAT Posting Group must exist in the VAT Posting Setup. It is checked already when the order is inserted into the sales about line! This is true even if the target VAT product posting group is set up on the Recurring sales line.
Dimension
Dimensions (e.g. Contract Code) are required according to the settings
You can also insert invoice lines by using the Get Periodic Lines function.
After you select the appropriate code, the system copies the periodic line information to the sales invoice. To set up Recurring Sales Lines, see the Financial Setup document.
Sales Invoice Card Functions
From the main bar of the Sales Invoice card, you can run functions related to invoice preparation, release, approval, and posting.
Under the Post option, there is an option to select functions related to document posting:
Charge
Post the invoice. Posting the invoice is described in a separate chapter
Post and New
Post the invoice and create a new blank document at the same time
Post & Send
posts and sends the invoice at the same time (sends only the document report from the Report Settings, does not store the attachment in the document attachments)
Posting Preview
Displays the accounting code before posting the invoice
Under the Prepare option, the user has the option to select a function
Get Recurring Sales Lines
copies lines from Standard Sales Codes, filtered to a customer, to invoice lines
Copy Document
copies the selected sales document, either only the lines or including the header, and the invoice to which it is copied must be in the Open status
Under Invoice, you can see Document Statistics, Document Dimensions, Notes, Approvals, and Attachments
Document Statistics
It is used to check the amounts that will actually be posted (it contains VAT rounding calculations, because in rare cases the posted amounts may differ from what is shown in the totals fields on each purchase line).
On the General tab, you can check the total invoiced amounts
On the Lines tab, there is a recapitulation of VAT according to individual rates (i.e. according to VAT Identifiers and VAT Calculation Type)
On the Advance (Deduction) tab, there is a recapitulation of the amounts used by the advance
On the Customer tab, there is information about the customer's total balance
Document Dimensions
Here it is possible to add other (especially non-global) dimensions of the invoice header. The dimensions will be copied to the invoice lines (to the existing lines after the query is confirmed)
Connivance
If an approval workflow is set up and activated, you can use the Approval tab to send a request for approval or Cancel a request for approval. Created Approval Entries related to a given sales invoice can be displayed by selecting Invoice, Approval.
More about approvals here:
Pod volbou Vydat má možnost uživatel doklad
Vydat
změní stav dokladu na Vydaná.
řádky vydané faktury jsou uzamčené, na řádcích nelze provádět změny!
akce Vydat aktualizuje součty tak, aby zahrnovaly výpočty zaokrouhlování (obdobně jako Statistika)
Znovu otevřít
Vydanou fakturu lze vrátit zpět do stavu Otevřená.
Pokud byla faktura vydaná v rámci schvalovacího procesu, je po znovu otevření potřeba fakturu znovu schválit.
Zaúčtování faktury
Po vyplnění hlavičky a řádků faktury uživatel fakturu zaúčtuje.
Před vlastním zaúčtováním faktury je možné pomocí Náhledu účtování zkontrolovat budoucí záznamy v jednotlivých evidencích, zejména v hlavní knize, v evidenci DPH a na saldu zákazníka.
Zaúčtování faktury jednotlivě
Tlačítkem Účtovat uživatel spustí účtování prodejní faktury. Průběh účtování se zobrazuje v informačním okně.
V případě, že je během účtování zjištěna chyba, zobrazí se Chybové zprávy např.
Účtování je přerušeno a uživatel musí chyby odstranit. Pro snadnější řešení chyby lze tlačítkem Otevřít související záznamy (např. nastavení, jehož kontrola skončila chybou)
Pokud zaúčtování proběhne, zobrazí se hláška:
Prodejní faktura se překlopí do Účtovaných prodejních faktur.
Faktura již se nezobrazuje v přehledu Prodejní faktury, ale v přehledu Účtované prodejní faktury. Na přehledu jsou základní informace z hlavičky zaúčtované faktury (např. číslo faktury, číslo zákazníka, měna, datum splatnosti, variabilní symbol) a kalkulované údaje jako celková částka bez DPH a s DPH, zůstatek faktury k zaplacení.
Pozn. Číslo zaúčtované faktury může být dle nastavení buď zkopírováno z původního dokladu nebo přiděleno nové číslo z nastavené číselné řady (viz dokument Finanční nastavení_OC, kap. Nastavení prodeje a pohledávek).
Zaúčtování faktur dávkovou úlohou
Nezaúčtované Prodejní faktury je možné zaúčtovat také hromadně pomocí úlohy Dávkové účtování prodejních faktur Under the Issue option, the user has the option to document
Issue
changes the status of the document to Issued.
Released invoice lines are locked, no changes can be made to the lines!
the Check Out action updates totals to include rounding calculations (similar to Statistics)
Reopen
A released invoice can be returned to the Open status.
If the invoice was issued as part of an approval process, the invoice must be approved again after it is reopened.
Posting an Invoice
After filling in the invoice header and lines, the user posts the invoice.
Before the invoice is posted, it is possible to use the Posting Preview to check future records in individual Records, especially in the general ledger, in the VAT records and on the customer balance.
Post an invoice individually
By clicking on Post, the user starts posting the sales invoice. Posting progress is displayed in the info window.
If an error is detected during posting, error messages will be displayed, e.g.
Posting is interrupted, and the user must correct the errors. To make it easier to resolve the error, use the button to open related records (e.g. settings whose check ended with an error)
If the posting takes place, the following message is displayed:
The sales invoice is flipped into Posted Sales Invoices.
The invoice no longer appears in the Sales Invoices report, but in the Posted Sales Invoices report. The overview contains basic information from the header of the posted invoice (e.g. invoice number, customer number, currency, due date, variable symbol) and calculated data such as the total amount without and including VAT, the balance of the invoice to be paid.
Note: Depending on the settings, the number of the posted invoice can be either copied from the original document or assigned to a new number from the set number series (see the document General nastavení_OC, Chapter IV). Sales & Receivables Setup).
Posting Invoices by Batch Job
Unposted Sales Invoices can also be posted in bulk by using the Batch Sales Invoices Posting task (report 31109 Batch Post Sales Invoices CZL)
V dialogovém okně na záložce Filtr: Prodejní faktura je potřeba upravit filtr dokladů, které se mají zaúčtovat (jako výchozí se nastaví typ dokladu a číslo faktury, na které byl umístěný kurzor). Do filtru může uživatel přidat další pole z hlavičky faktury, např. na Zúčtovací datum. Pokud bude filtr prodejní faktury prázdný, budou se účtovat všechny prodejní faktury.
Na záložce Možnosti má uživatel možnost při účtování změnit hromadně Zúčtovací datum, Datum DPH nebo Datum dokladu. To je užitečně např. v případě, že je účetní období nebo období DPH již uzavřeno. Nové datum je pak potřeba zadat v polích Zúčtovací datum a Datum DPH.
Zúčtovací datum
Povinné pole, pokud je zapnuta volba Změnit zúčtovací datum nebo Změnit datum dokladu
Toto datum pak nahradí původní Zúčtovací datum na účtovaném dokladu a/nebo původní Datum dokladu
Datum DPH
Povinné pole, pokud je zapnuta volba Změnit datum DPH
Toto datum pak nahradí původní Datum DPH na účtovaném dokladu
Změnit zúčtovací datum
Pokud je vypnuto, při účtování zůstává Zúčtovací datum na hlavičce faktury beze změny
Pokud je zapnuto, pak systém nahradí původní Zúčtovací datum novým datem, které zadá uživatel v poli Zúčtovací datum
Změnit datum dokladu
Pokud je vypnuto, při účtování zůstává Datum dokladu na hlavičce faktury beze změny
Pokud je zapnuto, pak systém nahradí původní Datum dokladu novým datem, které zadá uživatel v poli Zúčtovací datum. Pokud je pole Zúčtovací datum prázdné, skončí účtování chybovou hláškou „Datum dokladu musí mít hodnotu…“.
Při změně Data dokladu na faktuře se aktualizuje Datum splatnosti
Změnit datum DPH
Pokud je vypnuto, při účtování zůstává Datum DPH na hlavičce faktury beze změny
Pokud je zapnuto, pak systém nahradí původní Datum DPH novým datem, které zadá uživatel v poli Datum DPH
Směnný kurz DPH faktury v cizí měně se aktualizuje:
při změně Zúčtovacího data („účetní“ směnný kurz se zaktualizuje dle nového Zúčtovacího data a tento kurz se použije pro DPH, bez ohledu na to, zda je nebo není měněno i Datum DPH)
při změně Data DPH
Výpočet fakturační slevy
Určuje, zda chcete částku fakturační slevy automaticky vypočítat na fakturách před zaúčtováním
Fakturační sleva je procentní sleva, která je odečtena od celkové částky faktury, pokud hodnota všech řádků v prodejním dokladu překročí určité minimum. V prostředí OC se obvykle nepoužívá
Po potvrzení nastavených parametrů tlačítkem OK jsou faktury zaúčtovány. Jestli se při účtování vyskytne chyba, tato faktura se přeskočí a úloha pokračuje účtováním další faktury. Na konci úlohy se zobrazí dočasný log chyb, dostupný z informačního řádku přehledu Prodejních faktur. Detaily jednotlivých chyb lze zobrazit volbou Podrobnosti.
Dávkovou úlohu je také možné nastavit do plánovače. V tom případě budou účtované všechny Prodejní faktury, a to s výchozím nastavením úlohy (tj. bez změny datumů).
Účtování na pozadí
Některé úlohy mění stejná data a neměly by být spuštěny současně, protože to může způsobit konflikty, například když se více uživatelů pokouší zaúčtovat prodejní doklady, ale současně lze zpracovat pouze jeden doklad. Účtování na pozadí pomocí Fronty úloh je účinný nástroj, jak tento problém vyřešit.
Pro odložené účtování prodejních dokladů je nutné nastavení na záložce Účtování na pozadí v okně Nastavení prodeje a pohledávek.
Nastavení je popsáno v dokumentu Finanční nastavení.
Při účtování prodejních dokladů pak systém doklad nezaúčtuje, ale vytvoří položku fronty úloh pro každý doklad.
Úlohy pak spustí na pozadí jednu po druhé. Záznam o zaúčtování je k dispozici v logu Položky protokolu fronty úloh.
Bližší informace k účtování dokladů na pozadí naleznete zdeIn the dialog window, on the Filter: Sales Invoice tab, you need to adjust the filter of documents to be posted (the default is set to the document type and invoice number on which the cursor was placed). The user can add additional fields from the invoice header to the filter, e.g. to Posting date. If the sales invoice filter is empty, all sales invoices will be posted.
On the Options tab, the user has the option to change the Posting Date, VAT Date or Document Date in bulk when posting. This is useful, for example, if the accounting period or VAT period is already closed. A new date must then be entered in the Posting Date and VAT Date fields.
Posting Date
Required if Change Posting Date or Change Document Date is enabled
This date will then replace the original Posting Date on the posted document and/or the original Document Date
VAT Date
Required field if Change VAT Date is enabled
This date then replaces the original VAT date on the posted document
Change Posting Date
If it is disabled, the Posting date on the invoice header remains unchanged during posting
If ON, then the system replaces the original Posting date with the new date entered by the user in the Posting Date field
Change Document Date
If it is off, the Document Date on the invoice header remains unchanged during posting
If ON, then the system replaces the original Document Date with the new date entered by the user in the Posting Date field. If the Posting Date field is empty, posting ends with the error message "The date of the document must have a value...“.
When changing the Document Date on the invoice, the Due Date is updated
Change VAT Date
If it is turned off, the VAT date on the invoice header remains unchanged during posting
If enabled, then the system replaces the original VAT date with the new date entered by the user in the VAT Date field
The VAT exchange rate of the invoice in a foreign currency is updated:
when the Posting Date is changed (the "accounting" exchange rate, the exchange rate is updated according to the new Posting Date and this exchange rate is applied to VAT, regardless of whether the VAT Date is changed or not)
when changing the VAT Date
Invoice Discount Calculation
Specifies whether you want the invoice discount amount to be automatically calculated on invoices before posting
An invoice discount is a percentage discount that is deducted from the total amount of the invoice if the value of all lines in the sales document exceeds a certain minimum. It is not typically used in an OC environment
After confirming the set parameters by clicking OK, the invoices are posted. If an error occurs during posting, this invoice is skipped and the task continues by posting the next invoice. At the end of the job, a temporary error log is displayed, accessible from the information line of the Sales Invoices overview. You can view the details of each error by selecting Details.
A batch job can also be set up in the scheduler. In this case, all Sales Invoices will be posted, with the default job settings (i.e., no change in dates).
Posting in the background
Some tasks change the same data and should not be run at the same time because this can cause conflicts, such as when multiple users are trying to post sales documents, but only one document can be processed at a time. Posting in the background using Job Queue is an effective tool to solve this problem.
For deferred posting of sales documents, it is necessary to set it on the Background Posting tab in the Sales & Receivables Setup.
The settings are described in the Financial Setup document.
Then, when you post sales documents, the system doesn't post the document, but creates a job queue entry for each document.
It then runs the tasks in the background one by one. A posting record is available in the Job Queue Log Entries log.
You can find more information about posting documents in the background here:
https://docs.microsoft.com/cs-cz/dynamics365/business-central/ui-batch-posting
Tisk a odeslání zaúčtované faktury
...
Print and send a posted invoice
The Print and Send functionality is described in Tisk a odesílání prodejních dokladů
Prodejní faktura s odpočtem zálohy
...
Sales Invoice with Prepayment Deduction
More information about the Advance Payments module (BC 20) jsou zdecan be found here:
Advance Payments Localization for Czech (Extension) - Business Central | Microsoft Learn
Pro For BC 22 https://learn.microsoft.com/cs-cz/dynamics365/finance/accounts-payable/prepayments-invoices-vs-prepayments
Odpočet zálohy vytvořené z formuláře prodejní objednávky nebo faktury
Pro použití zálohové faktury v konečné faktuře postupujte následujícím způsobem:
Fakturu zadejte do systému obvyklým způsobem. Pokud chcete k faktuře připojit jednu či více záloh, proveďte tak z hlavičky faktury z pomocí akce Propojit zálohovou fakturu.
Do zobrazené stránky Vyrovnání zálohy pomocí funkce Nový a rozkliknutím pole Číslo zálohy zobrazte seznam záloh dostupných pro přiřazení do faktury.
Zobrazují se jen zálohy se stejným kódem měny a v takových částkách, které byly uhrazeny nejpozději k zúčtovacímu datu prodejní faktury.
Potvrďte výběr zálohy a záloha přenese na stránku Vyrovnání zálohy pro propojení faktury a zálohy. Takto lze pokračovat dále ve výběru záloh. Kliknutím na další řádek stránky lze znovu prostřednictvím pole Číslo zálohy přidat do propojení další zálohy.
V poli Částka můžete zadat, jaká částka a ze které zálohy má být fakturou čerpána. Je možné tak do faktury čerpat více záloh v částečných hodnotách.
Pokud je přiřazení záloh nastaveno tak, jak chcete využít zálohy ve faktuře, potvrďte stránku tlačítkem OK.
Poznámka:
Záloha bude vždy čerpána do maximální možné hodnoty faktury, tzn. i když uživatel nesníží hodnotu čerpané zálohy a záloha bude hodnotu faktury převyšovat, záloha bude odečtena maximálně do hodnoty faktury.
Pokud uživatel zvolí částečné čerpání zálohy, bude ze zálohy odpočtena jen příslušná nastavená část.
Pokud uživatel zvolí částečné čerpání z více záloh a hodnota záloh k použití bude vyšší než hodnota faktury, systém automaticky odpočítá částky ze záloh podle data úhrady záloh.
Storno přirazený zálohy k prodejný faktuře
Nastavení záloh, jako aj funkcionalita je popsaná v Nastavení Finance a v Finance .
Odúčtování přiřazené zálohy
V poli Hledej zadejte Účtované prodejní faktury a zvolte příslušný odkaz.
Vyhledejte zaúčtovanou fakturu s odpočtem zálohy, kterou chcete stornovat.
Na záložce Domovská stránka v Pásu karet vyberte Pohled.
V zobrazeném okně Účtovaná prodejní faktura na záložce Akce zvolte funkci Odúčtovat přiřazenou zálohu.
Systém provede odúčtování odpočtu zálohy na prodejní faktuře a storno položek DPH z odúčtování daňových dokladů k přijaté platbě.
Prodejní zálohová faktura je připravena k připojení k prodejní objednávce nebo faktuře.
Storno prodejní faktury
Zaúčtovanou prodejní fakturu, z které jste odúčtovali přiřazenou zálohu, stornujte standardním způsobem.
Oprava platby zálohy – propojení s jinou zálohovou fakturou
Pokud k zálohové faktuře existuje Zálohový daňový doklad, je nutné k záloze nejdříve vytvořit Zálohový daňový dobropis.
V poli Hledej zadejte Prodejní zálohové faktury a zvolte příslušný odkaz.
Vyhledejte požadovaný doklad.
Na záložce Akce v Pásu karet vyberte Zaúčtovat zálohový daňový dobropis.
V okně Účtované prodejní faktury označte řádek s požadovaným zaúčtovaným zálohovým daňovým dokladem a potvrďte tlačítkem OK.
V okně Prodejní zálohová faktura v Pásu karet na záložce Navigace můžete zobrazit vytvořený Zálohový daňový dobropis. Můžete zde také doklad vytisknout.
Nyní teprve můžete rozpojit platbu a zálohovou fakturu.
Pokud nebyl k prodejní zálohové faktuře vytvořen Zálohový daňový doklad, předcházející postup nepoužijete a můžete přejít rovnou k rozpojení platby viz níže.
V řádku Prodejní zálohové faktury zvolte funkci Rozpojit.
Označte řádek s platbou určenou k rozpojení a potvrďte tlačítkem OK.
Rozpojení platby si můžete ověřit v Pásu karet na záložce Navigace ve volbě Propojené zálohové platby (rozpojená platba se zde nezobrazí).
Pokud k Prodejní zálohové faktuře neexistují jiné propojené platby, přesune se automaticky zpět do stavu Příprava platby. Aktualizují se take hodnoty v polích Částka k odpočtu a Částka k propojení.
Platbu můžete propojit s jinou zálohovou fakturou viz bod Dodatečné propojení platby se zálohou.
Prodejní faktura s Inkasem
V BC20 je podporováno SEPA inkaso (SEPA Direct Debit).
Pro vytvoření příkazu k SEPA inkasu je vyžadováno nastavení v tabulkách:
Nastavení formátu exportu/importu banky
Bankovní účet
Způsob platby
Karta zákazníka
SEPA povolení přímého inkasa
...
Zpracování SEPA inkasa je popsáno v dokumentu Finance.
Prodejní faktura s inkasem
Založte novou Prodejní fakturu. Na faktuře vyberte Číslo zákazníka, který má povolené inkaso. Zkontrolujte, že jsou vyplněná pole potřebná pro inkaso:
Záložka Detaily faktury:
Kód měny
EUR (podmínka pro SEPA inkaso)
Kód způsobu platby
Je vyplněný kód, který má povoleno Přímé inkaso
ID povolení přímého inkasa
Číslo povolení platné pro daného zákazníka
Pokud ID povolení přímého inkasa není na faktuře vyplněno, lze ho doplnit dodatečně až na položce vygenerovaného inkasního příkazu.
Záložka Platby:
Kód bankovního účtu
Bankovní účet společnosti, na který má být připsána inkasovaná platba
Musí být vybrán bankovní účet nastavený pro inkasa
Kód SWIFT
Zkopíruje se z Karty bankovního účtu
IBAN
Zkopíruje se z Karty bankovního účtu
Hotovou fakturu zkontrolujte a zaúčtujte.
Zaúčtování splátky ze Splátkového kalendáře smlouvy s inkasem
Aby byla zaúčtovaná splátka zahrnuta do inkasního příkazu, je nutné na Smlouvě o financování na záložce Fakturace zadat
Kód způsobu platby
nastavený pro inkaso
Č.banky
bankovní účet společnosti, který je nastavený pro inkasa od zákazníků
Dále je možné zapnout příznak Souhlas s inkasem. Tento příznak je pouze informativní.
Po zaúčtování splátky je na Účtované prodejní faktuře vyplněn
Kód způsobu platby ze Smlouvy o financování
Kód bankovního účtu ze Smlouvy o financování
ID povolení přímého inkasa ze seznamu Povolení přímého inkasa na bankovních účtech zákazníka. Podrobnější popis v PD Finance.
Opravy zaúčtované faktury Funkce na kartě zaúčtované faktury
Jestliže byla faktura vytvořená manuálně a byla zaúčtovaná s chybnými údaji, může být opravena pouze vystavením dobropisu a zaúčtováním nové faktury.
Více informací naleznete zde:
https://docs.microsoft.com/cs-cz/dynamics365/business-central/sales-how-correct-cancel-sales-invoice
Částečná oprava zaúčtované faktury je možná pomocí funkce Aktualizovat doklad.
Pro opravy/storna faktur, které byly vytvořené nebo zaúčtované speciálními úlohami (např. splátky účtované ze splátkového kalendáře, fakturace ze servisních povolenek, finanční vypořádání) není vhodné používat standardní funkce na Účtované prodejní faktuře nebo vystavovat manuálně prodejní dobropisy (individuální), ale je nutné používat speciální funkce (např. storno splátky, storno servisní povolenky, storno finančního vypořádání) popsané v příslušných kapitolách níže.
Funkce Opravit
Nelze opravit fakturu, která byla plně nebo částečně hrazená. V takovém případě je potřeba buď zrušit vyrovnání nebo vytvořit dobropis ručně.
Původní Účtovaná prodejní faktura bude zrušena. Na původní Účtované prodejní faktuře jsou zaškrtnuta políčka
Stornováno
Rozkliknutím se zobrazí Účtovaný prodejní dobropis
Uzavřeno (vyrovnáno s opravným dobropisem)
Automaticky se vytvoří a zaúčtuje opravný prodejný dobropis. Na dobropisu jsou zaškrtnuta pole
Opravný
Rozkliknutím se zobrazí původní Účtovaná prodejní faktura
Zaplaceno (vyrovnáno s původní fakturou)
Vytvoří se nová Prodejní faktura se stejnými informacemi. Nová prodejní faktura má jiné číslo než původní prodejní faktura. Můžete provést opravu a fakturu zaúčtovat.
Funkce Storno
Nelze stornovat fakturu, která byla plně nebo částečně hrazená. V takovém případě je potřeba buď zrušit vyrovnání nebo vytvořit dobropis ručně.
Původní Účtovaná prodejní faktura bude zrušena. Na původní Účtované prodejní faktuře jsou zaškrtnuta políčka
Stornováno
Rozkliknutím se zobrazí Účtovaný prodejní dobropis
Uzavřeno (vyrovnáno s opravným dobropisem)
Automaticky se vytvoří a zaúčtuje opravný prodejný dobropis. Na dobropisu jsou zaškrtnuta pole
Opravný
Rozkliknutím se zobrazí původní Účtovaná prodejní faktura
Zaplaceno (vyrovnáno s původní fakturou)
Funkce Vytvořit opravný dobropis
I v případě, že je faktura již stornována nebo uhrazena, je možné k ní vytvořit dobropis pomocí funkce Vytvořit opravný dobropis. Tento dobropis však nebude označený jako opravný a nebude vyrovnaný:
Opravný = Ne
Zaplaceno = Ne
Funkce Aktualizovat doklad
Pokud je faktura již zaúčtovaná, je možné opravit pouze několik polí souvisejících s platebními údaji, a to pomocí tlačítka Aktualizovat doklad.
...
Deduct a prepayment created from a sales order or invoice form.
To use an advance invoice in your final invoice, follow these steps:
Enter the invoice into the system in the usual way. If you want to attach one or more prepayments to an invoice, do so from the invoice header using the Link Prepayment Invoice action.
On the Prepayment Settlement using the New function page, click on the Prepayment No. field to display the list of prepayments available for assignment to the invoice.
Only prepayments with the same currency code and in amounts that have been paid no later than the posting date of the sales invoice are displayed.
Confirm the prepayment selection, and the prepayment will be transferred to the Prepayment settlement page to link the invoice and prepayment. In this way, you can continue to select Reserves. By clicking on the next line of the page, you can again add additional backups to the link using the Prepayment No. field.
In the Amount field, you can enter which amount and from which prepayment the invoice should be drawn. It is thus possible to draw multiple advances in partial values into the invoice.
If the prepayment assignment is set up the way you want to use the prepayments in the invoice, confirm the page with the OK button.
Note:
The advance will always be drawn up to the maximum possible invoice value, i.e. even if the user does not reduce the value of the drawn advance and the advance exceeds the value of the invoice, the advance will be deducted up to the maximum value of the invoice.
If the user chooses to use the advance partially, only the relevant set part will be deducted from the advance.
If the user chooses to partially draw from multiple advances and the value of the advances to be used is higher than the value of the invoice, the system will automatically deduct the amounts from the advances according to the date of advance payment.
Cancel Assigned Prepayment to Saleable Invoice
Setting up backups, such as functionality, is described in Nastavení Finance and in Finance .
Deduct Assigned Prepayment
In the Search field, enter Posted Sales Invoices, and then choose the appropriate link.
Locate the posted invoice that has the prepayment deduction that you want to reverse.
On the Home tab of the Ribbon, select View.
In the Posted Sales Invoice window that opens, on the Actions tab, select the Unpost Assigned Prepayment function.
The system will deduct the advance payment on the sales invoice and cancel VAT entries from the deduction of tax documents for the received payment.
The sales prepayment invoice is ready to be attached to a sales order or invoice.
Cancel a sales invoice
Cancel the posted sales invoice from which you deducted the assigned prepayment in the standard way.
Correction of advance payment – link to another advance invoice
If there is an Advance Tax Document for the prepayment invoice, it is necessary to create an Advance Tax Credit Note for the prepayment first.
In the Search field, enter Sales advance invoices, and then choose the appropriate link.
Locate the document you want.
On the Actions tab of the Ribbon, select Post Advance Tax Credit.
In the Posted Sales Invoices window, select the line with the required posted advance tax document and confirm with the OK button.
In the Sales Advance Invoice window in the Ribbon, on the Navigation tab, you can view the created Advance Tax Credit Memo. You can also print the document here.
Only now can you disconnect the payment and the proforma invoice.
If no Advance Invoice has been created for the sales advance invoice, you will not use the previous procedure and you can go straight to disconnecting the payment, see below.
On the Sales Prepayment Invoice line, select the Unlink function.
Mark the line with the payment to be unlinked and confirm with the OK button.
You can check that the payment has been unlinked in the Ribbon on the Navigation tab in the Linked Advance Payments option (the unlinked payment will not be displayed here).
If there are no other linked payments to the Sales Advance Invoice, it is automatically moved back to the Payment Preparation status. The values in the Amount to Deduct and Amount to Link fields are also updated.
You can link the payment to another advance invoice, see section Additional linking of payment to advance payment.
Sales Invoice with Collections
In BC20, SEPA Direct Debit (SEPA Direct Debit) is supported.
To create a SEPA direct debit order, the following settings are required:
Setting the Bank Export/Import Format
Bank account
Payment Method
Customer Card
SEPA Direct Debit Authorization
This setting is described in the Nastavení Finance
The processing of SEPA direct debits is described in the Finance document.
Sales Invoice with Collection
Create a new Sales Invoice. On the invoice, select the Customer number that has direct debit enabled. Make sure that the fields required for direct debit are filled in:
Invoice Details tab:
Currency
EUR (condition for SEPA direct debit)
Payment Method Code
A code that has Direct Debit enabled is filled in
Direct Debit Authorization ID
Authorization No. applicable to the customer
If the Direct Debit Authorization ID is not filled in on the invoice, it can be added later on the generated direct debit order item.
Payments tab:
Bank Account Code
The company's bank account to which the collected payment is to be credited
Bank account set up for direct debits must be selected
SWIFT Code
It will be copied from the Bank Account Card
IBAN
It will be copied from the Bank Account Card
Review the completed invoice and post it.
Post a payment from the Payment Calendar of a contract with collection
In order for the posted payment to be included in the direct debit order, it is necessary to enter the
Payment Method Code
set up for direct debit
Bank No.
A company bank account that's set up for direct debits from customers
It is also possible to turn on the Approval of direct debit flag. This flag is for informational purposes only.
After the payment is posted, the following is filled in on the Posted Sales Invoice:
Financing Contract Payment Method Code
Bank Account Code from Financing Contract
A direct debit authorization ID from the Direct debit authorization list on the customer's bank accounts. A more detailed description can be found in PD Finance.
Posted Invoice Corrections Functions on the Posted Invoice Card
If an invoice was created manually and was posted with incorrect information, it can only be corrected by issuing a credit memo and posting a new invoice.
More information can be found here:
https://docs.microsoft.com/cs-cz/dynamics365/business-central/sales-how-correct-cancel-sales-invoice
Partial correction of a posted invoice is possible by using the Update Document.
For corrections/cancellations of invoices that were created or posted by special tasks (e.g. payments posted from a payment calendar, invoicing from service allowances, financial settlements), it is not advisable to use the standard functions on the Posted Sales Invoice or to issue sales credit memos manually (individual), but it is necessary to use the special functions (e.g. cancel payment, cancel service allowances, reverse financial settlement) described in the relevant chapters below.
Fix function
It is not possible to correct an invoice that has been paid in full or in part. In this case, you must either cancel the settlement or create the credit memo manually.
The original posted sales invoice will be canceled. On the original Posted Sales Invoice, check boxes are selected
Canceled
Click to display the Posted Sales Credit Memo
Closed (Settled with Credit Memo)
A corrective sales credit memo is automatically created and posted. On the credit memo, the fields are selected
Amendatory
Click to see the original Posted Sales Invoice
Paid (settled with original invoice)
A new Sales Invoice is created with the same information. The new sales invoice has a different number than the original sales invoice. You can make a correction and post the invoice.
Cancel Function
It is not possible to cancel an invoice that has been paid in full or in part. In this case, you must either cancel the settlement or create the credit memo manually.
The original posted sales invoice will be canceled. On the original Posted Sales Invoice, check boxes are selected
Canceled
Click to display the Posted Sales Credit Memo
Closed (Settled with Credit Memo)
A corrective sales credit memo is automatically created and posted. On the credit memo, the fields are selected
Amendatory
Click to see the original Posted Sales Invoice
Paid (settled with original invoice)
Create Credit Memo Function
Even if the invoice has already been canceled or paid, it is still possible to create a credit memo for it by using the Create Credit Memo function. However, this credit memo will not be marked as corrective and will not be settled:
Corrective = No
Paid = No
Update Document Function
If the invoice has already been posted, only a few fields related to the payment information can be corrected by using the Update Document button.
Changes are reflected both on the Posted Sales Invoice header and on the Customer Ledger Entry.